Liệu doanh nghiệp của bạn có trở thành nơi làm việc theo mô hình kết hợp trong tương lai? Sau đây là 8 thách thức lớn nhất mà bạn có thể gặp với mô hình làm việc kết hợp và cách vượt qua.

Hình thức làm việc kết hợp xuất hiện ở khắp mọi nơi sau đại dịch. Và không có dấu hiệu nào cho thấy các tổ chức sẽ sớm quay lại hình thức làm việc 9:00-17:00 trong 5 ngày/tuần. Nhưng giống như mọi thứ trong tương lai mới của công việc, mô hình làm việc kết hợp cũng có những thách thức riêng.

Trong môi trường làm việc kết hợp, một số hoặc tất cả các nhân viên có thể tự do lựa chọn thời gian và địa điểm làm việc. Mô hình này khác với hình thức làm việc từ xa hoàn toàn vì tổ chức thường vẫn có vị trí thực và hi vọng ít nhất nhân viên sẽ làm việc tại công ty trong một phần thời gian.

Hình thức kết hợp này mang lại nhiều lợi ích như năng suất cao hơn, sức khỏe tinh thần của nhân viên tốt hơn, thậm chí là lợi nhuận tăng và hơn thế nữa. Nhưng không phải ai cũng phù hợp với hình thức làm việc kết hợp - mỗi tổ chức sẽ có những lý do riêng để áp dụng hình thức làm việc kết hợp và quyết định ý nghĩa của hình thức này đối với tổ chức, nhân viên của họ.

Tổ chức cần có kế hoạch để hình thức làm việc kết hợp diễn ra suôn sẻ. Việc nhận biết các thách thức là bước đầu tiên. Nhờ đó, bạn có thể tạo một cấu trúc phù hợp lâu dài trong tương lai cho các lãnh đạo, đội ngũ và tổ chức.

Các thách thức của hình thức làm việc kết hợp

Hãy xem 8 thách thức thường gặp nhất của mô hình làm việc kết hợp, đồng thời cân nhắc cách các lãnh đạo và đội ngũ hợp tác với nhau để vượt qua những trở ngại này.

1. Bất bình đẳng giữa nhân viên làm việc kết hợp và nhân viên không làm việc kết hợp

   
   

   Thách thức: Không phải ai cũng có thể làm việc từ xa, nghĩa là họ có thể bỏ lỡ những lợi ích mà hình thức kết hợp mang lại. Đây là thách thức cụ thể trong các tổ chức có nhân viên tuyến đầu - những người có thể cảm thấy họ đang làm công việc nặng nhọc, trong khi những đồng nghiệp làm việc văn phòng đang thư giãn tại nhà. Mặt khác, các nhân viên dành toàn bộ hoặc hầu hết thời gian làm việc từ xa có thể cảm thấy bị loại ra khỏi các cuộc trò chuyện và các quyết định vì họ không có mặt tại văn phòng. Điều đó có thể khiến họ cảm thấy không được lắng nghe và không được trân trọng như các đồng nghiệp.

   
   

   Giải pháp: Để tránh điều này, các tổ chức nên hướng đến việc tạo sân chơi bình đẳng cho những người lao động kết hợp và không kết hợp. Quan trọng là tất cả nhân viên đều cảm thấy được xem trọng và không bị lạc lõng tại nơi làm việc. Một điều cũng rất quan trọng là bạn phải tạo cơ hội phát triển và được công nhận cho mọi người, bất kể họ làm việc ở đâu. Các mối quan hệ phải được nuôi dưỡng một cách bình đẳng trong cả doanh nghiệp. Mặc dù các mối quan hệ chủ yếu là vấn đề của con người, nhưng công nghệ cũng có thể đóng một vai trò nào đó.

   
   

   Cân nhắc đầu tư vào các công cụ tạo điều kiện cho hoạt động tương tác hàng ngày liền mạch giữa các nhân viên làm việc từ xa, làm việc tại công ty và nhân viên tuyến đầu. Tiếp sức cho những người lao động làm việc phân tán thông qua khả năng dễ dàng truy cập vào cuộc gọi video và không gian ảo để mọi người có thể nhận thông tin mới, chia sẻ thông tin cũng như đặt câu hỏi. Bằng cách đảm bảo phương tiện truyền thông là di động, bạn có thể đưa các nhân viên tuyến đầu vào cuộc trò chuyện và cho họ cơ hội lên tiếng.

   
   

2. Cộng tác đúng cách

   
   

   Thách thức: Mọi người cảm thấy họ dễ dàng cộng tác ở nơi làm việc hơn khi ngồi trong cùng một phòng. Nhưng với hình thức làm việc kết hợp, bạn không thể cho rằng tất cả nhân viên sẽ ở cùng một nơi vào cùng một thời điểm. Cộng tác là chìa khóa của chất lượng và thành công. Vì vậy, các nhà lãnh đạo phải tìm cách thiết lập lại cảm giác cộng tác cực kỳ quan trọng này ở khoảng cách xa.

