Sự linh hoạt về nơi làm việc mô tả những hình thức tổ chức công việc trao cho nhân viên nhiều quyền kiểm soát hơn đối với thời gian và địa điểm họ làm việc. Ví dụ:

• giờ làm việc linh hoạt

• làm việc tại nhà

• chia sẻ công việc

• gom khối lượng công việc vào tuần làm việc ngắn hơn (ví dụ: làm công việc của 2 tuần trong 9 ngày)

• làm việc bán thời gian

Ý tưởng ở đây là tạo ra môi trường làm việc hỗ trợ mọi người cân bằng công việc và đời sống riêng, đồng thời nâng cao năng suất cũng như sự hài lòng với công việc. Hình thức này có thể có lợi cho cả đôi bên: khi đảm bảo sự linh hoạt trong công việc, công ty thu hút và giữ chân được lực lượng lao động đa dạng, có kỹ năng hơn. Còn nhân viên có thể tận hưởng sự cân bằng tốt hơn giữa đời sống và công việc.

Kể từ khi đại dịch COVID 19 xảy ra, ngày càng nhiều công ty đưa ra các hình thức linh hoạt về nơi làm việc. Trong đó, ngay cả các tập đoàn lớn cũng áp dụng chính sách làm việc từ xa và làm việc linh hoạt. Có lý do cho sự thay đổi này.

Theo khảo sát của Gallup, khoảng 8 trong số 10 nhân viên đang làm việc theo hình thức kết hợp hoặc từ xa. Bên cạnh đó, nghiên cứu của AT&T dự đoán mức độ phát triển của mô hình làm việc kết hợp sẽ tăng từ 42% trong năm 2021 lên 81% trong năm 2024. Trong bối cảnh xu hướng chuyển sang hình thức làm việc linh hoạt sẽ còn phát triển trong những năm tới, các công ty ngày càng muốn hiểu rõ lợi ích của sự linh hoạt về nơi làm việc và tìm ra giải pháp linh hoạt phù hợp với công ty mình.

Làm việc linh hoạt và làm việc kết hợp đều là cách phổ biến để nhân viên đạt được trạng thái cân bằng giữa công việc và đời sống. Nhưng 2 hình thức này có trọng tâm và phạm vi khác nhau.

Hình thức làm việc linh hoạt bao gồm các cách tổ chức công việc nhằm trao cho nhân viên nhiều quyền kiểm soát hơn về thời gian, địa điểm và cách thức làm việc. Trong đó có thể bao gồm giờ làm việc linh hoạt, lựa chọn làm việc bán thời gian, chia sẻ công việc, lịch làm việc thay thế và thời gian nghỉ không giới hạn. Đặc điểm chính của hình thức này là nhân viên có thể tự do làm việc theo cách phù hợp với nhu cầu và sở thích cá nhân, đồng thời vẫn hoàn thành hiệu quả công việc.

Mặt khác, hình thức làm việc kết hợp là sự kết hợp giữa mô hình làm việc tại nhà và tại văn phòng. Với hình thức này, nhân viên có thể chọn địa điểm làm việc trong ngày nhất định dựa trên lịch trình và ý thích của họ. Mục đích là mang đến ưu điểm của cả 2 mô hình làm việc: khả năng làm việc tại nhà khi cần, đồng thời vẫn tiếp cận được nguồn lực và cơ hội cộng tác tại nơi làm việc.

Dù cả 2 hình thức nói trên đều đem lại cho nhân viên thêm quyền kiểm soát đối với lịch làm việc của mình, nhưng hình thức làm việc linh hoạt có phạm vi rộng hơn nhiều. Vậy thì nên chọn hình thức nào? Xét cho cùng, lựa chọn còn phụ thuộc vào nhu cầu và ý thích cụ thể của từng công ty cũng như nhân viên.

Khi hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm của lịch làm việc lịch hoạt, bạn có thể quyết định hình thức này có phù hợp với tổ chức mình hay không.

