Đội ngũ cần là sự kết hợp của các cá tính và thế mạnh thì mới có thể phát huy tối đa hiệu quả. Một đội ngũ có 6 người lãnh đạo sẽ không hoạt động hiệu quả. Một đội ngũ thiếu đi cá nhân tập trung vào chi tiết cũng vậy. Chúng tôi xem xét cách đội ngũ hoạt động và những yếu tố cần thiết để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm.

Xác định vai trò phù hợp

Có nhiều ý kiến khác nhau về yếu tố làm nên đội ngũ hoạt động hiệu quả. Một trong những mô hình được nhắc đến nhiều nhất là Lý thuyết Belbin do Meredith Belbin tại Đại học Quản lý Henley ở Vương quốc Anh phát triển. Theo Belbin, có 9 vai trò chính trong đội ngũ:

Nếu đội ngũ của bạn không hoạt động giống như dự kiến của bạn thì có lẽ thành phần của đội ngũ đó chưa tối ưu. Ví dụ: Có thể có quá nhiều người cố gắng đảm đương vai trò "người cung cấp giải pháp" hoặc không ai nhận lấy vai trò "người thực hiện". Kỹ năng làm việc nhóm của mọi người đều sẽ cải thiện khi đội ngũ ở trạng thái cân bằng.

Hiểu rõ mục đích

Mục tiêu không rõ ràng có thể khiến đội ngũ hoạt động không hiệu quả. Do đó, người lãnh đạo đội ngũ cần dành thời gian để làm rõ mục tiêu của đội ngũ ngay từ đầu. Nếu không biết cần đạt được điều gì, đội ngũ sẽ nhanh chóng tan rã.

Khi đã thiết lập sứ mệnh và tầm nhìn của đội ngũ, bạn có thể chia sẻ những điều này với mọi người và xem lại khi dự án tiến triển.

Giải quyết xung đột về phong cách

Một vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến khả năng làm việc nhóm là phong cách làm việc khác nhau. Ví dụ: Một thành viên trong đội ngũ có thể rất chú trọng vào quy trình. Một người khác lại muốn làm việc theo cách thoải mái, ngẫu hứng và linh hoạt hơn.

Tuy nhiên, các cách tiếp cận khác nhau có thể bổ sung cho nhau và mang lại lợi ích cho đội ngũ. Người lãnh đạo đội ngũ nên tìm cách kết hợp sự khác biệt theo cách tích cực, quản lý điểm khác nhau theo hướng mang lại quan điểm mới mẻ, độc đáo và thu hút.

Hoạt động giao tiếp kém là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng xung đột và hiệu suất kém trong đội ngũ. Do đó, khả năng cải thiện cách giao tiếp rất quan trọng khi xem xét cách làm việc hiệu quả hơn với tư cách một khối thống nhất.

Các công cụ cộng tác phù hợp có thể góp phần quan trọng để đạt được mục tiêu này. Các nền tảng như Workplace hỗ trợ đội ngũ tại nhiều văn phòng và khu vực địa lý cộng tác tốt hơn. Bằng cách dùng các công cụ như Chat trên Workplace, đội ngũ có thể nhắn tin theo thời gian thực, gọi thoại hoặc video với các thành viên trong dự án và dễ dàng chia sẻ tài liệu không giới hạn.

Hoạt động làm việc nhóm thường liên quan đến con người hơn là công nghệ. Tuy nhiên, các công cụ mà tổ chức bạn sử dụng có thể tác động trực tiếp đến khả năng cộng tác và làm việc hiệu quả của nhóm với tư cách một khối thống nhất.

Hãy tìm các gói và sản phẩm hỗ trợ mọi người giảm khoảng cách trong tổ chức của bạn và khuyến khích họ tham gia, ngay cả khi ngần ngại. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo không ai trong đội ngũ cảm thấy lạc lõng.