   
   

   Giải pháp: Các công ty sẽ cần phải chuyển từ cộng tác đồng bộ (nhân viên làm việc tập thể trong bối cảnh thời gian thực) sang cộng tác không đồng bộ (đóng góp cá nhân vào các dự án tập thể trong những giờ khác nhau và từ các địa điểm riêng biệt). Một lần nữa, công nghệ lại đóng vai trò quan trọng tại đây. Các khoản đầu tư vào công cụ không gian làm việc ảo để có thể sắp xếp dự án, giao tiếp từ xa và chia sẻ tài liệu trực tiếp sẽ tạo điều kiện để nhân viên cộng tác mà không cần ở trong cùng một không gian thực.

   
   

3. Quản lý các đội ngũ được chia nhỏ

   
   

   Thách thức: Việc quản lý các đội ngũ ở những vị trí khác nhau có thể là thách thức, đặc biệt khi phải đảm bảo các nhân viên có cơ hội như nhau. 1/5 số người lao động ở Vương quốc Anh cảm thấy họ ít được công nhận hơn ở nơi làm việc nếu làm việc từ xa. Điều này không phải hoàn toàn vô căn cứ. Theo Cục Thống kê Quốc gia, nếu làm việc tại nhà từ năm 2013 đến năm 2020, mọi người có khả năng nhận được tiền thưởng thấp hơn 38% so với những người làm việc tại văn phòng.¹

   
   

   Giải pháp: Các mục tiêu và chỉ tiêu được chính thức hóa mang lại cho nhân viên cảm giác có mục đích tại nơi làm việc, trợ giúp họ hình dung được sự tiến bộ của mình và động viên họ thúc đẩy bản thân. Các lãnh đạo nhóm phải thường xuyên trao đổi thông tin và hỏi thăm thân mật tất cả nhân viên. Không những để kết nối trong khối lượng công việc mỗi ngày mà còn để cung cấp hướng dẫn về sự phát triển chuyên môn.

   
   

4. Tạo sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống

   
   

   Thách thức: Nghiên cứu Thông tin chi tiết về lực lượng lao động quốc tế của chúng tôi cho thấysự cân bằng giữa công việc và cuộc sống đã cải thiện đối với hầu hết mọi người kể từ đại dịch. Nhưng nhược điểm là một số nhân viên cảm thấy không thể ngừng làm việc và điều đó ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần của họ. Đáp lại, nhiều công ty đã tăng cường đầu tư vào sức khỏe tinh thần tại nơi làm việc, áp dụng các hệ thống hỗ trợ mới để trợ giúp lực lượng lao động của họ đạt được sự cân bằng tích cực giữa công việc và cuộc sống ngay cả khi làm việc từ xa.

   
   

   Giải pháp: Các công ty chọn hình thức làm việc kết hợp hậu đại dịch phải tiếp tục tập trung vào sức khỏe tinh thần để giúp người lao động tránh tình trạng kiệt sức và đảm bảo mọi người tiếp tục cảm thấy được hỗ trợ. Các quản lý và lãnh đạo cần tạo cơ hội cho thành viên trong đội ngũ trò chuyện về sức khỏe thể chất và tinh thần của họ. Hoạt động này có thể diễn ra trong buổi trao đổi thông tin trực tiếp, những giờ cà phê giải lao trực tuyến hoặc thậm chí trong các buổi trò chuyện có chuyên gia về sức khỏe thể chất và tinh thần. Việc đưa vấn đề về sức khỏe thể chất và tinh thần trở thành chủ đề thảo luận giữa các nhóm sẽ giúp mọi người cảm thấy thoải mái khi lên tiếng nếu và khi họ cần hỗ trợ thêm.

   
   

5. Duy trì văn hóa công sở tích cực

   
   

   Thách thức:Văn hóa công sở tích cực là xây dựng quan hệ kết nối giữa mọi người. Gần 2/3 số người lao động nói rằng có bạn bè ở nơi làm việc khiến công việc của họ trở nên thú vị hơn, trong khi 1/4 tìm đến những người bạn ở nơi làm việc để được hỗ trợ về cả các vấn đề tại nơi làm việc và vấn đề cá nhân.² Nhưng làm thế nào để bạn duy trì những kết nối hỗ trợ đó khi mọi người không còn làm việc trực tiếp cùng nhau như trước đây?

   
   

   Giải pháp: Theo McKinsey, việc tạo ra những khoảnh khắc tương tác nhỏ giữa các nhân viên là chìa khóa để tạo ra văn hóa công sở tích cực. Những nhân viên thường xuyên có cơ hội tạo ra những kết nối nhỏ thông qua việc huấn luyện, cố vấn, chia sẻ ý tưởng và hợp tác sẽ hình thành mối quan hệ sâu sắc hơn với đồng nghiệp của họ và đạt được sự tập trung cao hơn với mức năng suất cao hơn.

