Đồng hồ sắp điểm 15:00 vào một ngày thứ Sáu trong tháng 3 khi động đất xảy ra ở 29 km dưới mặt biển phía bờ đông của Nhật Bản. Trận sóng thần này di chuyển 10 km đến tỉnh Iwate của Tōhoku và đạt đỉnh là hơn 40 m. Lực tỏa ra mạnh đến mức làm thay đổi cả vị trí của trái đất trên trục xoay.

Hậu quả là 3 lò phản ứng tại Nhà máy Năng lượng Hạt nhân Fukushima bị tan chảy. Trước tình hình đó, phản ứng tức thì của mọi người là hỏi thăm người thân và tìm kiếm thông tin.

Nhiều người trong số họ tìm đến Facebook để kết nối với những người mình quan tâm.

Lấy ý tưởng từ trải nghiệm cá nhân của người dùng, các kỹ sư tại Facebook ở Nhật Bản đã tạo ra bảng tin nhắn đơn giản để mọi người liên lạc với bạn bè và người thân ở những khu vực chịu ảnh hưởng. Năm 2014, bảng tin nhắn này phát triển thành sản phẩm hoàn thiện.

Công cụ Kiểm tra an toàn trên Facebook là cách đơn giản và dễ dàng để cho bạn bè và gia đình biết bạn đang an toàn khi xảy ra khủng hoảng, cũng như để kiểm tra những người khác trong khu vực bị ảnh hưởng.

Tăng tốc độ giao tiếp trong tình huống khủng hoảng

Trong 4 năm qua, hàng triệu người đã sử dụng công cụ Kiểm tra an toàn trên Facebook để chấn an người thân yêu trong những tình huống thử thách con người nhất.

Hơn nữa, xu hướng này không có dấu hiệu chậm lại. Chỉ tính trong năm 2018, tính năng này đã được kích hoạt hơn 2.000 lần. Như Atish Banerjea - Giám đốc Thông tin của Facebook - nhận định: "Tính năng này nhất định phải đến với Workplace."

Trên thực tế, Kiểm tra an toàn là tính năng mà khách hàng yêu cầu nhiều nhất với chúng tôi.

Trong tình huống khẩn cấp, tốc độ là vàng. Nhưng từ chính kinh nghiệm của mình, chúng tôi nhận thấy rằng hiện nay, các công cụ quản lý hoạt động ứng phó khẩn cấp trên quy mô lớn có tốc độ rất chậm và cồng kềnh đối với môi trường làm việc hiện đại.

Ngay cả những sản phẩm tốt nhất trên thị trường cũng thường sử dụng bảng tính Excel hay cuộc gọi điện thoại để tìm và xác định vị trí của mọi người. Từ Facebook, chúng tôi nhận ra rằng để hệ thống hoạt động hiệu quả thì yêu cầu là phải nhanh chóng, liền mạch và an toàn.

Đó là lý do hôm nay, chúng tôi sẽ ra mắt công cụ Kiểm tra an toàn cho Workplace nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức tìm kiếm và giúp đỡ nhân viên đang gặp khủng hoảng.

"Với công cụ Kiểm tra an toàn trên Workplace, chúng tôi đem lại cho các công ty khả năng lan tỏa thông tin về khủng hoảng ngay trong lúc diễn ra. Chúng tôi nhanh chóng kết nối những người cần hỗ trợ với những người có thể trợ giúp trong công ty."

Với công cụ Kiểm tra an toàn, nếu xảy ra khủng hoảng, tổ chức có thể xác định ai bị ảnh hưởng, gửi nhiều phương thức thông báo và theo dõi phản hồi của nhân viên.

Chúng tôi thiết kế công cụ này theo hướng ưu tiên di động nên họ có thể thực hiện nhanh chóng. Như Kyle Walsh - Quản lý Hoạt động Bảo mật Toàn cầu tại Facebook - chia sẻ: "Với công cụ Kiểm tra an toàn trên Workplace, bạn chỉ mất vài giờ, nếu không muốn nói là vài phút, để hoàn tất một quy trình từng tốn nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần."

