Ai đang trở lại văn phòng?

Trên thế giới, toàn cảnh việc quay trở lại văn phòng là một bức tranh hỗn hợp. Theo báo cáo của Digiday, 43 trong số 50 công ty lớn nhất Vương quốc Anh không có kế hoạch cho nhân viên quay trở lại văn phòng làm việc toàn thời gian, còn các chính trị gia Tây Ban Nha thì thử nghiệm tuần làm việc 4 ngày để thu hút mọi người trở lại văn phòng mà không ảnh hưởng đến cuộc sống gia đình đã được cải thiện.

40% dân số Hoa Kỳ muốn làm việc toàn thời gian tại nhà, nhưng 74% cho rằng Tổng Giám đốc của họ muốn họ đến công sở hơn. Theo Freespace, châu Á là nơi có tỷ lệ làm việc tại văn phòng cao nhất thế giới. China Workplace Survey (Khảo sát về nơi làm việc tại Trung Quốc) của Gensler cũng nhận thấy 99% nhân viên văn phòng đang làm việc toàn thời gian ở công sở hoặc làm việc theo mô hình kết hợp.

Qua loạt khảo sát với các công ty, CBRE xác định được một số chủ đề toàn cầu có ảnh hưởng đến tương lai của văn phòng, bao gồm mô hình làm việc kết hợp, văn hóa công ty, sự thay đổi của nơi làm việc và không gian linh hoạt. Dù bạn nhìn nhận thế nào, văn phòng cũng sẽ là nơi rất khác so với thời kỳ trước COVID. Chúng ta có thể duy trì mức độ năng suất, hoạt động xây dựng mối quan hệ và chia sẻ kiến thức không đổi dù không còn ở cùng một địa điểm không?

Hãy cùng bắt đầu bằng cách xem xét tương lai của văn phòng trong tương lai mới của công việc.

Trong tương lai của công việc, chúng ta có quay lại văn phòng không?

Như chúng ta đã thấy, cảm nhận về việc trở lại văn phòng không giống nhau, tùy theo mối quan hệ động lực giữa nhân viên/công ty và quốc gia khác nhau. Chúng ta có thể xem tương lai của văn phòng như một dãy quang phổ trải dài từ mô hình làm việc hoàn toàn từ xa cho đến làm việc hoàn toàn ở văn phòng. Một đầu là các công ty như Meta, Quora và Spotify - những công ty áp dụng mô hình làm việc từ xa dài hạn. Những công ty khác - như Apple và Microsoft - nằm đâu đó ở giữa với mô hình làm việc kết hợp. Còn những công ty truyền thống hơn như JP Morgan Chase và Goldman Sachs thì ở đầu ngược lại - họ muốn đưa tất cả mọi người trở lại văn phòng.

Đại dịch tạo ra sự thay đổi "địa chấn" về quan điểm đối với nơi làm việc. Sau khi bắt buộc làm việc tại nhà trong thời kỳ phong tỏa, mọi người miễn cưỡng trở lại bối cảnh phải cân bằng giữa công việc-cuộc sống truyền thống với khung thời gian cố định và chi phí đi lại tốn kém. Theo Remote Work Survey (Khảo sát về mô hình làm việc từ xa) của PWC, 55% nhân viên cho biết họ muốn làm việc từ xa ít nhất 2 lần mỗi tuần, còn hầu hết các cấp điều hành thì tin rằng làm việc từ xa là xu hướng sẽ tồn tại lâu dài.

Công ty thiết kế văn phòng Morgan Lovell đặt ra thuật ngữ "Workplace 3.0" (Văn phòng 3.0) để chỉ "văn phòng của tương lai". Đây là sự phát triển từ "Workplace 1.0" - làm việc tại chỗ cố định hoặc phòng họp mặt - và "Workplace 2.0" - văn phòng không gian mở và bàn làm việc linh hoạt - đến sự cân bằng giữa làm việc tại nhà và công sở. Thành công của việc tạo được sự cân bằng như vậy sẽ thể hiện ở tính linh hoạt về thời gian cũng như cách thiết lập chính nơi làm việc.

