4 cách hiệu quả để chia sẻ thông tin mới về công việc với nhân viên

Sau đây là 4 cách hiệu quả để cập nhật thông tin cho mọi người bất kể khoảng cách địa lý.

Có thông tin mới nào tại nơi làm việc?

Thông tin mới về công việc là những báo cáo hoặc tóm tắt định kỳ về tình hình của các dự án hoặc nhiệm vụ đang thực hiện mà cá nhân hoặc đội ngũ gửi lên cấp trên hoặc cho đồng nghiệp.

Thông tin mới về công việc có thể ở dưới dạng văn bản báo cáo, thuyết trình hoặc chia sẻ nhanh trong các cuộc họp đội ngũ. Bản cập nhật này là cầu nối thông tin giúp mọi người nắm bắt tiến độ công việc và xác định các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra. Điều này giúp đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng tiến độ và trong ngân sách, đồng thời mọi người đều có chung một tầm nhìn về các kỳ vọng và mục tiêu.

Thông tin mới về công ty còn có thể thúc đẩy tinh thần cộng tác và đóng góp ý kiến, cho phép các thành viên trong đội ngũ chia sẻ quan điểm và hỗ trợ lẫn nhau khi cần.

Làm thế nào để chia sẻ thông tin mới về công việc?

Cập nhật thường xuyên về công việc là một phần quan trọng của hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp, nhất là đối với các đội ngũ làm việc theo hình thức kết hợp hoặc khi mọi người làm việc từ xa.

Làm cách nào để bạn cập nhật cho mọi người những thay đổi trong doanh nghiệp, dự án, tiến độ và tin tức kinh doanh theo thời gian thực mà có thể ảnh hưởng đến tổ chức của bạn?

Sau đây là 4 cách để chia sẻ thông tin mới về công việc, đảm bảo rằng mọi người luôn giữ kết nối, dù họ đang ở đâu.

Cuộc gọi hàng ngày

Cuộc gọi hàng ngày vào buổi sáng, khi mọi người gọi đến và chia sẻ tin tức của họ, là một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để cập nhật thông tin cho đội ngũ.

Vì sao cách này hiệu quả? Bạn có thể thực hiện cuộc gọi từ bàn làm việc, phòng họp hoặc một địa điểm từ xa. Cuộc gọi đó sẽ ít bị gián đoạn và dễ tiếp cận hơn so với cuộc họp trực tiếp. Mọi người có thể gọi đến từ các chi nhánh khác hoặc từ nhà.

Nhưng tại sao lại dừng lại ở một cuộc gọi? Nhờ công nghệ hiện đại, mọi người có thể làm được rất nhiều điều chỉ với chiếc điện thoại thông minh của họ. Và các cuộc họp của doanh nghiệp cũng không phải là ngoại lệ.

Khi sử dụng Chat trên Workplace để kết nối với cuộc gọi video HD có tối đa 50 người tham gia, bạn có thể tham gia các cuộc họp theo thời gian thực. Tính năng này có thể thay thế nhu cầu gặp mặt trực tiếp và hỗ trợ mọi người kết nối với những thông tin mới về công việc, dù họ đang ở đâu.

Cuộc họp ngắn hàng tuần

Cuộc họp ngắn hàng tuần là phương pháp đã qua thử nghiệm để cập nhật thông tin cho mọi người và vẫn được những người ủng hộ tác phong làm việc nhanh nhẹn ưa chuộng.

Cuộc họp ngắn là nơi mọi người tụ tập trong một không gian chung mỗi tuần hoặc mỗi ngày để thảo luận về các dự án cũng như trực tiếp chia sẻ những thông tin mới.

Vì sao cách này hiệu quả? Cuộc họp ngắn hàng tuần tập hợp tất cả nhân viên và nhà quản lý lại với nhau trong một khoảng thời gian ngắn mỗi tuần.

70% nhân viên cho biết họ muốn dành nhiều thời gian hơn với nhà quản lý. Vì vậy, đây là cách hữu ích để thực hiện điều đó, đồng thời vẫn chia sẻ được những tin tức liên quan đến doanh nghiệp theo thời gian thực.

Và những nền tảng cộng tác hiện đại có thể cải thiện những cuộc họp ngắn hàng tuần. Các đội ngũ sử dụng bot trong Workplace để những cuộc họp hàng ngày hoặc hàng tuần này trở nên hiệu quả hơn và ít tốn thời gian hơn.

Thông tin cập nhật qua video

Đầu tiên, các tổ chức sử dụng bản tin giấy để thường xuyên chia sẻ với nhân viên những thông tin mới về hoạt động kinh doanh. Sau đó, hình thức này phát triển thành phiên bản email thông qua danh sách phân phối khó sử dụng. Nhưng giờ đây, những định dạng này không còn phù hợp với nhu cầu về tốc độ của thế hệ 8x - đầu 10x nữa.

Những người thuộc thế hệ này muốn hoạt động giao tiếp trong công việc được tinh giản như những hoạt động giao tiếp khác trong cuộc sống của họ. Đó là khi giao tiếp qua video xuất hiện.

Vì sao cách này hiệu quả? Thông tin cập nhật qua video có thể mang tính cá nhân cũng như cô đọng. Hơn nữa, thông tin mới còn được phân phối ở định dạng đang ngày càng phổ biến - video được dự đoán sẽ chiếm 75% lưu lượng truy cập trên di động vào năm 2023.

Ngoài ra, khi sử dụng Workplace, bạn có thể dùng tính năng video Trực tiếp để phát cho toàn tổ chức. Hình thức này kịp thời hơn, trực tiếp hơn và mang tính cá nhân hơn những hình thức giao tiếp truyền thống của công ty.

Mọi người còn có cơ hội tương tác với nội dung của bạn theo thời gian thực hoặc xem lại sau đó trong nhóm hay thông qua Bảng tin.

Bảng tin Workplace

Một trong những cách tốt nhất để cập nhật thông tin cho mọi người là có một bảng tin, nơi nhân viên có thể tiếp cận tin tức và thông tin về hoạt động kinh doanh theo thời gian thực.

Đây là phương pháp ưa chuộng của các công ty toàn cầu có lực lượng lao động khác nhau, chẳng hạn như Starbucks.

Vì sao cách này hiệu quả? Với nguồn cấp dữ liệu toàn công ty như Bảng tin trên Workplace, nhân viên có thể truy cập vào luồng thông tin liên quan đến công ty được cập nhật liên tục.

Bảng tin sử dụng trí tuệ nhân tạo nâng cao để hiển thị cho mọi người trong công ty thông tin mới từ cá nhân và dự án mà họ quan tâm trong luồng bài viết có thể cuộn.

Bạn cũng có thể sử dụng tiện ích tích hợp bổ sung với các dịch vụ tin tức như Bloomberg và Reuters để phát thông tin mới về hoạt động kinh doanh bên ngoài theo thời gian thực vào các nhóm bạn đã chọn.

Và với tư cách là công cụ ưu tiên di động, đây là một cách khác để đảm bảo bạn có thể chia sẻ thông tin mới về hoạt động kinh doanh nhằm kết nối mọi người, dù họ làm việc ở đâu.

Bạn cũng có thể quan tâm

• Chiến lược họp hiệu quả
• Các chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp và lý do tổ chức cần các chiến lược này
• Hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp và cách thực hiện đúng