Chia sẻ kiến thức: Hoạt động này là gì và tại sao lại quan trọng?
Hoạt động chia sẻ kiến thức là nền móng cho quá trình cộng tác của đội ngũ. Khám phá cách đưa thông tin phù hợp đến đúng người.
Hoạt động chia sẻ kiến thức có thể tăng cường hoạt động cộng tác nhóm, thu hút nhân viên tương tác, thúc đẩy sự đổi mới, khai phá cơ hội kinh doanh mới và tăng giá trị cho doanh nghiệp. Nhưng để chia sẻ kiến thức hiệu quả, tổ chức cần vượt qua một số rào cản và cân nhắc một vài rủi ro.
Hoạt động chia sẻ kiến thức là gì?
Kiến thức đúng là sức mạnh. Trong nền kinh tế hiện đại, bạn có thể phân loại kiến thức trong doanh nghiệp của mình là tài sản vô hình - loại tài sản có giá trị ngày càng tăng.
Nếu kiến thức đó không được chia sẻ hoặc quản lý, nhiều yếu tố có thể gặp rủi ro khi người không phù hợp nghỉ việc. Hơn nữa, bạn có thể sẽ không thu hút được nhân tài phù hợp ngay từ đầu.
Hơn 80% nhân viên chọn công ty xem trọng hoạt động giao tiếp cởi mở hơn là công ty cung cấp các lợi ích như đồ ăn và thẻ tập gym miễn phí.
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Không dễ phá vỡ văn hóa "tích trữ kiến thức" - nghĩa là khi mọi người cảm thấy để giữ được công việc và hoạt động kinh doanh, họ cần bảo vệ thông tin. Nhưng các thế hệ nhân viên trẻ hơn hiện kỳ vọng văn hóa chia sẻ kiến thức. Họ có đủ sức mạnh để yêu cầu văn hóa này vì họ sẽ chiếm 35% lực lượng lao động trong năm 2020.
Đó có thể là lý do các tổ chức đang áp dụng cách thức chia sẻ thông tin cởi mở hơn.
Một cuộc khảo sát với các Giám đốc Tài chính vào năm 2016 cho thấy 25% trong số họ hiện chia sẻ thông tin tài chính với tất cả nhân viên, tăng từ 7% trong năm 2012. Gần 1/3 trong đó cho biết họ chia sẻ thông tin tài chính với "một số nhân viên".
Khả năng chia sẻ thông tin với đúng người là chìa khóa để quản lý kiến thức thành công. Đó nên là người cần đến những kiến thức này, những người muốn có kiến thức này nếu tiếp tục gắn bó với doanh nghiệp và những người có thể vun đắp hoặc tiếp tục lan tỏa kiến thức nhận được.
Tại sao hoạt động chia sẻ kiến thức lại quan trọng?
Nếu muốn mọi người hiểu và phát triển kiến thức, bạn không thể chỉ chia sẻ "từ trên xuống". Đội ngũ của bạn nên có khả năng tự chia sẻ, bình luận, trò chuyện và sau cùng có thể chất vấn kiến thức đó. Lúc này, các nền tảng cộng tác như Workplace có thể phát huy tác dụng bằng cách tạo điều kiện cho đội ngũ chia sẻ và bình luận về thông tin theo thời gian thực.
Pam Holloway - chuyên gia tư vấn về quản lý kiến thức, người sáng lập About People - cho biết: "Khi chia sẻ, chúng ta sẽ tiến bộ". Cô tin rằng người quản lý nên đón nhận ý kiến đóng góp họ nhận được từ nhân viên của mình. Cô ấy khuyên nên để người dùng quyết định giá trị của kiến thức được chia sẻ.
Trên Workplace, bạn có thể dễ dàng đưa ra đánh giá bằng lượt "thích" cũng như các số liệu tương tác khác mà đội ngũ của bạn đã biết và yêu thích trên Facebook.
Mọi thứ bắt đầu từ hành động người quản lý chia sẻ kiến thức nhưng sẽ khó đưa văn hóa chia sẻ với đúng người vào tổ chức nếu những người khác không tự mình chia sẻ. Theo Holloway, người quản lý nên tuyên truyền về lợi ích của hoạt động chia sẻ và dẫn dắt bằng cách nêu gương.
Hãy cho đội ngũ của bạn biết rằng hoạt động này có thể có lợi cho bản thân họ vì họ vừa được học hỏi, phát triển và cải thiện hiệu quả làm việc của chính mình, vừa hỗ trợ đồng nghiệp xung quanh.
Vượt qua rào cản đối với hoạt động chia sẻ kiến thức
Thông thường, chính các rào cản mang tính cá nhân đối với hoạt động chia sẻ kiến thức có thể hủy hoại nỗ lực khuyến khích nền văn hóa cởi mở. Andreas Riege - nhà nghiên cứu trong lĩnh vực này - đã xác định được 15 rào cản như vậy, bao gồm:
- Thiếu thời gian để chia sẻ kiến thức hiệu quả
- Sợ mất công việc khi chia sẻ
- Mức độ nhận thức thấp về giá trị của kiến thức
- Sự chi phối của kiến thức chính thức hoặc "rõ ràng" trong tổ chức, thay vì kiến thức "ngầm" hoặc kiến thức đến từ mọi người
- Kỹ năng viết hoặc kỹ năng giao tiếp kém
Bạn có thể vượt qua những rào cản này và xây dựng sự tự tin khi chia sẻ bằng cách sử dụng các nền tảng nhanh chóng, dễ dàng và dựa trên con người như Workplace. Các tính năng như nhắn tin tức thì và nhóm dự án hỗ trợ bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo kiến thức luôn phù hợp, được phân bổ chính xác và dễ tìm
Làm cách nào để kiểm soát rủi ro?
Một số kiến thức là bí mật và tổ chức có thể chỉ muốn cấp quyền truy cập cho một số cá nhân. Ngay cả kiến thức ngầm đến từ văn hóa chia sẻ và cởi mở cũng có thể là lợi thế cạnh tranh mà bạn không muốn người khác tận dụng.
Để kiểm soát rủi ro rò rỉ kiến thức, bạn cần kiểm soát quyền truy cập và đảm bảo kiến thức được chia sẻ đến đúng người. Bạn hãy tự hỏi kiến thức này nên được chia sẻ rộng rãi hay trong nhóm cụ thể? Sau đó, hãy cân nhắc cách tốt nhất để lưu trữ kiến thức: Bạn cần tránh dùng ổ USB, máy tính, laptop và giấy.
Các công cụ cộng tác được thiết kế riêng cho hoạt động giao tiếp và chia sẻ kiến thức phải có mức độ bảo mật cao nhất và hỗ trợ bạn sở hữu dữ liệu của chính mình. Workplace là công cụ như vậy.
Lợi ích của hoạt động chia sẻ kiến thức
Các công ty ủng hộ hoạt động chia sẻ kiến thức, như Starbucks và Hootsuite, cho biết họ hiểu được mong muốn của khách hàng vừa nhanh vừa chính xác hơn nhờ có dòng chảy thông tin.
Qua đó, họ cũng có thể phát triển mối quan hệ sâu sắc hơn với khách hàng dựa trên kiến thức, xác định cơ hội kinh doanh mới và thúc đẩy sự đổi mới.
Có thể bạn cũng quan tâm
