Bạn đã tuyển được ứng viên lý tưởng. Làm tốt lắm! Giờ là lúc công đoạn khó khăn bắt đầu. Để thành viên mới của đội ngũ hòa nhập với tổ chức, công tác đào tạo định hướng hợp lý là vô cùng quan trọng.

Thông qua đào tạo định hướng, bạn có thể đặt ra kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên mới, hỗ trợ họ hiểu rõ hơn về giá trị của công ty và nắm được các quy trình. Như vậy, nhân viên mới có thể nhanh chóng tiếp nhận những thử thách mà bạn tuyển họ về để giải quyết.

Lực lượng lao động đang thay đổi

Thế giới công việc không ngừng phát triển. Đến năm 2020, 50% lực lượng lao động sẽ là Thế hệ 8x - đầu 10x. Trong thế giới mới này, mọi người muốn được trao quyền và tạo ra tác động. Họ có kỳ vọng mới về những công cụ mình sử dụng và cách tương tác với tổ chức. Họ xem sự cởi mở và minh bạch là hiển nhiên, đồng thời tin rằng mình có thể dễ dàng đối thoại 2 chiều với lãnh đạo doanh nghiệp.

Nhiều tổ chức lại đang thụt lùi so với những kỳ vọng này. 40% các công ty không hỗ trợ nhân viên mới ở mức tối thiểu cần thiết để bắt đầu công việc mới. Trong một khảo sát, 43% các tổ chức mất hơn 1 tuần để chuẩn bị sẵn sàng công cụ và khâu hậu cần cơ bản tại nơi làm việc.

Nếu không thể hoàn thành tốt các bước cơ bản này, cái giá phải trả có thể rất đắt. Gần 1/4 các tổ chức mất nhân viên mới trong năm đầu tiên. Nhưng việc cần làm không chỉ là cấp laptop cho nhân viên văn phòng hay công cụ phù hợp cho nhân viên nhà kho. Nhiệm vụ thiết yếu là cung cấp quyền truy cập thông tin, xây dựng cộng đồng và đem lại môi trường an toàn để tạo tác động.

Dưới đây là cách sử dụng Workplace của Facebook để hoàn thành công việc đó.

Sử dụng nhóm Workplace để "chuẩn bị đào tạo"

Bạn có thể phải mất nhiều thời gian để đưa nhân viên mới hòa nhập vào tổ chức và văn hóa công ty. Với Workplace, bạn có thể cắt giảm phần lớn công việc giấy tờ bằng cách chia sẻ thông tin định hướng qua nhóm Workplace trước ca khi nhân viên bắt đầu đi làm.

Trước hết, hãy tạo nhóm dành cho ứng viên sắp thành nhân viên hoặc nhân viên mới bằng cách chọn loại "Nhóm đa công ty" và thêm người dùng qua email cá nhân.

Sau khi nhân viên mới tham gia nhóm, bạn có thể hướng họ đến các file hoặc liên kết phù hợp đến nguồn lực và chương trình huấn luyện dành cho giai đoạn trước khi đào tạo. Bạn có thể đề nghị họ tự làm quen với giá trị của công ty và đọc tài liệu "Những gì sẽ diễn ra vào ngày đầu tiên".

Sử dụng bài viết đã ghim để nêu bật thông tin thiết yếu

Ngoài ra, bạn có thể ghim bài viết để chỉ cho mọi người những thông tin thực sự quan trọng mà họ cần cập nhật. Bằng cách ghim cuộc trò chuyện vào đầu hộp thư, mọi người có thể dễ dàng tham gia và rời khỏi cuộc trò chuyện mà không bỏ lỡ câu chuyện chung.

Sử dụng Workplace để định hướng từ ngày đầu tiên

Khi bạn chào đón người mới vào nhóm đào tạo định hướng cho nhân viên mới trên Workplace, họ có thể nhanh chóng bắt kịp nhịp độ công việc. Bạn có thể chia sẻ nguồn lực và chương trình đào tạo phù hợp, cũng như giới thiệu tính chất thân mật của Workplace để họ tương tác và xây dựng quan hệ kết nối ngay từ khi bắt đầu.

