Giờ đây, nhiều tổ chức đã chuyển đổi từ môi trường công sở vốn có sang hình thức làm việc kết hợp. Nhưng hình thức này liệu có tồn tại lâu dài và sẽ phát triển ra sao?

Vậy nguyên do nào thực sự đứng sau sự chuyển dịch văn hóa này và liệu hình thức làm việc kết hợp có tiếp tục tồn tại không?

Trong suốt đại dịch, quá trình chuyển dịch sang hình thức làm việc từ xa đặt ra nhiều thử thách bức thiết và cấp bách cho các doanh nghiệp.

Khi không thể gặp mặt trực tiếp, công nghệ họp qua video từ chỗ là lựa chọn không bắt buộc đã trở thành công cụ thiết yếu chỉ sau một đêm, còn các phần mềm giao tiếp và cộng tác trực tuyến thì đóng vai trò then chốt trong quá trình hỗ trợ nhân viên thực hiện các dự án nhóm.

Nhờ đầu tư vào công nghệ, khả năng kết nối và công cụ cộng tác, các công ty có thể chuyển dịch hoạt động vận hành từ văn phòng sang không gian ảo mà không gây ra quá nhiều gián đoạn. Trên thực tế, quá trình chuyển dịch này trôi chảy đến mức nhiều doanh nghiệp cho biết họ đạt được năng suất tương tự hoặc cao hơn khi nhân viên làm việc tại nhà.

Trước đại dịch, Stanford đã tiến hành một nghiên cứu nổi tiếng với 16.000 người lao động trong vòng 9 tháng. Nghiên cứu này cho thấy hình thức làm việc tại nhà đã tăng năng suất thêm 13%.² Còn theo báo của Owl Labs, 70% nhân viên cho biết họ thấy các cuộc họp trực tuyến ít căng thẳng hơn và 64% ưa thích hình thức họp kết hợp hơn.³

Nhưng điều này có ý nghĩa gì trong tương lai của công việc? Khi hiệu quả của hình thức làm việc kết hợp đã được chứng minh và nhiều doanh nghiệp đang đánh giá lại vai trò của văn phòng, đâu sẽ là sự cân bằng hoàn hảo giữa mô hình làm việc từ xa và tại văn phòng?

Sẽ có lúc tổ chức tự hỏi liệu văn phòng còn cần thiết không. Dù hình thức làm việc tại nhà hẳn đã cho thấy hiệu quả về mặt năng suất trong suốt đại dịch, nhưng văn phòng rõ ràng vẫn nắm vai trò quan trọng trong việc tạo dựng văn hóa tích cực nơi công sở và hỗ trợ sức khỏe toàn diện của nhân viên. Trong ít nhất một số thời điểm, mô hình làm việc tại văn phòng có thể mang lại những lợi ích vô giá sau:

• Xây dựng quan hệ kết nối

  Công cụ cộng tác gắn kết mọi người, dù họ ở đâu. Những quan hệ kết nối này có thể càng bền chặt hơn qua sự tương tác gần gũi khi mọi người có mặt trong cùng không gian thực.

• Cộng tác trực tiếp

  Với sự chuyển dịch sang hình thức làm việc từ xa, mọi người cần tập trung đánh giá xem nhiệm vụ nào tốt nhất nên làm độc lập và nhiệm vụ nào thì cần đến sự cộng tác. Khi nắm được thông tin này, mọi người có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn, chẳng hạn như dành những ngày "làm việc từ xa" cho các công việc cần sự tập trung cao độ và xử lý độc lập, còn những ngày làm việc tại văn phòng thì dành cho các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều hoạt động cộng tác hơn.

• Duy trì sự cân bằng giữa đời sống và công việc

  Khi nhà cũng là văn phòng và mọi người có thể liên hệ với nhau 24/7, bạn khó mà ngắt kết nối. Bằng cách đi tới nơi dành riêng cho công việc (trong khoảng thời gian nhất định), bạn có thể đặt lại ranh giới cần thiết giữa công việc và những khía cạnh khác của cuộc sống.

• Đào tạo và phát triển

  Khi ở trong cùng không gian thực với các đồng nghiệp dày dặn kinh nghiệm hơn - dù chỉ vào một vài thời điểm trong tuần, nhân viên sẽ dễ dàng "học việc" hơn.