Định nghĩa lại văn phòng

Business Design Centre khẳng định dù mô hình làm việc kết hợp trở nên phổ biến khi mọi người trải qua đại dịch, chúng ta vẫn chưa sẵn sàng để "tuyên bố văn phòng truyền thống sẽ biến mất". Không gian văn phòng vật lý là trung tâm đáng tin cậy để mọi người cộng tác và giao tiếp hiệu quả. Nơi đây hỗ trợ sự phát triển về mặt cá nhân lẫn chuyên môn, đồng thời xây dựng và thúc đẩy văn hóa công ty - cho khách hàng/nhân viên hiện tại cũng như khách hàng tiềm năng cùng nhân viên trong tương lai.¹

Một trong những lợi ích lớn nhất của nơi làm việc vật lý là giá trị xã hội. Cảm giác thuộc về một cộng đồng và cùng chia sẻ kiến thức là yếu tố quan trọng để mọi người tạo ra sản phẩm tuyệt vời. Đại dịch cho thấy chúng ta có thể giao tiếp với đồng nghiệp trên khắp thế giới thông qua hội thảo bằng video, nhưng dù vậy, chúng ta vẫn không thể có được chính xác cảm giác khi hiện diện ở cùng một nơi. Từ những câu trao đổi nhanh khi lấy cà phê, buổi hội ý trong nhóm cho đến cuộc trò chuyện riêng với người quản lý, khi đối diện trực tiếp, chúng ta có thể truyền tải ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc, chứ không chỉ ngôn từ. Theo Morgan Lovell, đây là yếu tố "góp phần định hình tiêu chuẩn vàng của sự cộng tác", từ đó xây dựng vốn văn hóa và trí tuệ cho doanh nghiệp.²

Nếu tương lai của văn phòng tập trung vào giá trị của hoạt động tương tác giữa con người, điều này có nghĩa gì đối với việc thiết kế văn phòng? Trò chuyện với McKinsey, Diane Hoskins - đồng Tổng Giám đốc công ty thiết kế và kiến trúc toàn cầu Gensler - đưa ra thông tin chuyên sâu về quá trình tăng tốc cách tiếp cận tập trung vào con người trong lĩnh vực thiết kế không gian làm việc. Trong đại dịch, thiết kế văn phòng phải đáp ứng yêu cầu về không gian, sự an toàn và vệ sinh - sau đại dịch, thiết kế văn phòng chủ yếu liên quan đến việc tối ưu hóa hiệu quả và sự đổi mới thông qua tính linh hoạt và sự cộng tác.

Hãy cùng khám phá một số xu hướng định hình lại văn phòng trong thế giới sau đại dịch.

Trung tâm địa phương

Thời gian đi lại và chi phí nơi ở là mối quan tâm lâu dài để duy trì sự cân bằng hợp lý giữa công việc-cuộc sống của nhân viên. Trong khi đó, công ty cần đảm bảo chi phí thuê hoặc sở hữu không gian văn phòng nằm trong khả năng thanh toán. Các công ty có thể quyết định ngừng sử dụng mô hình một Trụ sở duy nhất tại thành phố lớn để chuyển sang nhiều đơn vị tiền đồn theo khu vực - còn gọi là mô hình trục bánh xe và nan hoa.

Thực tế tăng cường (vũ trụ kỹ thuật số)

Công nghệ tiến bộ cực kỳ nhanh trong thời kỳ đại dịch để thích ứng với lệnh phong tỏa trên khắp thế giới, nên không có gì ngạc nhiên khi công nghệ sẽ đóng vai trò to lớn ở văn phòng của tương lai. Không gian làm việc trong thực tế ảo hỗn hợp là sự dung hợp của thế giới thực và thế giới kỹ thuật số. Andrew Bosworth - trưởng bộ phận thực tế ảo và thực tế tăng cường tại Meta Reality Labs - cho biết Meta đang tạo ra nền tảng điện toán mới để hỗ trợ mọi người "chuyển đổi giữa thế giới thực và ảo" bằng cách kết hợp thực tế ảo với thực tế tăng cường.³

Không gian làm việc chung

Nếu làm việc kết hợp nghĩa là mọi người có thể làm việc tại nhà khi cần môi trường yên tĩnh hơn để tĩnh tâm và tập trung, vậy thì văn phòng sẽ là nơi để tương tác. Thay vì những khu vực tách biệt hoặc bàn làm việc riêng lẻ, chỗ ngồi thoải mái sẽ tạo điều kiện cho mọi người trò chuyện trực tiếp, phòng hội ý riêng hỗ trợ các nhóm nhỏ cộng tác với nhau, còn đội ngũ dự án sẽ tụ họp tại phòng hội nghị lớn hơn. Thành viên đội ngũ từ xa có thể tham gia họp trực tuyến qua video, còn nhân sự tại văn phòng thì có thể trực tiếp làm việc cùng nhau.

