Cách mọi người giữ an toàn tốt hơn nhờ kết nối hiệu quả hơn
Hoạt động giao tiếp nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quá trình lên kế hoạch ứng phó khẩn cấp. Nhưng nhiều quy trình hiện có đã lỗi thời và không thể phát huy hiệu quả vào thời điểm quan trọng. Workplace có thể thay đổi tình trạng đó.
Hoạt động giao tiếp nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quá trình lên kế hoạch ứng phó khẩn cấp. Nhưng nhiều quy trình hiện có đã lỗi thời và không thể phát huy hiệu quả vào thời điểm quan trọng. Workplace có thể thay đổi tình trạng đó.
Lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp
Khả năng giao tiếp nội bộ không chỉ là yếu tố quan trọng cho thành công của tổ chức, mà còn là phần thiết yếu đối với thành công của kế hoạch ứng phó khẩn cấp.
Khi chỉ 14% nhà lãnh đạo doanh nghiệp hài lòng với khả năng giao tiếp và cộng tác của tổ chức mình, ta có thể thấy rõ rằng hoạt động giao tiếp nội bộ yếu kém sẽ ảnh hưởng đến năng lực ứng phó với thảm họa tiếp theo.
Chúng tôi đã suy nghĩ nhiều về yếu tố này khi mùa bão tiếp tục gây ra sự gián đoạn đáng kể cho bờ biển phía đông nam của Hoa Kỳ và vùng Caribe. Vào thời điểm khó khăn này, các công ty đang tìm cách dùng Workplace để ứng phó hiệu quả với các tình huống khẩn cấp đầy thách thức đã trở thành nguồn cảm hứng của chúng tôi.
Khi hoạt động lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp truyền thống không còn đủ hiệu quả
Bạn đã hoàn tất quá trình đánh giá rủi ro. Bạn đã xác định được mối nguy hiểm và rủi ro, cũng như viết xong kế hoạch. Nhưng công cụ giao tiếp của bạn đã sẵn sàng để đưa vào thử nghiệm thực sự chưa?
Nhiều kế hoạch giao tiếp trong tình huống khẩn cấp phụ thuộc vào hệ thống cung cấp thông tin tự động qua điện thoại, danh sách email và dịch vụ tin nhắn văn bản. Tuy nhiên, những hình thức giao tiếp truyền thống này không phải lúc nào cũng hiệu quả trong tình huống ứng phó khẩn cấp. Các hình thức nói trên không đủ hiệu quả và thường thiếu thông tin cập nhật về nhân sự, qua đó tạo ra khoảng trống lớn trong khả năng cảnh báo cũng như theo dõi mọi người.
Danh sách email là ví dụ đặc biệt thú vị. Theo một nghiên cứu gần đây, email nội bộ là cách kém hiệu quả để giao tiếp với nhiều nhóm người. Dữ liệu cho thấy người nhận chỉ mở email giao tiếp nội bộ trong khoảng một nửa (55%) số trường hợp. Đây là số liệu đáng thất vọng vào ngày thường, nhưng có thể gây thiệt hại khi bạn cố gắng liên hệ với nhân viên và nắm bắt tình hình của họ trong trường hợp xảy ra sự cố.
Thông báo về trường hợp khẩn cấp hiệu quả hơn bằng Workplace
Workplace kết nối mọi người trong tổ chức. Khi cần triển khai kế hoạch ứng phó khẩn cấp, bạn có thể sử dụng Workplace để truy cập chính xác hồ sơ người dùng hiện tại theo thời gian thời gian thực. Dữ liệu được cập nhật để tất cả nhân viên đều có thể nhìn thấy thông báo của bạn.
Bạn có thể gửi thông báo về sự cố hoặc trường hợp khẩn cấp đến các nhóm cụ thể trong toàn công ty. Người dùng có thể chia sẻ cũng như mở rộng phạm vi tiếp cận thông báo của bạn một cách tự nhiên, qua đó có thêm nhiều người nhìn thấy và phản hồi cảnh báo của bạn. Nhóm trên Workplace hỗ trợ thành viên trong nhóm ứng phó khẩn cấp huy động và quản lý nỗ lực ứng phó.
"Workplace là kênh chúng tôi có thể sử dụng tự nhiên khi cần giao tiếp một cách nhanh chóng, ổn định và linh hoạt với đội ngũ của mình."
Chúng tôi đã chứng kiến khách hàng sử dụng nền tảng Workplace để tạo công cụ mới nhằm xoay sở với các tình huống khẩn cấp. Họ thiết kế các bot hiệu quả thông qua nền tảng mở này với mục đích chia sẻ thông tin cần thiết trong tình huống nguy cấp. Họ cũng khai thác bản chất cộng tác của nhóm trên Workplace để huy động hàng nghìn tình nguyện viên và tổ chức các nỗ lực cứu trợ.
