Mô hình làm việc kết hợp là gì?

Có một số mô hình làm việc kết hợp. Các mô hình này có một mối liên kết là đều cơ bản lấy nhân viên làm trung tâm.

• Luân phiên các nhóm và đội ngũ - các nhóm nhân viên được phân công làm việc luân phiên tại văn phòng vào những ngày hoặc tuần theo lịch cố định. Nhờ đó, công ty có thể cùng duy trì các đội ngũ và luồng công việc.

• Làm việc theo sự thương lượng - mô hình làm việc kết hợp "theo ý muốn" cho mọi người thương lượng ngày nào sẽ làm việc từ xa và ngày nào ở văn phòng. Các đội ngũ quản lý việc này theo cách chính thức hoặc không chính thức, sử dụng lịch kỹ thuật số và công cụ cộng tác để nhân viên luôn kết nối và cập nhật nhiệm vụ cũng như tiến độ. Đây là mô hình lấy nhân viên làm trung tâm và mang tính cách mạng nhất, có hiệu quả cao trong việc tối đa hóa sự an toàn, năng suất và chất lượng cuộc sống cho nhân viên nhưng có thể khó quản lý.

• Ưu tiên văn phòng hoặc ưu tiên mô hình làm việc từ xa - các công ty quyết định họ sẽ ưu tiên mô hình nào. Khi áp dụng cách tiếp cận ưu tiên văn phòng, các tổ chức sẽ không phải đi quá xa so với các phương pháp làm việc truyền thống. Với cách tiếp cận ưu tiên mô hình làm việc từ xa, trong đó nhân viên chủ yếu làm việc bên ngoài công ty, bạn có thể cắt giảm chi phí văn phòng.

• Lên lịch kết hợp - lên lịch làm việc tại công ty và từ xa bằng cách luân phiên theo tuần hoặc chia theo ngày trong tuần.

Nhưng những công việc nào bạn nên làm từ xa và những việc nào tốt nhất nên làm ở công ty? Tốt nhất, nhân viên có thể làm từ xa công việc không đồng bộ - nghĩa là nhân viên thực hiện được một mình mà không cần ở cùng không gian hoặc múi giờ với những người khác. Nhưng công việc đồng bộ, liên quan đến sự cộng tác theo thời gian thực với những người khác, có thể được thực hiện tốt nhất khi mọi người cùng có mặt để làm.

Lý tưởng nhất, các tổ chức nên tạo điều kiện cho 2 loại mô hình làm việc này trong cả 2 tình huống - chẳng hạn như cung cấp khu vực yên tĩnh trong văn phòng và công cụ cộng tác phù hợp để họp trực tuyến hiệu quả.

Mô hình làm việc kết hợp có những ưu và nhược điểm nào?

Ưu điểm của mô hình làm việc kết hợp

Mô hình làm việc kết hợp có rất nhiều điểm cộng. Những điểm cộng này gồm có:

• Sự hài lòng về công việc

  Theo nghiên cứu International Insights của Workplace do BCW thực hiện, 62% nhân viên cho biết họ cảm thấy mình đạt năng suất cao hơn và kết nối hơn với đồng nghiệp từ khi đại dịch bắt đầu, trong khi 60% cảm thấy sự cân bằng giữa công việc-cuộc sống trở nên tốt hơn. Đặc biệt, các bậc cha mẹ đã hưởng lợi từ sự cân bằng tốt hơn mà mô hình làm việc kết hợp mang lại, theo một cuộc khảo sát của Hibob.²

• Năng suất cao hơn

  Với mô hình làm việc kết hợp, mọi người có cơ hội tập trung cao độ mà không bị phân tâm do các yếu tố như thành viên khác trong nhóm gây gián đoạn, tiếng ồn xung quanh và các cuộc trò chuyện phiếm. Khi làm việc tại nhà, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp cung cấp thiết bị phù hợp, nhân viên có thể tận hưởng sự yên tĩnh mà họ rất cần, cũng như được ở trong môi trường thư giãn và quen thuộc hơn để tập trung.

