Phân công nhiệm vụ nghĩa là chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm từ người này sang người khác. Trong bối cảnh kinh doanh, hoạt động nói trên thường là khi người quản lý hoặc lãnh đạo bàn giao nhiệm vụ hay trách nhiệm cho người khác. Người này có thể là đồng nghiệp có kỹ năng cụ thể, thành viên đội ngũ cấp dưới hoặc thậm chí cộng tác viên bên ngoài.

Có nhiều lý do để phân công nhiệm vụ, như dành thời gian cho công việc quan trọng hơn, tạo động lực cho người khác, đưa những kỹ năng cụ thể vào dự án và duy trì mối quan hệ với khách hàng trong tương lai.

Để đạt hiệu quả, bạn cần cẩn trọng khi phân công nhiệm vụ - đây không chỉ là hình thức chuyển giao công việc có khối lượng lớn hay thoái thác trách nhiệm. Ngay cả khi bạn giao hoàn toàn nhiệm vụ cho người khác thì trách nhiệm tổng thể vẫn là của chung.

Không phải ai sinh ra cũng đã biết phân công nhiệm vụ. Nhưng tựu chung lại, không ai có thể làm mọi việc một mình. Vì vậy, người quản lý cần học được nghệ thuật phân công nhiệm vụ, cũng như khuyến khích người khác làm theo.

Với các công cụ giao tiếp, phần mềm quản lý dự án và luồng công việc chung, bạn hiện có thể phân công nhiệm vụ một cách dễ dàng hơn nhiều. Nhưng không phải lúc nào mọi người cũng phân công nhiệm vụ khi cần thiết hoặc có phân công nhưng lại không đạt hiệu quả.

Khi bước phân công nhiệm vụ diễn ra hiệu quả, mọi nhân viên đều được hưởng những lợi ích rất lớn. Trong đó bao gồm:

Khi nhân viên ở các cấp bậc khác nhau tham gia vào nhiệm vụ và đưa ra quyết định, cả mức độ gắn bó lẫn động lực của nhân viên đều gia tăng, nhờ đó công việc trở nên thú vị cũng như thử thách hơn. Ngoài ra, hoạt động học hỏi và đào tạo cũng cải thiện, vì những gì nhân viên học được không chỉ là cách thực hiện nhiệm vụ cụ thể, mà còn là cách xử lý trách nhiệm, sắp xếp thời gian, làm việc độc lập cùng quản lý người khác.

Bằng cách phân công nhiệm vụ nhưng vẫn giám sát và chia sẻ trách nhiệm tổng thể, người quản lý sẽ có thêm thời gian, còn nhân viên thì học được kỹ năng mới theo cách tương đối an toàn, có kiểm soát.

Gallup tìm hiểu về các Tổng Giám đốc nằm trong danh sách công ty tư nhân tăng trưởng nhanh nhất hàng năm của Mỹ. Theo đó, khi so sánh nhóm công ty thường xuyên phân công hiệu quả với nhóm ít khi phân công, nhóm đầu có tỷ lệ tăng trưởng trung bình cao hơn đáng kể trong giai đoạn 3 năm và tạo ra lợi nhuận cao hơn.

Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, đối tác trong các công ty luật trung bình tăng được hơn 20% thu nhập nhờ phân công nhiệm vụ cho cộng sự. Các luật sư hàng đầu kiếm được thêm ít nhất là 50%.

Bằng cách phân công nhiệm vụ, bạn có cơ hội giới thiệu kỹ năng và kiến thức mới, cũng như phát triển kỹ năng mà nhân viên đã có. Ngoài ra, công ty sẽ có thêm nhiều phương pháp làm việc, các quy trình và mối quan hệ với khách hàng tránh được nguy cơ bị chững lại.

Rủi ro là rất lớn nếu nhiệm vụ hay khách hàng hoàn toàn phụ thuộc vào một nhân viên hoặc đội ngũ nhỏ. Điều gì sẽ xảy ra nếu người phụ trách chính vắng mặt hoặc trong đội ngũ xảy ra mâu thuẫn do tính cách? Khi phân chia công việc, dự án có thể tiếp tục ngay cả trong trường hợp có biến cố.

Khi được giao trách nhiệm cùng sự hỗ trợ phù hợp, mọi người sẽ thấy mình được tin tưởng và trân trọng, đồng thời sẽ gắn bó hơn với công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, cũng như đảm bảo tái đầu tư vào hoạt động đào tạo và phát triển sự nghiệp.