Công cụ này hoạt động như thế nào?

Trong tình huống khủng hoảng, ban lãnh đạo công ty có thể thông qua quản trị viên Workplace để kích hoạt tính năng Kiểm tra an toàn và gửi thông báo cho cộng đồng công việc của họ, nhằm xác nhận ai đang an toàn và ai cần trợ giúp. Quy trình này gồm 3 bước.

Xác định vị trí: Nhiệm vụ đặc biệt quan trọng là xác định những người có thể chịu ảnh hưởng từ khủng hoảng. Vì vậy, chúng tôi xây dựng nhiều cách để công ty nhập dữ liệu của những nhân viên mà họ muốn liên lạc.

Trong đó bao gồm tính năng thành viên của nhóm Workplace (ví dụ: nhóm chia sẻ thông tin địa phương trong một thành phố đang gặp khủng hoảng); thông tin vị trí có trong Công cụ Tổ chức của Workplace; bảng tính truyền thống chứa danh sách tên.

Thông báo: Sau khi xác định được những người liên quan, bạn cần có các cách khác nhau để liên lạc với họ. Dữ liệu của chúng tôi cho thấy cách hiệu quả nhất để liên lạc với mọi người là qua Bot Chat trên Workplace.

Tuy nhiên, vì không phải tổ chức nào cũng có chức năng này nên chúng tôi cũng đã cung cấp các lựa chọn tích hợp sẵn gồm thông báo Chat trên Workplace và tin nhắn tự động.

Các tính năng này xuất hiện ở đầu Bảng tin trên Workplace, bên cạnh email và cuối cùng là SMS. Tất cả đều có mặt trên cả máy tính và di động.

Lặp lại: Nếu như bạn liên lạc với ai đó nhưng họ không trả lời thì sao? Bạn phải có cách để thử lại. Vì vậy, chúng tôi đã xây dựng bảng điều khiển theo thời gian thực về trạng thái của nhân viên, trong đó hiển thị lịch sử những lần thử liên lạc với ai đó.

Quản trị viên cũng sẽ xem được chi tiết liên hệ của nhân viên, bên cạnh thông tin về quản lý trực tiếp và đồng nghiệp của họ.

Delta Air Lines sử dụng công cụ Kiểm tra an toàn trong thực tế

Delta Air Lines là bên tham gia dùng thử bản beta của công cụ Kiểm tra an toàn trên Workplace. Họ đã nhận thấy giá trị to lớn khi triển khai công cụ Kiểm tra an toàn trong toàn công ty để tiếp tục chăm sóc cho nhân viên thông qua Workplace.

Delta sử dụng công cụ Kiểm tra an toàn để đảm bảo an toàn cho nhân viên trong những sự kiện khủng hoảng gần đây như Bão Florence và trận động đất ập đến Hokkaido, Nhật Bản.

Họ chọn Kiểm tra an toàn vì công cụ này dễ sử dụng, đáng tin cậy và phù hợp với thói quen sử dụng của mọi người… trong đoạn chat, Workplace và email trên thiết bị di động.

Biến công ty thành cộng đồng

Monica Adractas - Giám đốc bộ phận Phát triển Khách hàng tại Workplace - chia sẻ: "Mục tiêu của Workplace là tạo điều kiện thuận lợi để các công ty và tổ chức xây dựng cộng đồng ý nghĩa trong môi trường làm việc. Để làm được vậy, bạn cần biết nhân viên của mình đang ở đâu và họ có ổn hay không. Họ có an toàn khi khủng hoảng xảy ra không?"

Chúng tôi hy vọng rằng mọi người sẽ không ngừng sử dụng công cụ Kiểm tra an toàn. Nhưng chúng tôi cam kết sẽ xây dựng những cộng đồng công việc gắn kết hơn và kiên cường hơn khi họ cần nhau nhất.

Công cụ Kiểm tra an toàn trên Workplace sẽ ra mắt khách hàng trong những tháng tới.