  Khi công ty tạo điều kiện cho mọi người lập kế hoạch thời gian riêng của họ, mọi người có thể lên lịch làm việc vào khung thời gian mà họ thấy mình đạt năng suất cao nhất mà không cần tuân theo khung giờ 9:00-17:00 truyền thống. Và tất nhiên, họ không mất thời gian để di chuyển như trước đây.

• Giảm chi phí văn phòng

  Với một phần đáng kể lực lượng lao động làm việc từ xa tại bất kỳ thời điểm nào, các doanh nghiệp có thể giảm bớt diện tích văn phòng của mình. Họ cũng có thể tiết kiệm các chi phí liên quan như khoản chi cho đồ nội thất, thuế doanh nghiệp, bảo hiểm và phí dịch vụ. Tình hình này cũng dẫn đến sự gia tăng các văn phòng chung và không gian làm việc đa năng.

• Tiếp cận nhân viên giỏi

  Với loạt lựa chọn mà mô hình làm việc kết hợp mang lại, các doanh nghiệp có thể tiếp cận với nguồn cung rộng hơn khi tìm kiếm nhân viên tiềm năng. Khi mô hình làm việc kết hợp trở thành chuẩn mới, các công ty mang đến sự linh hoạt sẽ có lợi thế hơn trong việc thu hút và giữ chân những người giỏi nhất. Nhờ sự linh hoạt mà mô hình làm việc kết hợp tạo ra, phụ huynh có thể tiếp tục làm việc, còn người khuyết tật có thể làm việc với đồng nghiệp dễ dàng hơn. Thêm vào đó, các doanh nghiệp sẽ ít bị hạn chế hơn về vị trí địa lý khi tuyển dụng.

• Sức khỏe, sự an toàn và chất lượng cuộc sống

  Khi ít người đến văn phòng hơn, số người đi lại trên các phương tiện giao thông công cộng cũng giảm đi, làm cho việc giãn cách xã hội trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Ở các thành phố ngày càng ùn tắc, làm việc từ xa cũng có thể được xem là cơ hội để giảm tiếp xúc với sự ô nhiễm gây hại, tai nạn giao thông và sự chậm trễ - đây là những yếu tố làm mất nhiều thời gian và tích tụ căng thẳng.

  Tuy vậy, các doanh nghiệp vẫn cần quan tâm đến sức khỏe và an toàn cho những người làm việc từ xa. Đồng thời, doanh nghiệp cũng như người quản lý cần đảm bảo hỗ trợ về thiết bị an toàn và kiến thức để làm việc tốt cho những thành viên trong đội ngũ không làm việc ở công ty.

Nhược điểm của mô hình làm việc kết hợp

• Khó duy trì sự công bằng

  Các đội ngũ thành công đoàn kết với nhau trong việc theo đuổi mục tiêu chung, trong đó các thành viên chia sẻ niềm tin rằng họ có vai trò quan trọng. Doanh nghiệp cần duy trì sự công bằng không chỉ trong thực tiễn mà còn cả trong cảm nhận - điều này có thể khó đạt được khi lực lượng lao động bị phân tán ở nhiều địa điểm.

  Nguy cơ xảy ra sự phân chia giữa "những người có" và "những người không có" đã hiện hữu. Nếu mô hình làm việc kết hợp không phù hợp cho tất cả, mọi người có thể sợ sẽ bỏ lỡ cơ hội học hỏi từ các đồng nghiệp khi làm việc tại nhà hoặc bị phân biệt hoặc đối xử khác.

