Ví dụ về sự đổi mới nhờ cộng tác có ở mọi nơi. Đó có thể là câu chuyện về các nhà khoa học cùng nhau phát triển thành công vắc xin COVID-19, những kỹ sư đóng góp khả năng chuyên môn để ra mắt phương thức vận tải mới hiệu quả hơn hay các đội ngũ hiệu ứng đặc biệt tập hợp kỹ năng sáng tạo nhằm đem lại trải nghiệm xem phim ngoạn mục.

Nếu như hoạt động cộng tác tại nơi làm việc đã được chứng minh là có khả năng thúc đẩy thành công thì hệ quả ngược lại có thể xảy ra nếu đội ngũ không thể cộng tác. Bạn có từng nghe về chủ doanh nghiệp nào giải quyết được tất cả vấn đề của công ty bằng cách tưởng tượng ra hết giải pháp đột phá này đến giải pháp đột phá khác chưa? Chúng tôi cũng chưa. Nhưng chúng ta đều từng nghe câu chuyện về những nhà lãnh đạo không chịu lắng nghe ý tưởng của bất kỳ ai, khiến doanh nghiệp tuột dốc (trong khi mức độ căng thẳng của họ tăng cao vút).

May mắn thay, ngày càng có nhiều người ở vị trí lãnh đạo dần nhận ra rằng khả năng cộng tác và sự thành công gắn kết chặt chẽ với nhau. Theo Fierce, có đến 86% các nhà lãnh đạo cho biết tình trạng thiếu tính cộng tác là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại tại nơi làm việc của mình. Như vậy, có vẻ như hầu hết chúng ta đều đồng ý rằng hoạt động làm việc nhóm và chia sẻ ý tưởng là vô cùng quan trọng. Nhưng điều gì khiến hình thức làm việc này đem lại kết quả tích cực? Làm cách nào để cộng tác theo cách khuyến khích sự đổi mới? Hãy cùng xem xét kỹ hơn...

Ý tưởng hay đến đâu không quan trọng vì chúng ta luôn có thể mở rộng và cải thiện ý tưởng. Khi sáng tác bài hát Getting Better cho album LP Sgt. Pepper's Lonely Hearts Club Band năm 1967 của The Beatles, có lẽ Paul McCartney cho rằng tác phẩm đó đã hoàn thiện. Nhưng John Lennon lại không đồng ý. Trong lúc thu âm phần hát bè của mình, ông ngẫu hứng hát nối tiếp lời khẳng định "It's getting better all the time" (Mọi việc vẫn đang tốt dần lên) của Macca bằng lời đáp mỉa mai "It can't get no worse" (Mọi việc không thể tệ hơn được nữa). Với câu hát này, ông đưa bài hát lên tầm cao mới, biến nhạc phẩm này từ giai điệu vui nhộn thành điều gì đó thú vị hơn nhiều.

Nhiều năm sau, McCartney đã ca ngợi đóng góp của đồng đội trong ca khúc Getting Better. Trong cuốn tiểu sử Many Years From Now do Barry Miles chấp bút, ngôi sao của The Beatles này chia sẻ: "Tôi đang ngồi hát câu 'Getting better all the time' thì John dùng giọng điệu súc tích nói rằng 'It couldn’t get no worse'. Tôi chợt nghĩ 'Ồ, xuất sắc!' Chính vì thế mà tôi thích sáng tác cùng John…"

Câu chuyện này là ví dụ hoàn hảo cho sức mạnh của hoạt động cộng tác. Bằng cách tập hợp các cá tính, kinh nghiệm sống và nhóm kỹ năng khác nhau, chúng ta có thể nhìn nhận mọi việc từ nhiều góc độ để rồi cuối cùng tạo ra sản phẩm cuối toàn diện hơn.

Trong cuốn sách Collaborative Innovation in the Public Sector (Đổi mới nhờ cộng tác trong lĩnh vực công), tác giả Jacob Torfing đã khám phá ý tưởng cho rằng hoạt động cộng tác đa chủ thể chính là yếu tố thúc đẩy sự phát triển tích cực. Thật vậy, giáo sư của Đại học Roskilde này lập luận rằng công nghệ hay khoa học sẽ không thể tiến bộ nếu thiếu đi hoạt động cộng tác.

