Quản lý năng suất là gì?
Khi thế giới thích nghi với những cách sống và làm việc mới, nhà quản lý muốn đảm bảo họ hiểu được quản lý năng suất là gì, yếu tố nào thúc đẩy năng suất và cách đo lường năng suất.
Quản lý năng suất là bộ kỹ năng hỗ trợ mọi người và các đội ngũ cải thiện năng suất.
Đây là khía cạnh quan trọng trong công tác quản lý nhân sự. Trong đó, các lãnh đạo sử dụng các biện pháp khuyến khích, mục tiêu, kỹ thuật phát triển và giao tiếp để hỗ trợ nhân viên và đội ngũ tăng năng suất.
Cách hỗ trợ nhân viên tuyến đầu làm việc hiệu quả hơn
Nhân viên tuyến đầu có thể mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Nhưng họ chỉ thực hiện được nếu bạn kết nối và tiếp sức cho họ. Hãy tải danh sách kiểm tra xuống để tìm hiểu cách thực hiện.
Quản lý ảnh hưởng đến năng suất như thế nào?
Người quản lý có vai trò thiết yếu trong việc nâng cao và duy trì mức năng suất trong đội ngũ của mình. Tuy nhiên, điều đó không chỉ có nghĩa là thúc đẩy mọi người chăm chỉ hơn hoặc yêu cầu họ làm việc nhanh hơn.
Theo nghiên cứu của Gallup, công tác quản lý tạo nên 70% sự khác biệt trong mức độ gắn bó của nhân viên. Người quản lý giỏi sẽ nhận ra các mức độ kỹ năng, điểm mạnh lẫn khó khăn của từng thành viên trong đội ngũ và làm việc với họ để phát huy hết khả năng của mỗi người.
Trên cơ sở hợp lý, các tổ chức không nên thúc đẩy nhân viên làm việc vượt quá trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm của họ, cũng như cần ghi nhận và khen thưởng khi họ có công lao đóng góp. Người quản lý đóng vai trò huấn luyện, giúp mọi người hiểu được điểm mạnh của họ và hướng đến mục tiêu nghề nghiệp.
Đồng thời, người quản lý cũng có nghĩa vụ xem xét mức độ căng thẳng và sức khỏe tâm lý của đội ngũ, cũng như đưa ra các biện pháp hỗ trợ khi cần thiết.
Người quản lý giỏi có thể góp phần nâng cao năng suất theo một số cách, bao gồm:
Đặt mục tiêu
Thước đo truyền thống của một mục tiêu tốt là SMART, bao gồm cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và dựa trên thời gian. Nếu một mục tiêu đáp ứng tất cả các điều kiện này, nhân viên có thể cảm thấy tự tin khi làm việc để hướng đến mục tiêu đó và biết khi nào họ đạt được.
Giao phó trách nhiệm
Niềm tin là yếu tố trọng yếu trong việc xây dựng một đội nhóm thành công. Khi chia sẻ trách nhiệm trong đội ngũ theo điểm mạnh và kỹ năng của từng thành viên, người quản lý sẽ giải phóng thời gian của chính họ để thực hiện các công việc mang tính chiến lược hơn, đồng thời trao quyền cũng như cơ hội phát triển cho nhân viên cấp dưới.
Liên lạc
Các đội ngũ cần được kết nối chặt chẽ và có thể cộng tác để hoàn tất công việc một cách hiệu quả. Kênh liên lạc giữa các thành viên trong đội ngũ, người quản lý và nhân viên cấp dưới đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là sau giai đoạn đóng cửa khi nhiều người trong số chúng ta đang phải làm việc từ xa.
Đưa ra ý kiến đóng góp cho nhân viên
Người quản lý giỏi giống như một tấm gương cho nhân viên, cho nhân viên thấy tiến độ cũng như đích đến tiếp theo mà họ cần đạt được. Người quản lý nên thường xuyên đưa ra ý kiến đóng góp cụ thể, thiết thực cho thành viên đội ngũ để họ tiếp tục cải thiện.
Quản lý năng suất tại nơi làm việc
Bạn có thể sử dụng công nghệ để nâng cao khả năng quản lý năng suất tại nơi làm việc và hỗ trợ mọi người làm việc khoa học hơn, ngay cả khi họ làm việc từ xa. Tuy nhiên, bạn hãy cảnh giác khi sử dụng công nghệ để quản lý vi mô hoặc kiểm tra nhân viên quá sát sao vì có thể gây phản tác dụng.
Các công nghệ như công cụ theo dõi thao tác bàn phím và phần mềm ghi lại màn hình có thể mang đến cho công ty bức tranh rõ ràng về những gì nhân viên đang làm, nhưng cũng có thể khiến họ cảm thấy bị xâm phạm, ngờ vực và cuối cùng là muốn thoát ra.
Khi nói đến vấn đề theo dõi năng suất, những dữ liệu quan trọng nhất sẽ hỗ trợ bạn theo dõi kết quả của đội ngũ so với số giờ họ làm việc. Bạn chỉ nên thu thập những thông tin hữu ích, thiết thực.
Bí quyết của chuyên gia về quản lý năng suất
Cũng như những nguyên tắc chung về quản lý năng suất mà chúng tôi đã mô tả, bạn có thể triển khai công cụ cùng kỹ thuật chuyên dụng để hỗ trợ các đội ngũ làm việc khoa học hơn và tiếp tục giữ vững năng suất.
1. Theo dõi thời gian
Mỗi ngày, thành viên đội ngũ có thể theo dõi số giờ họ dành ra cho mỗi công việc. Nhờ dữ liệu này, người quản lý sẽ hiểu rõ mức năng suất hiện tại và xem họ cần tối ưu hóa ở đâu.