• Thiếu sự giao tiếp trong đội ngũ

  Khi nhân viên làm việc từ xa, họ có thể trở nên tập trung vào nhiệm vụ thay vì tham gia với toàn công ty hoặc đội ngũ, đồng thời sự tiếp cận của họ với các hoạt động và lĩnh vực khác của doanh nghiệp sẽ bị giới hạn. Như vậy, triển vọng phát triển nghề nghiệp của họ sẽ bị ảnh hưởng. Họ cũng có nguy cơ bỏ lỡ các cơ hội tiếp xúc ý tưởng mới và những buổi tìm kiếm ý tưởng có giá trị giữa các phòng ban hoặc nhóm.

• Ranh giới giữa công việc và cuộc sống không rõ ràng

  Làm việc tại nhà hoặc các địa điểm từ xa khác có thể dẫn đến năng suất cao hơn, nhân viên có nhiều tự do hơn để lập kế hoạch về sự cân bằng tích cực giữa công việc và cuộc sống. Nhưng như vậy cũng tạo ra nguy cơ xóa nhòa ranh giới giữa công việc/cuộc sống, đồng thời có thể dẫn đến áp lực khi nhân viên luôn cảm thấy "đang làm việc" và không thể thư giãn hay nghỉ ngơi.

  Nhân viên làm việc từ xa, dù là hoàn toàn hoặc phần lớn thời gian, đều có thể cảm thấy bị cô lập và xa cách với đội ngũ, cảm nhận mất đi sự hỗ trợ cũng như bị loại trừ khỏi văn hóa công ty.

• Chi phí

  Mặc dù rõ ràng đã có những khoản tiết kiệm do giảm không gian văn phòng, tạo điều kiện cho lực lượng lao động kết hợp đạt năng suất cao hơn, hạnh phúc hơn và bền vững hơn, nhưng việc này có thể dẫn đến chi phí khi chúng ta vượt qua đại dịch.

  Ngân sách trước đây dành cho việc thuê và trang bị văn phòng nay cần dùng để chi trả cho các không gian họp cũng như cộng tác linh hoạt hơn, wi-fi có thể truy cập và nhanh hơn, không gian lưu trữ cho nhân viên hiện không có mặt tại văn phòng cùng hoạt động tăng cường bảo mật ở các địa điểm từ xa.

  Mặc dù nhân viên làm việc kết hợp thường sử dụng hệ thống sưởi và ánh sáng của riêng họ, nhưng các công ty cũng sẽ cần cung cấp công nghệ phù hợp để họ làm việc, cũng như đồ nội thất lẫn thiết bị văn phòng tiện dụng.

Cách nhà quản lý có thể tối đa hóa lợi ích của mô hình làm việc kết hợp

Mô hình làm việc kết hợp và linh hoạt là một phần của nơi làm việc trong tương lai. Nhà quản lý có thể tránh những nhược điểm và tối đa hóa trải nghiệm cho doanh nghiệp và lực lượng lao động của họ theo một số cách:

• Đảm bảo tất cả thành viên đội ngũ biết công ty luôn ủng hộ và tin tưởng để họ quản lý thời gian và năng suất riêng của họ

• Làm rõ bạn yêu cầu gì về công việc, năng suất, hiệu quả cũng như các hoạt động đóng góp cho doanh nghiệp và phần còn lại của đội ngũ

• Cung cấp sự hỗ trợ về công nghệ và kỹ thuật tốt nhất có thể

• Thu hút nhân viên làm việc từ xa tham gia các hoạt động ngoài công việc của công ty và đội ngũ để khuyến khích họ xây dựng mối quan hệ và tinh thần làm việc nhóm

• Lập kế hoạch và lên lịch cho công việc và đội ngũ để mọi người biết thành viên khác đang ở đâu và làm gì

• Tạo và duy trì nhiều cơ hội định hướng, hỗ trợ, gặp gỡ thân mật và tham gia các hoạt động

• Đầu tư vào hoạt động bảo mật hiệu quả đối với dữ liệu để bảo vệ doanh nghiệp và nhân viên

• Xem xét việc thiết kế lại không gian làm việc để phục vụ mục đích sử dụng thay đổi của thành viên trong đội ngũ khi họ ở văn phòng