Cách xây dựng đội ngũ hiệu quả
Các yếu tố quan trọng để xây dựng đội ngũ thành công.
Thế nào là đội ngũ hiệu quả?
Đội ngũ hiệu quả là nhóm người đạt được mục tiêu chung theo cách cách năng suất, hiệu quả và hòa hợp. Thành viên trong đội ngũ không cần có mặt ở cùng địa điểm hoặc cùng làm với nhau trong mỗi nhiệm vụ của dự án, nhưng họ đều cần đóng góp năng lực tối đa mình có.
Hiệu quả không chỉ thể hiện ở năng suất. Các dấu hiệu khác của đội ngũ hiệu quả bao gồm:
Giao tiếp tốt và có mối quan hệ tích cực, cũng như đều nắm rõ vai trò và trách nhiệm
Có khả năng thích nghi với thay đổi và vượt qua trở ngại để đạt mục tiêu
Đạt tiêu chuẩn như kỳ vọng hoặc đạt hiệu quả vượt trội về chất lượng, số lượng hoặc thời gian hoàn thành
Đáp ứng hoặc vượt ngoài kỳ vọng của khách hàng
Giải quyết vấn đề một cách sáng tạo hơn nhờ kết hợp nhiều kỹ năng cá nhân và góc nhìn mới
Thành viên đội ngũ thu được thêm kỹ năng và kinh nghiệm khi làm việc cùng nhau
Khả năng làm việc nhóm hiệu quả có thể đóng góp đáng kể vào mức độ gắn bó và hài lòng với công việc của nhân viên. Hiệu quả đối với năng suất cũng đạt cấp số nhân. Theo Forbes, nhân viên có cơ hội làm việc nhóm kiên trì với nhiệm vụ lâu hơn 64% so với đồng nghiệp làm việc một mình. Họ gắn bó hơn với công việc và cho thấy tỷ lệ thành công cao hơn. Rõ ràng là "Một cây làm chẳng nên non - Ba cây chụm lại nên hòn núi cao".
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Điều gì xảy ra khi đội ngũ hoạt động không hiệu quả?
Ngược lại, đội ngủ thiếu hiệu quả có thể tác động tiêu cực không kém. Trong một nghiên cứu, 86% lãnh đạo cho biết họ nhận thấy hoạt động cộng tác không hiệu quả là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong kinh doanh.
Về mặt xã hội, hiệu quả và khả năng quản lý đội ngũ không tốt có thể tổn hại đến các mối quan hệ, cản trở giao tiếp và dẫn đến tình trạng chia rẽ, bè phái gây nguy hại. Đội ngũ không hiệu quả cũng khiến mỗi nhân viên cảm thấy cô lập và không được hỗ trợ.
Mức độ gắn bó của nhân viên giảm xuống, từ đó ảnh hưởng đến năng suất và tỷ lệ giữ chân của nhân viên. Khả năng làm việc nhóm là yếu tố quan trọng để tránh những hậu quả tiêu cực nói trên, cũng như tạo điều kiện cho doanh nghiệp thành công và phát triển.
Cạm bẫy tiềm ẩn khi xây dựng đội ngũ
Bạn cần lưu ý một số cạm bẫy tiềm ẩn khi xây dựng và quản lý đội ngũ:
Kỳ vọng không thực tế. Kỳ vọng quá cao sẽ làm nhân viên mất động lực hoặc cảm thấy mình không có cơ hội thành công.
Quá cứng nhắc với vai trò của từng cá nhân. Mặc dù mọi người tham gia đội ngũ là có lý do, nhưng hãy chuẩn bị tinh thần để mọi người phô bày kỹ năng và kinh nghiệm của mình theo cách mới nếu có thể.
Thiếu linh hoạt. Mặc dù quy trình rất quan trọng, nhưng nếu bám quá sát theo kế hoạch hay quy tắc, bạn sẽ dễ cản trở khả năng sáng tạo và đổi mới.
Thiếu quyền tự chủ. Khi không ai cảm thấy được chịu trách nhiệm hay làm chủ nhiệm vụ nào, họ sẽ không muốn đầu tư và gắn bó nữa.