2. Bảng điều khiển
Bảng điều khiển cung cấp góc nhìn tổng thể trong toàn đội về năng suất, giúp người quản lý thấy được xu hướng và các khuôn mẫu. Ví dụ: nếu đội ngũ dành nhiều thời gian cho các nhiệm vụ quản trị lặp đi lặp lại, giải pháp tự động có thể là câu trả lời.
3. Họp định kỳ
Cuộc họp định kỳ hàng ngày, dù là gặp mặt ngoài đời hay qua video trực tiếp, sẽ tạo điều kiện cho đội ngũ thống nhất về mục tiêu hàng ngày và các cá nhân hiểu họ cần tập trung vào vấn đề nào trước tiên. Ngoài ra, cuộc họp định kỳ còn báo trước cho người quản lý về vấn đề bất kỳ mà họ có thể cần giải quyết.
4. Danh sách việc cần làm của đội ngũ
Danh sách việc cần làm chung có nghĩa là thành viên đội ngũ biết công việc của mình trở thành một phần trong bức tranh tổng thể rộng lớn hơn như thế nào, đồng thời góp phần đảm bảo các đội ngũ phân bổ nhiệm vụ theo khối lượng công việc, kỹ năng và kinh nghiệm của mỗi người. Khi làm việc từ xa, bảng kanban kỹ thuật số có thể là một cách hữu ích để thực hiện hoạt động này.
5. Thường xuyên hỏi thăm
Việc lên lịch cho các cuộc họp giữa người quản lý và nhân viên có thể bị trì hoãn hoặc bị quên, đặc biệt là khi khối lượng công việc quá lớn. Hoạt động ghi chú cuộc gặp mặt riêng định kỳ vào sổ tay, ngay cả khi không có gì cụ thể để thảo luận, sẽ tạo điều kiện để các thành viên đội ngũ liên lạc với người quản lý cũng như đưa ra và nhận ý kiến đóng góp dễ dàng hơn.
6. Quy trình đóng góp ý kiến có cấu trúc
Quy trình phản hồi có khung rõ ràng sẽ đảm bảo mọi nhân viên đều biết họ đang làm việc hiệu quả ra sao và mục tiêu phát triển của mình.
7. Ý kiến đóng góp mang tính xây dựng
Ý kiến đóng góp phải luôn cụ thể và gắn liền với hành động mà nhân viên có thể thực hiện để tiến bộ. Đồng thời, quá trình trao đổi về hiệu quả làm việc kém cần đi kèm với sự đồng cảm và thừa nhận rằng các vấn đề cá nhân và chuyên môn có thể đan xen lẫn nhau.
8. Khuyến khích và ghi nhận
Cho dù đó là lời khen ngợi, quyết định thăng chức hay tiền thưởng dựa trên hiệu quả, phần thưởng và sự ghi nhận sẽ góp phần thúc đẩy thành viên đội ngũ tiến đến thành công. Trong một nghiên cứu gần đây, 78% nhân viên cho biết họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn nếu được ghi nhận nhiều hơn.
Các loại năng suất khác nhau
Cho đến nay, chúng tôi định nghĩa năng suất là mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào. Tuy nhiên, cũng có những cách nghĩ khác về năng suất.
Năng suất cá nhân
Các yếu tố về lối sống và tâm lý như thời gian ngủ, chế độ ăn uống và liệu họ có tự tin và cảm thấy được hỗ trợ tốt hay không đều có vai trò trong việc tạo nên năng suất cá nhân, cũng như kiểu cá tính và phong cách làm việc của một người.
Năng suất của đội ngũ
Năng suất chung của đội ngũ phụ thuộc vào khả năng phát huy tiềm năng năng suất của mỗi người và vấn đề này không phải lúc nào cũng có ý nghĩa giống nhau đối với mọi người. Người quản lý có kỹ năng sẽ góp phần tạo ra một môi trường để mỗi nhân viên có thể giao tiếp, cộng tác và tạo ra sản phẩm theo tính cách và kỹ năng độc đáo của họ.
Năng suất một phần và năng suất nhân tố tổng hợp?
Chúng ta có thể chia nhỏ năng suất thành mức chi tiết hơn bằng cách xem xét các thành phần tạo nên năng suất. Bản cập nhật này bao gồm:
- Năng suất lao động là hiệu quả của sản lượng đầu ra theo đầu người
- Năng suất vốn là tỷ lệ giữa đầu vào vật chất, chẳng hạn như công cụ và thiết bị, với đầu ra như hàng hóa và dịch vụ
- Năng suất vật chất là sản lượng đầu ra so với vật liệu tiêu hao, chẳng hạn như bê tông hoặc nước
- Năng suất nhân tố tổng hợp, còn được gọi là năng suất đa nhân tố, bao gồm nhiều đầu vào cùng một lúc.
Việc xem xét nhiều nhân tố có thể không đơn giản. Tuy nhiên, khi đo lường những thứ hữu hình như năng suất lao động, vốn và năng suất vật chất, bạn sẽ hiểu rõ hơn về vai trò của các yếu tố đầu vào vô hình - như công tác quản lý năng suất. Càng tính đến nhiều yếu tố đầu vào, bạn càng dễ dàng hiểu được các yếu tố khó đo lường hơn như kiến thức tích lũy hoặc việc sử dụng các kỹ thuật quản lý hiệu quả.
Đọc tiếp
Bài viết gần đây
Năng suất | Thời gian đọc: 11 phút
Năng suất là gì và vì sao lại quan trọng?
Năng suất là một chủ đề nóng ngay cả trước những đợt đóng cửa diễn ra trên toàn cầu. Hiện tại, năng suất giữ vai trò hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp. Khám phá định nghĩa, cách đo lường và nâng cao năng suất sau thời kỳ đại dịch.
