Phương pháp cộng tác linh hoạt là gì?

Nhanh chóng, tích cực phản hồi, hiệu quả, liên phòng ban là những đặc điểm của môi trường làm việc linh hoạt. Nhưng yếu tố nào thúc đẩy tính linh hoạt? Sau cùng, sự cộng tác trong đội ngũ chính là nền tảng để phương pháp làm việc linh hoạt mang lại hiệu quả.

Theo định nghĩa của McKinsey, hệ thống gồm các đội ngũ được trao quyền, định hướng chung khi làm việc, sự minh bạch và hoạt động cộng tác là một trong "5 đặc điểm nổi bật của tổ chức linh hoạt". Hãy cùng khám phá thêm về định nghĩa này.

Phương pháp linh hoạt là gì?

Nhà phát triển phần mềm là những người đầu tiên sử dụng phương pháp linh hoạt. Họ đề cao giá trị của "các cá nhân và hoạt động tương tác hơn là quy trình và công cụ", cũng như giá trị từ "sự cộng tác với khách hàng hơn là quá trình thương thảo hợp đồng". Giờ đây, phong cách làm việc linh hoạt là kỹ thuật quản lý dự án phổ biến và mang lại hiệu quả. 71% tổ chức đang áp dụng phương pháp linh hoạt trong các dự án của mình.

Cốt lõi của phương pháp này nằm ở khả năng tinh giản quy trình và kết nối các đội ngũ liên bộ phận với nhau, vượt ra ngoài hệ thống phân cấp truyền thống. Bằng cách gỡ bỏ rào cản cũng như tiếp sức cho nhân viên, tổ chức có thể nâng hiệu suất (đo lường thông qua hiệu quả và kết quả) lên tầm cao mới.

Theo phong cách linh hoạt, đội ngũ chia công việc thành các giai đoạn nước rút - những khoảng thời gian ngắn gắn liền với mục tiêu nhỏ, cụ thể. Mỗi giai đoạn nước rút đóng góp vào kết quả chuyển giao tổng thể của dự án.

Giai đoạn nước rút gồm 4 giai đoạn nhỏ:

1. Lập kế hoạch
2. Phát triển
3. Triển khai
4. Đánh giá

Các đội ngũ cộng tác làm việc theo hạn chót của giai đoạn nước rút, trong đó những người phù hợp cùng nhau thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Nếu mỗi giai đoạn nước rút đều diễn ra thuận lợi và hiệu quả, cả dự án nhiều khả năng sẽ hoàn thành đúng hạn, theo tiêu chuẩn cao. Sau mỗi giai đoạn nước rút, đội ngũ đánh giá những gì học hỏi được và áp dụng vào giai đoạn tiếp theo, qua đó dự án có thể thay đổi nhằm ứng phó với các thử thách trong quá trình thực hiện.

Phương pháp linh hoạt là cách thức mới để đạt được mục tiêu của dự án. Các phương pháp truyền thống sử dụng cách làm tuyến tính, đi theo trình tự các bước cứng nhắc. Trong khi đó, phương pháp làm việc linh hoạt chú trọng vào tính linh hoạt, hoạt động cộng tác, xem xét và vận dụng ý kiến đóng góp, thay vì lập trước kế hoạch rồi nhất nhất làm theo kế hoạch đó.

Nhờ đặt tính linh hoạt làm trọng tâm của dự án nên phong cách linh hoạt là hình thức làm việc lý tưởng cho các tổ chức đang thích ứng với mô hình làm việc từ xa và kết hợp mới. Tổ chức sẽ gặp khó khăn khi lên kế hoạch trong môi trường không ngừng thay đổi. Vì vậy, ta cần điều chỉnh sao cho phù hợp với hoàn cảnh. Hiện nay, hình thức làm việc từ xa và kết hợp đã trở thành một phần cố định trong bối cảnh công việc. Do đó, các dự án linh hoạt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động cộng tác mà không gây ra quá nhiều sự gián đoạn.

Cách tốt nhất để làm việc linh hoạt là gì?

Phong cách linh hoạt đang thay đổi cách tổ chức tư suy và hành động. Sau đây là một số cách tốt nhất để làm việc linh hoạt nhằm thúc đẩy năng suất, hoạt động cộng tác và tốc độ hoàn thành công việc:

Đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Cung cấp phương pháp định hướng hoặc dự khán để đảm bảo thành viên mới của đội ngũ tham gia đầy đủ vào các quy trình linh hoạt, cũng như đặt ra kỳ vọng trước khi họ tham gia vào dự án.