   
   

6. Tạo môi trường làm việc kết hợp phù hợp

   
   

   Thách thức: Làm việc kết hợp nghĩa là có ít người làm việc tại văn phòng mỗi ngày hơn. Điều này có thể làm cho một nơi làm việc chuyên dụng cảm thấy như một sự lãng phí tài nguyên. Nhưng nếu bạn dự định cho nhân viên của mình làm việc tại văn phòng ít nhất một phần thời gian, bạn vẫn cần cung cấp một không gian riêng và đủ các công cụ tại văn phòng để làm cho điều đó trở nên xứng đáng. Vậy làm thế nào để văn phòng cũ của bạn có thể hoạt động trong thế giới mới?

   
   

   Giải pháp: Hãy cấp tiến. Đừng ngại suy nghĩ lại không gian văn phòng của bạn theo những cách mới thú vị. Các thay đổi có thể bao gồm: Thuê không gian văn phòng làm việc chung hoặc chia sẻ tiền thuê với một tổ chức khác hoặc trở nên phân tán hơn - với một số văn phòng nhỏ hơn ở các địa điểm khác nhau.

   
   

   Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau. Vì vậy, bạn cần dành thời gian để tìm ra giải pháp phù hợp với mình và nhân viên. Khám phá xem không gian làm việc sẽ trông như thế nào trong tương lai.

   
   

7. Trục trặc trong giao tiếp

   
   

   Thách thức: Giao tiếp kém làm chậm tiến trình làm việc, khiến người lao động bối rối hoặc bỏ lỡ thông tin quan trọng. Nhưng đạt được hiệu quả và giao tiếp hiệu quả từ xa có thể là một thách thức. Nghiên cứu cho thấy 90% tất cả các hoạt động giao tiếp là không lời, với ý nghĩa được truyền tải thông qua ngôn ngữ cơ thể và giọng nói.³ Khi đó, dễ dàng hiểu rằng nếu chúng ta không thể nhìn thấy hoặc thậm chí nghe thấy thông tin liên lạc từ đồng nghiệp, thông điệp ít có khả năng sẽ được hiểu trọn vẹn trong lần đầu tiên.

   
   

   Giải pháp: Các doanh nghiệp làm việc kết hợp cần thiết lập các kênh liên lạc mới để đảm bảo những người cần thông tin quan trọng có thể nhận và hiểu thông tin đó. Nếu có thể, bạn nên cố gắng truyền đạt trực tiếp tất cả hoạt động giao tiếp chính thức hoặc thông qua các hội nghị video trực tiếp. Bạn có thể sử dụng những kênh nhắn tin tức thì để khuyến khích các đội ngũ thường xuyên giao tiếp theo cách có tổ chức, ngăn hình thành rào cản giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên làm việc tại công ty.

   
   

8. Đào tạo nhập môn hiệu quả

   
   

   Thách thức: Bất kể ý định tốt nhất của tổ chức là gì, quy trình đào tạo nhân viên có thể quá sức đối với những người mới bắt đầu - đặc biệt nếu bạn có các đội ngũ làm việc từ xa. Quá trình cố gắng đưa nhân viên mới hòa nhập vào văn hóa công ty và hỗ trợ họ bắt kịp các quy trình nội bộ có thể mất nhiều thời gian hơn nếu họ làm việc cả ở nhà lẫn tại công ty.

   
   

   Quy trình đào tạo nhập môn hiệu quả mang đến nhiều ưu điểm, trong đó có mức độ tương tác cao hơn, thời gian tìm hiểu về công việc ít hơn và tỷ lệ nhân viên nghỉ việc thấp hơn. Nghiên cứu của Brandon Hall Group cho thấy quy trình đào tạo nhập môn hiệu quả có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới thêm 82% và tăng năng suất thêm hơn 70%.⁴

   
   

   Giải pháp: Các nhà quản lý và người lãnh đạo cần tìm những giải pháp mới để làm cho quy trình đào tạo nhập môn của họ phù hợp với môi trường làm việc kết hợp. Nhấn mạnh quan hệ kết nối cá nhân thông qua hướng dẫn một kèm một, xây dựng văn hóa cộng tác và đóng góp ý kiến, đồng thời khuyến khích những người mới tham gia vào các hoạt động và đoạn chat không liên quan đến công việc. Hãy nhớ rằng, đào tạo nhân viên không chỉ là công việc của người quản lý. Vì vậy, bạn nên thu hút toàn bộ đội ngũ tham gia, phá bỏ trở ngại và đặt nền tảng cho các kết nối vững chắc ngay từ ngày đầu tiên.

   
   

Có thể bạn cũng quan tâm:

• Mô hình làm việc kết hợp: chào mừng bạn đến với cách thức làm việc mới
• Trải nghiệm mới của nhân viên trong thế giới hậu đại dịch
• 5 lợi ích của hình thức làm việc kết hợp