5 chiến lược giao tiếp thành công của doanh nghiệp

Các tổ chức cần suy nghĩ lại về chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp mình khi mọi người bắt đầu làm việc từ xa trong thời kỳ giãn cách xã hội. Giờ đây, khi một số người bắt đầu trở lại nơi làm việc, các doanh nghiệp cần phải suy nghĩ một lần nữa. Tìm hiểu cách đơn giản hóa quá trình trở lại văn phòng.

GIAO TIếP TRONG DOANH NGHIệP | THờI GIAN đọC: 7 PHúT
business communication strategies - Workplace from Meta

Khi các quốc gia bước vào giãn cách xã hội, nhiều công ty (đa số là lần đầu tiên) áp dụng hình thức làm việc từ xa trên diện rộng. Như vậy, cách mọi người trò chuyện, làm việc và tương tác với người khác đã thay đổi mạnh mẽ.

Giờ đây, khi một số người dần dà quay lại nơi làm việc, tổ chức phải xoay sở hòa trộn hình thức làm việc kết hợp, hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp và hoạt động tương tác vừa trực tiếp vừa qua mạng.

Vậy tại sao điều này lại quan trọng và làm cách nào để tổ chức đảm bảo chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp của mình đơn giản, ngắn gọn và truyền đạt hiệu quả? Tóm lại, làm cách nào để đơn giản hóa và gỡ rối thế giới công việc mới?

Để tìm câu trả lời, chúng ta cần làm rõ khái niệm về chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp, cũng như cách các chiến lược này thay đổi khi đại dịch bùng phát.

Cách hoạt động giao tiếp góp phần xây dựng lại cộng đồng

Tải hướng dẫn miễn phí xuống để khám phá các chiến lược thời kỳ hậu COVID từ các lãnh đạo truyền thông đẳng cấp thế giới.

Chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp là gì?

Nếu bạn muốn tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra và mang đến Trải nghiệm của nhân viên tích cực (hay nói cách khác là một doanh nghiệp thành công), khả năng giao tiếp liền mạch chính là yếu tố thiết yếu.

Có nhiều hình thức giao tiếp trong doanh nghiệp. Ta có hoạt động giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp - cách thông tin, tin tức và cuộc trò chuyện lưu chuyển giữa nhiều bộ phận của doanh nghiệp, cũng như bậc trên và bậc dưới trong hệ thống phân cấp. Tiếp theo, ta có hoạt động giao tiếp với bên ngoài, với khách hàng và đối tác.

Chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp xem xét tất cả những phương hướng này, đồng thời cung cấp một tầm nhìn duy nhất về cách đặt ra nội dung, cách thức, thời điểm và lý do mọi người nên giao tiếp.

Tuy có nhiều cách xây dựng chiến lược nhưng sau đây là một số yếu tố chính cần xác định:

  • Thông điệp: bạn muốn nói gì và ai trong tổ chức bạn có thể nói điều đó?
  • Nội dung: làm cách nào để đặt mục tiêu cho từng nội dung bạn sản xuất?
  • Kênh: bạn hiểu việc kết hợp các kênh như thế nào? Làm cách nào bạn biết được nội dung này phù hợp với kênh nào?

Chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp không nên là danh sách các công cụ và trang thiết bị dành riêng để giao tiếp. Thay vào đó, chiến lược này nên hướng dẫn mọi người trong tổ chức hiểu rõ mục tiêu bạn đề ra thông qua hoạt động giao tiếp.

Nói cách khác, tổ chức có thể thay đổi kênh giao tiếp nhưng tầm nhìn giao tiếp sẽ không đổi.

Làm cách nào để phát triển chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp?

Làm cách nào để phát triển chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp?

Chiến lược giao tiếp hiệu quả phải phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể. Nếu tập trung vào mục tiêu chính của mình, bạn dễ dàng hiểu hơn vai trò của hoạt động giao tiếp trong bức tranh tổng thể, cũng như cách đạt được mục tiêu thông qua hoạt động đó.