Sau bão Irma, Delta Air Lines đã sử dụng Workplace để điều phối hoạt động ứng phó với thảm họa và giao tiếp trong thời gian thực. Họ cũng sử dụng Safety Officer để kiểm tra tình hình của nhân viên tại Trung tâm Tương tác với Khách hàng ở Tampa. Charisse Evans tại Delta cho biết: "Workplace là kênh chúng tôi có thể sử dụng tự nhiên khi cần giao tiếp nhanh chóng, ổn định và linh hoạt với đội ngũ của mình. Phản hồi trong thời gian thực từ Safety Officer giúp chúng tôi nhanh chóng nắm được tình trạng của mọi người và điều phối hoạt động ứng phó."
Sau trận lũ lụt gần đây ở Mumbai, LTI (Larsen & Tourbo Infotech) và Reliance General Insurance sử dụng Workplace để thông báo thông tin mới và cách bố trí bữa tối cho nhân viên. LTI cũng sử dụng nền tảng này nhằm chia sẻ tin nhắn từ những đồng nghiệp cung cấp chỗ ở cho những người không có nơi nào để về.
Mọi người ở đâu và có an toàn không?
Có lẽ đó là câu hỏi quan trọng nhất khi xảy ra thiên tai hoặc sự cố. Workplace mở cho các nhà phát triển nên khách hàng của chúng tôi đã xây dựng những công cụ mới nhằm góp phần mang đến cho bạn câu trả lời nhanh chóng.
Ứng dụng Safety Officer dành cho Workplace giúp tổ chức dễ dàng thông báo đến nhân viên khi xảy ra khủng hoảng hoặc sự cố. Với ứng dụng này, đội ngũ quản lý khủng hoảng có thể cảnh báo mọi người trong thời gian thực và kiểm tra tình trạng của họ.
Trong thế giới ưu tiên di động này, hầu hết mọi người đều có điện thoại thông minh hoặc máy tính nên các công ty có thể thông báo cho nhân viên ngay qua điện thoại dựa trên vị trí của họ. Các công ty cần có khả năng yêu cầu mọi người "check in" để xác nhận vị trí và sự an toàn của bản thân.
Nhờ đó, bạn có thể chạy báo cáo đơn giản cho thấy những ai đã check in và tình trạng của họ ra sao. Lúc này, đội ngũ quản lý khủng hoảng sẽ có thông tin cần thiết để đưa ra quyết định về việc đảm bảo an toàn cho mọi người. Còn bạn sẽ biết được danh sách là chính xác vì bạn sử dụng Workplace để đối chiếu tên.
2 cách Safety Officer hỗ trợ bạn quản lý tình huống khẩn cấp
Thiên tai: Safety Officer có thể gửi thông báo qua Work Chat cho tất cả nhân viên ở vị trí bị ảnh hưởng và hỏi xem họ có an toàn hay không. Bạn có thể gợi ý mọi người cập nhật vị trí của mình bằng dữ liệu GPS trên điện thoại. Nhờ đó, chỉ trong vài phút, bạn sẽ biết tình trạng hiện tại của tất cả nhân viên.
Nhân viên đang đi xa: Các thành viên trong lực lượng lao động linh hoạt có thể đang ở vị trí xảy ra sự cố. Lúc này, bạn có thể gửi cảnh báo qua Safety Officer và nhân viên làm việc từ xa của bạn sẽ check in để cho biết tình trạng cũng như vị trí của họ.
An toàn là trên hết
Workplace đang xây dựng một nơi để cả thế giới làm việc cùng nhau nhằm đảm bảo tổ chức có thể kết nối và sử dụng công cụ thông minh hơn. Những thách thức quan trọng khi mọi việc diễn ra tốt đẹp có thể là yếu tố sống còn với hoạt động ứng phó khẩn cấp khi sự cố xảy ra.
Hãy tìm hiểu cách Safety Officer của Service Rocket có thể giúp bạn gửi thông báo an toàn của công ty đến bất kỳ ai trên Workplace. Dễ dàng nhắm tới các nhóm, vị trí hoặc văn phòng chỉ trong vài phút, cũng như kiểm tra tình trạng của nhân viên trong và sau sự cố.
Liên kết liên quan
Chúng tôi xin chia sẻ và gửi những lời cầu chúc an lành nhất tới mọi người bị ảnh hưởng do các tình huống khẩn cấp gần đây. Sau đây là 2 cách trợ giúp:
Hurricane Harvey Relief Fund (Quỹ cứu trợ người bị ảnh hưởng do bão Harvey)
Hurricane Irma Relief Fund (Quỹ cứu trợ người bị ảnh hưởng do bão Irma)
