Tình trạng dịch COVID-19 bùng phát tiếp tục gây khó khăn cho mọi người và doanh nghiệp. Nhiều công ty đang làm việc từ xa, còn các công ty khác tiếp tục tìm cách duy trì hoạt động. Đây là giai đoạn bất ổn đối với tất cả chúng ta. Điều này đặc biệt đúng khi các quốc gia bắt đầu nới lỏng biện pháp hạn chế trong thời kỳ giãn cách và nhân viên trên toàn thế giới bắt đầu hỏi: "Tiếp theo sẽ là gì?"

Bạn nên đảm bảo hoạt động giao tiếp với những nhân viên này luôn cởi mở. Đồng thời, bạn cũng cần duy trì kết nối với các nhân viên tuyến đầu vẫn đang phục vụ khách hàng, trợ giúp bệnh nhân và thực hiện các nhiệm vụ thiết yếu trong cộng đồng trên khắp thế giới. Khi công ty bắt đầu chuẩn bị cho nhân viên quay lại nơi làm việc, người lãnh đạo doanh nghiệp cần trò chuyện với nhân viên về kế hoạch cho cuộc sống sau giai đoạn giãn cách xã hội.

Workplace có thể hữu ích. Các tính năng quen thuộc (như video Trực tiếp, Chat, Nhóm và Phòng họp mặt trên Workplace) tạo điều kiện cho nhân viên luôn cập nhật tình hình và kết nối với nhau. Nhờ đó, họ có thể vừa giữ an toàn và nắm bắt thông tin, vừa tiếp tục làm việc ở tuyến đầu hoặc chuẩn bị quay lại nơi làm việc.

Duy trì kết nối với nhân viên tuyến đầu bằng Workplace

Chúng ta đang chứng kiến ngày càng nhiều tổ chức sử dụng Workplace làm kênh liên lạc chính với nhân viên của mình. Lý do? Đó là vì Workplace có thể kết nối mọi người trong tổ chức.

Daniel Sundin - Giám đốc mảng Truyền thông Đối tác tại nhà bán lẻ sản phẩm cho thú cưng Petco - giải thích lý do này như sau: "Đã có nhiều người đến gặp tôi và nói: 'Anh có tưởng tượng được thời kỳ bùng phát này sẽ như thế nào nếu chúng ta không có Workplace không?'"

Chúng tôi đã hỏi khách hàng cách họ đang dùng Workplace để hỗ trợ nhân viên tuyến đầu và những người phải tạm nghỉ việc. Hãy đọc tiếp để khám phá 5 trường hợp sử dụng do khách hàng chia sẻ, cũng như cách bạn có thể triển khai các chiến dịch khác nhau nhằm đảm bảo cập nhật thông tin liên tục và duy trì mức độ gắn bó cao.

Giao tiếp trong cuộc khủng hoảng: Chia sẻ và lắng nghe

Hãy tạo nhóm chính thức mặc định của toàn Công ty cho hoạt động giao tiếp trong giai đoạn COVID-19 theo đối tượng mục tiêu. Ví dụ: Nếu hướng dẫn của công ty bạn dành cho nhân viên tuyến đầu khác biệt đáng kể với hướng dẫn dành cho nhân viên làm việc từ xa, bạn nên tạo các nhóm thông báo riêng.

Ngoài việc chia sẻ nhóm này qua Workplace, bạn cũng có thể chia sẻ với mọi người thông qua kênh hiện có. Nhờ đó, nhân viên dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết.

Buổi phát trực tiếp đến nhóm Workplace cụ thể bằng video Trực tiếp chính là cách duy trì kết nối hiệu quả với nhân viên tuyến đầu. Hãy sắp xếp lịch phát Trực tiếp với ban điều hành và đội ngũ địa phương, rồi trả lời các câu hỏi phổ biến nhất từ nhân viên tuyến đầu.

