Cách cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp
Trong hầu hết các ngành nghề, khả năng duy trì sự hỗ trợ của nhà cung cấp đều có ý nghĩa rất quan trọng. Vậy làm cách nào để xây dựng mối quan hệ hiệu quả và phát triển khả năng cộng tác tốt hơn với nhà cung cấp? Hãy đọc các bí quyết hàng đầu của chúng tôi.
Các dạng mối quan hệ với nhà cung cấp
Gần như mọi tổ chức đều có nhà cung cấp dưới một hình thức nào đó, có thể là nhà bán buôn, nhà bán lẻ, nhà phân phối hay nhà thầu phụ.
Mối quan hệ với nhà cung cấp có thể dựa trên bất kỳ cơ sở nào, từ thỏa thuận đơn lẻ đến quan hệ hợp tác chiến lược lâu dài mà trong đó, nhà cung cấp là một phần không thể thiếu để công ty vận hành. Mặc dù bạn cần xây dựng mối quan hệ tốt với tất cả các nhà cung cấp, nhưng không phải mọi dạng mối quan hệ với nhà cung cấp đều giống nhau và cần cùng mức độ cộng tác, chăm sóc như nhau.
Các dạng mối quan hệ với nhà cung cấp bao gồm:
Mối quan hệ độc lập
Mối quan hệ dạng này hoàn toàn dựa vào các giao dịch. Trong mối quan hệ độc lập, nhà cung cấp chỉ đơn thuần cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ khi cần theo giá trị thị trường. Nhà cung cấp và người mua hoàn toàn độc lập với nhau và không có bất kỳ mối quan hệ nào ngoài giao dịch mua bán. Người mua có thể tiếp tục mua hàng từ nhà cung cấp hoặc không.
Mối quan hệ liên tục
Mối quan hệ liên tục là mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp được ưu tiên. Nhà cung cấp dạng này sẽ có hợp đồng trung hạn và cần được quan tâm nhiều hơn nhà cung cấp trong mối quan hệ độc lập.
Mối quan hệ đối tác
Người mua sẽ có hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp đối tác và cần xây dựng mối quan hệ khăng khít hơn với họ.
Liên minh chiến lược
Trong liên minh chiến lược, người mua và nhà cung cấp hợp tác với nhau để tận dụng thế mạnh của mỗi bên. Các đối tác trong liên minh chiến lược có thể cộng tác với nhau trong hoạt động phát triển sản phẩm, tiếp thị, nghiên cứu và phát triển. Đây là những mối quan hệ cực kỳ quan trọng, đòi hỏi mức độ cộng tác cao.
Cung cấp theo nhu cầu
Đây là dạng mối quan hệ phổ biến với nhà cung cấp trong lĩnh vực sản xuất. Không giống mối quan hệ độc lập, mối quan hệ này đòi hỏi nhà cung cấp phải là một phần không thể thiếu trong hoạt động của công ty, bao gồm khâu phát triển sản phẩm. Nhà cung cấp theo nhu cầu cung cấp nguyên vật liệu phù hợp với quy trình sản xuất của người mua. Phương pháp này đảm bảo người mua chỉ mua những nguyên vật liệu cần thiết tại thời điểm cần thiết, tránh dư thừa nguyên vật liệu.
Thuê ngoài
Nhiều doanh nghiệp có mối quan hệ thuê ngoài, như thuê người lao động tự do, thuê khoán một số công việc của doanh nghiệp hoặc thuê công ty nước ngoài - nghĩa là thuê công ty đối tác nước ngoài để họ thực hiện một phần công việc. Những mối quan hệ này có ý nghĩa thiết yếu với doanh nghiệp nên nhiệm vụ giữ mối quan hệ phát triển đúng hướng là rất quan trọng.
Tại sao lại cần duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp?
Mối quan hệ cộng tác chặt chẽ với nhà cung cấp là yếu tố mấu chốt để nâng cao năng suất, hiệu quả công việc và lợi nhuận kinh doanh. Theo một khảo sát của McKinsey đối với các tổ chức lớn trong nhiều lĩnh vực, những công ty đã và đang cộng tác thường xuyên với nhà cung cấp thu được lợi nhuận cao hơn, mức tăng trưởng lớn hơn và có chi phí hoạt động thấp hơn so với các công ty khác cùng ngành.
Mặt khác, mối quan hệ không hiệu quả với nhà cung cấp có thể làm tăng chi phí, giảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ, thậm chí tổn hại danh tiếng.
Vì vậy, các công ty cần chú trọng nhiệm vụ xây dựng và trên hết là nuôi dưỡng mối quan hệ với nhà cung cấp. Suy cho cùng, quá trình tìm kiếm nhà cung cấp mới tốn thời gian, công sức và chi phí hơn rất nhiều so với nguồn lực cần thiết để xây dựng mối quan hệ thành công với nhà cung cấp hiện tại.
Mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp có thể đem lại lợi ích trong những khía cạnh sau:
Dịch vụ
Khi cảm thấy hài lòng, nhà cung cấp sẽ có xu hướng nỗ lực hơn để cung cấp cho doanh nghiệp các sản phẩm và dịch vụ cần thiết.
Hiệu quả
Khi người mua và nhà cung cấp dành thời gian tìm hiểu lẫn nhau, hoạt động giao tiếp giữa các doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn và quy trình làm việc cũng diễn ra suôn sẻ hơn, nhờ đó tiết kiệm thời gian cùng nguồn lực.
Tiết kiệm chi phí
Bằng cách quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả, bạn có thể xác định và cắt giảm mọi chi phí không cần thiết. Ngoài ra, bạn có thể thương lượng để được giảm giá hoặc có mức giá tốt hơn với nhà cung cấp.
