Cách phát triển văn hóa chia sẻ kiến thức

Kiến thức là sức mạnh nhưng lại thường là khía cạnh bị xem nhẹ trong quá trình phát triển tại nơi làm việc. Bạn có thể làm gì để khuyến khích văn hóa chia sẻ thông tin trong tổ chức của mình?

CộNG TáC NHóM | THờI GIAN đọC: 8 PHúT
Thế nào là chia sẻ kiến thức?

Thế nào là chia sẻ kiến thức?

Kiến thức là huyết mạch của một công ty. Để tổ chức tăng trưởng và hoạt động năng suất, nhân viên cần có chung hiểu biết về thị trường, quy trình, cũng như kỹ năng và kinh nghiệm mà tổ chức đó có thể đem lại.

Khi chia sẻ kiến thức một cách hiệu quả, mọi người đều được hưởng lợi. Các quy trình có thể diễn ra nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nhân viên học hỏi được từ kinh nghiệm trước đó. Các nhiệm vụ không bị lặp lại thừa thãi và rủi ro cũng giảm bớt. Ví dụ: Chỉ bằng cách lưu trữ thông tin về dự án trước, bạn có thể tìm đường lối triển khai nhanh hơn và tránh những rủi ro không ngờ tới khi bắt đầu dự án mới.

Ngược lại, nếu không thể sử dụng kho kiến thức của tổ chức, bạn sẽ phải bắt đầu từ con số 0 - hết lần này đến lần khác.

Kiến thức của tổ chức thường chia thành 2 loại:

  • Kiến thức hữu hình là kiến thức có trong tài liệu của tổ chức - email, tin nhắn, video đào tạo, chính sách và những tài liệu khác. Vì kiến thức ở dạng tài liệu nên mọi người có thể tiếp cận và chia sẻ một cách khá dễ dàng.

  • Kiến thức vô hình thì trừu tượng hơn. Đó là những bài học ẩn sau kinh nghiệm, phương pháp làm việc và văn hóa thường ngày. Kiến thức vô hình khó định nghĩa hơn và cũng khó chia sẻ hơn - nhưng lại quan trọng không kém kiến thức hữu hình. Đây cũng là loại kiến thức mà mọi người có thể mang theo khi nghỉ việc ở công ty.

Vì không tổ chức nào có duy nhất một kho lưu trữ hay nguồn kiến thức, nên mỗi cá nhân phần nào phải chủ động chia sẻ điều mình biết. Tuy nhiên, không phải tự nhiên mà nhân viên bắt đầu chia sẻ kiến thức - tổ chức cần tạo ra quy trình và môi trường phù hợp để quá trình này diễn ra hiệu quả.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Tại sao hoạt động chia sẻ thông tin lại quan trọng ở nơi làm việc?

Tại sao hoạt động chia sẻ thông tin lại quan trọng ở nơi làm việc?

Khi diễn ra hiệu quả, hoạt động chia sẻ thông tin có thể tác động mạnh và tích cực đến cả nhân viên lẫn cách doanh nghiệp vận hành.

Tinh giản quy trình

Bằng cách đưa bài học từ kinh nghiệm trước đó vào các quy trình, bạn có thể loại bỏ bớt trở ngại trong quá trình phát triển. Thông qua bài học từ sai lầm trong quá khứ, bạn biết được cách làm nào là phù hợp hoặc không phù hợp. Từ đó, phương pháp làm việc sẽ trở nên hiệu quả và thuận tiện hơn.

Phá bỏ rào cản thông tin

Các đội ngũ có thể hưởng lợi từ kiến thức trong toàn tổ chức, chứ không chỉ lĩnh vực họ làm việc. Đồng thời, họ thấy được cách áp dụng bài học từ những phòng ban khác nhau vào tình huống của mình. Qua đó, mọi người có thể giảm công sức làm đi làm lại, hoạt động cộng tác giữa các đội ngũ cũng trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Thúc đẩy năng suất

Thời gian và nguồn lực để tìm kiếm thông tin sẽ giảm đi. Nhờ đó, nhân viên có thể dành thêm thì giờ cũng như công sức vào dự án mình đang thực hiện và hoàn thành công việc. Khi khảo sát người lao động trong 4 lĩnh vực, McKinsey nhận thấy họ dành gần 20% thời gian trong tuần để tìm thông tin hoặc tìm đồng nghiệp hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ. Từng đó là rất nhiều thời gian bị lãng phí.

Gây dựng lòng tin

Tinh thần cởi mở chia sẻ thông tin có thể gây dựng nên niềm tin giữa các nhân viên với nhau, cũng như giữa nhân viên và lãnh đạo. Khi cảm thấy yên tâm chia sẻ thông tin và biết rằng người khác trân trọng kiến thức đó, nhân viên sẽ trở nên gắn bó cũng như hài lòng hơn với công việc.