Workplace sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc trợ giúp mọi người luôn nắm được thông tin và duy trì kết nối dù họ đang tạm nghỉ việc. Hãy sử dụng nhóm dành cho toàn công ty để chia sẻ thông tin mới với nhân viên theo cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể kết hợp nhiều loại nội dung. Đôi khi, những bài viết này có thể chỉ liên quan đến công việc nhưng bạn cũng có thể chia sẻ nội dung xã hội như hướng dẫn mọi người sống tích cực và khỏe mạnh trong giai đoạn bùng phát dịch.

Ví dụ: Honest Burgers tại Vương quốc Anh dùng Workplace để cung cấp thông tin mới từ đội ngũ lãnh đạo và tạo kế hoạch hàng ngày cho những nhân viên đang ở nhà.

Bí quyết và nguồn lực giữ an toàn

Trong đội ngũ hay phòng ban của bạn, hãy tìm cách chia sẻ bí quyết giữ vệ sinh sao cho thú vị, chẳng hạn như tự tạo áp phích về cách rửa tay. Thỏa sức sáng tạo. Bạn có thể làm theo ví dụ của AirAsia và ra mắt thử thách nhảy về các biện pháp giữ vệ sinh hoặc chính sách của công ty thông qua bài viết có video, tương tự như thử thách rửa tay #washitright (rửa tay đúng cách) của công ty này.

Đào tạo và quản lý địa điểm thực địa

Nhiều khách hàng chia sẻ bài học rút ra từ trải nghiệm làm việc hàng ngày qua nhóm trên Workplace. Nhờ nhóm, họ có thể chia sẻ chương trình đào tạo chọn lọc dựa trên kỹ năng kèm theo liên kết đến sự kiện và tài liệu đào tạo.

Bạn cũng có thể sử dụng bot để trải nghiệm trở nên hấp dẫn và hiệu quả hơn nữa. Ví dụ: Bot COVID-19 của Huminos chia sẻ tin tức liên quan đến COVID thông qua Nhóm và Chat trên Workplace, từ đó góp phần nâng cao nhận thức trong cả tổ chức.

Tính năng này cũng tạo điều kiện cho bạn gửi khảo sát kiểm tra sức khỏe và đo lường mức độ hiểu biết. Giờ đây, bạn có thể sử dụng miễn phí bot này trong Danh mục tiện ích tích hợp của Workplace.

Quản lý ca làm việc và nhân sự

Một số công ty đã thay đổi ca làm việc nhằm tăng thêm số giờ nghỉ rửa tay sau khi tiếp xúc với khách hàng hoặc đảm bảo biện pháp giãn cách xã hội. Chúng tôi biết nhiều khách hàng sử dụng Workplace để quản lý việc đổi ca làm việc bằng cách tạo nhóm trên Workplace cho nhân viên dễ dàng quản lý và đổi lịch ca làm của mình.

Ghi nhận và khích lệ

Chúng tôi đã xem xét cách nhóm trở thành hình thức chính để nhân viên duy trì kết nối. Đó là vì bạn có thể chia sẻ file phương tiện và nội dung phong phú (ví dụ: video, file GIF và ảnh chụp) nên mọi người dễ dàng tương tác với nhau trong thời gian dài.

Chúng tôi đã chứng kiến khách hàng kết nối mọi người bằng cách tạo nhóm xã hội cho toàn bộ nhân viên. Ví dụ: Nhóm "Humans of the Frontline" (Chân dung những người ở tuyến đầu) cung cấp nền tảng để nhân viên chia sẻ video và bài viết nêu bật cách các thành viên khác nhau trong tổ chức đang tạo thêm giá trị nơi tuyến đầu. Hãy khuyến khích nhân viên văn phòng ghi nhận và ủng hộ những nhân viên đang giữ cho mọi người an toàn.

Singapore Public Service (Dịch vụ Công cộng Singapore) đã và đang sử dụng Workplace để kết nối nhân viên tại tất cả các cơ quan của mình, ngay cả khi họ đang cách xa nhau về mặt địa lý. Gần đây, họ dùng Workplace để tập hợp lời chúc tốt lành dành cho nhân viên tuyến đầu bị tấn công khi đang làm nhiệm vụ. Sau đó, họ tạo video từ các bình luận về bài viết này và gửi tới các nhân viên tuyến đầu bị ảnh hưởng.