Qua Sơ đồ tổ chức, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm trang cá nhân và thông tin đội ngũ để biết vị trí, thông tin liên hệ, người quản lý, cấu trúc đội ngũ và thậm chí cả lịch trình hàng ngày của họ.

Sau đây là một vài gợi ý.

Sử dụng Workplace để giới thiệu nhân viên mới với người định hướng

Bằng cách tạo điều kiện cho hoạt động định hướng trên Workplace, bạn thể hiện rằng mình quan tâm đến quá trình bồi dưỡng nhân viên mới. Những nhân viên phục vụ lâu hơn cũng có thể hưởng lợi khi nhân viên cấp cao mà họ tôn trọng chia sẻ ý tưởng và hướng dẫn họ thực hiện nhiệm vụ mới

Phương thức định hướng online cũng hiệu quả không kém gì gặp mặt trực tiếp. Bạn có thể thiết lập nhóm riêng tư trong Workplace nhằm mang đến cho người định hướng và người cần định hướng một không gian riêng tư để tạo dựng mối quan hệ.

Qua tiện ích tích hợp Cortado với Workplace, mọi thứ trở nên đơn giản hơn nữa nhờ ghép cặp đồng nghiệp với nhau dựa trên mục tiêu và mối quan tâm nghề nghiệp.

Sử dụng bot để định hướng phù hợp cho từng người

Bằng cách sử dụng những bot như Boarding Pass của Price Waterhouse Coopers hay bot New starter của The Bot Platform, bạn có thể giúp người mới bắt tay vào công việc và đem lại trải nghiệm cá nhân độc đáo. Những bot này tích hợp với ứng dụng Chat trên Workplace để mọi người dễ dàng nhập câu hỏi.

Mọi người thường hỏi đi hỏi lại một số câu như mật khẩu WiFi hay số máy in. Bot này sẽ truy cập cơ sở dữ liệu liên quan và truy xuất câu trả lời để nhân viên mới có thể tiếp tục những công việc quan trọng.

Hướng dẫn nhanh về bộ công cụ định hướng

Nhóm

Nhóm sẽ kết nối nhân viên mới ngay từ ngày đầu tiên. Thu hẹp khoảng cách giữa đội ngũ Nhân sự và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Chia sẻ bộ tài liệu đào tạo nhân viên mới, giới thiệu mọi người bằng bài viết chào mừng và hỗ trợ mọi người tạo ra tác động ngay từ đầu.

Video trực tiếp

Với video trực tiếp trong Workplace, các đội ngũ tuyển dụng thể hiện được dấu ấn cá nhân của họ. Khuyến khích lãnh đạo phát Trực tiếp trong nhóm của đội ngũ để chào mừng thành viên mới và chia sẻ thông tin về vai trò, kinh nghiệm và câu chuyện cá nhân của họ.

Sơ đồ tổ chức

Qua Sơ đồ tổ chức, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm trang cá nhân và thông tin đội ngũ, trong đó cho biết vị trí, thông tin liên hệ, người quản lý, cấu trúc đội ngũ và thậm chí cả lịch trình hàng ngày của họ. Quá mất công ư? Hãy thử di chuột qua một tên và bạn sẽ thấy được hầu hết những chi tiết này mà thậm chí không cần nhấp vào.

Bot

Tự động hóa quy trình phiền toái để quá trình định hướng trở nên thú vị hơn. Thông qua bot trong Chat trên Workplace, thành viên mới của đội ngũ có thể tìm thấy câu trả lời hữu ích cho những câu hỏi thường ngày như tìm mật khẩu WiFi và số máy in.

Thông tin về tác giả: Sameer Chowdhri là quản lý toàn cầu của Workplace cho bộ phận Nhân sự. Với 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự, anh có một lời khuyên dành cho các chuyên gia Nhân sự đang sử dụng Workplace để chuyển đổi văn hóa và chuẩn bị cho tương lai của công việc, đó là nên đem lại tính nhân văn cho trải nghiệm của nhân viên.

Kết nối với các đồng nghiệp trong ngành Nhân sự để học hỏi, chia sẻ và tiếp tục đối thoại: Tham gia Cộng đồng khách hàng Workplace cho bộ phận Nhân sự