Cân nhắc đến năng suất: Bạn có thực sự cần cuộc họp đó không?

GIAO TIếP TRONG DOANH NGHIệP | THờI GIAN đọC: 10 PHúT
how to reduce meetings in the workplace - Workplace from Meta

Họp hành rất tốn thời gian. Trên thực tế, giám đốc hoặc người quản lý dành trung bình 2,5 tiếng/tuần cho những cuộc họp không hiệu quả. Vậy có phải chuyện họp hành chỉ làm lãng phí thời gian của mọi người? Chúng tôi tìm hiểu tác động của các cuộc họp đến năng suất trong công ty, cũng như cách họp hiệu quả.

Họp hành là cách thiết yếu để cộng tác, chia sẻ ý tưởng, cập nhật tình hình cho đội ngũ và nâng cao mức độ gắn bó tổng thể của nhân viên. Nhưng khi nhóm mọi người lại chung một phòng, rất nhiều vấn đề phiền thoái và bất tiện có thể xảy ra. Mặc dù mỗi cuộc họp đều chủ yếu nhằm mục đích tốt, nhưng lại thường làm giảm năng suất của công ty thay vì cải thiện.

Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự đặt ra trước khi tổ chức họp để xem có cần thiết hay không, cũng như phương án thay thế là gì.

Bạn có biết mình muốn đạt được gì từ cuộc họp không?

Bạn có biết mình muốn đạt được gì từ cuộc họp không?

Bạn có muốn chia sẻ ý tưởng, ra quyết định về dự án, lên kế hoạch hành động không? Mục tiêu cuối cùng của bạn là gì?

Sau khi bạn chắc chắn về mục đích, hãy cân nhắc xem có thể họp trực tuyến không. Bạn có thể sử dụng nhóm chat video để những người không ở gần cũng tham gia được. Ngoài ra, nhóm chat trực tuyến có thể tạo điều kiện để bạn quyết định mà không làm ảnh hưởng đến năng suất của công ty.

Cuộc họp trực tuyến cũng hữu ích để ghi lại nội dung phát biểu. Nền tảng họp có thể lưu giữ cuộc thảo luận để mọi người xem lại mà không cần có người lập cập ghi biên bản.

Dĩ nhiên, khi bàn về vấn đề nhạy cảm, cuộc họp trực tiếp có thể sẽ phù hợp hơn.

Cuộc họp cần diễn ra khi nào?

Cuộc họp cần diễn ra khi nào?

Thường rất khó chọn thời gian họp sao cho đảm bảo mọi người đều có thể tham gia. Cuộc gọi của khách hàng, thời hạn công việc liên tục thay đổi và các thiết bị kỹ thuật không mượt mà thường sẽ gây cản trở.

Hãy lên kế hoạch trước thật cẩn thận để nhiều người đưa cuộc họp vào lịch của mình nhất có thể. Bạn cũng có thể thử dùng phương án kỹ thuật số như Workplace của Facebook. Công cụ này cung cấp cuộc thảo luận liên tục trong đội ngũ hoặc dự án, qua đó mọi người có thể tham gia và rời khỏi cuộc trò chuyện bất cứ khi nào mình muốn.

Có cách khác để tổ chức họp không?

Có cách khác để tổ chức họp không?

Với khả năng truy cập vào các nền tảng và ứng dụng giao tiếp, mọi người có thể giữ liên lạc với bất kỳ nơi nào trên thế giới cũng như trong công ty. Đồng thời, những công cụ này cũng góp phần cải thiện hiệu quả của đội ngũ.

Vì vậy, trước khi tổ chức họp trực tiếp, hãy cân nhắc điểm này. Nếu không họp, bạn sẽ bỏ lỡ điều gì? Thành viên đội ngũ có thể sử dụng nền tảng khác để thảo luận về dự án/ý tưởng/quyết định hoặc quy trình này được không?

Nếu mọi người sẵn lòng thảo luận chủ đề đó trên phương tiện kỹ thuật số mà không phải cắt ngang việc đang làm (và hạ thấp hiệu quả của đội ngũ), có lẽ bạn đã có câu trả lời cho mình. Cuộc họp trực tiếp hẳn là không cần thiết.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Lý do sự gắn bó trong công việc lại quan trọng

Chính xác thì sự gắn bó trong công việc nghĩa là gì? Nhân viên gắn bó có phải là nhân viên tốt hơn không? Chúng tôi khám phá ý nghĩa đằng sau các thuật ngữ thông dụng.

Sự gắn bó của nhân viên | Thời gian đọc: 8 phút

Sự gắn bó của nhân viên: trạng thái này là gì và tại sao lại quan trọng đến thế với doanh nghiệp.

Sự gắn bó của nhân viên: trạng thái này là gì và tại sao lại quan trọng đến thế với doanh nghiệp.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

7 quy tắc thiết yếu dành cho tính năng nhắn tin tức thì trong doanh nghiệp

Việc có thể gửi và nhận tin nhắn ngay lập tức mang đến một khía cạnh hoàn toàn mới cho công việc. Nhưng tính năng này không hoàn toàn giống như khi bạn chat với bạn bè và gia đình.