Hình thức làm việc kết hợp là gì?

Có một số kiểu mô hình làm việc kết hợp. Ngoài ra, nhà lãnh đạo và tổ chức cần đảm bảo chọn đúng mô hình để tạo nên thành công cho đội ngũ và doanh nghiệp của họ.

Với mô hình làm việc kết hợp chú trọng môi trường văn phòng, nhân viên chủ yếu làm việc tại công ty nhưng có thể làm việc tại nhà hay làm việc từ xa 1 hoặc 2 ngày/1 tuần. Trong mô hình này, tổ chức vẫn chịu trách nhiệm xếp lịch làm việc.

Trái lại, mô hình làm việc kết hợp hoàn toàn linh hoạt cho phép mỗi nhân viên chọn số ngày họ làm việc từ xa trên cơ sở luân phiên và có thể thay đổi. Đây là mô hình chú trọng vào nhân viên nhất, nhưng tiềm ẩn những sai lầm và nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần lưu ý để tránh mắc phải. Các sai lầm này bao gồm:

• Thiếu công bằng, gây ra tình trạng chia rẽ giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên làm việc tại công ty

• Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy họ đang đánh mất sự quan tâm của cấp quản lý, đặc quyền và cơ hội thăng tiến

• Môi trường làm việc tại nhà khác nhau. Không phải ai cũng có "văn phòng tại nhà" đầy đủ tiện nghi hoặc có thể ra quán cà phê có không gian yên tĩnh, phù hợp để làm việc

• Vấn đề về lòng tin

• Ranh giới không rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian "nghỉ"

• Tình trạng quá tải về kỹ thuật số

Làm cách nào để áp dụng thành công hình thức làm việc kết hợp?

Xem xét nhiệm vụ và tạo luồng công việc

Bước đầu tiên để triển khai thành công chính sách làm việc kết hợp là xem xét riêng từng nhiệm vụ. Trưởng nhóm có thể lập kế hoạch những việc cần thực hiện đồng bộ (các thành viên trong đội ngũ làm việc cùng một lúc với nhau), những việc có thể làm tốt hơn mà không cần tính đồng bộ (từng nhân viên có khả năng tự thực hiện và lựa chọn thời điểm thực hiện).

• Thời gian yên tĩnh và sự tập trung tăng lên để tránh các yếu tố gây phân tâm có thể giúp ích cho công việc nghiên cứu, viết lách và lập kế hoạch phức tạp

• Các nhiệm vụ phối hợp cần sự lãnh đạo, định hướng, đánh giá và quản lý dự án có thể hiệu quả hơn khi những đội ngũ làm việc cùng nhau ít nhất là trong một khoảng thời gian

• Các nhiệm vụ dựa trên sự đổi mới như tìm ý tưởng, tư duy sáng tạo và dự án liên phòng ban hoặc những sáng kiến mang tính xã hội như đồng bộ nhu cầu về việc xây dựng đội ngũ. Bạn có thể đạt được nhiều thành công hơn vào những dịp mọi người gặp mặt trực tiếp

Hiểu được năng lượng làm việc đến từ đâu

Muốn có năng suất thì phải có năng lượng. Nhà lãnh đạo trong tổ chức áp dụng thành công mô hình làm việc kết hợp cần cân nhắc cách họ tạo ra nguồn năng lượng đó trong doanh nghiệp mình, dù công việc do các thành viên trong đội ngũ tự phát triển và thực hiện hay có bạn thúc đẩy thông qua sự cộng tác và hợp tác. Xem xét cách mọi người có thể tạo ra năng lượng làm việc để mang lại lợi ích tối đa cho công ty và từng nhân viên.

Định hình lại không gian văn phòng

Việc có phần lớn nhân viên làm việc từ xa ít nhất một số ngày trong tuần không chỉ đơn thuần là cơ hội để tiết giảm không gian và chi phí văn phòng. Chuyển sang mô hình làm việc kết hợp là cơ hội để định hình lại và thiết kế lại không gian đó sao cho vừa giảm bớt diện tích, vừa phù hợp hơn với nhân viên làm việc ở đây. Tạo thêm không gian cho cuộc họp, không gian làm việc chung và hoạt động giao lưu, đồng thời xem xét cách bạn có thể tận dụng khu vực chung tốt nhất.

