Thế giới ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, điều này cho thấy rõ rằng chuyển đổi kỹ thuật số là điều thiết yếu để doanh nghiệp, dù có quy mô vừa và nhỏ hay tập đoàn toàn cầu, bắt kịp xu hướng. Điều chưa thực rõ ràng là chuyển đổi kỹ thuật số thực sự nghĩa là gì. Liệu đó có phải chỉ là một cách nói hoa mỹ rằng bạn đang chuyển sang sử dụng điện toán đám mây? Có phải điều này liên quan đến việc đào tạo thêm kỹ năng? Và làm thế nào để đo lường sự thành công?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp những thắc mắc này (và hơn thế nữa) để bạn có một cái nhìn rõ ràng và tự tin hơn trong việc định hình lại mô hình kinh doanh.

Chuyển đổi kỹ thuật số là quá trình ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh để thúc đẩy sự thay đổi. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách xác định xem làm thế nào để ứng dụng các công nghệ như máy học, trí tuệ nhân tạo (AI) và dữ liệu lớn nhằm mang đến những dịch vụ mới hoặc cải thiện chất lượng dịch vụ hiện có.

Giả sử bạn có một doanh nghiệp đã thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số và một doanh nghiệp khác thì chưa. Công ty truyền thống tiếp tục sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng. Mặt khác, công ty hiện đại tận dụng dữ liệu theo thời gian thực để xác định sản phẩm nào mang lại lợi nhuận cao nhất và đối tượng khách hàng nào sẽ mua chúng. Điều này không chỉ tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh hôm nay mà còn dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai.

Mỗi người lại định nghĩa số hóa theo những cách khác nhau, nhưng các ví dụ về chuyển đổi kỹ thuật số tại nơi làm việc sẽ bao gồm:

• Loại bỏ hoàn toàn giấy tờ trên toàn bộ doanh nghiệp

• Tự động hóa chuỗi cung ứng và quy trình làm việc

• Ứng dụng AI và máy học để biến đổi hành trình mua sắm của mỗi khách hàng

• Dựa trên các phân tích dự đoán để phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu tương lai của khách hàng

• Tự động hóa hoạt động quản lý hiệu quả của nhân viên nhằm xác định tình trạng thiếu hụt kỹ năng

• Áp dụng chính sách ưu tiên mô hình làm việc từ xa để nhân viên có thể làm việc và cộng tác trên nền tảng đám mây

Hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của mỗi doanh nghiệp là riêng biệt, nhưng để hoàn thành bất kỳ dự án nào lại phụ thuộc vào hoạt động cộng tác và giao tiếp trong doanh nghiệp hiệu quả. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp bứt phá và loại bỏ những cách làm lỗi thời, không còn phù hợp với thế giới kết nối ngày nay. Đây cũng là dịp để tất cả nhân viên nắm bắt những công nghệ mới thú vị và giải phóng bản thân khỏi những công việc nhàm chán, rập khuôn hàng ngày.

Nếu thực hiện đúng cách, chuyển đổi kỹ thuật số có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một mức tăng trưởng mới. Mục tiêu là làm việc thông minh hơn và đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách triển khai công nghệ trên diện rộng.

Trong lĩnh vực chuyển đổi kỹ thuật số, có hai thuật ngữ thường bị nhầm lẫn là digitalization (số hóa quy trình) và digitization (số hóa dữ liệu). Tuy trông rất giống nhau, nhưng hai thuật ngữ này mang ý nghĩa khác nhau.

Đây là cách chuyển đổi các quy trình hiện có sang nền tảng công nghệ kỹ thuật số. Không chỉ đơn thuần là quét tài liệu để lưu trữ trên đám mây, giải pháp này còn giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu, dự đoán xu hướng và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn dựa trên kết quả phân tích. Tuy nhiên, giải pháp này không thể bao quát bằng một cuộc chuyển đổi kỹ thuật số toàn diện khiến toàn bộ văn hóa nơi làm việc của bạn thay đổi.

Các ví dụ bao gồm:

• Chuyển các hoạt động kinh doanh lên mạng

• Chia sẻ tài liệu trên nền tảng đám mây

• Tích hợp mã QR vào sản phẩm

• Phân tích dữ liệu theo thời gian thực để giảm thiểu rủi ro

• Nâng cao kỹ năng cho nhân viên để sử dụng nền tảng phần mềm mới

Đây là quy trình chuyển đổi dữ liệu và tài liệu hiện có từ dạng thủ công sang dạng kỹ thuật số.