Ưu điểm khi có sự linh hoạt trong công việc

Sự linh hoạt về nơi làm việc có thể mang đến lợi ích cho cả nhân viên lẫn công ty, chẳng hạn như:

• Thu hút ứng viên: Nhiều nhân viên đang tìm kiếm sự cân bằng tốt hơn giữa đời sống và công việc, cũng như cơ hội làm việc theo cách phù hợp với nhu cầu của cả cá nhân họ lẫn trách nhiệm tại nhà hoặc với gia đình. Khi công ty cung cấp hình thức làm việc linh hoạt (ví dụ: giờ làm việc linh hoạt, lựa chọn làm việc từ xa hoặc chia sẻ công việc), vị trí công việc sẽ trở nên hấp dẫn hơn với ứng viên. Trên thực tế, theo khảo sát của Remote, 77% nhân viên muốn tìm công việc có lịch làm việc linh hoạt.

• Mở rộng nguồn nhân tài: Khi cung cấp lựa chọn làm việc linh hoạt, công ty có thể thu hút nhiều ứng viên hơn. Trong đó có thể bao gồm những người không làm việc được trong khung giờ làm việc truyền thống, chẳng hạn như nhân viên có con nhỏ, người khuyết tật hoặc người sống ở khu vực hẻo lánh.

• Sức khỏe toàn diện của nhân viên: Nhiều nghiên cứu cho thấy sự linh hoạt trong công việc có thể góp phần giảm căng thẳng và cải thiện sức khỏe toàn diện của nhân viên. Nhân viên có thể quản lý công việc và đời sống cá nhân một cách hiệu quả hơn. Họ cũng giảm được chi phí di chuyển, từ đó giảm mức độ kiệt sức và tăng chất lượng cuộc sống.

• Cải thiện mức độ gắn bó của nhân viên: Khi cảm thấy công ty hỗ trợ sự cân bằng giữa đời sống và công việc cũng như sức khỏe toàn diện của mình, nhân viên thường sẽ gắn bó và cống hiến nhiều hơn trong công việc. Theo khảo sát của FlexJobs, 82% nhân viên cho biết họ sẽ trung thành hơn với công ty nếu có thể chọn lịch làm việc linh hoạt. 65% nhân viên chia sẻ rằng nhìn chung, họ sẽ hài lòng hơn với công việc nếu nơi làm việc có tính linh hoạt.

• Thúc đẩy động lực: Nghiên cứu cho thấy sự linh hoạt về nơi làm việc có thể cải thiện động lực của nhân viên, đặc biệt là ở những nhân viên cảm thấy có quyền kiểm soát môi trường và lịch làm việc của mình. Nhờ đó, năng suất và hiệu quả công việc sẽ cải thiện.

• Tỷ lệ giữ chân nhân viên: Khi cung cấp hình thức làm việc linh hoạt, công ty có thể nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên, đồng thời tạo ra môi trường làm việc hỗ trợ và thuận tiện hơn để đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Nhờ đó, họ có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên.

• Tạo điều kiện để nhân viên làm việc khi họ có thể đạt năng suất cao nhất: Với lịch làm việc thay thế, nhân viên có thể làm việc vào khoảng thời gian họ cảm thấy tỉnh táo nhất trong ngày, từ đó đạt được hiệu quả làm việc và năng suất cao hơn. International Workplace Group nhận thấy rằng 85% doanh nghiệp cho biết họ tăng được năng suất nhờ áp dụng chính sách làm việc linh hoạt.

• Cảm giác không công bằng: Không phải tất cả nhân viên đều có thể tận dụng lợi ích của giờ làm việc linh hoạt. Ví dụ: Nhân viên tuyến đầu cần thực sự có mặt tại nơi làm việc để hoàn thành công việc của mình, còn các nhân viên khác lại làm việc từ xa được. Điều này có thể dẫn đến cảm giác oán giận.

• Xóa nhòa ranh giới giữa nhà và nơi làm việc: Sự linh hoạt ở nơi làm việc sẽ khiến mọi người khó tách biệt trạng thái làm việc và không làm việc, qua đó tạo ra tâm lý "luôn sẵn sàng" mà có thể tác động tiêu cực đến sức khỏe tinh thần. Khi không có ranh giới rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân, nhân viên có thể bị kiệt sức, căng thẳng và giảm mức độ hài lòng với công việc.