Thu hút mọi người tham gia

Đội ngũ làm việc kết hợp thành công nhất bao gồm tất cả mọi người trong tổ hợp nhân viên làm việc từ xa/làm tại văn phòng, bao gồm cả các nhà quản lý và lãnh đạo. Khi tự mình thực hiện việc này, nhà lãnh đạo có thể chứng minh cách làm tốt nhất dành cho mô hình làm việc kết hợp. Họ sẽ trải nghiệm những lợi ích và thách thức của hình thức làm việc tại văn phòng lẫn làm việc từ xa, cũng như có cơ hội cho thấy cách tạo ra và duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.

Thu hút nhân viên mới

Những ngày và tuần đầu tiên khi mới bắt đầu công việc là yếu tố có tính quyết định. Do đó, việc hỗ trợ nhân viên mới nắm bắt được cách hoạt động của mô hình làm việc kết hợp trong tổ chức là rất quan trọng. Hãy để một đồng nghiệp hoặc người định hướng chịu trách nhiệm hướng dẫn công việc cho nhân viên mới. Đồng thời, khuyến khích mọi người sớm tham gia vào các đội ngũ làm việc từ xa và tại văn phòng thông qua đoạn chat và các hoạt động xã hội trực tuyến. Trong thời gian đầu, việc yêu cầu nhân viên mới dành thêm nhiều ngày làm việc tại văn phòng với các đồng nghiệp có kinh nghiệm, trước khi dần dần đưa họ vào quy trình làm việc từ xa thì có thể giúp cho họ tiếp thu công việc nhanh hơn.

Đầu tư thời gian và tiền bạc

Cách làm việc mới cần thời gian để "thẩm thấu". Việc này cũng đòi hỏi những kỹ năng mới. Khi nâng cao kỹ năng, giới thiệu các cách mới để thực hiện công việc và đầu tư vào công nghệ phù hợp, bạn sẽ đảm bảo trang bị cho mọi người hành trang để tiến về phía trước. Với sự đầu tư về thời gian và tiền bạc, mọi người sẽ cảm thấy được hỗ trợ, có giá trị và kết nối với văn hóa tích cực của công ty.

Chia sẻ các cuộc trò chuyện quan trọng

Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy mất kết nối với những gì đang diễn ra tại văn phòng. Đừng quên chia sẻ các cuộc trò chuyện quan trọng và quá trình ra quyết định với cả nhóm, không chỉ với những người có mặt tại nơi làm việc.

Bạn cần những kỹ năng gì để thành công trong môi trường làm việc kết hợp?

Kỷ nguyên mới của mô hình làm việc kết hợp đòi hỏi những kỹ năng mới, cả trong việc quản lý và đội ngũ. Ngoài ra, doanh nghiệp cần điều chỉnh quy trình tuyển dụng, định hướng và đào tạo cho phù hợp với thế giới mới của hình thức làm việc kết hợp.

Quản lý mối quan hệ và xung đột

Các mối quan hệ có thể trở nên phức tạp khi mọi người không ở trong cùng một không gian thực và không làm việc cùng một lúc. Xung đột có thể nảy sinh do hiểu lầm hoặc nhận thấy sự không công bằng. Nhà lãnh đạo của đội ngũ làm việc kết hợp cần quản lý những thách thức này và duy trì văn hóa tích cực của công ty.

Giải quyết vấn đề khó khăn

Cần có kỹ năng giao tiếp tốt để giải quyết các vấn đề như phân biệt đối xử và hiệu quả kém trong lực lượng lao động làm việc kết hợp. Người quản lý cần nâng cao khả năng thấu cảm và cân bằng giữa sự hỗ trợ và tính quyết đoán.

Giữ vững niềm tin

Việc tạo dựng và giữ vững niềm tin trong lực lượng lao động làm việc kết hợp cũng cần có kỹ năng. Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy áp lực khi phải làm việc nhiều giờ hơn, dẫn đến tình trạng bị kiệt sức và quá tải về công nghệ số. Trong khi đó, người quản lý có thể thiếu sự tự tin về việc mọi người có đạt được mục tiêu công việc hay không khi họ không tận mắt thấy điều đó diễn ra. Việc kiểm tra thường xuyên trong khi tránh được tình trạng quản lý vi mô có thể hữu ích trong trường hợp này.