Các ví dụ bao gồm:

• Quét ảnh để lưu trữ trong file trực tuyến

• Chuyển đổi báo cáo giấy thành dạng PDF

• Biến bài thuyết trình thành file âm thanh

Bản thân dữ liệu không thay đổi, chỉ đơn giản là được tái tạo dưới dạng kỹ thuật số. Mặc dù số hóa dữ liệu có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa các quy trình, nhưng không tối ưu toàn bộ quy trình như số hóa quy trình.

Trong bối cảnh công nghệ không ngừng phát triển, chuyển đổi kỹ thuật số không chỉ là chìa khóa thành công mà còn là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Chính vì vậy, theo KPMG, phần lớn các CEO - cụ thể là 72% - tiếp tục ưu tiên đầu tư mạnh mẽ vào các cơ hội số hóa.

Nghiên cứu từ Accenture cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chuyển đổi kỹ thuật số. Kết quả cho thấy các công ty dẫn đầu trong việc ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp đang phát triển nhanh gấp 5 lần so với những công ty chậm trễ áp dụng công nghệ mới.

Lợi ích của chuyển đổi kỹ thuật số bao gồm:

• Duy trì khả năng cạnh tranh

  Nếu không ngừng phát triển, doanh nghiệp bạn có nguy cơ tụt lại sau các đối thủ cạnh tranh hoặc các công ty khởi nghiệp công nghệ cao, nơi mọi hoạt động đều được thực hiện trực tuyến. Khả năng tiếp cận lượng dữ liệu khổng lồ mang đến cho bạn lợi thế dẫn đầu xu hướng và tập trung vào việc cung cấp giá trị thực sự cho khách hàng.

• Tăng hiệu quả

  Chuyển đổi kỹ thuật số có thể cải thiện hiệu quả làm việc vượt trội. Bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công như nhập liệu và theo dõi hàng tồn kho, công việc được hoàn thành nhanh chóng hơn, đồng thời loại bỏ hoàn toàn nguy cơ xảy ra lỗi bởi con người. Điều này cũng giúp nhân viên có thêm thời gian để tận hưởng những khía cạnh thú vị hơn trong công việc.

• Tiết kiệm tiền bạc

  Chuyển đổi kỹ thuật số có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí bằng cách giảm thiểu nhân công, tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất. Ví dụ: Việc ứng dụng lưu trữ đám mây và hiện đại hóa cơ sở hạ tầng CNTT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí phần cứng và giảm nhu cầu về không gian lưu trữ vật lý.

• Trải nghiệm khách hàng tốt hơn

  Trong thời đại kỹ thuật số bùng nổ, khách hàng mong đợi các doanh nghiệp mang đến trải nghiệm liền mạch trên nhiều kênh tương tác. Thậm chí, 1/3 khách hàng sẵn sàng từ bỏ một công ty chỉ sau một lần trải nghiệm không tốt.

  Chuyển đổi kỹ thuật số có thể nâng tầm trải nghiệm của khách hàng theo nhiều cách. Có thể kể đến như sử dụng chatbot để cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 và tích hợp trang web với ứng dụng di động để mang lại trải nghiệm mua sắm liền mạch.

• Thông tin chi tiết hữu ích hơn

  Số hóa quy trình cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích các dữ liệu giá trị liên quan đến nhiều phòng ban chức năng, từ bán hàng và marketing cho đến hậu cần, tài chính và hành vi khách hàng. Từ đó, bạn có thể có được cái nhìn sâu sắc về cách chúng ảnh hưởng đến lợi nhuận và chi phí biên, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

• Nâng cao tính linh hoạt

  Một doanh nghiệp linh hoạt và nhanh nhạy có thể phản ứng nhanh chóng trước những điều kiện thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng sẽ có lợi thế vượt trội so với các tổ chức chậm thích nghi hơn.

Chuyển đổi hoàn toàn sang kỹ thuật số không phải là không có thách thức - đây là một quá trình phức tạp và nhiều tầng, đòi hỏi rất nhiều kế hoạch và sự cộng tác. Tuy nhiên, sáu bước sau đây có thể giúp bạn chuyển đổi kỹ thuật số thành công:

Bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu cụ thể mà bạn mong muốn đạt được thông qua chuyển đổi kỹ thuật số. Suy nghĩ về những khía cạnh nào có thể tạo ra doanh thu cao nhất cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, mục tiêu chính của bạn là nâng cao hiệu suất? Cải thiện trải nghiệm khách hàng? Hay khai thác các nguồn doanh thu mới?

Tự đặt ra những câu hỏi này có thể giúp bạn xây dựng các quy trình tốt hơn trên mọi phương diện, dù là chuyển các dịch vụ chính lên đám mây hay tạo nền tảng đa kênh cho khách hàng. Thật vậy, theo báo cáo về hiện trạng chuyển đổi số năm 2023 của TEKsystem, nâng cao trải nghiệm khách hàng chính là mục tiêu hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp. Dù mục tiêu của bạn là gì, việc vạch ra một lộ trình chi tiết các giải pháp và khung thời gian cụ thể để tạo nên thay đổi đột phá là một ý tưởng tuyệt vời.