Các nhà lãnh đạo và nhà quản lý thành công hiểu rằng họ không thể giậm chân tại chỗ nếu muốn trưởng thành và phát triển. Bằng cách đặt ra mô hình lãnh đạo tiếp nối, doanh nghiệp sẽ đảm bảo hoạt động liền mạch. Nghĩa là tương lai của doanh nghiệp không phụ thuộc vào chỉ một người lãnh đạo hay vài nhân viên cấp cao.

Không phải mọi tình huống hay nhiệm vụ đều phù hợp để phân công. Cơ hội hoàn hảo là khi các nhiệm vụ có thể tách biệt rõ ràng, khi nhiệm vụ phù hợp hơn với kỹ năng của người khác hay có nhân viên sẵn sàng học hỏi và phát triển kỹ năng mới.

Khi lần đầu phân công nhiệm vụ cho nhân viên, bạn nên tính thêm thời gian để đào tạo và hướng dẫn đầy đủ, thậm chí là làm lại và góp ý nếu cần. Nhưng chỉ cần có đủ thời gian điều chỉnh cho phù hợp, phương pháp phân công nhiệm vụ có thể trở thành nền tảng quan trọng trong chiến lược hiệu quả để tăng trưởng.

Doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro rất lớn nếu không phân công hoặc phân công không hiệu quả. Nhưng ngay cả khi ý thức được vấn đề này, nhiều người quản lý và lãnh đạo vẫn thấy khó phân công nhiệm vụ.

Thậm chí, nhiều người quản lý còn không thể phân công nhiệm vụ. Họ thấy không thể chuyển giao trách nhiệm vì cho rằng mình sẽ không hoàn thành tốt công việc nếu không tự làm hết mọi thứ. Kết cục là họ cảm thấy mình "phải làm tất cả", làm việc 24/7, thậm chí nghĩ rằng thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào mình họ.

Tình trạng này có thể gây ra căng thẳng, kiệt sức, trì trệ về tinh thần kinh doanh và sáng tạo, đồng thời làm giảm năng suất chung. Cuối cùng, nếu không phân công, khối lượng công việc sẽ vượt ngoài tầm kiểm soát, khi nhiều nhiệm vụ trong số đó đã có thể giao cho người khác. Khi một người quản lý hoặc lãnh đạo liên tục đơn độc đối phó với vấn đề, công việc sẽ trì trệ và doanh nghiệp rơi vào trạng thái bị động thay vì chủ động.

Lý do khác khiến người quản lý không thể phân công hiệu quả là họ cảm thấy thời gian để giải thích, giám sát hay sửa lại sẽ lâu hơn tự mình làm. Có thể họ không tin nhân viên có đủ kỹ năng để thực hiện công việc đó và không đầu tư đào tạo nhân viên. Cũng có thể họ còn sợ mất đi quyền hạn hoặc khả năng kiểm soát.

Lòng tin và mức độ gắn bó sẽ bị tổn hại khi doanh nghiệp không phân công hiệu quả. Nhân viên có khả năng xem đó là sự thiếu đầu tư vào tương lai của họ. Họ sẽ cảm thấy mình không được phép phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp.

Công tác phân công cũng sẽ không thành công nếu người quản lý thực hiện chưa hiệu quả hoặc triệt để. Nếu họ giao trách nhiệm cho nhân viên hoặc đội ngũ nhưng rồi lại quản lý sát sao, trách nhiệm giải trình sẽ trở nên mập mờ, lòng tin càng suy giảm và có nguy cơ mọi người phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để hoàn thành nhiệm vụ đơn giản.

Thiếu năng lực phân công là vấn đề thường gặp. Theo nghiên cứu về phương pháp quản lý thời gian, gần 1/2 số công ty tham gia khảo sát cảm thấy lo ngại về kỹ năng phân công của nhân viên.

Nhưng chỉ 28% trong số đó cung cấp chương trình đào tạo cách phân công. Vậy bạn nên làm cách nào cho hiệu quả? Sau đây là những bí quyết hàng đầu của chúng tôi.

Trong quá trình doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển, khối lượng công việc cùng nhiệm vụ sẽ tăng lên. Người quản lý cần dành ra không gian để đổi mới và sáng tạo, nhằm đảm bảo tương lai cho doanh nghiệp. Bước quan trọng đầu tiên để xây dựng không gian đó là giải phóng những công việc mà người khác có thể làm tốt không kém.

