#WorkplacePioneers (Người tiên phong trên Workplace) là những Giám đốc Workplace giàu kinh nghiệm và có tư duy tiến bộ nhất trên thế giới. Trong loạt bài viết mới này, chúng ta sẽ tìm hiểu lý do họ lựa chọn Workplace và tác động của nền tảng này đối với tổ chức của họ.

Nhân vật đầu tiên là Steve Clark - Quản lý Cấp cao về Kênh liên lạc tại Virgin Atlantic và Virgin Holidays.

Hiểu rõ thách thức. Triển khai giải pháp

Nhận thức rằng tổ chức đang gặp phải thách thức cụ thể về giao tiếp mới chỉ là bước đầu tiên. Bước tiếp theo là xác định, triển khai và duy trì áp dụng giải pháp đã chọn.

Bước này sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bên cạnh bạn có một người như Steve và đội ngũ của anh.

Steve đã chủ trì chiến lược ra mắt và áp dụng Workplace tại RBS. Anh là chuyên gia trong các chiến lược kỹ thuật số có quy mô rộng hơn cho những chương trình kỹ thuật số lớn khác, bao gồm Sharepoint. Vì vậy, anh hiểu rõ các bước cần thực hiện để Virgin triển khai thành công. Xem video này để tìm hiểu thêm.

Kết nối nhân viên tuyến đầu

Một trong những động lực chính đằng sau kế hoạch triển khai Workplace tại Virgin Atlantic và Virgin Holidays là nhu cầu cải thiện chất lượng giao tiếp với nhân viên tuyến đầu. Kỹ sư. Phi công. Phi hành đoàn.

Một trong những động lực chính là nhu cầu cải thiện chất lượng giao tiếp với nhân viên tuyến đầu

Steve hiểu rằng họ cần công cụ phù hợp để nhân viên tuyến đầu có thể giữ liên lạc với nhau và với doanh nghiệp nói chung, bởi những nhân viên này nằm phân tán ở nhiều nơi nhưng lại có vai trò vô cùng thiết yếu.

Cũng như với dự án triển khai Workplace tại RBS, Steve nhận ra Workplace chính là giải pháp họ đang tìm kiếm. Nhưng làm cách nào để triển khai thành công nhất có thể?

Sự ủng hộ và ý kiến đóng góp: Cách Steve và đội ngũ của mình triển khai Workplace thành công

Steve chia sẻ: "Hãy thuyết phục các lãnh đạo tham gia. Đây là dự án rất lớn. Khi có sự ủng hộ của lãnh đạo, bạn có thể thực sự phát triển hệ thống."

Steve và đội ngũ của anh chính là minh chứng. Họ đưa toàn bộ đội ngũ quản lý tham gia dự án 1 tháng trước khi ra mắt. Họ cũng đảm bảo các đội ngũ trong toàn doanh nghiệp đều có đại diện ở cấp cao ngay từ khi bắt đầu thử nghiệm.

Họ đưa toàn bộ đội ngũ quản lý tham gia dự án triển khai Workplace 1 tháng trước khi ra mắt

Tiếp theo, Steve đảm bảo họ dành thời gian đặt câu hỏi cho những nhân viên liên quan về kỳ vọng đối với nền tảng này.

Steve kể lại: "Chúng tôi nhận được ý kiến đóng góp từ các đội ngũ về cấu trúc, về những nhóm mà họ muốn có, cũng như về cách họ định sử dụng Workplace trong lĩnh vực của mình."

Qua đó, tiềm năng của Workplace trở nên rõ ràng hơn đối với những nhân viên mà họ nói chuyện. Bằng cách làm cho Workplace trở nên cụ thể và phù hợp với những người sử dụng nền tảng này, đội ngũ của Steve đã áp dụng được ở mức độ sâu hơn, hiệu quả hơn.

Tác động của Workplace

Tác động của Workplace tại Virgin Atlantic là vô cùng ấn tượng. Như Don Langford - Giám đốc Thông tin của Virgin Atlantic - đã nói: "Workplace có hiệu quả tuyệt vời đối với chất lượng giao tiếp và mức độ tương tác, nhất là khi bạn có lực lượng lao động làm việc từ xa hoặc nằm phân tán."

Steve đồng tình: "Một trong những tác động rất lớn mà chúng tôi đạt được chính là mức độ hiện diện của đội ngũ lãnh đạo."

"Mọi người cảm thấy kết nối hơn với lãnh đạo và thực tế là đúng như vậy. Họ có cách thức cụ thể và dễ dàng để đặt câu hỏi thông qua nhóm."

"Một trong những tác động rất lớn mà chúng tôi đạt được chính là mức độ hiện diện của đội ngũ lãnh đạo. Mọi người cảm thấy kết nối hơn với lãnh đạo và thực tế là đúng như vậy"

Cách làm việc hiệu quả hơn

Quan trọng hơn là giờ đây, mọi người có thể đối thoại 2 chiều thay vì "trên bảo dưới nghe".

"Mọi người đề xuất ý tưởng hoặc giải pháp cho vấn đề. Thông qua nhóm và Bảng tin, ai cũng có thể nắm rõ vấn đề được giải quyết như thế nào."

Steve kết luận rằng lợi ích này rất quan trọng vì "nhờ vậy mà tổ chức hoạt động hiệu quả hơn, qua đó đem lại kết quả tốt hơn cho khách hàng…"

Điều gì tiếp theo

Steve rất hào hứng về kế hoạch sắp tới cho Workplace tại Virgin Atlantic. Vì trải nghiệm trong chiến lược kỹ thuật số bao gồm cả Microsoft 365 và Sharepoint, nên không có gì đáng ngạc nhiên khi hoạt động sử dụng tính năng tiện ích tích hợp trên Workplace nằm trong lộ trình của anh.

Một trong những ưu tiên hàng đầu của tôi là tạo ra trải nghiệm nhân viên tuyệt vời như trải nghiệm khách hàng."

"Đặc biệt là trong một tổ chức phát triển nhanh với hơn 70 văn phòng trên toàn thế giới, cùng hàng trăm nhân viên thậm chí còn không làm việc ở văn phòng, chúng tôi phải cân nhắc kỹ càng cách thu hút họ và đem lại cho họ cảm giác cộng đồng."

Nhưng nói dễ hơn làm. Thời điểm này chính là lúc để các công ty khám phá công nghệ mới và cách triển khai.

"Mọi người thực sự xích lại gần nhau nhờ các cuộc trò chuyện theo thời gian thực, thảo luận minh bạch và những nhóm tạo ra tinh thần gắn kết xoay quanh những chủ đề quan trọng."

"Bất kỳ quy trình nào cồng kềnh, cần đến nhiều bước và hệ thống đều sẽ được chúng tôi đơn giản hóa thông qua các tiện ích tích hợp trên Workplace."

Anh cho biết: "Chúng tôi đang tìm cách đơn giản hóa các quy trình phức tạp. "Bất kỳ quy trình nào cồng kềnh, cần đến nhiều bước và hệ thống đều sẽ được chúng tôi đơn giản hóa thông qua bot và tiện ích tích hợp trên Workplace."

May mắn thay cho Virgin Atlantic, họ có kỹ năng mà Steve và đội ngũ của anh đem lại để dẫn đường. Nhờ vậy, nhân viên có thể sử dụng tiện ích tích hợp để tìm thêm nhiều cách cộng tác hiệu quả hơn nữa.

Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Steve Clarke, Người tiên phong về Workplace tại Virgin Atlantic.