Cách làm việc có trật tự: mặt trái của phương pháp làm nhiều việc cùng lúc

Khả năng xoay xở giữa nhiều nhiệm vụ thường được xem là ưu điểm. Nhưng liệu phương pháp xử lý nhiều dự án có phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt hay vẫn có cách thức làm việc khác hiệu quả hơn? Chúng ta sẽ tìm hiểu về bản chất của việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc và cách bạn có thể hỗ trợ mọi người kiểm soát được khối lượng công việc đa dạng.

GIAO TIếP TRONG DOANH NGHIệP | THờI GIAN đọC: 10 PHúT
how to be more organized at work - Workplace from Meta

Điều đầu tiên bạn cần biết về phương pháp làm nhiều việc cùng lúc là thực ra không hề có phương pháp nào như vậy. Chúng ta ca ngợi những đồng nghiệp đảm nhận đồng thời nhiều nhiệm vụ. Chúng ta ngưỡng mộ những người trẻ khi dường như họ đăng bài lên mạng xã hội, xem video, gửi tin nhắn tức thì và làm bài tập cùng lúc. Nhưng khoa học thần kinh đã chứng minh rằng mặc những gì chúng ta thấy bề ngoài, không ai có thể làm nhiều việc cùng lúc.

Như Nancy K. Napier giải thích trên trang Psychology Today, khi chúng ta có vẻ như đang xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ thì thực chất là chúng ta chỉ đang chuyển đổi rất nhanh từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Cách làm việc này không phải lúc nào cũng hiệu quả nhất.

Làm nhiều việc cùng lúc và cơ chế của não bộ

Làm nhiều việc cùng lúc và cơ chế của não bộ

Mỗi lần chúng ta chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, não bộ sẽ trải qua quá trình tạm dừng - khởi động. Trong lúc tìm cách làm việc có trật tự, chúng ta cần hiểu được quá trình này diễn ra như thế nào.

Để chuyển đổi nhiệm vụ, não bộ phải làm một số việc. Não bộ phải:

  • lựa chọn chuyển nhiệm vụ
  • tắt các quy tắc tư duy của nhiệm vụ cũ
  • bật các quy tắc tư duy của nhiệm vụ mới

Mặc dù quá trình này chỉ mất vài phần giây, nhưng vài phần giây đó có thể là thời khắc mấu chốt trong một số nhiệm vụ, đặc biệt là những nhiệm vụ phức tạp hoặc không quen thuộc. Một ví dụ rõ ràng là tài xế sử dụng điện thoại di động khi chuyển làn nhưng vấn đề này cũng xảy ra khi bạn cố gắng lắng nghe thuyết trình trong lúc đọc email trên laptop.

Hiệu quả và năng suất

Hiệu quả và năng suất

Các nhà tâm lý học nghiên cứu về hiện tượng làm nhiều việc cùng lúc đã đi đến kết luận rằng bạn sẽ không đạt hiệu quả cao nếu cố xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ. Thời gian và khối lượng tư duy bạn cần đến là quá lớn. Trên thực tế, số liệu ước tính cho thấy năng suất làm việc có thể giảm tới 40% khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Hơn nữa, các nhà nghiên cứu còn phát hiện ra rằng khả năng tập trung của những người làm nhiều việc cùng lúc sẽ thấp hơn những người làm từng việc một.

Cách làm việc hiệu quả hơn

Cách làm việc hiệu quả hơn

Vậy, khi cân nhắc đến nguy cơ tổn thất năng suất và hiệu quả, bạn có nên yêu cầu nhân viên làm nhiều việc cùng lúc không? Hay là có những cách thức hiệu quả hơn để làm việc có trật tự?

Bạn có thể nhận thấy rằng nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả hơn khi bạn cho họ đủ thời gian và cơ hội để hoàn tất một nhiệm vụ rồi mới chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Ngoài ra, họ cũng có thể làm việc dễ dàng hơn nếu được cung cấp những công cụ hỗ trợ giảm thiểu gánh nặng cho não bộ. Thông qua những nền tảng như Workplace của Facebook với khả năng dễ dàng tích hợp với các công cụ khác mà bạn sử dụng mỗi ngày, bạn có thể tránh bị phân tâm do phải chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác.

Email cũng có thể là nguyên nhân lớn gây xao nhãng và nhiều tin nhắn mà nhân viên nhận được không hề liên quan đến việc họ đang làm. Bằng cách sử dụng nhóm trên Workplace, bạn có thể đảm bảo nhân viên chỉ cần xử lý những tin nhắn liên quan đến nhiệm vụ ngay trước mắt.

Cuối cùng, bạn có thể đi đầu làm gương. Nếu thấy bạn toàn tâm toàn ý làm nhiệm vụ của mình, nhân viên có thể sẽ noi theo.

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Cách Ennismore sử dụng Workplace để kết nối các đội ngũ trên toàn cầu và hoàn thành nhiều công việc hơn

Lãnh đạo trên Workplace: Chúng tôi gặp gỡ Sharan Pasricha - Người sáng lập kiêm Tổng Giám đốc của Ennismore - để xem cách công ty này sử dụng Workplace để kết nối toàn bộ tổ chức.

Văn hoá | Thời gian đọc: 11 phút

Văn hóa công sở: định nghĩa và cách tạo ra tác động tích cực trong tổ chức của bạn

Khi đại dịch buộc các tổ chức phải thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động, việc xây dựng văn hóa tích cực nơi công sở đã trở thành ưu tiên cấp thiết của doanh nghiệp ở mọi nơi.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Công việc sẽ như thế nào tại nơi làm việc của tương lai?

Khi công các việc quen thuộc đang biến mất khỏi bối cảnh làm việc và nhường chỗ cho những công việc mới. Chúng tôi tìm hiểu những vai trò công việc mà tương lai của công việc sẽ cần đến.