Tiết kiệm chi phí đào tạo

Để nhân viên phát triển sự nghiệp, yếu tố không thể thiếu chính là cung cấp cho họ hình thức đào tạo bài bản. Nhưng thông thường, hiệu quả sẽ cao hơn nếu đồng nghiệp chia sẻ kiến thức và kỹ năng nội bộ với nhau. Đây là xu hướng tự nhiên - theo một nghiên cứu, 55% nhân viên sẽ tìm đến đồng nghiệp thay vì sếp khi muốn học kỹ năng mới.

Tiếp thêm sức mạnh cho nhân viên

Qua quá trình chia sẻ kiến thức một cách hiệu quả, nhân viên có thể trang bị thông tin cần thiết để tự tin hoàn thành công việc, cũng như phát huy tối đa năng lực của mình.

Chia sẻ kiến thức và tích trữ kiến thức

Chia sẻ kiến thức và tích trữ kiến thức

Vì mọi người đều làm việc thuận lợi hơn khi chia sẻ kiến thức, nên chúng ta dễ cho rằng ai cũng sẽ làm như vậy. Nhưng mọi việc không phải lúc nào cũng như vậy. Mọi người không nhất thiết sẽ tự nhiên chia sẻ kiến thức.

Trên thực tế, theo khảo sát của Kahoot!, 58% nhân viên cho biết họ giữ lại những kiến thức giá trị mà có thể đem lại lợi ích cho đồng nghiệp.

Mọi người tích trữ kiến thức vì nhiều lý do khác nhau - không phải lý do nào cũng là có chủ ý.

  • Thiếu thời gian - nhân viên không có thời gian dành riêng để chia sẻ kiến thức và cảm thấy mình không có lịch trống cho việc này.

  • Thiếu quy trình - không có quy trình cụ thể để lưu giữ và truyền lại kiến thức.

  • Khó sắp xếp - nhân viên có thể làm việc tại nhiều quốc gia với những múi giờ khác nhau và nói ngôn ngữ không giống nhau. Các yếu tố này đều cản trở hoạt động chia sẻ kiến thức.

  • Thiếu tự tin - mọi người có thể cảm thấy rằng nếu chia sẻ điều mình biết, vị trí của họ sẽ bị ảnh hưởng.

  • Thiếu lòng tin - chỉ 21% nhân viên tại Hoa Kỳ hoàn toàn đồng ý rằng họ tin tưởng đội ngũ lãnh đạo của tổ chức. Mọi người sẽ không chia sẻ kiến thức nếu không thấy yên tâm hoặc nghĩ rằng có người sẽ dùng kiến thức đó để gây bất lợi cho họ.

  • Làm việc riêng rẽ - kiến thức của bộ phận này trong tổ chức có thể hữu ích cho bộ phận khác, nhưng mọi người có thể không nhận ra. Cũng có thể mọi người không có kênh nào để làm việc với nhau.

  • Cạnh tranh - các cá nhân hoặc đội ngũ có thể cảm thấy phải ganh đua với nhau thay vì nỗ lực hướng tới mục tiêu chung.

10 cách cải thiện hiệu quả chia sẻ thông tin trong tổ chức

10 cách cải thiện hiệu quả chia sẻ thông tin trong tổ chức

Một trong những thách thức lớn nhất trong vấn đề chia sẻ kiến thức là bạn không thể ép mọi người chia sẻ. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện một số bước để tạo điều kiện cho nhân viên chia sẻ và tiếp cận thông tin, chẳng hạn như:

1. Xác định rào cản đối với hoạt động chia sẻ thông tin

Những người quản lý thường sẽ nhận ra khi mọi người không chia sẻ kiến thức hiệu quả. Họ sẽ nghe nhân viên hỏi đi hỏi lại cùng một câu và ngày càng bực dọc hơn. Ngay khi phát hiện mọi người đang tích trữ kiến thức, tổ chức cần tìm hiểu nguyên nhân. Là do tinh thần cạnh tranh không lành mạnh trong đội ngũ? Hay là do khó sắp xếp nên mọi người không chia sẻ kiến thức? Bằng cách xác định và giải quyết nguyên nhân, bạn sẽ làm cho thông tin truyền đi trôi chảy.

2. Lập ra chính sách chia sẻ thông tin

Xem hoạt động chia sẻ kiến thức là mục tiêu chính thức của doanh nghiệp bằng cách đặt ra chính sách nêu rõ lý do và cách thức thực hiện.

