Chuyển giao kiến thức: định nghĩa và cách thực hiện

Chuyển giao kiến thức là gì?

Chuyển giao kiến thức là cách bạn chia sẻ hoặc cung cấp kiến thức và chuyên môn trong tổ chức nhằm giải quyết vấn đề, nâng cao hiệu quả hoặc thúc đẩy hoạt động cộng tác nhóm.

Trong doanh nghiệp, chuyển giao kiến thức là cách bạn lan tỏa thông tin, kiến thức và kỹ năng có giá trị của công ty, từ phòng ban này sang phòng ban khác. Thực tế, điều này có nghĩa là xác định cách thức tổ chức thông tin, đảm bảo thông tin dễ tiếp cận và phù hợp, đồng thời truyền tải thông tin đến đúng người vào đúng thời điểm.

Đảm bảo rằng chuyển giao kiến thức hiệu quả cho nhân viên mới là chìa khóa thành công, nhưng duy trì dòng chảy tri thức trong tổ chức là một quá trình diễn ra liên tục. Sau đây là lý do hoạt động chuyển giao kiến thức lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn và làm thế nào để duy trì hoạt động chuyển giao kiến thức trong suốt chu kỳ tuyển dụng.

Tại sao chuyển giao kiến thức lại quan trọng?

Bằng cách đảm bảo rằng kiến thức và chuyên môn được lưu giữ và chia sẻ trong nội bộ công ty, thay vì mất đi khi nhân viên rời đi, hoạt động chuyển giao kiến thức mang lại lợi ích về tính liên tục. Thông tin giá trị không còn nằm gọn trong tay một nhân viên, mà được truy cập và chia sẻ bởi các phòng ban khác nhau và được xây dựng dựa trên sự cộng tác giữa mọi người.

Hệ thống chuyển giao kiến thức có thể tối ưu hiệu quả và năng suất làm việc, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng khi chúng ta chuyển sang các cách thức làm việc từ xa và linh hoạt hơn.

Hoạt động này cho phép các đội ngũ chia sẻ kinh nghiệm về những gì đã làm được và chưa làm việc, từ đó nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau từ sự thành công và thất bại của người khác. Đồng thời, điều này có thể thúc đẩy sự đổi mới mạnh mẽ bằng cách mở ra một vấn đề hoặc cơ hội cho các đội ngũ có bộ kỹ năng khác nhau và góc nhìn rộng hơn.

Thông qua chuyển giao kiến thức, nhân viên sẽ được đền đáp bằng một môi trường làm việc thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp của họ. Và việc khuyến khích nhân viên chia sẻ thành công của đồng nghiệp, cũng như cảm thấy được ghi nhận vì giá trị và chuyên môn mà mình mang lại cho doanh nghiệp có thể giúp gia tăng sự gắn kết của nhân viên.

Các ví dụ về chuyển giao kiến thức

Sau đây là một vài bí kíp giúp bạn chuyển giao kiến thức hiệu quả trong suốt chu kỳ tuyển dụng:

Khi nhân viên gia nhập công ty

Đào tạo nhân viên mới: Quy trình làm quen không thể thiếu bước chuyển giao kiến thức của công ty. Mỗi thành viên trong đội ngũ cũng nên dành thời gian với nhân viên mới để giải thích và làm mẫu công việc, ngay cả khi không làm việc trực tiếp với nhân viên mới đó.

Giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban khác nhau và sắp xếp để họ có thời gian ở những phòng ban đó. Như vậy, người mới có thể nắm được tổng quan hoạt động trong tổ chức.

Định hướng: Phân công một người định hướng cho từng nhân viên mới là một phương pháp khuyến khích chuyển giao kiến thức cho nhân viên mới. Bạn có thể triển khai hoạt động định hướng theo cách không chính thức (ví dụ: người mới làm theo người có thâm niên) hoặc đưa vào kế hoạch định hướng chính thức.

Khi nhân viên đang trong quá trình làm việc

Đào tạo và phát triển: Chương trình đào tạo và phát triển hiệu quả không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tuyển dụng cũng như giữ chân nhân viên, mà còn đảm bảo kiến thức truyền đi trong tổ chức.

Hãy khai thác chuyên môn nội bộ bằng cách khuyến khích nhân viên có kinh nghiệm đào tạo nhân viên chưa có thâm niên, đồng thời sử dụng chuyên gia bên ngoài để đem kiến thức cùng chuyên môn mới vào công ty thông qua chương trình đào tạo.

