Chúng tôi gặp gỡ Darren Roos - Tổng Giám đốc của IFS - để khám phá cách dự án triển khai Workplace gần đây đang kết nối lực lượng lao động toàn cầu và xây dựng mối quan hệ khăng khít hơn trong công việc.

IFS phát triển và cung cấp phần mềm doanh nghiệp cho khách hàng trên toàn cầu. Khách hàng của họ là những công ty sản xuất và phân phối hàng hóa, bảo quản tài sản và quản lý hoạt động thiên về dịch vụ. Đội ngũ gồm 3.500 nhân viên của IFS hỗ trợ hơn 10.000 khách hàng trên toàn thế giới. Công ty này sở hữu mạng lưới gồm 65 văn phòng địa phương và có hệ sinh thái đối tác đang ngày càng mở rộng. Qua đó, IFS là một trong những nhà cung cấp được khuyên chọn nhiều nhất trong lĩnh vực của họ.

Thế giới công việc diễn ra như thế nào trước khi có Workplace?

Trước khi có Workplace, kênh giao tiếp nội bộ của chúng tôi rất truyền thống. Chúng tôi sử dụng trang web nội bộ, email và cuộc họp từ xa để hoàn thành công việc. Nhưng khi quy mô doanh nghiệp mở rộng trên toàn cầu, chúng tôi muốn phá bỏ rào cản địa lý và trao cho nhân viên thêm không gian để chia sẻ ý tưởng, tin tức và cách làm tốt nhất theo thời gian thực.

Chúng tôi chọn Workplace vì những tính năng tương tác linh hoạt, chẳng hạn như video Trực tiếp. Hơn nữa, nền tảng này còn đơn giản và dễ sử dụng. Ngoài ra, nhiều nhân viên của chúng tôi cũng đã quen với Facebook nên đây là một trong số ít nền tảng không cần đào tạo trên phạm vi rộng. Đồng nghiệp của chúng tôi cảm thấy có động lực bắt đầu ngay từ khi mới triển khai.

Anh có thể cho biết đôi điều về sự kiện ra mắt không?

Chúng tôi đạt được thành công ngoài mong đợi! Trong tuần đầu tiên sau khi ra mắt, 82% các đồng nghiệp đã kích hoạt tài khoản và đăng hơn 3.000 bài viết. Trong một tháng, 94% trong số 3.500 nhân viên đã xác nhận tài khoản.

Đội ngũ lãnh đạo cấp cao của tôi cũng đặt ưu tiên hàng đầu là đích thân chào đón các đồng nghiệp đến với Workplace thông qua thông điệp trong video trực tiếp. Đây là cơ hội để họ thể hiện khả năng sáng tạo và cá tính của mình. Một lãnh đạo cấp cao thậm chí còn quay video trong lúc cưỡi ngựa, một người khác thì quay trước Khách sạn Burj al Arab nổi tiếng ở Dubai! Là doanh nghiệp toàn cầu, nền tảng này đã đem đến cho mọi người khả năng gọi video tức thì với những lãnh đạo cấp cao mà bình thường họ không được tiếp xúc.

Trong chiến dịch tương tác nhân dịp ra mắt, tôi cũng khởi xướng hashtag xu hướng #proudlyifs (IFS kiêu hãnh). Mục tiêu của hashtag này là nêu bật thành công và chia sẻ những khoảnh khắc khiến chúng tôi tự hào được là thành viên của đại gia đình IFS.

Thật tuyệt khi thấy mọi người hào hứng với sáng kiến này và tiếp tục sử dụng hashtag đó để thể hiện sự đóng góp của mình. Nhờ vậy, các đồng nghiệp hình thành mối liên kết bền chặt ở tất cả các cấp trong tổ chức, đồng thời xây dựng tinh thần cộng đồng trên toàn cầu.

Cách làm việc của công ty anh đã thay đổi như thế nào khi sử dụng Workplace?

Khi sử dụng Workplace, chúng tôi ngay lập tức xóa bỏ được rào cản về địa lý và múi giờ vốn tồn tại trong bất kỳ tổ chức lớn nào hoạt động trên quy mô toàn cầu. Nhờ nền tảng này, chúng tôi có thể thoải mái cộng tác với nhau dù đang ở đâu.