Giảm thiểu tình trạng gián đoạn
Hậu quả của đại dịch, chi phí tăng cao, chiến tranh ở Ukraine và thời tiết khắc nghiệt đều góp phần khiến chuỗi cung ứng bị gián đoạn. Khi có mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp, bạn sẽ xác định được rủi ro từ sớm và thực hiện các biện pháp giảm thiểu.
Theo khảo sát của Plante Moran với các công ty trong ngành ô tô, những nhà sản xuất có mối quan hệ tốt nhất với nhà cung cấp có thể tối ưu hóa lịch trình sản xuất để đạt được lợi nhuận trong thời gian chuỗi cung ứng bị gián đoạn.
Cải tiến toàn diện
Khi duy trì mối quan hệ tốt đẹp, nhà cung cấp và người mua có thể chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi ý tưởng, cải thiện dịch vụ cũng như vận hành chuỗi cung ứng suôn sẻ hơn.
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
10 bí quyết hàng đầu để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Để quản lý thành công mối quan hệ với nhà cung cấp, bạn cần kết hợp giữa khả năng giao tiếp tốt, nhận thức và niềm tin. Dưới đây là một số bí quyết để tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp.
Đặt ra các quy tắc cơ bản
Hợp đồng giữa bạn và nhà cung cấp là nền tảng cho mối quan hệ của 2 bên. Do đó, tính minh bạch có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mối quan hệ cộng tác kinh doanh này. Hãy cho biết rõ bạn kỳ vọng nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu gì, vào thời điểm nào, cũng như đảm bảo họ hiểu và tuân thủ các điều khoản.
Đặt ra KPI
Nhà cung cấp cần hiểu rõ bạn muốn đạt được điều gì ngay từ đầu. Đặt mục tiêu rõ ràng cho nhà cung cấp và liên tục đánh giá hiệu quả của họ dựa trên các mục tiêu đó. Hãy đảm bảo bạn chia sẻ những điểm mình phát hiện được với nhà cung cấp để họ có thể tập trung vào khía cạnh cần cải thiện.
Giao tiếp hiệu quả
Để có mối quan hệ thành công, 2 bên cần thảo luận, lập kế hoạch và chia sẻ thông tin với nhau. Thông qua các công cụ phù hợp, bạn có thể giao tiếp với nhà cung cấp một cách rõ ràng và nhất quán.
Góp ý
Hãy khen ngợi nhà cung cấp khi họ làm tốt và giải quyết vấn đề ngay khi xảy ra. Có thể bạn cho rằng nhà cung cấp đang bắt đầu gặp vấn đề nhưng lại ngần ngại nói ra vì sợ phá hỏng mối quan hệ. Đây là một sai lầm. Bằng cách giải quyết sự cố ngay khi phát sinh, bạn có thể đảm bảo 2 bên đều ngăn chặn được vấn đề từ đầu.
Thanh toán đúng hạn
Đối với các nhà cung cấp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, dòng tiền và khoản thanh toán chậm có thể gây ra vấn đề lớn. Theo nghiên cứu của Liên đoàn Doanh nghiệp nhỏ tại Vương quốc Anh, 52% các doanh nghiệp nhỏ từng gặp trường hợp thanh toán chậm vào năm 2022. Bằng cách luôn thanh toán đúng hạn, bạn sẽ ghi điểm với nhà cung cấp và nhiều khả năng họ sẽ phục vụ doanh nghiệp của bạn tốt hơn, thậm chí giảm giá cho bạn.
Hành xử công bằng
Mối quan hệ với nhà cung cấp mang tính 2 chiều. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn tuân thủ các điều khoản của mình. Chia sẻ thông tin mà nhà cung cấp cần để hoàn thành công việc, luôn làm đúng các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận và đảm bảo rằng kỳ vọng của bạn đối với nhà cung cấp là hợp lý.
Không chỉ tập trung vào các giao dịch
Nếu đối xử với nhà cung cấp lâu dài như đối tác và thể hiện sự trân trọng khi họ đạt hiệu quả tốt, bạn sẽ cải thiện khả năng giao tiếp và củng cố mối quan hệ với họ.
Nắm rõ cách nhà cung cấp hoạt động
Dành thời gian để tìm hiểu các hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp và cách họ làm việc. Nhờ đó, bạn sẽ nắm được góc nhìn của nhà cung cấp, xây dựng mối quan hệ thân thiện với họ, cũng như hiểu sâu hơn về quy trình và khả năng của họ. Ngoài ra, bạn còn hiểu được những điểm khác biệt giữa 2 bên, cũng như biết cách dung hòa sự khác biệt để có mối quan hệ tốt đẹp.
Chọn phần mềm phù hợp
Phần mềm quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp có thể hỗ trợ bạn phát triển chiến lược nhà cung cấp và đánh giá hiệu quả của họ. Ngoài ra, với các công cụ cộng tác phù hợp, bạn có thể giao tiếp liền mạch và chia sẻ thông tin với nhà cung cấp.
Cùng nhau làm việc hiệu quả
Bạn cũng có thể quan tâm:
Bài viết gần đây
Năng suất | Thời gian đọc: 11 phút
Năng suất là gì và vì sao lại quan trọng?
Năng suất là một chủ đề nóng ngay cả trước những đợt đóng cửa diễn ra trên toàn cầu. Hiện tại, năng suất giữ vai trò hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp. Khám phá định nghĩa, cách đo lường và nâng cao năng suất sau thời kỳ đại dịch.