Quyền tự chủ của đội ngũ

Khi bạn giao cho đội ngũ những trách nhiệm rõ ràng, đồng thời tạo ra không gian để họ tự tổ chức và quản lý, nhân viên sẽ có thêm sự tự do để đạt được mục tiêu cũng như vượt qua thử thách.

Trình bày rõ ràng về cách thực hiện và lý do hình thức này có hiệu quả

Vì các giá trị của phương pháp làm việc linh hoạt phụ thuộc vào con người nên thành viên trong đội ngũ cần nắm rõ cách làm việc theo hình thức này, cũng như tin tưởng vào những lợi ích nhận được. Qua đó, họ mới có thể tăng tối đa năng suất của mình.

Tập trung vào quá trình thực hiện

Mỗi giai đoạn lặp lại linh hoạt tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ, thay vì mắc kẹt trong quá trình lên kế hoạch trước.

Khuyến khích sự mạo hiểm và thử nghiệm

Mỗi giai đoạn lặp lại hay nước rút tập trung vào một nhiệm vụ hoặc kết quả chuyển giao nên đội ngũ luôn có thể mạo hiểm và đổi mới mà không lo thất bại, gây ảnh hưởng đến tiến trình tổng thể.

Đón nhận thay đổi và sẵn sàng đổi mới

Một trong những lợi ích to lớn nhất của phương pháp làm việc linh hoạt là tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Đội ngũ có thể rút ra bài học từ mỗi giai đoạn nước rút nhằm áp dụng những giải pháp đổi mới nhất trong toàn bộ dự án và cả dự án tiếp theo.

Đội ngũ cộng tác theo phương pháp linh hoạt

Sau khi triển khai các cách tốt nhất để làm việc linh hoạt, làm cách nào để bạn đảm bảo đội ngũ linh hoạt có thể cộng tác? Cốt lõi của hoạt động cộng tác linh hoạt hình thành từ sự tương tác và giao tiếp trong đội ngũ.

Phương pháp linh hoạt khuyến khích khung làm việc linh hoạt (scrum) hay buổi họp đứng kéo dài 15 phút. Các cuộp họp lên kế hoạch, xem xét và đánh giá giai đoạn nước rút nhắm đến các khía cạnh cụ thể hơn của dự án, với những nhóm nhỏ tập trung vào từng nhiệm vụ đơn lẻ. Đội ngũ tham khảo thường xuyên ý kiến của các bên liên quan quan trọng nhằm đảm bảo dự án đang giải quyết các ưu tiên kinh doanh.

Công cụ cộng tác là yếu tố quyết định để tạo điều kiện cho đội ngũ làm việc cùng nhau. Những công cụ này bao gồm:

• Bảng điều khiển cộng tác để theo dõi công việc và cung cấp thông tin chi tiết về các nhiệm vụ nhỏ nằm trong dự án lớn hơn
• Công cụ giao tiếp để kết nối các thành viên trong đội ngũ, bao gồm nhân viên văn phòng và nhân viên lưu động, dù họ ở bất kỳ đâu trên thế giới. Công cụ này còn trở nên quan trọng hơn nữa trong bối cảnh làm việc kết hợp, đồng thời góp phần loại bỏ bớt rào cản trong quá trình các đội ngũ cộng tác trên phạm vi toàn thế giới
• Các công cụ chia sẻ file cung cấp cho mọi thành viên trong đội nhóm quyền truy cập vào những tài liệu cần thiết
• Các công cụ tích hợp tập trung tất cả phần mềm và ứng dụng tại cùng một nơi để người dùng không phải tiêu tốn thời gian di chuyển liên tục giữa những công cụ
• Công cụ giám sát tiến độ trợ giúp người quản lý dự án lên kế hoạch hiệu quả hơn và đảm bảo đội ngũ thực hiện đúng lịch trình bằng cách theo dõi tiến độ trong thời gian thực

Lợi ích của phương pháp cộng tác linh hoạt

92% giám đốc điều hành cấp cao tin rằng khả năng linh hoạt của tổ chức đóng vai trò quan trọng cho thành công của doanh nghiệp. Sau đây là một số lợi ích hàng đầu mà phương pháp cộng tác linh hoạt có thể mang lại cho tổ chức của bạn:

Giải quyết các thách thức kinh doanh

Các tổ chức lớn hơn thường gặp khó khăn với những điểm tắc nghẽn trong hệ thống ("nút thắt cổ chai", bottleneck), đội ngũ bị cô lập và tình trạng thiếu sự giao tiếp. Hình thức làm việc linh hoạt góp phần tạo nên nơi làm việc cởi mở, gần gũi để mọi người có thể xác định và giải quyết các thách thức kinh doanh dễ dàng hơn.