• Thiếu cấu trúc: Nhân viên làm việc theo lịch làm việc thay thế cần có khả năng tự giác và tự động viên cao hơn thì mới quản lý được thời gian cũng như hoàn thành công việc của mình.

• Tăng lượng công việc quản trị: Khi công ty áp dụng và quản lý hình thức làm việc linh hoạt, quản lý và bộ phận nhân sự có thể phải thực hiện thêm nhiều công việc quản trị. Trong đó bao gồm hoạt động tạo chính sách, quy trình cùng lịch làm việc, quản lý yêu cầu làm việc linh hoạt, cũng như đảm bảo mọi người hoàn thành công việc trong khi làm việc linh hoạt.

• Tác động tiêu cực đến văn hóa công sở: Hình thức làm việc linh hoạt có thể làm giảm thời gian đội ngũ gặp nhau ngoài đời. Nếu không quản lý hiệu quả, tình trạng này có thể tác động tiêu cực đến văn hóa công sở. Ví dụ: Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy tách biệt với đồng nghiệp và bỏ lỡ hoạt động tương tác xã hội. Điều này có thể làm giảm động lực, sự gắn bó và mức độ hài lòng với công việc.

Quyết định áp dụng hình thức làm việc linh hoạt có thể là thay đổi lớn. Sau đây là một số bí quyết áp dụng thành công hình thức này.

• Đưa ra chính sách rõ ràng: Với chính sách nêu rõ ai có thể làm việc linh hoạt, vào khi nào, ở đâu và theo cách nào, bạn có thể đặt ra kỳ vọng, cũng như làm rõ quyền cùng trách nhiệm của cả nhân viên lẫn người quản lý. Chính sách cần đề cập đến các vấn đề như tiêu chí đủ điều kiện, hình thức linh hoạt về nơi làm việc hiện có, yêu cầu về hoạt động giao tiếp và kỳ vọng về hiệu quả.

• Đầu tư vào công nghệ phù hợp: Bạn có thể cần đầu tư vào công nghệ mới để phát huy hiệu quả của hình thức làm việc linh hoạt. Ví dụ: Tính năng họp qua video, hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây và công cụ cộng tác. Trước khi áp dụng bất kỳ loại hình làm việc linh hoạt nào, hãy đảm bảo công ty bạn có công nghệ phù hợp để hỗ trợ hình thức này.

• Theo dõi giờ làm việc: Giờ làm việc linh hoạt có thể xóa nhòa ranh giới giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân, qua đó công ty khó mà theo dõi được số giờ làm việc của nhân viên. Một số công ty giải quyết vấn đề này bằng cách dùng phần mềm điểm danh và theo dõi thời gian nhằm ghi lại số giờ làm việc. Nhờ vậy, tổ chức có thể đảm bảo tuân thủ luật lao động, cũng như ngăn chặn tình trạng kiệt sức.

• Đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên: Bạn cần nắm được hiệu quả của hình thức làm việc linh hoạt. Dựa trên kết quả đo lường hiệu quả, bạn có thể đánh giá mức độ hiệu quả khi làm việc linh hoạt, đồng thời xác định khía cạnh cần cải thiện. Hãy đảm bảo bạn đặt ra cho nhân viên kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng về hiệu quả, cũng như có cách theo dõi và đánh giá hiệu quả của họ.

• Giao tiếp hiệu quả: Hoạt động giao tiếp rất quan trọng đối với sự thành công của hình thức làm việc linh hoạt. Hãy đảm bảo nhân viên và người quản lý có kênh liên lạc rõ ràng, thoải mái. Hãy khuyến khích mọi người thường xuyên hỏi thăm nhau, cũng như đảm bảo hoạt động giao tiếp diễn ra một cách cởi mở, minh bạch và tôn trọng.

Bằng cách đặt ra nền tảng phù hợp và giám sát cẩn thận tiến độ, bạn có thể đảm bảo thành công của hình thức làm việc linh hoạt, cũng như gặt hái lợi ích từ lực lượng lao động gắn bó, năng suất hơn.

Đọc tiếp:

• Tương lai của công việc
• Cách vượt qua khó khăn khi làm việc theo hình thức kết hợp
• Nâng cao kỹ năng của nhân viên