Nhiều không gian hơn

Giãn cách xã hội có nghĩa là doanh nghiệp phải tối đa hóa từng mét vuông văn phòng để giữ cho nhân viên an toàn mà không ảnh hưởng đến năng suất. Khi thời kỳ giãn cách xã hội dần kết thúc và mô hình làm việc kết hợp dành quyền ưu tiên, các công ty có khả năng sẽ cần ít không gian bố trí bàn làm việc hơn, nhưng không nhất thiết giảm quy mô. Trên thực tế, sử dụng diện tích sàn theo mục đích khác nghĩa là công ty có khả năng cần thêm không gian để mở ra khu vực dành cho hoạt động cộng tác và hòa nhập - đó là chưa kể đến việc dành cho sự thể hiện trực quan giá trị và văn hóa công ty.

Những tòa nhà thông minh hơn

Rất giống như hình thức thanh toán không chạm, văn phòng có thể cần tiến hóa để giảm những điểm tiếp xúc chung, ngay cả sau đại dịch. Việc dùng ứng dụng trên điện thoại thông minh để truy cập những thứ như tủ khóa và máy in - thay vì trực tiếp chạm vào các nút dùng chung - sẽ bảo vệ sức khỏe lẫn sự an toàn cho nhân viên mà không ảnh hưởng đến hiệu quả. Trụ sở chính của công ty quản lý chất thải và môi trường Bee’ah do Zaha Hadid Architects thiết kế sử dụng hàng loạt "lối đi không chạm", bao gồm nhiều bộ cảm biến chuyển động và công nghệ nhận dạng khuôn mặt để mở cửa cũng như gọi thang máy, nên nhân viên không cần chạm vào tòa nhà.⁴

Công nghệ quản lý tòa nhà thông minh cũng có thể mang lại lợi ích tích cực về sự thoải mái và cho môi trường - chẳng hạn như hệ thống sưởi ấm và chiếu sáng theo thời tiết và tình trạng có người sử dụng hay không. Dữ liệu lớn đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy hiệu quả sử dụng năng lượng, giảm thiểu lượng phát thải carbon của tòa nhà, hợp lý hóa chi phí thông qua công nghệ thông minh cũng như tạo ra môi trường làm việc tốt nhất.

Không gian xã hội và sáng tạo

Tâm lý học không gian là sự liên kết giữa môi trường và cách chúng ta cảm nhận, hành động và suy nghĩ. Để khơi dậy sự sáng tạo, khuyến khích hoạt động tương tác xã hội hoặc nâng cao năng suất, cách thiết kế không gian làm việc phải kích thích cảm xúc phù hợp. Đồ nội thất mềm mại mang lại cảm giác thư giãn, buồng làm việc riêng tư tạo cảm hứng cho khoảnh khắc chia sẻ yên tĩnh, còn không gian mở lớn hơn thì có thể sử dụng những đường nét thiết kế thú vị để đưa mọi người đến gần nhau bằng năng lượng tích cực.

Các công ty cũng tìm cách khơi dậy sự đổi mới thông qua những môi trường nuôi dưỡng tư duy phá vỡ lối mòn. Ví dụ: Trụ sở chính tại Đan Mạch của LEGO có những mô hình lego khổng lồ, màu sắc tươi sáng và "hàng xóm" là sản phẩm sáng tạo.⁵ Còn Viacom ở New York thì ủy quyền cho một họa sĩ vẽ hẳn một bức tranh tường trải dài suốt hành lang.⁶

Tập trung vào chất lượng cuộc sống

Mặc dù làm việc tại nhà trong thời kỳ đại dịch mang đến cho mọi người nhiều thời gian hơn để tập thể dục lẫn tận hưởng sở thích, nhưng khi ranh giới giữa nơi làm việc và nhà ở mờ dần thì một số người sẽ đối mặt với nguy cơ bị kiệt sức. Hai mặt đối lập này của chất lượng cuộc sống là lý do để các công ty đưa việc hỗ trợ sức khỏe thể chất và tinh thần cho nhân viên lên hàng đầu trong chương trình hành động. Nhờ đó, số lượng chương trình chăm sóc sức khỏe trong doanh nghiệp tăng lên. Doanh nghiệp cũng nhận được lợi ích từ đó là năng suất, tỷ lệ giữ chân nhân viên và hoạt động tuyển dụng đều được cải thiện.

Chương trình chăm sóc sức khỏe tại nơi làm việc có thể bao gồm phí thành viên tập gym đã chiết khấu, các buổi thiền định tại văn phòng, những sự kiện giao lưu thường xuyên, bàn làm việc đứng và đồ ăn vặt lành mạnh. Ngay cả những thứ đơn giản như ánh sáng tự nhiên cũng có thể làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái hơn trong văn phòng. Như vậy nghĩa là họ hạnh phúc hơn, khỏe mạnh hơn và làm việc năng suất hơn.