Thiết kế tương lai của công việc - Phần 2: Luôn cởi mở

Tại Workplace, chúng tôi tin rằng không chỉ công nghệ mà cả con người cũng sẽ định hình phong cách làm việc của tương lai. Vì vậy, trọng tâm trong mọi việc chúng tôi làm chính là nhu cầu và kỳ vọng của mọi người, nhất là người trẻ.

GIAO TIếP TRONG DOANH NGHIệP | THờI GIAN đọC: 10 PHúT

Để đáp ứng những kỳ vọng đó, chúng tôi tin rằng có 6 nguyên tắc mấu chốt sẽ tạo nên nơi làm việc thành công trong tương lai. Các nguyên tắc này không phải là khoản đầu tư ngắn hạn vào công nghệ hay nền tảng, mà là những hành vi cốt lõi định hướng cho triết lý sản phẩm của chúng tôi. Trong một thế giới luôn thay đổi chóng mặt, nếu muốn phát triển tốc độ và sức bền cần thiết để vượt qua thách thức, mọi doanh nghiệp đều cần thấm nhuần 6 nguyên tắc này.

Luôn cởi mở

Luôn cởi mở

Nguyên tắc đầu tiên chúng tôi đã xác định được là Luôn cởi mở.

Trong thế giới mà thế hệ trẻ lớn lên, họ chia sẻ về bản thân và cuộc sống của mình nhiều hơn những gì mà các thế hệ trước có thể hình dung. Do đó, họ cảm thấy mình có quyền được truy cập tức thì - đó có thể là quyền truy cập vào những nội dung như file đa phương tiện và trò chơi, nhưng cũng có thể là quyền truy cập thông tin và tiếp cận lẫn nhau.

Không chỉ phá bỏ rào cản và ranh giới trong tổ chức để mọi người truy cập thông tin mình cần một cách nhanh hơn, nguyên tắc luôn cởi mở còn đem lại cho chúng ta cảm giác kết nối hơn với sứ mệnh cũng như đồng nghiệp.

Cởi mở = tích cực

Cởi mở = tích cực

Tại Facebook, chúng tôi có niềm tin mãnh liệt vào nguyên tắc này vì chính chúng tôi đã chứng kiến kết quả. Năm 2010, Facebook giống như bất kỳ công ty nào khác ở điểm chúng tôi hoạt động bằng email, IRC và danh sách phân phối.

“ Gần như chỉ qua một đêm, từ chỗ là văn hóa khép kín vận hành bằng những chuỗi email, Facebook trở thành văn hóa minh bạch, hoàn toàn cởi mở ”

Như tất cả những người khác, chúng tôi cho rằng thế đã là tuyệt vời rồi. Không có gì hỏng nên chẳng ai nghĩ đến chuyện khắc phục. Thế rồi sự kiện cột mốc xảy ra. Năm 2011, một kỹ sư táo bạo nảy ra sáng kiến tạo Nhóm Facebook chỉ dành cho nội bộ công ty.

Đây là sáng kiến hoàn toàn mới, làm thay đổi mọi thứ với chúng tôi.

Gần như chỉ qua một đêm, từ chỗ là văn hóa khép kín vận hành bằng những chuỗi email và cuộc trò chuyện 1:1, Facebook trở thành văn hóa minh bạch, hoàn toàn cởi mở

Khép kín = tiêu cực

Khép kín = tiêu cực

Hãy cân nhắc sự khác biệt của một người quản lý cấp cao từng dùng ghi chú email để giao tiếp với đội ngũ. Ai tỉnh táo mà lại đi nhấn Trả lời tất cả trong ghi chú đó chứ? Không ai cả. Hành động đó chẳng khác nào tự vùi dập sự nghiệp của mình. Thông điệp mà nhân viên nhận được là gì? Đó là: "Đừng trả lời". Đừng chia sẻ ý tưởng. Đừng lên tiếng.

Khi đăng trên Nhóm Facebook và nay là trên Workplace, cùng ghi chú đó sẽ có một ô nhỏ bên dưới. Ô này có dòng chữ: "Viết bình luận". Thậm chí, bạn còn có thể phản hồi dễ dàng hơn bằng nút Thích - phương thức tương tác đơn giản và quen thuộc nhất chúng ta từng biết. Công cụ này luôn mời bạn lên tiếng, chia sẻ và bày tỏ ý kiến. Sau đây là 2 ví dụ minh họa điểm này.

1: Trò chuyện hiệu quả hơn trong Tổ chức phi lợi nhuận

Save the Children có 25.000 nhân viên trên toàn cầu, trải khắp nhiều khu vực xa xôi của thế giới. Vì vậy, họ liên tục phải đối mặt với thách thức về khả năng kết nối. Các công cụ sẵn có - chủ yếu là email - cũng gần như không thể đưa mọi người vào cuộc trò chuyện.

