Thu hút nhân viên tuyến đầu tham gia Workplace

Với Khu vực, người quản lý tuyến đầu có thể phân phối thông tin truy cập Workplace và hỗ trợ trực tiếp cho cấp dưới của mình.

Nhờ Workplace, các tổ chức có một khả năng đặc biệt để kết nối nhân viên tuyến đầu với bộ phận khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc khuyến khích nhân viên tuyến đầu chuyển sang sử dụng công cụ làm việc mới đôi khi không hề dễ dàng.

Với tính năng Khu vực, người quản lý nhân viên tuyến đầu có thể nhanh chóng cung cấp thông tin kích hoạt trang cá nhân, hỗ trợ việc khắc phục sự cố (chẳng hạn như cấp mã truy cập và đặt lại mật khẩu) mà không cần sự trợ giúp của Quản trị viên hệ thống.

Qua hướng dẫn này, bạn có thể tìm hiểu cách Quản trị viên hệ thống bật tính năng Khu vực, cũng như cách Người điều phối khu vực có thể hỗ trợ nhân viên tuyến đầu truy cập Workplace.

Cách thực hiện trong Workplace

Quản trị viên hệ thống

Quản trị viên hệ thống

Tạo Khu vực

Khu vực là các cộng đồng nhỏ hơn trong tổ chức, có thể được xác định theo một số tiêu chí như vùng miền, cửa hàng hoặc bộ phận. Mỗi Khu vực phải có ít nhất một Người điều phối khu vực, thường là người quản lý tuyến đầu hoặc quản lý vùng, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin truy cập và hỗ trợ cho nhân viên tuyến đầu trong Khu vực đó.

Quản trị viên hệ thống và quản trị viên khác bất kỳ có quyền Quản lý khu vực tuyến đầu đều có thể tạo Khu vực và thêm nhân viên. Họ chỉ có thể thêm nhân viên vào Khu vực nếu nhân viên đó đã được mời tham gia Workplace. Tìm hiểu cách thêm người dùng vào Workplace trong phần Nguồn lực kỹ thuật.

Để tạo Khu vực và thêm nhân viên, hãy làm theo các bước sau:

  1. Đi đến trang Nhân viên tuyến đầu của Bảng điều khiển quản trị rồi nhấp vào tab Khu vực
  2. Chọn Thêm khu vực
  3. Đặt tên cho Khu vực
  4. Thêm tên Người điều phối khu vực*
  5. Thêm nhân viên vào Khu vực đó bằng 1 trong 2 cách sau:
    • Thêm theo cách thủ công
    • Tải mẫu bảng tính xuống, thêm tên và thông tin nhân viên rồi tải lại bảng tính đó lên Workplace
  6. Chọn có cho Người điều phối khu vực gửi yêu cầu tạo trang cá nhân đến Quản trị viên hệ thống hay không khi nhân viên mới tham gia đội ngũ của họ.
  7. Nhấp vào Tạo


Tạo Khu vực mới

Xử lý yêu cầu tạo trang cá nhân

Khi Người điều phối khu vực gửi yêu cầu tạo trang cá nhân, bạn sẽ nhận được thông báo đưa bạn đến yêu cầu đó trên trang Nhân viên tuyến đầu ở Bảng điều khiển quản trị. Bạn sẽ có thể cập nhật tên và ID nhân viên, cũng như phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu này. Người điều phối khu vực sẽ nhận thông báo cho biết yêu cầu của họ được phê duyệt hay bị từ chối.

Người điều phối khu vực

Người điều phối khu vực

Người điều phối khu vực có thể hỗ trợ nhân viên tuyến đầu theo 4 cách sau để họ được cấp quyền truy cập Workplace:

  1. Tạo mã truy cập cho những nhân viên không có địa chỉ email công ty
  2. Gửi lại lời mời qua email cho những nhân viên có địa chỉ email công ty
  3. Đặt lại mật khẩu (đối với tổ chức không sử dụng phương thức Đăng nhập một lần)
  4. Gửi yêu cầu tạo trang cá nhân đến Quản trị viên hệ thống

Tạo mã truy cập và lời mời qua email

Nhân viên nào không có địa chỉ email công ty cần sử dụng mã truy cập được tạo tự động để xác nhận tài khoản. Là Người điều phối khu vực, bạn có thể truy xuất các mã truy cập này rồi chia sẻ với nhân viên để họ có thể đăng nhập Workplace.

Nhân viên nào có địa chỉ email công ty sẽ nhận được lời mời qua email để xác nhận tài khoản. Nếu email đó bị thất lạc, bạn có thể gửi lại lời mời qua email để họ nhận được quyền truy cập Workplace.

