Email công việc đã hết thời rồi sao?
Email từng được xem là cách giao tiếp hiệu quả nhất nhưng giờ đây các tổ chức đang tìm cách giảm hoạt động sử dụng email. Chúng tôi tìm hiểu lý do mọi người chọn kết nối qua các công cụ cộng tác thay vì email.
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Nếu thấy mình ngập trong email, bạn không đơn độc. Nhân viên văn phòng trung bình dành 4,1 giờ mỗi ngày để kiểm tra email công việc, tức là 20 giờ/tuần và hơn 1.000 giờ/năm. Thường thì những email này còn chẳng liên quan đến nhiệm vụ hiện tại của họ.
Do đó, các nhà lãnh đạo đang ngày càng tìm kiếm các phương thức giao tiếp trong doanh nghiệp khác, hiệu quả hơn. Các phần mềm cộng tác tích hợp với những công cụ mọi người đã sử dụng đang góp phần định hình tương lai của doanh nghiệp. Sau đây là lý do.
Sự trỗi dậy của lực lượng lao động từ xa
Khi ngày càng nhiều nơi làm việc cung cấp cho nhân viên hình thức làm việc linh hoạt và di động, khả năng trang bị cho nhân viên các công cụ phù hợp khi họ không có mặt tại văn phòng trở nên ngày càng quan trọng hơn.
Email là công cụ giao tiếp mà bạn có thể dùng để nhận tin nhắn vào đầu và cuối ngày. Nhưng công cụ này không thật sự hiệu quả khi cộng tác, nhất là với đội ngũ từ xa hoặc khi bạn cần đưa ra quyết định nhanh chóng. Các công cụ như nhắn tin tức thì và đoạn chat video rất phù hợp với cuộc trò chuyện về công việc cần câu trả lời nhanh.
Càng ít càng hiệu quả
Các nền tảng xã hội đã bùng nổ trong thập kỷ vừa qua. Doanh nghiệp có thể tận dụng các công nghệ xã hội để cải thiện hoạt động tương tác giữa các nhân viên.
Một ưu điểm của mạng xã hội là tính trực tiếp. Nhờ đó, mọi người không còn phải lướt qua các email dài nhiều đoạn để tìm thấy mấu chốt của vấn đề. Tất nhiên, có những trường hợp chỉ email chính thức mới phù hợp nhưng một nền tảng khuyến khích phản hồi nhanh sẽ rất tiện lợi khi không cần câu trả lời dài.
Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất
Khi ít phụ thuộc vào email hơn và tăng cường sử dụng công cụ cộng tác, mọi người có thể hoàn thành nhiều việc hơn. Nhân viên có thể sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Ví dụ: Thay vì gửi email qua lại để sắp xếp một cuộc gọi điện thoại, nhân viên có thể dùng các nền tảng như Chat trên Workplace để tìm đồng nghiệp và xác định xem họ có rảnh không. Nếu trò chuyện qua đoạn chat vẫn tốn quá nhiều thời gian, mọi người có thể chuyển cuộc trao đổi thành cuộc gọi thoại hoặc video độ phân giải cao chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tiết kiệm được thời gian. Đưa ra được quyết định. Hoàn thành công việc.
Giao tiếp theo thời gian thực
Bạn nghĩ rằng đội ngũ CNTT đang phớt lờ email của mình? Có thể nguyên nhân là họ đang cố gắng giải quyết một cuộc khủng hoảng ở nơi khác. Công cụ cộng tác có thể cho mọi người biết về nhiệm vụ hiện tại của những đội ngũ thuộc các phòng ban khác nhau. Nhờ đó, các phòng ban có thể tránh được tình trạng ngập trong truy vấn vào thời điểm bận rộn nhất. Nếu biết được các đội ngũ khác cộng tác với bạn đang bận rộn hay nhàn rỗi, bạn có thể sắp xếp ngày làm việc của mình theo họ.
Quản lý dự án hiệu quả hơn
Thay vì gửi email phiên bản cập nhật của cùng một dự án cho nhân viên làm việc từ xa để chỉnh sửa riêng, bạn có thể giảm email bằng cách tập trung hoạt động quản lý nhiệm vụ vào một nơi.
Ví dụ: Với Workplace, bạn có thể tích hợp các công cụ mình đang sử dụng để giao nhiệm vụ cho từng cá nhân hoặc cho một nhóm. Nếu có nhiều người dùng, tất cả họ có thể đồng thời làm việc trên cùng một file bằng cách sử dụng giải pháp đám mây ưa thích của tổ chức bạn, chẳng hạn như Quip hoặc G Suite.
Lưu giữ thông tin quan trọng
Với email, bạn có thể sẽ khó theo dõi cuộc trò chuyện. Khi nhiều người nói cùng lúc, thông tin quan trọng có thể bị lẫn trong tiếng ồn. Bình luận dạng chuỗi hỗ trợ bạn quản lý mọi thứ dễ dàng hơn. Người dùng có thể tham gia và thoát khỏi chủ đề hiện có và chuyển sang chủ đề khác. Họ sẽ nhận được thông báo mỗi khi có tin nhắn hoặc phản hồi mới về bài viết.
Tương lai của email sẽ như thế nào?
Dù các công cụ nhắn tin tức thì, kết nối mạng xã hội và công cụ cộng tác khác, email sẽ tiếp tục phát triển. Trên thực tế, công ty nghiên cứu công nghệ Radicati dự kiến số lượng email được gửi mỗi ngày sẽ tăng từ hơn 280 tỷ vào năm 2018 lên gần 320 tỷ vào năm 2021.
Vậy nên, những dự đoán về sự sụp đổ của email có lẽ là có phần phóng đại.
Nhưng thế giới công việc luôn phát triển. Thế hệ 8x - đầu 10x tiếp tục tham gia lực lượng lao động. Mọi người ngày càng kỳ vọng những cách làm việc cởi mở theo mặc định, ưu tiên di động và có tính kết nối.
Khi điều này xảy ra, ảnh hưởng của email sẽ giảm dần vì các công cụ khác trở nên tương thích hơn với lực lượng lao động hiện đại ngày nay.
Hãy luôn kết nối
Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.
Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.
Bài viết gần đây
Năng suất | Thời gian đọc: 11 phút
Năng suất là gì và vì sao lại quan trọng?
Năng suất là một chủ đề nóng ngay cả trước những đợt đóng cửa diễn ra trên toàn cầu. Hiện tại, năng suất giữ vai trò hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp. Khám phá định nghĩa, cách đo lường và nâng cao năng suất sau thời kỳ đại dịch.