Đơn giản là áp dụng công nghệ mới không đủ - cần phải gắn với KPI để theo dõi tiến trình. Bạn cần đo lường tác động của những nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số để đánh giá mức độ hiệu quả.

Chuyển đổi kỹ thuật số có thể mang lại cho bạn một vài lợi ích nhanh chóng, nhưng hãy chuẩn bị tinh thần rằng có thể cần ít nhất 2 năm trước khi bạn thực sự thấy rõ lợi nhuận đầu tư. Trong lúc chờ đợi, nếu chưa nhìn thấy kết quả mong muốn, hãy điều chỉnh chiến lược của bạn.

Hãy đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức cùng đồng hành với bạn để chuyển đổi kỹ thuật số thành công. Điều quan trọng là tất cả nhân viên đều hiểu rõ mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến, từ đó tạo nên sự đồng lòng trong việc đạt được những mục tiêu chuyển đổi số đó. Minh bạch – đừng để kiến thức quý giá chỉ bó hẹp trong phòng họp. Trong quá trình chuyển đổi số, yếu tố không thể thiếu là đảm bảo luồng thông tin liền mạch ở tất cả các cấp.

Đầu tư vào các giải pháp công nghệ thực sự cần thiết để hỗ trợ các nỗ lực chuyển đổi của bạn, dù là trí tuệ nhân tạo, giải pháp dựa trên đám mây hay công cụ tự động hóa.

Chọn phần mềm được đánh giá cao và tin dùng bởi các doanh nghiệp cùng ngành. Tốt nhất là chọn công nghệ mà nhân viên của bạn đã quen thuộc hoặc có thể làm quen nhanh chóng. Quá trình triển khai các quy trình quá phức tạp chắc chắn sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian và công sức.

Tập hợp một đội ngũ chịu trách nhiệm chuyển đổi số cho doanh nghiệp của bạn. Đội ngũ này nên bao gồm những cá nhân có chuyên môn về công nghệ kỹ thuật số cũng như những người có kiến thức về ngành cụ thể của bạn.

Các trưởng nhóm cần trao đổi thông tin hiệu quả trong suốt quá trình chuyển đổi kỹ thuật số để tất cả nhân viên hiểu rõ tiến trình. Đầu tư nâng cao kỹ năng cho nhân viên với các phần mềm mới nhất thông qua các buổi đào tạo thường xuyên sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Với sự hỗ trợ và đào tạo đúng cách, các công nghệ mới không chỉ nhanh chóng thấm nhuần vào nền văn hóa doanh nghiệp mà còn xây dựng một lực lượng lao động vững mạnh hơn.

Sự thay đổi bắt đầu từ cấp lãnh đạo. Đừng để khả năng lãnh đạo kém cỏi cản trở quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp. Hiểu rõ tầm quan trọng của chuyển đổi kỹ thuật số đối với doanh nghiệp là chìa khóa để thúc đẩy các quá trình hiện đại hóa một cách hiệu quả. Các nhà lãnh đạo phải đam mê thay đổi và tạo ra một liên kết thống nhất giữa các phòng ban khi công nghệ được triển khai trên toàn doanh nghiệp.

Như báo cáo của McKinsey report đã chỉ ra: "Một sự thật khó chấp nhận đối với các doanh nghiệp đang chuyển đổi kỹ thuật số là nếu không có sự cam kết tập trung và chủ động từ CEO thì gần như không có cơ hội thành công".

Việc triển khai chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số chắc chắn là một nhiệm vụ lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nâng cấp hoặc thay thế các hệ thống hiện có rất tốn kém, nhưng hãy cố gắng tập trung vào những cơ hội mà nó có thể mang lại. Nếu bạn có thể cắt giảm chi phí hàng ngày hoặc tìm thấy một thị trường mới để mở rộng tệp khách hàng, mọi nỗ lực đều xứng đáng.

Hãy nhớ rằng chuyển đổi kỹ thuật số là một quá trình không ngừng phát triển. Hành trình này không bao giờ kết thúc. Để cải thiện chất lượng cuộc sống cho cả nhân viên và khách hàng, doanh nghiệp phải luôn hướng tới về phía trước và sẵn sàng cho những bước tiến tiếp theo.

Đọc tiếp

• Tương lai của công việc
• Nâng cao kỹ năng cho nhân viên để chuẩn bị cho tương lai của công việc
• Cách chúng ta sẽ làm việc trong vũ trụ kỹ thuật số