Chẳng hạn, một người quản lý truyền thông đã phải dành ra 1 ngày mỗi tuần để soạn email cho danh sách phân phối gồm 500 người. Khi Workplace ra mắt, anh thay email đó bằng bài viết trên Nhóm Workplace toàn cầu. Có điểm thú vị đã xảy ra. Chỉ trong 1 tuần, nhóm Workplace này có gấp đôi số người tham gia so với danh sách phân phối ban đầu.

Anh nhận ra rằng trong suốt 5 năm qua, mình đã giới hạn lượng kiến thức và ý tưởng trong phạm vi chỉ 500 người. Những người không biết cách "lọt vào danh sách" không thể tham gia cuộc trò chuyện. Nhưng giờ đây, hoạt động giao tiếp đã chuyển từ khép kín sang cởi mở nhờ Workplace.

Theo Kyle Degraw, Quản lý Truyền thông cho Hoạt động Nhân đạo tại Save the Children:

“ Thông qua nền tảng như Workplace, tôi đã kết nối được với đồng nghiệp khắp thế giới theo cách hiệu quả nhất có thể. Nhờ đó, tôi tốn ít thời gian kiểm tra email hơn và có thêm thời gian giúp đỡ trẻ em. ”

2: Ngắt kết nối email trong Ngành viễn thông

Là nhà mạng viễn thông hàng đầu thế giới, Telenor hiểu rõ hiệu quả đạt được khi gỡ bỏ rào cản từ email. Ví dụ: một nhà khoa học dữ liệu đã sử dụng Nhóm Workplace nội bộ để chia sẻ một số nghiên cứu. Chỉ trong vài giờ, các lãnh đạo cấp cao thấy được thông tin mới này và đội ngũ Truyền thông vào cuộc. Ngay hôm sau, nghiên cứu của Telenor xuất hiện trên trang nhất của tờ báo và trang web hàng đầu Na Uy.

Kết quả nhanh chóng này sẽ không thể xảy ra nếu sử dụng hình thức email truyền thống. Theo Anne Flagstad, Phó Chủ tịch Cấp cao, bộ phận Quản lý Văn hóa và Thay đổi tại Telenor:

“ Trước đây, các thông tin then chốt thường mắc kẹt trong hộp thư. Giờ đây, bằng cách trao đổi thông tin thông qua nhóm Workplace, các đội ngũ của chúng tôi cộng tác chặt chẽ hơn và có nhiều thời gian hơn để giải quyết vấn đề ở cấp độ nhóm. ”

Sử dụng Facebook để xây dựng Facebook

Sử dụng Facebook để xây dựng Facebook

Vậy là chúng tôi bắt đầu sử dụng Facebook để xây dựng chính Facebook. Kết quả là sự thay đổi tuyệt vời về tốc độ hoạt động của công ty. Chúng tôi có thể ra quyết định nhanh hơn, sáng suốt hơn. Các đội ngũ có thể cộng tác dễ dàng hơn. Ban quản lý cấp cao có thể giao tiếp minh bạch hơn. Ngay cả khi công ty tăng lên 1.000 rồi 10.000 và sắp tới là 40.000 nhân viên, tính chất luôn cởi mở đó vẫn tiếp tục thúc đẩy chúng tôi suy nghĩ cũng như hành động với tốc độ như một công ty nhỏ hơn rất nhiều.

Tốc độ đó là một phần làm nên Workplace. Nhờ văn hóa cởi mở, chúng tôi đã đem được tốc độ đổi mới của công nghệ tiêu dùng sang các ngành khác. Từ đó, chúng tôi tiếp tục thực hiện sứ mệnh là mang đến cho thế giới không gian để làm việc cùng nhau.

Đọc Phần 3 trong loạt bài Thiết kế tương lai của công việc tại đây, với chủ đề Ưu tiên di động. Trong thời gian chờ đợi, Phần 1 của loạt bài này có ngay tại đây.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Thiết kế phong cách làm việc của tương lai - Phần 5: Tích hợp

Trong phần 5, chúng ta cùng tìm hiểu tại sao những cách giao tiếp mới, nhiều biểu cảm và đa phương thức sẽ đóng vai trò trung tâm ở nơi làm việc thành công trong tương lai.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Thiết kế tương lai của công việc - Phần 4: Thể hiện

Trong phần 4, chúng ta cùng tìm hiểu lý do những cách giao tiếp mới, giàu biểu cảm và đa phương thức sẽ đóng vai trò trung tâm ở nơi làm việc thành công trong tương lai.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Thiết kế tương lai của công việc - Phần 2: Luôn cởi mở

Tại Workplace, chúng tôi tin rằng không chỉ công nghệ mà cả con người cũng sẽ định hình phong cách làm việc của tương lai.