3. Xây dựng nền tảng hoặc thư viện chia sẻ kiến thức

Để tạo nên văn hóa chia sẻ kiến thức, bạn phải cung cấp những không gian khác nhau cho hoạt động này. Một trong số đó là nguồn tài liệu tập trung. Nguồn tài liệu này có thể nằm trong mạng nội bộ công ty hoặc trên kênh liên lạc riêng. Hãy đảm bảo mọi người (cả nhân viên làm việc theo hình thức từ xa và kết hợp) có thể truy cập thư viện kiến thức cũng như biết cách sử dụng.

4. Tổ chức buổi họp mặt hàng tuần để chia sẻ kiến thức

Không phải kiến thức nào cũng dễ dàng lưu trữ. Vì vậy, bạn cần tạo ra không gian để chia sẻ và thảo luận về tình hình trong tổ chức, cũng như bài học rút ra được. Mọi người cũng có thể chia sẻ nguồn lực và thông tin mà mình thấy hữu ích. Cấp quản lý nên đi đầu làm gương, thể hiện sự trân trọng đối với sự đóng góp để mọi người thấy yên tâm và có động lực chia sẻ.

5. Phân tích

Thêm giai đoạn phân tích ở cuối mỗi dự án để mọi người có thể thảo luận về những gì đã làm tốt và điểm còn thiếu sót. Giai đoạn này nên diễn ra trên tinh thần không phán xét và tập trung tìm cách cải thiện trong tương lai.

6. Khuyến khích cộng tác nhiều hơn

Phương pháp làm việc cộng tác là cách hiệu quả để chia sẻ kiến thức thông qua hành động. Khuyến khích mọi người cộng tác bằng cách tạo ra không gian để cộng tác. Bạn có thể thực hiện trực tuyến bằng phần mềm giao tiếp hay VR/AR (thực tế ảo/thực tế tăng cường) hoặc thực hiện trực tiếp trong không gian riêng. Đừng quên dành thời gian trong ngày cho những không gian gần gũi nơi mọi người có thể chia sẻ kiến thức - như bên máy pha cà phê hay kênh chat trên mạng xã hội.

7. Đảm bào nhân viên làm việc từ xa được tham gia

Trong bối cảnh xu hướng làm việc từ xa và kết hợp đang phát triển mạnh, bạn nên đưa nhân viên không có mặt trực tiếp vào mọi sáng kiến chia sẻ kiến thức. Đảm bảo họ tham gia vào mọi buổi đào tạo và chia sẻ. Khuyến khích họ chia sẻ kinh nghiệm và bài học của mình.

8. Định hướng cho nhân viên mới

Giai đoạn đào tạo định hướng và những ngày đầu làm việc trong công ty là thời gian lý tưởng để truyền đạt kiến thức theo cách tự nhiên. Nhân viên mới có thể học hỏi kinh nghiệm của người định hướng, cả về mặt thực tiễn lẫn văn hóa và giá trị của tổ chức. Sau đó, hoạt động huấn luyện có thể củng cố kiến thức này, cũng như hỗ trợ mọi người thăng tiến trong sự nghiệp.

9. Mời chuyên gia bên ngoài chia sẻ kinh nghiệm đúc kết

Cách tuyệt vời để lan tỏa kiến thức trong toàn tổ chức là mời người bên ngoài chia sẻ chuyên môn với nhân viên. Nhưng đừng quên mời cả nhân viên làm việc theo hình thức từ xa và kết hợp tham gia cùng.

10. Đi đầu làm gương - chia sẻ cả thất bại lẫn thành công

Lãnh đạo cần thể hiện hành vi mà họ muốn thấy bằng cách chia sẻ kiến thức, bài học của chính mình trong những dự án từng tham gia. Lãnh đạo cũng cần minh bạch về khó khăn đã trải qua để nhân viên xem đây là cơ hội học hỏi.

Đọc tiếp:
Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 10 phút

Cách xây dựng sự cộng tác nhóm.

Thông qua sự hợp tác, nhân viên có thể làm việc khoa học, sáng tạo và hiệu quả hơn. Sau đây là cách để đội ngũ cộng tác hiệu quả.

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 3 phút

Cộng tác đa ngành

Khám phá các bí quyết quan trọng để cải thiện hoạt động cộng tác đa ngành, bao gồm những lợi ích khi có nhiều quan điểm khác nhau và cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm tại nơi làm việc.

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 8 phút

Cách cộng tác hiệu quả trong đội ngũ liên chức năng

Tìm hiểu cách khuyến khích sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng, đồng thời nắm rõ cách làm tốt nhất cũng như những khó khăn để tận dụng hiệu quả hơn sự cộng tác giữa các đội ngũ