Quản lý tài liệu dễ dàng
Không phải lúc nào bạn cũng dễ dàng nắm được tất cả những tài liệu mọi người cần để thực hiện công việc. Sau đây là một số bí quyết để thực hiện đúng cách.
Đã bao giờ bạn tự hỏi mọi người lãng phí bao nhiêu thời gian để tìm tài liệu chưa? Theo báo cáo của McKinsey, nhân viên tốn đến 1,8 giờ mỗi ngày để tìm được đúng tài liệu hay thông tin.
Con số này tăng lên 13% so với năm 2002.
Công nghệ phù hợp có thể giúp giải quyết vấn đề mất cân bằng năng suất. Nhưng khi có vô số ứng dụng và công cụ liên quan đến công việc, bạn khó mà chọn được giải pháp tốt nhất.
Đó là lúc cần đến Workplace.
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Chỉ một nền tảng, bộ nhớ vô hạn
Một trong những cách Workplace tinh giản quy trình làm việc cũng như nâng cao năng suất chính là tạo điều kiện cho bạn dễ dàng quản lý file và thông tin qua Nhóm Workplace.
Nhóm Workplace là không gian công khai hoặc riêng tư để thảo luận về dự án, quản lý thông tin và chia sẻ tài liệu một cách an toàn với các cá nhân cũng như đội ngũ khác.
Với Nhóm, nhân viên trong tất cả các ngành có thể sử dụng Workplace làm cách cộng tác chính. Nền tảng này trở thành nơi đầu tiên họ đăng nhập vào buổi sáng để tương tác và làm việc trực tiếp với đồng nghiệp hoặc đội ngũ quản lý.
Họ sử dụng Workplace và nhiều tiện ích tích hợp với công cụ quản lý file nhằm chia sẻ cũng như cộng tác trên vô số tài liệu ở bất kỳ kích thước nào.
Chính xác thì bạn có thể làm gì?
- Tạo Nhóm cho nhiều dự án khác nhau và chọn giữa chế độ mở, kín hay bí mật để quản lý quyền truy cập cũng như đảm bảo độ bảo mật
- Tải lên và chia sẻ không giới hạn file, tài liệu. Bạn có thể lưu trữ tài liệu trong nhóm phù hợp để mỗi thành viên nhóm có thể truy cập thông tin quan trọng chỉ trong vài giây. Đó là điểm cải thiện đáng kể so với con số ước tính là 8 lượt tìm kiếm mà nhân viên phải thực hiện để tìm đúng tài liệu
- Mỗi thành viên đều sẽ nhận được thông báo bất cứ khi nào bạn đăng nội dung lên nhóm, từ ghi chú cho cuộc họp đến bản thuyết trình. Nhờ vậy, họ có thể truy cập ngay khi có thông tin. Nếu cần ai đó thực hiện hành động hay trả lời câu hỏi, bạn chỉ cần gắn thẻ họ trong bài viết để họ không bỏ lỡ thông tin mới
Không có phần mềm quản lý tài liệu nào có thể phù hợp với mọi nhu cầu
Đối với những doanh nghiệp muốn điều chỉnh giải pháp quản lý tài liệu, Workplace tích hợp với nhiều công cụ hàng đầu về quản lý, chia sẻ file và tài liệu mà mọi người sử dụng hàng ngày.
Đối với đội ngũ cần trao đổi thông tin và tài liệu liên quan đến dự án cụ thể, họ có thể gửi và lưu trữ file một cách an toàn qua Box hoặc Microsoft SharePoint.
Nhờ vậy, dù đang ở bất cứ nơi nào trên thế giới, mọi người đều có thể làm việc ngay trong file đã chia sẻ trên điện thoại hay máy tính và cộng tác hiệu quả hơn trước đây.
Bạn thích một hệ thống khác? Workplace cũng tích hợp với Google Drive. Tiện ích tích hợp này đóng vai trò là nền tảng cộng tác toàn diện để bạn và các thành viên khác trong nhóm có thể cập nhật cũng như lưu trữ file ở mọi định dạng, kích thước.
Nếu bạn mời người mới vào Nhóm Workplace, họ sẽ có quyền truy cập tự động vào Google Drive của nhóm. Nhờ vậy, thao tác tìm kiếm tài liệu trở nên đơn giản ngay từ đầu.
Đối với nhân viên từ xa hay những người thường làm việc trong lúc di chuyển, Quip là công cụ lý tưởng. Ngay khi kích hoạt tiện ích tích hợp, bạn có thể tạo, chỉnh sửa và quản lý tài liệu ngay trên điện thoại một cách liền mạch.
Sau đó, bạn có thể mời đồng nghiệp xem và đóng góp cho tài liệu của bạn. Hãy chuẩn bị để những chuyến đi năng suất hơn bao giờ hết…
OneDrive, Egnyte, AODocs và Dropbox hoạt động dưới dạng tiện ích tích hợp của Workplace để mọi tổ chức đều chắc chắc sẽ tìm thấy công cụ lưu trữ và tìm kiếm tài liệu mà họ cần nhằm hoàn thành công việc.
Đọc tiếp
Bài viết gần đây
Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 9 phút
Giải thích về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp.
Giải thích về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp! Tìm hiểu định nghĩa về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp và cách bạn cải thiện hoạt động này. Hãy xem các bí quyết dễ thực hiện sau đây.