Thay vì xem phân công là giải pháp cho khối lượng công việc ngoài tầm kiểm soát hoặc khủng hoảng bất ngờ, hãy đưa bước phân công vào chiến lược kinh doanh. Tìm cách để hoạt động phân công trở thành thông lệ, thay vì là cứu cánh cuối cùng. Cho nhân viên biết rằng họ có thể xung phong hoặc đứng ra nếu thấy mình có thể nhận thêm trách nhiệm.

Xem xét các nhiệm vụ và khung thời gian, sau đó xác định xem bạn có thể phân công những nhiệm vụ, dự án và trách nhiệm nào một cách an toàn, hiệu quả.

Quy trình phân công trở nên dễ dàng hơn nhờ các công cụ như nền tảng luồng công việc trực tuyến, phần mềm giám sát, báo cáo và quản lý dự án, cũng như chương trình cộng tác nhóm. Khi đầu tư vào công nghệ, bạn sẽ cho đội ngũ nhân viên thấy mình nghiêm túc xây dựng văn hóa phân công. Cũng nhờ các công cụ này, bạn có thể thực hiện thay đổi, kiểm tra hiệu quả và giám sát thành tích, qua đó xây dựng nền tảng để phân công trong tương lai.

Chuẩn bị phân công bằng cách dành ra đủ thời gian để hướng dẫn và kiểm tra xem nhân viên đã nắm được chưa. Ngoài ra, hãy làm rõ cấp bậc trách nhiệm và nghĩa vụ giải trình.

Tìm hiểu thế mạnh và điểm yếu của mỗi nhân viên, xây dựng chiến lược phân công sao cho nhân viên thoải mái sử dụng kỹ năng, tài năng của mình một cách hiệu quả nhất, nhưng vẫn hỗ trợ họ khi cần.

Xác định rõ ràng những khía cạnh mà bạn vẫn nắm trách nhiệm tổng thể, cũng như kỳ vọng của bạn với người khác. Lập ra cơ cấu báo cáo tạo điều kiện cho mọi người làm việc tự do và chủ động, nhưng vẫn đảm bảo họ báo cáo rõ ràng, kịp thời mọi câu hỏi hoặc vấn đề.

Đảm bảo mọi người đều hài lòng với mức độ trách nhiệm, khối lượng công việc, giám sát, báo cáo cũng như mục tiêu của nhiệm vụ.

Lập mục tiêu của tổ chức, xác định mức độ báo cáo và tương tác mà bạn dự định đặt ra, đồng thời đảm bảo mọi người nắm được kỳ vọng. Xác nhận và thống nhất thời hạn, cột mốc.

Giải thích rõ lý do bạn lại phân công nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể, cũng như quyền hạn hoặc mức độ tự chủ mà bạn định giao. Nếu khách hàng có tham gia, hãy đảm bảo họ nắm được ai chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào.

Cung cấp mọi thông tin cần thiết, cũng như mọi bí quyết hay nguồn lực hỗ trợ sẵn có. Nhưng đừng liệt kê từng chi tiết về cách thực hiện công việc đó.

Đây thường là bước khó nhất trong quy trình phân công, nhưng lại là bước không thể thiếu để phân công hiệu quả. Dù có thể bạn rất muốn can thiệp vào dự án đã phân công, nhưng hãy cố giữ khoảng cách, để cá nhân hoặc đội ngũ tìm đến bạn khi có vấn đề cần giải quyết hay khi họ không chắc chắn. Liên tục giám sát nhưng hãy để những người khác nắm quyền chủ động.

Chuẩn bị tinh thần và dành thời gian để trả lời câu hỏi, nhưng cố gắng trả lời ở góc độ phân công nhiệm vụ, thay vì giải thích cách bạn sẽ làm nếu bạn là họ.

Xây dựng lòng tin và sự tự tin bằng cách đóng góp ý kiến. Bạn nên góp ý không chỉ dựa trên cách thực hiện nhiệm vụ, mà còn dựa trên cách đội ngũ hoặc cá nhân đó xử lý trách nhiệm. Chấp nhận và học hỏi từ sai lầm, sau đó truyền đạt kiến thức theo cách tích cực. Cố tránh so sánh với cách bạn từng xử lý công việc, mà hãy tập trung vào phản hồi tích cực. Như vậy, đội ngũ sẽ tự tin và có kỹ năng để nhận nhiệm vụ mới trong tương lai.

Đọc tiếp:

• 9 cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
• Cách cộng tác liên đội ngũ hiệu quả
• Cách xây dựng hoạt động cộng tác nhóm