Trên trang cá nhân của nhân viên

  1. Đi đến trang cá nhân của nhân viên rồi nhấp vào nút Cấp quyền truy cập ở trên cùng bên phải
  2. Nếu nhân viên này không có địa chỉ email liên kết, Workplace sẽ tự động tạo liên kết đến mã truy cập. Nhấp vào nút Sao chép vào bộ nhớ tạm rồi chia sẻ liên kết đến mã truy cập đó với nhân viên qua SMS, bản in hoặc email.
  3. Nếu nhân viên có địa chỉ email liên kết, hãy nhấp vào Cấp quyền truy cập rồi chọn Gửi lại lời mời qua email


Truy xuất mã truy cập trên trang cá nhân của nhân viên

Trên trang cá nhân của bạn (người điều phối khu vực):

  1. Đi đến trang cá nhân của bạn rồi nhấp vào Khu vực
  2. Nếu bạn là Người điều phối của nhiều Khu vực, hãy nhấp vào Khu vực mà bạn muốn cấp quyền truy cập
  3. Bạn sẽ thấy tên của tất cả nhân viên đã được chỉ định cho Khu vực đó
  4. Nhấp vào Cấp quyền truy cập ở bên phải tên nhân viên
  5. Nếu nhân viên này không có địa chỉ email liên kết, Workplace sẽ tự động tạo liên kết đến mã truy cập. Nhấp vào nút Sao chép vào bộ nhớ tạm rồi chia sẻ mã truy cập đó với nhân viên qua SMS, bản in hoặc email.
  6. Nếu nhân viên có địa chỉ email liên kết, hãy nhấp vào Cấp quyền truy cập rồi chọn Gửi lại lời mời qua email

Đặt lại mật khẩu

Đôi khi, nhân viên quên mật khẩu của họ. Bạn cần dự kiến trước điều này, đồng thời có thể nhanh chóng đặt lại mật khẩu cho họ mà không cần sự hỗ trợ của Quản trị viên hệ thống. Hãy làm theo các bước sau để hỗ trợ nhân viên đặt lại mật khẩu:

  1. Đi đến trang cá nhân của bạn rồi chọn Khu vực
  2. Nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh tên nhân viên
  3. Chọn Bắt buộc đặt lại mật khẩu
  4. Nhân viên sẽ được yêu cầu đặt lại mật khẩu khi họ đăng nhập Workplace vào lần tới

Đăng xuất ở mọi nơi

Nếu nhân viên bị mất điện thoại hoặc đăng nhập Workplace trên thiết bị công cộng, Người điều phối khu vực có thể đăng xuất họ khỏi mọi thiết bị để đảm bảo an toàn cho Workplace của tổ chức.

Gửi yêu cầu tạo trang cá nhân

Khi nhân viên mới gia nhập đội ngũ nhân viên tuyến đầu trong Khu vực của bạn, bạn có thể thêm họ vào Workplace một cách đơn giản.

  1. Đi đến trang cá nhân của bạn rồi chọn Khu vực
  2. Nhấp vào Yêu cầu trang cá nhân mới
  3. Thêm tên nhân viên và tên Khu vực, rồi nhấp vào Gửi yêu cầu
  4. Quản trị viên hệ thống sẽ nhận được thông báo về yêu cầu tạo trang cá nhân này
  5. Nếu trang cá nhân được tạo, bạn sẽ nhận thông báo có nhân viên mới tham gia Khu vực của bạn. Sau đó, bạn có thể chia sẻ mã truy cập với nhân viên đó để họ kích hoạt trang cá nhân của họ.
Lợi ích

Lợi ích

  • Tăng tỷ lệ sử dụng của nhân viên tuyến đầu bằng cách tạo điều kiện cho người quản lý hỗ trợ họ đăng nhập và kích hoạt trang cá nhân.
  • Bảo vệ Workplace an toàn bằng cách cho phép người quản lý nhân viên tuyến đầu đăng xuất nhân viên khỏi mọi thiết bị.
  • Tinh giản quy trình tạo trang cá nhân cho nhân viên mới bằng cách cho phép người quản lý nhân viên tuyến đầu gửi yêu cầu tạo trang cá nhân này.
  • Đơn giản hóa quy trình cấp mã truy cập bằng cách cho phép người quản lý nhân viên tuyến đầu gửi thông tin đăng nhập mà không cần sự hỗ trợ của Quản trị viên hệ thống.
Thông tin & nguồn lực hữu ích khác

Thông tin & nguồn lực hữu ích khác