Tuy sẽ còn tồn tại trong một khoảng thời gian nữa nhưng văn phòng trong tương lai sẽ rất khác biệt.

Hình thức làm việc kết hợp mang đến cho nhân viên tất cả những ưu điểm của mô hình làm việc tại nhà mà không tước đi lợi ích của cộng đồng và văn hóa công sở.

Tuy nhiên, không chỉ nhân viên hưởng lợi từ hình thức làm việc này. Theo báo cáo gần đây của Accenture, 63% công ty đạt mức tăng trưởng doanh thu cao đều sử dụng mô hình làm việc kết hợp "năng suất dù ở bất kỳ đâu".

Hãy tìm hiểu kỹ hơn một số lợi ích chính của hình thức làm việc kết hợp.

Lợi ích của mô hình làm việc kết hợp đối với nhân viên:

• Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và đời sống - các công ty làm việc theo mô hình kết hợp tạo điều kiện để nhân viên sắp xếp công việc sao cho phù hợp với các cam kết cá nhân và gia đình

• Giảm chi phí sinh hoạt - nhân viên có thể sống tiết kiệm hơn nhờ cắt giảm được chi phí đi lại và các bữa ăn khi di chuyển

• Di chuyển ít hơn - khi ít phải đi đến và về từ văn phòng, nhân viên có thêm thời gian cho gia đình, các hoạt động cá nhân và tập thể dục

• Nâng cao năng suất - những người làm việc từ xa ít nhất 1 lần/tháng thường sẽ hạnh phúc và làm việc hiệu quả hơn 24%⁴

Lợi ích của mô hình làm việc kết hợp đối với doanh nghiệp:

• Giảm chi phí - khi số lượng nhân viên tới văn phòng ít đi, công ty sẽ không cần đến không gian làm việc quá rộng. Như vậy, doanh nghiệp có thể giảm chi phí thuê văn phòng, cũng như tiết kiệm tiền điện

• Giảm tình trạng vắng mặt thường xuyên - khi tạo điều kiện để nhân viên cải thiện sự cân bằng giữa công việc và đời sống, công ty có thể giảm mức độ căng thẳng trong toàn bộ lực lượng lao động, từ đó cải thiện sức khỏe toàn diện tổng thể và góp phần ngăn chặn tình trạng vắng mặt thường xuyên

• Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc - trung bình, những công ty cho phép nhân viên làm việc từ xa một phần thời gian có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc thấp hơn 25% so với những công ty không áp dụng hình thức này⁵

• Thu hút nhân tài tốt hơn - với hình thức làm việc kết hợp, công ty có thể khám phá nguồn nhân lực đa dạng hơn mà không bị hạn chế về vị trí

Giờ đây, hình thức làm việc kết hợp có thể đang rất phổ biến nhưng liệu mọi người có dần chuyển dịch về mô hình làm việc tại cơ quan, từ 9h00-17h00, thứ 2 - thứ 6 không? Các doanh nghiệp không cho là vậy. Theo cuộc thăm dò ý kiến của Willis Towers Watson, phần lớn các công ty không dự định quay lại cách làm việc trước đại dịch. Họ cho rằng gần một nửa số nhân viên sẽ đón nhận hình thức làm việc kết hợp.⁶ Một khảo sát của McKinsey với 100 giám đốc điều hành ở khắp châu Á, châu Âu, Mỹ La tinh, Hoa Kỳ nhận thấy 9/10 tổ chức sẽ kết hợp hình thức làm việc từ xa và kết hợp.

Một trong những lý do cho thấy hình thức làm việc kết hợp nhiều khả năng sẽ còn tồn tại chính là nhu cầu của nhân viên - 88% người lao động muốn làm việc từ xa ít nhất trong ít nhất một số thời điểm. ⁷ Các công ty không cung cấp lựa chọn này có thể sẽ rơi vào tình trạng mất nhân viên và gặp khó khăn khi tuyển dụng vì ứng viên tìm kiếm các tổ chức linh hoạt hơn. Nhiều tổ chức cũng đã và đang đạt được hiệu quả về năng suất, mức độ gắn bó của nhân viên cũng như sự hài lòng của khách hàng kể từ khi áp dụng hình thức làm việc kết hợp. Không công ty nào muốn vội vã từ bỏ những lợi ích này.

