Điều đầu tiên bạn cần biết về phương pháp làm nhiều việc cùng lúc là thực ra không hề có phương pháp nào như vậy. Chúng ta ca ngợi những đồng nghiệp đảm nhận đồng thời nhiều nhiệm vụ. Chúng ta ngưỡng mộ những người trẻ khi dường như họ đăng bài lên mạng xã hội, xem video, gửi tin nhắn tức thì và làm bài tập cùng lúc. Nhưng khoa học thần kinh đã chứng minh rằng mặc những gì chúng ta thấy bề ngoài, không ai có thể làm nhiều việc cùng lúc.

Như Nancy K. Napier giải thích trên trang Psychology Today, khi chúng ta có vẻ như đang xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ thì thực chất là chúng ta chỉ đang chuyển đổi rất nhanh từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Cách làm việc này không phải lúc nào cũng hiệu quả nhất.

Làm nhiều việc cùng lúc và cơ chế của não bộ

Mỗi lần chúng ta chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, não bộ sẽ trải qua quá trình tạm dừng - khởi động. Trong lúc tìm cách làm việc có trật tự, chúng ta cần hiểu được quá trình này diễn ra như thế nào.

Để chuyển đổi nhiệm vụ, não bộ phải làm một số việc. Não bộ phải:

Mặc dù quá trình này chỉ mất vài phần giây, nhưng vài phần giây đó có thể là thời khắc mấu chốt trong một số nhiệm vụ, đặc biệt là những nhiệm vụ phức tạp hoặc không quen thuộc. Một ví dụ rõ ràng là tài xế sử dụng điện thoại di động khi chuyển làn nhưng vấn đề này cũng xảy ra khi bạn cố gắng lắng nghe thuyết trình trong lúc đọc email trên laptop.

Hiệu quả và năng suất

Cách làm việc hiệu quả hơn

Vậy, khi cân nhắc đến nguy cơ tổn thất năng suất và hiệu quả, bạn có nên yêu cầu nhân viên làm nhiều việc cùng lúc không? Hay là có những cách thức hiệu quả hơn để làm việc có trật tự?

Bạn có thể nhận thấy rằng nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả hơn khi bạn cho họ đủ thời gian và cơ hội để hoàn tất một nhiệm vụ rồi mới chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Ngoài ra, họ cũng có thể làm việc dễ dàng hơn nếu được cung cấp những công cụ hỗ trợ giảm thiểu gánh nặng cho não bộ. Thông qua những nền tảng như Workplace của Facebook với khả năng dễ dàng tích hợp với các công cụ khác mà bạn sử dụng mỗi ngày, bạn có thể tránh bị phân tâm do phải chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác.

Email cũng có thể là nguyên nhân lớn gây xao nhãng và nhiều tin nhắn mà nhân viên nhận được không hề liên quan đến việc họ đang làm. Bằng cách sử dụng nhóm trên Workplace, bạn có thể đảm bảo nhân viên chỉ cần xử lý những tin nhắn liên quan đến nhiệm vụ ngay trước mắt.

Cuối cùng, bạn có thể đi đầu làm gương. Nếu thấy bạn toàn tâm toàn ý làm nhiệm vụ của mình, nhân viên có thể sẽ noi theo.