Mọi người có điện thoại thông minh đều quen với tiếng thông báo từ nhiều nhóm chat. Những nhóm này hỗ trợ chúng ta cập nhật về kế hoạch với gia đình, bạn bè và câu lạc bộ. Vậy tại sao chúng ta không sử dụng nhóm tại nơi làm việc để tạo điều kiện cho hoạt động cộng tác nhóm?

Thế hệ 8x - đầu 10x đang góp phần thúc đẩy tiến bộ công nghệ trong và ngoài văn phòng. 93% trong số họ cho biết công nghệ mới nhất đóng vai trò quan trọng khi lựa chọn công ty. [1] Khi mọi người được sử dụng công nghệ quen thuộc giống như trong đời sống riêng, cả cá nhân và tổ chức đều có thể ngay lập tức được hưởng lợi ích về năng suất.

Gần đây, các công cụ dành cho doanh nghiệp đã tụt lại phía sau những ứng dụng dành cho người tiêu dùng. Nhưng sản phẩm SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ) đang cố gắng tìm lại chỗ đứng. Trong đó có những nền tảng như Workplace với các công cụ và tính năng như nhóm.

Với nhóm, mọi người có thể chia sẻ ý kiến đóng góp và đăng thông tin mới, đồng thời cải thiện hoạt động cộng tác trong đội ngũ. Nhưng nguyên tắc cư xử khi dùng nhóm để tạo, kết nối và cộng tác hiệu quả là gì?

Nên xem xét hệ quả về bảo mật

Do đó, những nền tảng như Workplace trở nên đặc biệt hấp dẫn nhờ có tính bảo mật, khả năng sẵn sàng triển khai ngay trong doanh nghiệp, cũng như các tùy chọn điều khiển cụ thể để hỗ trợ quản trị viên quản lý cộng đồng online của mình.

Một lợi ích khác là nền tảng này cũng có các công cụ như chức năng chat và nhóm để thúc đẩy hoạt động giao tiếp cũng như cộng tác.

Không nên bỏ qua tin nhắn

Nhóm Workplace là nền tảng chia sẻ thông tin đơn giản và hiệu quả. Bạn có toàn quyền kiểm soát loại nhóm mình muốn thiết lập. Bạn có thể chọn nhóm mở, nhóm kín hoặc nhóm bí mật để đặt ra kỳ vọng rõ ràng về loại nội dung cho mỗi nhóm.

Đội ngũ thường cùng tham gia nhóm dự án ở dạng nhóm kín hoặc nhóm bí mật. Tại đây, bạn có thể trao đổi file và cộng tác trên tài liệu được chia sẻ qua tiện ích tích hợp ưu tiên của bạn, chẳng hạn như Box hoặc SharePoint.

Nhóm mở thường là nơi thông báo, cũng như là không gian xã hội để mọi người chia sẻ đủ loại thông tin và thông tin mới. Nhưng khi cần đưa ra quyết định về dự án hoặc chi tiết về sự kiện mùa hè tại nơi làm việc, hãy đảm bảo chỉ thành viên liên quan mới có trong cuộc trò chuyện.

Nếu muốn thảo luận nội dung nào đó với 1 người khác, hãy cân nhắc chuyển sang đoạn chat hoặc nhóm 2 người. Nhờ đó, đồng nghiệp của bạn sẽ không bị phân tâm và không phải nhận thông báo không liên quan đến họ.

Nên khuyến khích cuộc trò chuyện khó khăn

Đoạn chat trong nhóm khuyến khích cuộc trò chuyện có quy mô rộng hơn. Nhóm cũng là diễn đàn mở - nơi ý kiến khác nhau chắc chắn sẽ luôn xuất hiện.

Hãy trân trọng điều này. Dùng nhóm như diễn đàn để thảo luận về thách thức của tổ chức. Khuyến khích thành viên cấp cao trong đội ngũ đề cập công khai đến vấn đề hoặc mối lo ngại. Đây là cách minh bạch và hiệu quả để thúc đẩy cuộc trò chuyện trong công ty.

Nhưng bạn cũng cần chú ý đến thời điểm phù hợp khi đưa vấn đề ra khỏi nhóm và giải quyết ở diễn đàn khác.

Không nên thêm thông tin không cần thiết

Nhóm tạo điều kiện để mọi người hoàn thành nhanh chóng công việc. Đây là không gian hoàn hảo để nhận được sự chấp thuận cho công việc bạn đã làm với cách đơn giản nhất là biểu tượng "ngón cái giơ lên".

Nhóm cũng hỗ trợ quy trình làm việc. Tải phiên bản tài liệu của bạn lên nhóm và nhờ mọi người đóng góp ý kiến. Đồng nghiệp ở múi giờ khác sẽ xem khi họ online và thực hiện nhiệm vụ của mình.

Nhóm trở thành dòng thời gian liên tục và luôn cập nhật của toàn bộ dự án, từ đó hỗ trợ người mới tham gia hoặc thành viên dự án nhanh chóng theo kịp tiến độ.

Bạn luôn cần chú ý đến tình trạng quá tải thông báo. Nhóm và Bảng tin trên Workplace góp phần giảm bớt thông tin không cần thiết. Bảng tin dùng công nghệ máy học để hiển thị thông điệp quan trọng từ nhóm của bạn.

Bạn có thể thay đổi phần cài đặt thông báo theo nhu cầu của mình. Nếu thành viên khác trong nhóm gắn thẻ bạn trong nhóm chat, bạn sẽ luôn nhận được thông báo.

Nên cộng tác với đối tác, nhà cung cấp và khách hàng bên ngoài

Cuối cùng, Nhóm đa công ty (MCG) cung cấp cho bạn các tính năng nhóm tương tự để sử dụng cùng đội ngũ bên ngoài một cách an toàn. Với tính năng chia sẻ file và bình luận dạng chuỗi, bạn phụ thuộc ít hơn vào chuỗi email khó tìm kiếm. Nhóm đa công ty cũng sẽ trở thành nguồn cộng tác và giao tiếp duy nhất giữa mọi người trong các tổ chức tương ứng.

Các công cụ dành cho doanh nghiệp đang bắt kịp và hỗ trợ tổ chức xây dựng cũng như quản lý cộng đồng online vững mạnh. Bạn hiện có thể sử dụng những công nghệ mới này để cộng tác một cách dễ dàng hơn bao giờ hết. Đó quả là tin tốt cho mọi người.