Rào cản đối với hoạt động chia sẻ kiến thức

Một số yếu tố có thể cản trở hoạt động chia sẻ thông tin trong khắp tổ chức.

Tình trạng nhân viên nghỉ việc. Nếu bạn không tạo quy trình ghi lại kiến thức của các cá nhân, họ sẽ mang theo kiến thức này khi rời đi.

Khi ai đó che giấu kiến thức, những người khác cũng không muốn chia sẻ với họ

Cách tổ chức kém hiệu quả. Có lẽ các hệ thống online và offline của bạn đang có sẵn lượng lớn thông tin có ích. Nhưng hãy xem chừng khi mọi người khó tìm kiếm được tài liệu. Nếu không tổ chức tài liệu theo cách tạo điều kiện cho mọi người nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần, bạn sẽ thấy thêm nhiều nhiệm vụ trùng lặp, còn năng suất lại giảm.

Công cụ lỗi thời. Các công cụ chia sẻ kiến thức bạn đã dùng một vài năm trước có thể không còn đáp ứng nhu cầu hiện tại. Lực lượng lao động mới và trẻ hơn muốn giao tiếp tức thì tại nơi làm việc, giống như những gì họ trải nghiệm trong cuộc sống cá nhân.

93% số người thuộc Thế hệ 8x - đầu 10 cho biết công nghệ tân tiến là một trong số các khía cạnh quan trọng nhất của nơi làm việc hiện đại. Do đó, nếu bạn không có công nghệ hỗ trợ họ chia sẻ kiến thức, họ có thể sẽ không chia sẻ.

Thiếu văn hóa chia sẻ kiến thức. Tổ chức của bạn có khuyến khích nền văn hóa cởi mở không? Nếu không có công cụ phù hợp hoặc không cảm thấy hoạt động chia sẻ là một phần của công việc, mọi người nhiều khả năng sẽ chần chừ nhấp vào nút "chia sẻ".

Cách hỗ trợ hoạt động chia sẻ kiến thức

Các công cụ chia sẻ kiến thức bạn đã dùng một vài năm trước có thể không còn đáp ứng nhu cầu hiện tại

Ví dụ: Chat trên Workplace tạo điều kiện cho mọi người chia sẻ kiến thức theo thời gian thực. Họ có thể chia sẻ liên kết đến tài liệu phù hợp qua các tiện ích tích hợp với đối tác như Sharepoint hoặc Quip. Họ có thể tổ chức "cuộc họp giới thiệu và chia sẻ" ngắn, tức thì qua cuộc gọi thoại hoặc cuộc gọi video độ phân giải cao.

Họ cũng có thể dùng nhóm dự án riêng tư hoặc bí mật làm kho lưu trữ trung tâm cho các chủ đề và quy trình khác nhau. Các nhóm này có thể trở thành nơi mọi người tìm đến để chia sẻ kiến thức, đồng thời thay thế hoạt động tìm kiếm tài liệu tốn thời gian mà không hiệu quả.

Đảm bảo mọi người có thể truy cập thông tin. Hãy lưu tài liệu theo cách hợp lý và đảm bảo mọi người có thể truy cập tài liệu họ cần.

Chia sẻ thông tin về quy trình và công cụ. Bạn có thể tiết kiệm thời gian nếu biết cách tìm kiếm hiệu quả. Mọi người thường làm được điều này nếu bạn tổ chức hệ thống của mình theo cách hiệu quả, đồng thời mọi người biết hệ thống ở đâu và hoạt động như thế nào. Hãy tổ chức hoạt động đào tạo nếu cần.

Tạo điều kiện để mọi người dễ dàng chia sẻ. Công cụ cộng tác phù hợp có thể hỗ trợ bạn. Các nền tảng như Workplace đơn giản hóa hoạt động tìm kiếm tài liệu, đồng thời tích hợp với các phần mềm khác có khả năng hỗ trợ hoạt động chia sẻ kiến thức cập nhật và thiết thực.

Nền tảng này cũng dùng các công cụ quen thuộc, dễ sử dụng để đội ngũ của bạn có thể áp dụng và bắt đầu chia sẻ kiến thức ngay lập tức.