Bạn có thể thu được lợi ích khi hợp tác thực hiện dự án với công ty khác. Nhưng làm cách nào để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ khi làm việc trong nhóm đa công ty? Các công cụ cộng tác trong đội ngũ có thể tích hợp với nhau sẽ hỗ trợ bạn. Sau đây là cách thực hiện.

Sự khác biệt về văn hóa, vai trò công việc và cách thức làm việc đều có thể mang đến những thách thức khi làm việc với các công ty khác nhau hoặc trong nhóm đa ngành.

Nếu các hệ thống cộng tác, chia sẻ kiến thức và lưu trữ tài liệu không hoạt động được cùng nhau, đội ngũ đa công ty sẽ gặp thêm một rào cản nữa trong quá trình hoàn thành thành công nhiệm vụ của mình.

Ngay cả khi đang hợp tác với tổ chức khác, mọi người cũng không còn hài lòng nếu phải tìm hiểu và học cách sử dụng vô số ứng dụng xa lạ chỉ để hoàn thành công việc. Thay vào đó, họ mong đợi dùng được cùng công nghệ dễ dùng, trơn tru mà mình yêu thích cả trong đời sống cá nhân lẫn công việc.

Do đó, khi chọn công cụ cộng tác, bạn cần tìm công cụ hoạt động liền mạch với các ứng dụng doanh nghiệp khác để mang đến:

Trải nghiệm tích hợp trên di động

Khi phân bố ở khắp các địa điểm của công ty, làm việc tại nhà và khi đang di chuyển, nhân viên cần truy cập được ngay thông tin tại một nơi, vào bất cứ lúc nào và từ bất kỳ nơi đâu mà họ muốn. Bạn nên ưu tiên di động khi chọn công cụ cộng tác.

Giao tiếp và cộng tác hiệu quả

Với Nhóm đa công ty trên Workplace, đội ngũ có thể chia sẻ kiến thức cũng như hợp tác trong các dự án với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng và đội ngũ bên ngoài ở một nơi an toàn. Vì có thể chọn cấp độ quyền truy cập nhóm của mọi người và nội dung bạn muốn chia sẻ, nên bạn sẽ luôn kiểm soát được người nào biết được những gì.

Cách lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài liệu hỗ trợ cho hoạt động cộng tác:

Để có quy trình làm việc hiệu quả, đội ngũ phải có thể dễ dàng truy cập tài liệu mà không gặp bất tiện vì phải đăng nhập nhiều hệ thống.

Nhóm đa công ty có tính năng chia sẻ tài liệu dễ dàng và bình luận theo chuỗi nên mọi người - dù thuộc công ty nào - cũng đều có thể cập nhật thông tin.

Với Workplace, thành viên của nhóm đa công ty có thể dễ dàng cộng tác trên các tài liệu. Bạn có thể thiết lập nhóm cho đội ngũ, rồi đính kèm liên kết đến thư mục trên công cụ lưu trữ (ví dụ: Box, Dropbox hoặc Microsoft OneDrive) để chia sẻ thư mục với đồng nghiệp.

Sau đó, mọi người có thể nhận xét và chỉnh sửa theo thời gian thực. Quá trình này nhanh hơn và hiệu quả hơn so với cách xin ý kiến đóng góp cá nhân của từng người.

Dễ dàng thảo luận và cộng tác

Thật lãng phí thời gian khi phải đợi mọi người trả lời câu hỏi, rồi lặp lại chính những câu hỏi đó. Đội ngũ có thể làm việc hiệu quả hơn khi sử dụng tiện ích tích hợp Workplace với các công cụ kinh doanh khác.

Ví dụ: Tiện ích tích hợp với Jira Cloud hỗ trợ thành viên nhóm chia sẻ và thảo luận về các nhiệm vụ trên Jira. Đội ngũ có thể đọc và trả lời bình luận về giải pháp cho nhiệm vụ ngay trong nhóm Workplace, qua đó mọi người tốn ít thời gian chuyển giữa các công cụ hơn.

Khai thác tối đa thông tin chi tiết và ý kiến đóng góp

Ý kiến đóng góp từ người tham gia có thể hỗ trợ bạn khai thác tối đa bài học từ dự án đa công ty. Ví dụ: Tiện ích tích hợp Workplace với Survey Monkey hỗ trợ bạn dễ dàng thu thập và chia sẻ thông tin chi tiết trong khắp tổ chức.

Đơn giản hóa quy trình

Khả năng truy cập thông tin về các vấn đề hàng ngày như thời gian nghỉ có thể không thú vị nhưng lại rất quan trọng với hoạt động tổ chức đội ngũ. Các công cụ phù hợp có thể hỗ trợ bạn tinh giản các quy trình quen thuộc mà quan trọng này. Workplace tích hợp với nhiều phần mềm Quản lý nguồn nhân lực và tiền lương để nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần.

Hiểu về tổ chức và vai trò trong đội ngũ

Người ngoài có thể không hiểu được các tổ chức khác và đôi khi là cả cách sắp xếp của các đội ngũ thuộc những bộ phận khác nhau trong cùng một doanh nghiệp. Với Sơ đồ tổ chức trên Workplace, nhân viên trong đội ngũ có thể ngay lập thức có được cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mỗi người.

Nhờ đó, đội ngũ càng có thêm khả năng để vượt qua thách thức khi cộng tác đa công ty.