Chiến lược không cần dài như bài luận văn. Trong một số trường hợp, chiến lược này sẽ không dài hơn 1-2 trang. Trước tiên, chiến lược nên đặt ra tầm nhìn rõ ràng trong 1-2 câu. Sau đó, phần còn lại của chiến lược sẽ định hướng cách người quản lý và nhân viên có thể góp phần đạt được tầm nhìn này. Tuy nhiên, chiến lược không cần đi vào chi tiết nhỏ nhặt. Khi bạn trở nên quá chi tiết và đưa ra quá nhiều quy tắc, mọi người sẽ cảm thấy bị quản lý từng ly từng tí, từ đó dẫn đến nhiều vấn đề hơn là giải pháp.

Trong quá khứ, chiến lược giao tiếp chủ yếu do cấp trên truyền đạt xuống. Nhưng giờ đây, chiến lược này đang chuyển sang mô hình do nhân viên thúc đẩy nhiều hơn, dựa trên cuộc trò chuyện 2 chiều, có kết nối, thay vì theo hướng cố định và biệt lập.

Với tư duy này, bạn nên để mọi người tham gia ngay từ đầu. Bạn có thể làm vậy bằng cách cân nhắc kỹ tình trạng giao tiếp hiện tại trong tổ chức mình.

Hãy thực hiện khảo sát nhân viên về những gì đang hoạt động hiệu quả và không hiệu quả trong hoạt động giao tiếp cũng như nền tảng bạn sử dụng. Với thông tin thu thập được từ nhân viên, bạn sẽ biết rõ điểm nào cần cải thiện.

Khi tự tin về định hướng của chiến lược giao tiếp cho doanh nghiệp mình, bạn có thể bắt đầu tìm hiểu cụ thể hơn về các hình thức giao tiếp mong đợi.

Ví dụ:

  • Đội ngũ có nên bắt đầu bảng tin nội bộ của riêng mình không?
  • Doanh nghiệp có cần sửa đổi chính sách hoặc đưa ra chính sách mới để trợ giúp nhân viên báo cáo vấn đề không?
  • Người quản lý có cần được hỗ trợ về cách tiếp cận nhân viên làm việc từ xa không?
  • Phương pháp bán hàng và marketing hiện tại của bạn có hiệu quả không hay bạn cần thay đổi định hướng?
  • Bộ phận dịch vụ khách hàng có đạt được mục tiêu duy trì sự ủng hộ của khách hàng dành cho thương hiệu không? Nếu không, bạn cần khắc phục như thế nào?

Khi trả lời xong các câu hỏi này, bạn có thể bắt đầu nhìn nhận rõ hơn cơ chế giao tiếp hay nói cách khác là kênh bạn nên dùng.

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Bạn nên chọn kênh liên lạc như thế nào?

Bạn nên chọn kênh liên lạc như thế nào?

Mọi người kỳ vọng có thể giao tiếp trong công việc giống như cách họ muốn trò chuyện với bạn bè và gia đình trong cuộc sống hàng ngày. Yếu tố này đặc biệt quan trọng với những nhân viên trẻ hơn - Thế hệ 8x - đầu 10x có khả năng đề cao công việc ở công ty sử dụng công cụ và công nghệ mới nhất hơn gấp 1,4 lần so với các đồng nghiệp thuộc Thế hệ cuối 4x - đầu 6x.

Đó là lý do công nghệ di động và ứng dụng nhắn tin tức thì đang trở thành công cụ thiết yếu tại nhiều nơi làm việc, nhất là khi hình thức làm việc từ xa lan rộng. Một trong những lợi thế đáng kể nhất của các công cụ này là khả năng tạo điều kiện cho hoạt động giao tiếp với những người ở cả bên trong và bên ngoài nơi làm việc.

Nhưng bạn không chỉ cần xác định kênh và phần cứng. Khi định hình chính sách của mình, bạn cũng nên sử dụng dữ liệu và thông tin chi tiết đã thu thập. Đổi lại, những chính sách này cần góp phần ảnh hưởng đến loại thông điệp mọi người gửi đi.

Chính sách giao tiếp hiệu quả sẽ đặt ra ranh giới đảm bảo mọi người giao tiếp theo hướng tôn trọng, giảm nguy cơ quấy rối và bắt nạt. Mọi người cần biết các quy tắc này và bạn cũng nên có chính sách nêu rõ những gì sẽ xảy ra nếu ai đó vi phạm.

Chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp và hoạt động quản lý thay đổi

Chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp và hoạt động quản lý thay đổi

Sự thay đổi của tổ chức là phép thử quan trọng đối với chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp. Thay đổi đồng nghĩa với sự bất ổn và nhân viên sẽ chờ đợi câu trả lời từ doanh nghiệp. Đó là thử thách doanh nghiệp từng gặp phải khi nhân viên chuyển sang làm việc từ xa. Giờ đây, khó khăn nói trên xảy đến lần nữa khi mọi người bắt đầu thận trọng quay lại nơi làm việc.

Giai đoạn mới này đang tiếp tục tập trung vào trải nghiệm nhân viên (EX). Trước đó, trải nghiệm nhân viên trở nên vô cùng quan trọng trong quá trình chuyển sang hình thức làm việc từ xa trên diện rộng. Đa số các tổ chức cho biết văn hóa doanh nghiệp của họ thực sự cải thiện kể từ đại dịch và muốn tận dụng tình hình này trong tương lai. Nghĩa là trọng tâm sẽ đặt vào hoạt động giao tiếp để quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn. Vậy thì làm cách nào thực hiện điều này?

Để giao tiếp hiệu quả trong giai đoạn thay đổi, bạn cần hiểu được tư duy của mọi người là thay đổi mang đến cảm giác không thoải mái. Dẫn chứng là 73% nhân viên chịu ảnh hưởng của sự thay đổi cho biết họ gặp tình trạng căng thẳng. Những người bị lo âu liên quan đến sự thay đổi làm việc kém hiệu quả hơn trung bình 5%. Vì vậy, hoạt động giao tiếp của bạn phải có tính con người và tạo cảm giác yên tâm nhưng vẫn thực tế.

  • Hãy quyết định thông điệp chính và đảm bảo thông điệp này phù hợp với chiến lược kinh doanh rộng hơn
  • Xác định ai sẽ chịu ảnh hưởng của sự thay đổi này và mức độ ảnh hưởng đó như thế nào? Thay đổi này có ý nghĩa gì với những người ở các vai trò khác nhau?
  • Hãy nghĩ đến cách bạn sẽ giao tiếp. Bạn sẽ sử dụng kênh nào, cho nhân viên nào và với thông điệp gì?
  • Nêu rõ những gì sẽ thay đổi
  • Đặt ra hy vọng của tổ chức về tình trạng của mọi thứ trong tương lai
  • Trả lời câu hỏi và xoa dịu nỗi sợ khi có thể - chia sẻ rộng rãi câu trả lời để tạo cảm giác yên tâm
  • Xử lý tin đồn bằng cách đưa ra sự thật
  • Biến hoạt động giao tiếp thành cuộc trò chuyện bằng cách cung cấp không gian để mọi người đặt câu hỏi, đóng góp ý kiến và bày tỏ sự lo âu. Hành động dựa trên ý kiến đóng góp và theo cách công khai

Hơn hết, đừng chỉ nói suông. Trong giai đoạn thay đổi, bạn giao tiếp bao nhiêu cũng không thừa. Hãy thường xuyên gửi tin nhắn qua nhiều kênh khác nhau để đảm bảo mọi người nắm được thông tin, từ đó họ có thể đặt câu hỏi và nhận phản hồi.

5 cách cải thiện chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp

5 cách cải thiện chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp

Việc triển khai chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp mới chỉ là điểm khởi đầu. Sau đó, để vận hành doanh nghiệp tiến về phía trước, bạn cần tập trung giám sát, cập nhật và tinh chỉnh liên tục. Sau đây là 5 cách đảm bảo chiến lược của bạn luôn phù hợp:

1. Rõ ràng về mục tiêu

Sứ mệnh của công ty là nền tảng cho hoạt động giao tiếp, cũng như cho mọi hoạt động khác. Do đó, những người đang làm việc hướng đến sứ mệnh đó đều phải nắm được thông tin. Bằng cách đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu bạn đề ra, sẽ có nhiều nhân viên tin tưởng vào tầm nhìn của tổ chức hơn.

