Line Oddekalv dẫn dắt đội ngũ phụ trách triển khai Workplace tại Elkjop, cô cũng là động lực thúc đẩy quá trình chuyển đổi mà Workplace đang góp phần tạo ra.

Nhưng với cô, tác động đáng chú ý nhất khi sử dụng Workplace là gì?

Line chia sẻ: "Thật khó để chỉ chọn một tác động" trước khi kết luận rằng công tác chuyển đổi cách tổ chức giao tiếp với nhau phải là ưu tiên hàng đầu.

Tác động tức thì

"Đó là có thể kết nối với mọi người - đặc biệt là khi bạn từng không có cách để giao tiếp với những người khác trong cùng công ty. Thế rồi bỗng nhiên họ ở ngay đó! Họ ở ngay trước mắt. Chúng tôi thậm chí còn thấy được mặt nhau trong ảnh đại diện. Chúng tôi có thể trò chuyện trực tiếp."

Ngay khi mới triển khai, sức mạnh của những phản ứng tức thì và chân thực này đã thể hiện rõ ràng khi quản lý của Line đăng thông điệp đầu tiên của anh lên nhóm Workplace.

"Khi thấy tốc độ mọi người xem được bài viết cũng như số lượt bày tỏ cảm xúc và lượt thích, anh ấy đã ÒA lên! Tôi biết anh ấy đã có khoảnh khắc bừng tỉnh, tức là khi quản lý của bạn nhận ra hướng đi đó sẽ có hiệu quả."

Lý do các nhà bán lẻ nên triển khai Workplace

Khả năng kết nối với nhân viên tuyến đầu và nhân viên tạm thời có ý nghĩa hết sức quan trọng. Workplace đem lại kết nối đó nhanh chóng và hiệu quả.

Đó là bởi Workplace ưu tiên di động và những người quen thuộc với nền tảng có thể tương tác ngay với các bộ phận khác trong doanh nghiệp bất kể họ đang ở đâu. Họ sử dụng Bảng tin để cập nhật tin tức về công ty. Họ sử dụng Chat trên Workplace để liên lạc với các cửa hàng khác hoặc gửi lại đề xuất và ý kiến đóng góp trực tiếp từ cửa hàng.

Nhờ đó, nhân viên và doanh nghiệp được hưởng rất nhiều lợi ích. "Khi đã thuyết phục và thu hút được các nhân viên tuyến đầu rồi, bạn sẽ có được thông tin chi tiết để triển khai phù hợp hơn. Bạn cũng tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn vì đây là những người biết chính xác khách hàng cần gì."

Khi sử dụng Workplace để thu hút các nhân viên tuyến đầu, bạn sẽ có được thông tin chi tiết để triển khai phù hợp hơn.

Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho nhân viên bán thời gian và nhân viên theo ca. Line cho biết: "Đây là một trường hợp sử dụng tuyệt vời khác. Không phải lúc nào bạn cũng tập hợp được mọi người vào cùng thời điểm để đảm bảo tất cả đều nắm cùng thông tin. Với Workplace, bạn sẽ đạt được mục tiêu đó."

Lý do các nhà bán lẻ nên triển khai Workplace

Để ra mắt thuận lợi, mấu chốt là phải thu thập thông tin. Line chia sẻ: "Trước hết, bạn cần thu thập thông tin từ toàn công ty, từ mọi người. Bạn phải biết họ có những quy trình nào và cần Workplace cho công việc nào."

Một việc quan trọng khác là thuyết phục quản lý tham gia ngày từ khi bắt đầu quá trình này. Mục đích là tìm hiểu các trường hợp sử dụng của mỗi phòng ban để họ nắm rõ lợi ích Workplace sẽ đem lại. Như vậy, họ sẽ hỗ trợ bạn hoàn thành dự án, đồng thời trở thành "tác nhân thúc đẩy tương tác".

Giải quyết vấn đề ở tuyến đầu

Line chia sẻ ví dụ tuyệt vời về cách Workplace góp phần giải quyết một số thách thức trong hoạt động bán lẻ. Cốt lõi là cung cấp ý kiến đóng góp tại cửa hàng và đưa ra hành động tương ứng.

Cô cho biết: "Đôi khi, sự cố sẽ xảy ra. Giá mặt hàng bị sai hoặc thông tin sản phẩm không chính xác. Các đồng nghiệp ở tuyến đầu sẽ nắm được. Họ có thể nhận ra và khách hàng sẽ báo cho họ biết."

"Chúng tôi có các nhóm Workplace để đóng góp ý kiến. Bạn chỉ cần báo cáo lại với nhóm là vấn đề sẽ được khắc phúc ngay tức khắc. Đó là tác động rất đáng kể."

Trước đây, các điểm bán lẻ gặp khó khăn khi cần báo cáo sự cố với trụ sở chính. Nhưng với Workplace thì không. "Hiện tại, chúng tôi có các nhóm Workplace để đóng góp ý kiến. Ngay khi nhận ra vấn đề, bạn chỉ cần báo cáo lại với nhóm là vấn đề sẽ được khắc phục tức khắc. Đó là tác động rất đáng kể."

Cải thiện quá trình định hướng nhân viên mới, triển khai bot và đào tạo

Thật hào hứng khi được nghe tin Line và đội ngũ của cô chỉ mới bắt đầu và còn nhiều kế hoạch lớn để khai thác Workplace hơn nữa.

"Chúng tôi có thể làm rất nhiều việc! Chúng tôi sẽ ra mắt một số bot, bao gồm bot kiểm kê.” Họ dự định sử dụng bot này để đẩy mạnh tự động hóa quy trình kiểm kê và lưu kho.

"Chúng tôi còn muốn có bot để nhắc nhở mọi người về một số lớp hoặc chương trình đào tạo trực tuyến mà họ chưa tham gia."

Họ cũng đang tìm hiểu cách đội ngũ Nhân sự có thể sử dụng bot trong Workplace để đào tạo định hướng cho nhân viên mới gia nhập doanh nghiệp. Qua những tính năng như đoạn chat tự động, người mới có thể tiếp cận thông tin mình cần để nhanh chóng bắt tay vào công việc.

"Chúng tôi còn muốn có bot để nhắc nhở mọi người về một số lớp hoặc chương trình đào tạo trực tuyến mà họ chưa tham gia."

Đây là cách tuyệt vời để sử dụng Workplace làm công cụ để mọi người phát triển sự nghiệp. Line chia sẻ: "Chúng tôi muốn mọi người sử dụng như vậy để xây dựng nên đội ngũ nhân viên có năng lực hơn nữa."

Gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Line Oddekalv tại Elkjop.