Nhóm Workplace là phương thức đắc lực để mọi người và đội ngũ kết nối, cộng tác cũng như chia sẻ kiến thức. Tìm hiểu cách sử dụng và cơ chế hoạt động của tính năng này.

Nhân viên tại chỗ, nhân viên làm việc từ xa và nhân viên thường xuyên di chuyển, cũng như những người từ công ty khác mà bạn làm việc chung đều đang sử dụng Nhóm Workplace để cộng tác và kết nối. Cách thiết lập và tùy chỉnh Nhóm rất dễ dàng nên bạn có thể nhanh chóng mời mọi người sử dụng ngay lập tức. Sau đây là cách bắt đầu.

Nhóm dùng để làm gì?

Nhóm Workplace là không gian riêng tư để thảo luận về dự án, quản lý thông tin và chia sẻ tài liệu một cách bảo mật với đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Thành viên nhóm có thể tải lên, chia sẻ, lưu trữ không giới hạn số file và xử lý tài liệu theo thời gian thực . Đội ngũ của bạn có thể tích hợp các giải pháp như SharePoint để cộng tác hiệu quả với những công cụ họ sử dụng hàng ngày. Hoạt động nhóm sẽ tạo ra hồ sơ lưu trữ bảo mật và truy cập được tức thì, nhờ vậy bạn cũng sẽ có lịch trình hoàn chỉnh cho dự án của mình.

Bạn có thể tạo nhóm xoay quanh bất kỳ chủ đề nào. Hãy phân tích ví dụ về doanh nghiệp cung cấp giải pháp xây dựng Consolis. Một trong những nhóm quan trọng nhất của doanh nghiệp này là Group Clean Floor (Nhóm vệ sinh nhà xưởng) với mục tiêu đảm bảo tiêu chuẩn cao về mức độ sạch sẽ và an toàn cho nhân viên trong các nhà máy. Đọc toàn bộ nghiên cứu tình huống tại đây.

Có những loại nhóm nào?

Có một số loại nhóm khác nhau:

• Nhóm và dự án - để các đội ngũ làm việc và trò chuyện
• Thảo luận - để nhận góp ý từ đồng nghiệp
• Thông báo - dành cho tin tức, thông tin mới và thông báo của công ty
• Xã hội và hơn thế nữa - để lập kế hoạch cho các hoạt động trong công việc
• Đa công ty - để làm việc với người từ công ty khác

Ngoài ra còn có 3 chế độ cài đặt quyền riêng tư: Mở, Kín và Bí mật. Lựa chọn của bạn sẽ tùy thuộc vào chức năng của nhóm. Nhóm Mở có thể có quy mô toàn công ty - ví dụ như là nơi để thảo luận ý tưởng về những buổi tập hợp cùng làm việc hoặc đưa ra thông báo. Nhóm Kín hoặc Bí mật dùng để cộng tác trong dự án và tác vụ cụ thể.

Làm cách nào để tạo nhóm?

Khi bạn đã quyết định loại nhóm muốn dùng, việc bắt đầu rất đơn giản:

• Đi đến trang "Nhóm" trong Workplace và chọn Tạo nhóm
• Chọn loại và tên nhóm
• Nhấp vào tùy chỉnh để thay đổi chế độ cài đặt quyền riêng tư thành Mở, Kín hoặc Bí mật

Sau đó, bạn có thể chọn đồng nghiệp mình muốn thêm vào nhóm. Không cần phải thêm tất cả mọi người cùng một lúc - bạn luôn có thể thêm người vào nhóm sau khi tạo.

Làm cách nào để sử dụng nhóm?

Khi tạo nhóm, bạn ngay lập tức trở thành quản trị viên của nhóm đó. Để bắt đầu, bạn nên tạo thông điệp chào mừng nhằm giải thích mục đích của nhóm và khuyến khích mọi người đăng bài.

Thành viên nhóm có thể điều chỉnh cài đặt thông báo cho phù hợp với nhu cầu của họ để tránh bị quá tải thông tin. Bạn cũng có thể trưng cầu ý kiến về cách hoạt động của nhóm và thực hiện thay đổi.

Tôi có thể tìm hiểu ví dụ thực tế về nhóm ở đâu?

Xem cách các đội ngũ AirAsia sử dụng nhóm để đưa toàn bộ công ty tham gia trò chuyện, phá bỏ rào cản và khuyến khích mọi người cộng tác chặt chẽ hơn.

Bạn cũng có thể tìm hiểu về Golin, nơi nhân viên cảm thấy hào hứng với Workplace đến mức thiết lập 200 Nhóm trong vòng chưa đầy 24 giờ.