Theo nghiên cứu của McKinsey, dù có thể có tầm nhìn xa trông rộng nhưng nhiều công ty vẫn đang bỏ ngỏ cách triển khai hình thức làm việc kết hợp trong thời gian tới. Có lẽ trong tương lai gần, các tổ chức sẽ tìm cách lấp những chỗ trống đó, đưa ra chính sách nêu rõ cách thức triển khai mô hình làm việc kết hợp trong doanh nghiệp mình.

Bạn nên cân nhắc áp dụng mô hình làm việc kết hợp nào thì hiệu quả - hình thức làm việc từ xa hay ở cơ quan sẽ là chủ đạo? Nhân viên có thể chọn thời điểm đến văn phòng không hay nhà quản lý sẽ là người lên lịch số ngày làm việc tối thiểu tại văn phòng? Khi bàn về tầm quan trọng của quá trình thử và lặp lại, McKinsey cho rằng các công ty cần tìm hiểu xem yếu tố nào phù hợp và không phù hợp thì mô hình làm việc kết hợp mới phát huy hiệu quả. Dĩ nhiên, tổ chức cũng phải truyền đạt rõ ràng kế hoạch và tầm nhìn đến mọi cấp bậc nhân sự.

Bên cạnh đó, tổ chức còn cần xét đến tương lai lâu dài của mô hình làm việc kết hợp khi đặt nền móng công nghệ nhằm có những bước phát triển vượt bậc hơn nữa. Ví dụ: Khi tiến vào vũ trụ kỹ thuật số. Trong những năm tới, mạng Internet mà bạn có thể bước vào sẽ thay đổi hình thức làm việc kết hợp bằng cách tạo điều kiện để mọi người tạo không gian chung với đồng nghiệp, dù họ đang ở đâu.

Dù đã chứng minh được tính hiệu quả và gắn kết trong phần lớn các trường hợp nhưng mô hình làm việc kết hợp cũng đặt ra nhiều thử thách. Trong đó bao gồm cô lập xã hội, hiểu lầm giữa nhân viên, thiếu cơ hội phát triển và nguy cơ nhân viên kiệt sức vì làm việc quá mức.

Sau đây là một số bí quyết để bạn quản lý mô hình làm việc kết hợp sao cho duy trì được năng suất cũng như củng cố văn hóa làm việc hỗ trợ và truyền cảm hứng.

• Khuyến khích mọi người giao tiếp cởi mở - đại dịch đã buộc nhà quản lý nhìn nhận rõ ràng tầm quan trọng của hoạt động thăm hỏi thường xuyên và thảo luận thẳng thắn về cảm giác của mọi người khi làm việc. Nhà quản lý cần duy trì các cơ hội này để giữ kết nối trong thế giới làm việc kết hợp.

• Linh hoạt - nhờ áp dụng thời gian và địa điểm làm việc linh hoạt, tổ chức bạn sẽ trở nên hấp dẫn hơn với các nhân tài hàng đầu.

• Đặt ra ranh giới - nhiệm vụ bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi tình trạng nhân viên kiệt sức là một vấn đề thiết yếu. Chartered Management Institute (CMI) gợi ý các tổ chức cân nhắc những biện pháp như chính sách "quyền được ngắt kết nối" để bảo vệ sự cân bằng giữa công việc-đời sống của nhân viên.

• Dành thời gian kết nối - theo McKinsey, những công ty hỗ trợ các hoạt động tương tác nhỏ giữa đồng nghiệp (như chia sẻ ý tưởng hoặc mạng lưới) đạt năng suất cao hơn trong đại dịch. Nếu tiếp tục phát huy khía cạnh này, tổ chức sẽ khởi sắc.

• Đảm bảo tính hòa nhập - CMI cảnh báo rằng tuy hình thức làm việc kết hợp mở ra những cơ hội mới nhưng cũng mang đến rủi ro lớn. Đó là làm trầm trọng thêm tình trạng bất bình đẳng, thậm chí tạo ra sự bất bình đẳng mới. Nhà lãnh đạo và quản lý cần hết sức chú ý đến nhu cầu nuôi dưỡng môi trường hòa nhập, bất kể mọi người đang làm việc ở đâu.