Trên thực tế, nhờ chia sẻ ý tưởng và kêu gọi ý kiến đóng góp trên Workplace, chúng tôi có thể khai thác chuyên môn của toàn bộ 3.500 nhân viên. Từ đó, chúng tôi có thể sản xuất những sản phẩm tốt nhất và tìm ra giải pháp phù hợp cho khách hàng.

Workplace cũng cung cấp không gian cộng tác mà chúng tôi không thể nào có được bằng cách khác. Ví dụ: Đội ngũ của chúng tôi ở Hoa Kỳ đã khởi động chiến dịch nội bộ nhằm chia sẻ ảnh chụp sản phẩm của khách hàng khi sử dụng trong thực tế.

Đội ngũ này sử dụng Workplace để cho thấy khách hàng đã tác động ra sao đến chính cuộc sống của họ. Ý tưởng này rất thống nhất với giá trị và phương pháp lấy khách hàng làm trọng tâm của chúng tôi. Theo đó, lựa chọn Workplace để thực hiện mục tiêu là hoàn toàn hợp lý.

Cách công ty anh sử dụng Workplace đã thay đổi như thế nào qua thời gian?

Chúng tôi mới chỉ ra mắt Workplace hơn 3 tháng trước. Trọng tâm chính của chúng tôi là triển khai thành công và tạo điều kiện cho các đồng nghiệp kết nối với nền tảng này. Chúng tôi muốn mọi người cảm thấy an tâm khi đăng bài viết, chia sẻ tài liệu, liên kết và video, cũng như tham gia vào nhóm phù hợp.

IFS sẽ tiếp tục nỗ lực gấp đôi để nâng cao mức độ tương tác của nhân viên. Trong kế hoạch đó, chúng tôi sẽ sử dụng Workplace để quảng bá giá trị của công ty, chia sẻ tin tức về các sáng kiến thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp và tập trung vào những vấn đề quan trọng với chúng tôi, chẳng hạn như tính đa dạng, sức khỏe thể chất và tinh thần.

Anh có thể chia sẻ ví dụ về khả năng mà công ty anh hiện mới có được không?

Trước khi Workplace ra mắt ở IFS, chúng tôi mới chỉ ăn mừng thành công trong khu vực ở cấp địa phương. Chúng tôi phụ thuộc rất nhiều vào email (bao gồm bản tin số) để thu thập thông tin và chia sẻ tin tức. Nhờ Workplace, chúng tôi đã không chỉ giảm được đáng kể số lượng email, mà còn có không gian chung để chia sẻ thông điệp của mình theo những cách đa dạng và hấp dẫn, qua nhiều định dạng đa phương tiện như ảnh, video và thậm chí là file GIF!

Chúng tôi đã rất choáng ngợp trước sự đón nhận nồng nhiệt của các đồng nghiệp, cũng nhờ đó mà chúng tôi đang trở thành cộng đồng toàn cầu khăng khít hơn. Thông qua các số liệu theo thời gian thực có trên bài viết và Thông tin chi tiết về nhóm, chúng tôi cũng ngay lập tức nắm được hiệu quả của nội dung truyền thông mà mình đưa ra.

Công ty anh có kế hoạch nào cho nền tảng này trong tương lai?

Chúng tôi đặt mục tiêu không chỉ sử dụng Workplace để chia sẻ mà còn để lắng nghe. Lực lượng lao động của chúng tôi rất tích cực tương tác. Vì thế, chúng tôi rất vui khi được thấy nhân viên đăng thông tin mới. Nhưng một điều không kém phần quan trọng là chúng tôi có thể đưa ra gợi ý, đóng góp ý kiến và tham gia đối thoại về những vấn đề mà họ quan tâm.

Công việc đến đây vẫn chưa hoàn tất - chúng tôi cần tiếp tục cải thiện và phát triển. Mấu chốt là chúng tôi phải giữ vững vị thế là một công ty có sức hút để khách hàng có thể hưởng lợi từ tư duy mới mẻ của chúng tôi.

Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Darren Roos - Tổng Giám đốc, IFS.