Khả năng thích ứng

Sự thay đổi là yếu tố quyết định khi chuyển sang hình thức làm việc kết hợp. Nhà lãnh đạo và quản lý cần hỗ trợ đội ngũ của mình thích ứng với môi trường làm việc mới, đồng thời điều chỉnh phong cách quản lý để khai thác tối đa môi trường làm việc mới.

8 cách làm tốt nhất dành cho hình thức làm việc kết hợp

Giao tiếp

Giao tiếp là yếu tố đầu tiên để tạo nên thành công cho hình thức làm việc kết hợp. Sử dụng công cụ giao tiếp để mọi người biết địa điểm làm việc của đồng nghiệp mình vào ngày cụ thể nào đó, cũng như những dự án họ đang thực hiện. Đồng thời, các kênh chat phải luôn mở để mọi người có thể chia sẻ ý tưởng giống như khi họ ngồi trong phòng cùng nhau.

Có chính sách chính thức

Mọi thứ phải minh bạch và rõ ràng để tránh xảy ra tình trạng không công bằng và làm cho nhân viên cảm thấy an toàn hơn. Mọi người nên biết ai có thể làm việc từ xa, khi nào và làm nhiệm vụ gì. Chính sách cũng phải nêu rõ tổ chức bạn cần báo cáo bằng công cụ gì, người liên hệ trực tiếp và thông qua công nghệ số, giờ làm việc cũng như việc tham gia các sự kiện và hoạt động xã hội tại công ty.

Tạo môi trường làm việc kết hợp phù hợp

Cân nhắc và thiết kế lại nhiệm vụ cho phù hợp với các lựa chọn mới về cách làm việc từ xa. Xem xét thiết kế của văn phòng để tạo điều kiện cho các nhóm và đội ngũ khác nhau có thể làm việc cùng nhau. Đầu tư vào quan hệ kết nối liền mạch giữa bộ phận Nhân sự và bộ phận CNTT để hỗ trợ từng nhân viên ở mọi môi trường họ làm việc.

Lắng nghe nhân viên

Tạo ra môi trường khuyến khích mọi người bày tỏ ý kiến, cũng như tham gia vào các hoạt động dựa trên công việc và xây dựng đội ngũ. Thu thập ý kiến từ cuộc khảo sát nhanh và khảo sát hàng năm, đồng thời truyền đạt các phản hồi. Khuyến khích sự hợp tác và cộng tác.

Đừng kỳ vọng mọi người sẽ ở chế độ "luôn sẵn sàng"

Chỉ nhắn tin khi bạn cần. Và thời gian bạn liên hệ phải phù hợp với giờ làm việc của mọi người. Tôn trọng quyền ngắt kết nối cuối ngày của mỗi người.

Suy nghĩ về văn hóa

Tiếp tục xây dựng và duy trì văn hóa tích cực, cởi mở, hòa nhập và hỗ trợ trong toàn bộ đội ngũ nhân viên làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa.

Nuôi dưỡng niềm tin

Hãy rõ ràng về kỳ vọng và trách nhiệm giải trình. Lắng nghe ý kiến đóng góp, chỉ định trách nhiệm đối với nhiệm vụ hoặc mục tiêu cụ thể và tạo ra môi trường để mọi người có thể nêu ý kiến, quan điểm và câu hỏi mà không sợ bị nhận phản hồi tiêu cực. Tránh mất thời gian quản lý vi mô.

Đừng bỏ quên những nhân viên không thể làm việc từ xa

Điều chỉnh bộ phận Nhân sự để tất cả mọi người đều nhận được sự quan tâm. Xem lại kiến thức không chính thống và xem xét cách nhà quản lý có thể tuyển dụng, định hướng và đào tạo hiệu quả tại nhiều vị trí từ xa.

Xem lại và sửa đổi

Hãy nhớ thử nghiệm và học hỏi các sáng kiến về mô hình kết hợp của bạn, đồng thời sẵn sàng thay đổi nhanh chóng, đặc biệt khi bạn cần thay đổi để tạo ra nơi làm việc đa dạng, hòa nhập hơn.