2. Giám sát hiệu quả

Hãy đảm bảo bạn liên tục thu thập dữ liệu và ý kiến đóng góp về phương pháp giao tiếp của mình. Bạn có thể làm điều này bằng cách tổ chức khảo sát luôn mở, trong đó yêu cầu nhân viên đánh giá thường xuyên trải nghiệm của mình khi sử dụng công cụ giao tiếp và chính sách của công ty. Như vậy, bạn có thể xác định xu hướng hoặc tác động trực tiếp của các thay đổi (nếu bạn thực hiện thay đổi).

3. Lãnh đạo bằng cách làm gương

Hãy giao tiếp theo cách bạn muốn đội ngũ của mình làm theo, sử dụng kênh bạn muốn họ sử dụng. Ví dụ: Nếu bạn muốn giảm bớt việc sử dụng email, hãy dùng tin nhắn tức thì. Qua đó, bạn cũng sẽ truyền độc lực để thành viên trong đội ngũ làm gương.

4. Trao cơ hội cho mọi người lên tiếng

Tạo diễn đàn để mọi người đóng góp ý kiến và ý tưởng. Hãy ghi nhận sự đóng góp của họ và hành động theo đó (nếu có thể).

5. Cung cấp chương trình đào tạo liên tục

Chương trình đào tạo liên tục đặc biệt quan trọng nếu hệ thống của bạn đang thay đổi đều đặn. Bên cạnh đó, hoạt động này cũng rất cần thiết cho nhân viên mới hoặc người chưa quen với loại hệ thống hoặc quy trình doanh nghiệp bạn đang sử dụng. Hãy đặt mục tiêu cung cấp các buổi đào tạo ít nhất 1 lần/năm cho tất cả nhân viên. Như vậy, bạn có thể đảm bảo họ đang khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống giao tiếp. Bạn cũng nên có các buổi đào tạo ngắn hoặc tư vấn thường xuyên dành cho tất cả các nhân viên cần rèn giũa kỹ năng hoặc đặt câu hỏi.

Tình hình hiện tại trên toàn cầu là thử thách đối với hoạt động giao tiếp trong thời kỳ thay đổi nhanh chóng. Để thành công, mấu chốt nằm ở việc làm cho hoạt động giao tiếp trở nên gần gũi, tập trung vào nhân viên và hiệu quả hơn. Bạn cũng nên đảm bảo nhân viên duy trì năng suất và luôn tận tâm trong công việc.

Quá trình triển khai chiến lược giao tiếp mới của doanh nghiệp không cần quá phức tạp. Thông qua tuyên bố sứ mệnh đơn giản kết nối với nhu cầu rộng hơn của doanh nghiệp, bạn có thể hướng dẫn tổ chức mình giao tiếp sao cho rõ ràng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hãy tạo chiến lược tập trung vào nhân viên với sự trợ giúp của Cẩm năng giao tiếp về trải nghiệm nhân viên của Workplace.

Bạn cũng có thể quan tâm:

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 10 phút

Cách xây dựng sự cộng tác trong đội ngũ

Thông qua sự cộng tác, nhân viên có thể làm việc khoa học, sáng tạo và hiệu quả hơn. Sau đây là cách để đội ngũ cộng tác hiệu quả.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 9 phút

Giải thích về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào việc chia sẻ thông tin một cách thành công - và nhân viên của bạn cũng vậy. Tuy nhiên, 66% các công ty thiếu một kế hoạch dài hạn cho hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp. Tại sao đây lại là một sai lầm nghiêm trọng? Những thách thức phổ biến nhất trong giao tiếp là gì? Ngoài ra, làm cách nào để tránh được những thách thức đó?

CÂU CHUYỆN THÀNH CÔNG

Trung tâm nguồn lực Workplace về trải nghiệm nhân viên

Hãy ưu tiên trải nghiệm nhân viên khi trở lại làm việc. Hãy đọc các bài viết và hướng dẫn, tải xuống cẩm nang, xem webinar và tìm hiểu cách Workplace hỗ trợ trải nghiệm nhân viên tại trung tâm nội dung và nguồn lực mới của chúng tôi.