Ông viết: "Bản thân quá trình phát triển công nghệ mới và hoạt động phổ biến kiến thức khoa học mới không thể khơi mào bất kỳ sự đổi mới nào. Khả năng thúc đẩy sự đổi mới của những yếu tố này phụ thuộc vào hành động có chủ đích của các chủ thể xã hội và chính trị. Những chủ thể này nhìn nhận một số thành quả đổi mới về công nghệ và khoa học là đòn bẩy để giải quyết vấn đề cụ thể hoặc đem lại thay đổi mong muốn. Các chủ thể này cũng tương tác với chủ thể khác cả trong lẫn ngoài tổ chức của mình nhằm thiết kế, thử nghiệm và triển khai giải pháp cải tiến mới."

Khả năng tiếp cận dự án hoặc vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau chỉ là 1 lợi ích của hoạt động cộng tác đa chủ thể. Khi tạo ra văn hóa đổi mới và cộng tác nhằm chia sẻ ý tưởng, mối quan tâm và trách nhiệm, tổ chức có thể thúc đẩy sự đổi mới theo các cách khác:

Đẩy nhanh tiến độ

Nếu bạn đang tổ chức tiệc và muốn đảm bảo mọi người đều có đồ ăn, cách nào sẽ nhanh hơn: tự làm tất cả bánh mì kẹp hay giới thiệu bữa tiệc là tiệc góp món rồi đề nghị mỗi vị khách tự mang đến một món? Tương tự, khi các thành viên trong nhóm chia sẻ công việc với nhau, tiến độ sẽ tăng.

Tất nhiên, tiến độ còn phụ thuộc vào quy trình được áp dụng để đảm bảo hiệu quả. Nhưng quy trình có thể chỉ đơn giản là các hoạt động như đặt ra hạn chót gửi hoặc phê duyệt ý tưởng hay tạo thư mục chia sẻ được để nhiều thành viên nhóm cùng cộng tác trong dự án.

Tạo cơ hội chiêm nghiệm

Đã bao nhiêu lần bạn chìm vào giấc ngủ với một ý tưởng bạn mà xem là rất hay nhưng rồi hôm sau tỉnh dậy lại nhận ra ý tưởng đó hoàn toàn không phù hợp? Đó là lý do bạn cần có thời gian và không gian để chiêm nghiệm. Khi bạn thảo luận ý tưởng với người khác trong nhiều ngày, nhiều tuần hay thậm chí nhiều tháng, ý tưởng đó có thể tự nhiên phát triển theo cách không vội vàng. Không chỉ vậy, bạn cũng có cơ hội theo dõi mức độ phù hợp của ý tưởng đó trong một thị trường thay đổi nhanh chóng.

Nhưng hoạt động chiêm nghiệm không chỉ có ích cho chính ý tưởng đó, mà cũng hỗ trợ thành viên nhóm học hỏi từ phương pháp và quá trình tư duy của nhau, từ đó đem lại giá trị cho toàn bộ tổ chức.

Khuyến khích sự hòa nhập

Thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng dựa vào mức độ gắn bó của nhân viên. Một trong những cách hiệu quả nhất để đảm bảo mọi người đều hài lòng với công việc là trao tiếng nói cho nhân viên. Bằng cách tạo điều kiện để đồng nghiệp giao tiếp, cũng như khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng và mối quan tâm, tổ chức không chỉ mang đến cho họ cảm giác được trân trọng, mà còn tạo ra ý thức dân chủ, minh bạch để củng cố tư duy "công việc chung".

Trong khảo sát do Fierce thực hiện, 99,1% người được hỏi cho biết họ thích nơi làm việc mà ở đó mọi người xác định và thảo luận vấn đề theo cách trung thực, hiệu quả. Trong một nghiên cứu khác của Gusto, 54% nhân viên cho biết cảm giác cộng đồng mạnh mẽ (bao gồm mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và sứ mệnh chung) chính là yếu tố giữ chân họ lại công ty lâu hơn so với lợi ích tốt nhất cho bản thân.

Để khuyến khích sự đổi mới và tránh mối nguy hiểm từ tư duy tập thể, nhóm cần có thành phần đa dạng và có tính hòa nhập nhằm đem lại nhiều góc nhìn về dự án.

Quản lý chất lượng

Dù thành viên trong đội ngũ có giỏi công việc của mình đến đâu, họ vẫn là con người. Nếu phải tập trung vào cùng một việc suốt nhiều giờ liền, họ dễ mất đi cái nhìn toàn cảnh, khiến sai lầm có cơ hội phát sinh.