Tránh các rào cản công việc

Khi các đội ngũ làm việc trong dự án bị cô lập thì khó mà chia sẻ được ý tưởng và thông tin. Nhờ phương pháp cộng tác linh hoạt, những nhân sự phù hợp từ các đội nhóm khác có thể kết nối với nhau và phối hợp thực hiện nhiệm vụ, qua đó thúc đẩy năng suất và hoạt động cộng tác liên phòng ban.

Xác định nhiệm vụ ưu tiên

Bằng cách chia nhỏ dự án phức tạp thành các giai đoạn nước rút, ta có thể hiểu rõ hơn về tiến trình dự án và những nhiệm vụ liên quan để đáp ứng tiến trình này. Cụ thể, người quản lý dự án sẽ nắm được các công việc nào là cần ưu tiên, vào cả thời điểm dự án bắt đầu lẫn trong quá trình thực hiện.

Tạo lợi thế cạnh tranh cho đội ngũ

Thông qua phương thức cộng tác linh hoạt, doanh nghiệp có thể đưa sản phẩm và dịch vụ ra thị trường một cách nhanh chóng hơn. Đây là yếu tố cần thiết để bạn luôn ở vị thế dẫn đầu. Ngoài ra, hình thức này còn tăng cường mức độ gắn bó của nhân viên, từ đó tăng hiệu quả - đội ngũ sẽ làm việc khoa học hơn, chứ không phải vất vả hơn.

Cải thiện và phát triển

Mỗi giai đoạn nước rút đều có bước xem xét và đánh giá để dự án phát triển trong cả quá trình, chứ không chỉ ở thời điểm kết thúc. Đội ngũ có thể triển khai và thử nghiệm các giải pháp đổi mới, rồi (nếu thành công) thêm vào giai đoạn nước rút tiếp theo, nhờ vậy dự án sẽ không ngừng phát triển.

Tạo môi trường an toàn hơn để mọi người mạo hiểm

Nhờ làm việc theo các giai đoạn nước rút và tập trung vào những nhiệm vụ cụ thể trong khung thời gian ngắn hơn, đội ngũ có thể thoải mái chấp nhận rủi ro nhỏ. Dù không mang lại hiệu quả, lần mạo hiểm đó cũng không ảnh hưởng quá nhiều đến toàn bộ dự án. Còn nếu thành công, sự mạo hiểm này có thể mở ra cơ hội mới để bạn cải thiện công việc.

Giải thích ngắn gọn về phương pháp cộng tác linh hoạt

Không đơn thuần là một phương pháp, hình thức làm việc linh hoạt còn là cách tư duy. Hoạt động cộng tác chính là cách sống và làm việc. Yếu tố cốt lõi nằm ở quá trình đánh giá nhân sự và đo lường thành công bằng hiệu quả và kết quả, chứ không thông qua thời gian và mức độ đóng góp của từng cá nhân.

Đội ngũ có thể chia nhỏ công việc thành các giai đoạn nước rút để hoàn thành nhiệm vụ cụ thể trong thời gian ngắn, từ đó tinh giản quy trình và khuyến khích các thành viên tập trung làm việc. Cách thức làm việc theo vòng lặp này vô cùng hiệu quả, nhất là đối với các đội ngũ liên phòng ban vì họ sẽ làm việc nhanh chóng hơn, tự do hơn và cộng tác chặt chẽ hơn.

Với các công cụ cộng tác hiện có, phương pháp làm việc linh hoạt trở nên dễ áp dụng hơn bao giờ hết. Bảng điều khiển, công cụ chia sẻ file, tính năng giám sát tiến độ và tiện ích tích hợp ứng dụng góp phần kết nối đúng người với đúng công nghệ một cách trơn tru. Quy trình làm việc trở thành không gian chia sẻ, chứ không phải chặn đứng ý tưởng.

Phương pháp cộng tác linh hoạt tuy có thể bắt nguồn từ quá trình phát triển phần mềm, nhưng không đơn thuần dành riêng cho lĩnh vực công nghệ.

Đây là cách thức quản lý dự án một cách khoa học hơn, áp dụng được trong nhiều ngành nghề trên toàn cầu. Trong thời đại làm việc theo mô hình từ xa và kết hợp, phương pháp cộng tác linh hoạt có thể trợ giúp mọi người và các đội ngũ thích ứng với những thách thức về khía cạnh kinh tế và người tiêu dùng. Những giải pháp này sẽ vô cùng quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp trong thời gian sắp tới.

Bạn cũng có thể quan tâm

• Cách xây dựng sự cộng tác nhóm
• 9 cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của tổ chức
• Làm việc từ xa là gì và lý do tổ chức của bạn nên áp dụng