Thiếu niềm tin. Niềm tin dành cho nhau là yếu tố không thể thiếu để có ý chí cao và làm việc nhóm hiệu quả. Hãy đi đầu làm gương và cho mọi người không gian để thể hiện khả năng.
Các bí quyết hàng đầu để xây dựng đội ngũ hiệu quả
Tuyển dụng và lựa chọn
Mặc dù bạn có thể muốn giữ nguyên các đội ngũ và quan hệ hợp tác đã chứng minh thành công, nhưng đội ngũ sẽ đạt hiệu quả cao nhất khi bạn lập ra vì mục đích cụ thể.
Khi thành lập đội ngũ, hãy chọn những thành viên có năng lực, kỹ năng bổ trợ cho nhau để mang đến quan điểm và ý tưởng đa dạng. Nghĩa là bạn có thể cần sử dụng người từ bên ngoài doanh nghiệp hoặc từ các phòng ban khác nhau.
Bằng cách cân bằng hợp lý giữa tuổi tác, dân tộc, thâm niên và tính cách, bạn sẽ đảm bảo dự án có được nhiều góc nhìn khác nhau. Qua đó, bạn cũng khuyến khích mọi người thay đổi quy trình truyền thống. Theo nghiên cứu, đội ngũ đa dạng về giới đưa ra quyết định hiệu quả với xác suất 73%, đội ngũ hòa nhập đưa ra quyết định hiệu quả hơn với xác suất 87%.
Xác định mục tiêu
Vạch rõ mục tiêu của toàn đội ngũ, xác định những gì các thành viên cần đạt được.
Sau khi thành lập đội ngũ và thống nhất mục tiêu tổng thể, bạn có thể phân tích tầm nhìn thành nhiều giai đoạn và các bước nhỏ hơn, dễ quản lý. Tiếp đó, bạn cần đặt ra lịch trình, hạn chót và trách nhiệm cá nhân, cũng như xác định và đáp ứng các yêu cầu về nguồn lực khác.
Xác định vai trò
Phân công trách nhiệm và nhiệm vụ cá nhân, đảm bảo mọi người nắm được kỳ vọng dành cho mình. Khi biết mình phải đạt được điều gì và có thể làm việc tự do, mọi người sẽ gắn bó với công việc hơn.
Hãy nêu rõ bạn cần bao nhiêu thông tin từ đội ngũ trong suốt dự án, đảm bảo mọi người đều hiểu vai trò của mình trong quá trình ra quyết định cũng như mức độ tự do mà họ có.
Xác định số liệu
Thành công của đội ngũ thể hiện như thế nào? Trước khi bắt đầu dự án, hãy xác định cách đo lường thành tích. Đồng thời, hãy đặt ra các điểm mốc để thành viên có thể thấy tiến độ dự án, cũng như nắm được dự án có đạt đúng các cột mốc hay không.
Thiết lập kênh liên lạc
Xác định cách đội ngũ giao tiếp, bao gồm các cuộc họp định kỳ bằng hình thức trực tuyến, trực tiếp hoặc kết hợp cả 2. Lên lịch cho các buổi đóng góp ý kiến và quan điểm cá nhân.
Đảm bảo mọi người có quyền sử dụng kênh và công cụ cộng tác phù hợp, cũng như biết cách sử dụng những kênh/công cụ đó để báo cáo, chia sẻ tiến độ, thông tin và tiếp cận nguồn lực.
Xác định phương pháp làm việc
Giá trị và văn hóa của đội ngũ cũng quan trọng như bất kỳ khía cạnh nào khác của văn hóa công ty. Do đó, đội ngũ nên có cùng giá trị và tiêu chuẩn như văn hóa công ty.
Lãnh đạo đội ngũ hiệu quả nhất có những đặc điểm sau:
Xem trọng ý tưởng của mọi người
Nhận thấy vấn đề mà mọi người không nói thành lời và biết ai đang gặp khó khăn hoặc không thể đóng góp
Tìm cơ hội để suy nghĩ và giải quyết tranh chấp
Định hướng cho đội ngũ và đảm bảo họ tập trung vào mục tiêu tổng thể
Khuyến khích nhân viên tin tưởng lẫn nhau
Khuyến khích chia sẻ thông tin, tiến độ và ý tưởng
Phân công một cách hiệu quả và tạo cơ hội cho đội ngũ giải quyết vấn đề cùng nhau
Cùng gánh vác trách nhiệm
Mọi người trong đội ngũ đều cần chịu trách nhiệm cho công việc của mình, trong đó lãnh đạo nhóm làm gương hành vi mà họ muốn thấy. Để chịu trách nhiệm hiệu quả, mọi người cần thoải mái với trách nhiệm của mình. Bạn có thể làm gương bằng cách cam kết và chịu trách nhiệm để khuyến khích thành viên làm tương tự.