Khi bạn khuyến khích sự cộng tác, thành viên trong đội ngũ có thể học hỏi từ chuyên môn và kinh nghiệm của nhau, nhờ đó đảm bảo đem lại chất lượng vừa cao vừa nhất quán.

Trên lý thuyết, hình ảnh đồng nghiệp vui vẻ cộng tác vì mục tiêu chung nghe thật tuyệt vời. Nhưng chính xác thì làm cách nào để đạt được mục tiêu ấy? Một trong những yếu tố đầu tiên bạn cần cân nhắc và điều chỉnh là cá tính của những người tham gia.

Theo một nghiên cứu vào năm 2020 xuất bản trên Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế về Quản lý & Kinh doanh, 3 đặc điểm tính cách thúc đẩy hành vi đổi mới ở sinh viên kinh doanh là:

• tính hướng ngoại

• sự tận tâm

• tư duy sẵn sàng đón nhận trải nghiệm

Tuy nhiên, nếu bộ phận Nhân sự không tìm kiếm chính xác các phẩm chất này khi tuyển dụng thì không phải mọi người tại nơi làm việc đều sẽ thể hiện những đặc điểm đó.

Do đó, thách thức là khuyến khích mọi người cộng tác và đổi mới dù hoạt động này có thể không phù hợp với cá tính của họ. Mỗi phương thức sẽ phát huy hiệu quả với những người khác nhau. Nhưng các hành động có thể hiệu quả bao gồm kết nối nhân viên với người định hướng đã trải qua khó khăn tương tự trong quá khứ, thúc đẩy chính sách cởi mở để người lao động có thể tiếp cận quản lý bất cứ lúc nào, đồng thời tổ chức những buổi lên ý tưởng nơi mọi người chia sẻ ý kiến về suy nghĩ cũng như ý tưởng của nhau.

Dù bạn nên khuyến khích tính ngẫu hứng nhưng Jacob Torfing cũng đề xuất một số nguyên tắc cơ bản cần lưu ý. Ông viết: "Lý tưởng nhất là ý tưởng nên lớn lao, táo bạo, mang tính đột phá nhưng đồng thời vẫn khả thi, an toàn và được nhiều bên liên quan chính chấp nhận."

Tất nhiên, các tiến bộ công nghệ đã và sẽ tiếp tục thay đổi cách chúng ta làm việc. Chúng ta không còn cần ở trong cùng một căn phòng, tòa nhà, thành phố hay quốc gia mà vẫn giao tiếp được với đồng nghiệp, bạn bè và người trong ngành.

Khảo sát năm 2021 của Gartner cho thấy gần 80% nhân viên đang sử dụng công cụ cộng tác để làm việc. Nhờ đó, họ có thể chia sẻ ý tưởng và quan điểm của mình ngay tức thì bất kể biên giới, múi giờ hay thậm chí là ngôn ngữ. Khả năng này không chỉ đẩy nhanh quy trình và cải thiện hiệu quả mà còn đem lại cho doanh nghiệp phạm vi tiếp cận toàn cầu rộng lớn hơn, từ đó càng tăng thêm sức mạnh cộng tác của họ.

Christopher Trueman - chuyên gia phân tích nghiên cứu chính của Gartner - chia sẻ: "Khi nhiều tổ chức chuyển sang mô hình làm việc kết hợp lâu dài thì các công nghệ tăng năng suất cũng như công cụ cộng tác sẽ hình thành yếu tố cốt lõi của loạt trung tâm làm việc mới đáp ứng được yêu cầu của nhiều nhân viên làm việc từ xa và kết hợp."

Đây mới chỉ là sự khởi đầu - vũ trụ kỹ thuật số hứa hẹn mang đến hình thức cộng tác thực tế ảo hỗn hợp cho đội ngũ làm việc từ xa. Tại đó, những người sáng tạo nhất của tương lai có thể "dịch chuyển tức thì" để gặp gỡ nhau xuyên biên giới. Các công cụ như nhiều màn hình và bảng trắng ảo sẽ có khả năng tạo ra không gian chung kỳ diệu với tiềm năng tăng tốc quá trình sáng tạo/lên ý tưởng. Trong bối cảnh công nghệ không ngừng cải tiến, chúng ta dễ dàng đạt được mục tiêu đổi mới hơn bao giờ hết. Và rõ ràng, tiềm năng này là rất lớn.

Đọc tiếp