Chia sẻ kiến thức: Nuôi dưỡng văn hóa chia sẻ trong tổ chức để tránh xảy ra tình trạng kiến thức nằm rời rạc. Tổ chức các cuộc họp "giới thiệu và chia sẻ" để mọi người có thể nói về công việc họ đã và đang làm.

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ cộng tác nhằm dễ dàng chia sẻ và tìm kiếm kiến ​​thức của tổ chức. Ví dụ: nhóm Workplace là không gian chung để các cá nhân và đội ngũ chia sẻ tài liệu, cộng tác trên file và lưu trữ tài liệu dự án.

Lập tài liệu: Không thể lan tỏa kiến thức trong tổ chức nếu nó chỉ nằm trong đầu ai đó. Bạn nên cân nhắc sử dụng một số dạng hệ thống quản lý kiến thức để đảm bảo mọi người có thể ghi chép lại các quy trình, phương thức và bài học, cũng như để tạo điều kiện cho những người cần kiến thức đó dễ dàng tiếp cận.

Khi nhân viên rời công ty

Các quy trình nghỉ việc: Một trong những thời điểm rủi ro nhất khiến kiến thức thất thoát khỏi tổ chức là khi nhân viên rời đi. Hãy thiết lập quy trình chính thức để mọi người chia sẻ những thông tin quan trọng.

Đừng quên rằng nền tảng cộng tác có thể đóng vai trò là kho lưu trữ an toàn cho những kiến thức này, chừng nào bạn còn cần. Như vậy, nhân viên mới có thể ngay lập tức hưởng lợi từ kiến thức của tổ chức mà bạn vất vả góp nhặt được.

Cách tạo ra quy trình chuyển giao kiến thức hiệu quả

Dưới đây là một vài bước hữu ích trong việc xây dựng một quy trình chuyển giao kiến thức hiệu quả trong công ty.

Thu thập thông tin

Bước đầu tiên, hãy thu thập những thông tin quan trọng về các ý tưởng, cách làm tốt nhất, quy trình và công nghệ cốt lõi đối với công ty của bạn. Khuyến khích nhân viên tham gia tích cực vào quá trình ghi lại kiến thức này.

Hiểu rõ đối tượng của bạn

Hãy suy nghĩ về người nhận thông tin và cách tốt nhất để chuyển giao thông tin đến đối tượng đó. Lựa chọn một hình thức chuyển giao dễ hiểu và thu hút.

Tổ chức thông tin

Để thông tin thực sự hữu ích cho nhân viên, hãy đảm bảo thông tin đó dễ tìm kiếm. Phân loại tài liệu bằng từ khóa, thẻ và nhãn để dễ dàng truy cập.

Phân phối thông tin

Để chuyển giao kiến thức hiệu quả, bạn cần áp dụng nhiều kỹ thuật khác nhau - như định hướng, dự khán, "cầm tay chỉ việc" hay lập tài liệu. Hãy chọn cho mình phương pháp phù hợp nhất để chuyển giao kiến thức bạn muốn chia sẻ.

Khuyến khích cộng tác làm việc

Khuyến khích nhân viên sử dụng các công cụ cộng tác để chia sẻ kiến thức khi các đội ngũ làm việc từ xa.

Tiếp tục tạo ra kiến thức

Có người nói rằng học tập là một quá trình không ngừng nghỉ và điều đó cũng đúng với doanh nghiệp của bạn. Hội thảo, khóa đào tạo và buổi nói chuyện từ các chuyên gia trong ngành có thể giúp thúc đẩy sự phát triển chuyên môn cho nhân viên, đồng thời giúp doanh nghiệp của bạn không ngừng đổi mới và phát triển.

Tạo ra phương pháp tiếp cận có cấu trúc

Đặt ra mục tiêu và mốc thời gian rõ ràng cho quá trình chuyển giao kiến thức, đồng thời xác định các tiêu chuẩn phù hợp để theo dõi tác động tích cực đến doanh nghiệp của bạn.

Nuôi dưỡng văn hóa chia sẻ kiến thức

Khuyến khích nhân viên nêu lên những ý tưởng, giải pháp và công nghệ mới để đảm bảo rằng quy trình chuyển giao kiến thức luôn linh hoạt và không bị đình trệ.

Bạn cũng có thể quan tâm

• Cách xây dựng sự cộng tác nhóm
• 9 cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của tổ chức
• Hình thức làm việc từ xa là gì và tại sao tổ chức của bạn nên áp dụng