Xây dựng và phát triển các mối quan hệ trong đội ngũ
Hoạt động xây dựng đội ngũ rất quan trọng, không chỉ khi bắt đầu nhiệm vụ mà còn trong suốt quá trình thực hiện. Bằng cách xây dựng và củng cố mối quan hệ, bạn sẽ làm tăng mức độ trung thành và niềm tin cũng như giảm bớt trở ngại.
Cho đội ngũ không gian tự do để tự tương tác với nhau thông qua một số nguyên tắc và cơ hội làm việc cùng nhau. Ví dụ: cung cấp hoạt động xây dựng đội ngũ hoặc cơ hội gặp mặt giao lưu hay dành ra thời gian rảnh vào cuối mỗi buổi làm việc.
Tạo điều kiện để làm việc linh hoạt và thử nghiệm
Một trong những khía cạnh linh hoạt nhất khi làm việc nhóm là khả năng sáng tạo. Nghĩa là mọi thành viên được khuyến khích nêu lên ý tưởng mới mà không sợ bị chê bai hay chỉ trích. Qua đó, bạn tạo ra cơ hội cho những cách thức mới để làm việc, tư duy và giải quyết vấn đề.
Các phiên lên ý tưởng có thể khai phá óc sáng tạo và mở rộng năng lực của đội ngũ. Hãy cởi mở với đội ngũ và sẵn sàng khuyến khích tranh luận. Chỉ ra rằng bất đồng quan điểm không phải lúc nào cũng tiêu cực nếu mọi người xử lý khéo léo.
Quản lý xung đột
Xung đột ở mức độ nào đó là điều không thể tránh khỏi trong quá trình diễn ra dự án. Lãnh đạo đội ngũ cần cho thấy cách quản lý xung đột mà không làm đội ngũ đi chệch hướng.
Bạn có thể thực hiện bằng cách lắng nghe, suy nghĩ cởi mở, linh hoạt và sẵn sàng nhượng bộ. Đội ngũ cũng nên thống nhất cách đi đến đồng thuận khi bắt đầu dự án. Đây sẽ là nền tảng để giải quyết bất đồng về sau.
Giám sát và đưa ra ý kiến đóng góp
Nếu bạn xác định rõ mục tiêu và thông số của dự án, cũng như trách nhiệm của thành viên ngay từ đầu, quá trình giám sát sẽ rất dễ dàng. Tuy nhiên, bạn cần thường xuyên kiểm tra với đội ngũ và hỏi xem họ cảm nhận thế nào về tiến độ và thành tích của mình, suy nghĩ của họ đến nay là tích cực hay tiêu cực.
Như vậy, mọi người có thể báo cáo vấn đề và giải quyết sớm hơn, cũng như tiến hành cải thiện. Đóng góp của mọi người đều được trân trọng và ghi nhận. Các câu hỏi chính có thể là thành viên có thấy đội ngũ của mình đang làm việc hiệu quả với nhau hay không, hiệu quả có thể cải thiện không, có ai nhận thấy bất kỳ vấn đề hay thách thức bất ngờ cần giải quyết hay không.
Ghi nhận và khen thưởng
Khi bạn không quên thường xuyên quan tâm, ghi nhận và khen thưởng tiến độ và thành công, đội ngũ sẽ giữ vững ý chí, nâng cao tinh thần, qua đó nuôi dưỡng cảm giác gắn bó và đoàn kết.
Sử dụng cột mốc phù hợp để chúc mừng thành công của đội ngũ và ghi nhận nỗ lực cá nhân. Bằng cách nói lời cảm ơn, trao phần thưởng như đã hứa, công khai đóng góp và khen tặng cả đội ngũ, bạn sẽ truyền động lực để họ phát triển tích cực.
Đọc tiếp:
