OrangeTrail hợp tác chặt chẽ với các công ty để cải thiện quy trình nội bộ của họ bằng cách ghép nối những công ty này với các nền tảng công nghệ xã hội hàng đầu, trong đó có Workplace.

Chúng tôi đã trò chuyện với Jaap để lắng nghe lời khuyên của ông về những gì các công ty có thể làm nhằm tạo dựng thành công lâu dài với Workplace, cũng như những hiểu biết sâu sắc khác mà ông đúc kết trong quá trình làm việc. Ông cũng chia sẻ tin tức nội bộ từ hoạt động triển khai Workplace gần đây của OrangeTrail tại biểu tượng sản xuất bia toàn cầu HEINEKEN.

Cách làm phù hợp nhất với HEINEKEN

OrangeTrail đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra mắt Workplace gần đây tại HEINEKEN. Jaap và đội ngũ của ông cung cấp cho HEINEKEN kiến thức và sự hỗ trợ để ra mắt cũng như triển khai Workplace tới 65.000 nhân viên. Để tìm hiểu toàn bộ câu chuyện cũng như những lợi ích HEINEKEN nhận được nhờ sử dụng Workplace, hãy đọc bài viết của OrangeTrail tại đây.

Trong quá trình triển khai, có 3 đội ngũ riêng biệt đã đón nhận Workplace nhanh nhất:

Đóng gói

Đối với cộng đồng đóng gói sôi động của HEINEKEN, Workplace là nền tảng cộng tác hoàn hảo để tìm ra các giải pháp thiết thực cho những vấn đề hậu cần. Một ví dụ là cách sử dụng máy bay không người lái để đọc nhãn trên các thùng xếp chồng lên nhau ở trên cùng kệ đóng gói trong nhà kho. Giải pháp sáng tạo này đã được chia sẻ trên Workplace và mang lại giá trị kinh doanh thực tế cho đội ngũ.

Nhân sự

Mạng lưới nhân sự toàn cầu của HEINEKEN nhanh chóng bắt đầu sử dụng Workplace bằng cách mời tất cả các chuyên gia nhân sự đóng góp vào chương trình thu hút nhân tài hàng năm của mình - gọi là Go Places - trong một nhóm. Nhân viên nhân sự từ tất cả các khu vực đóng góp các đề xuất cải tiến và mong muốn đối với chương trình trên Workplace.

Truyền thông

Đội ngũ truyền thông của HEINEKEN nhanh chóng chuyển các cuộc trò chuyện lên Workplace và trở thành hình mẫu cho phần còn lại của doanh nghiệp. Jaap cho biết thêm: "HEINEKEN nổi tiếng với hoạt động tiếp thị và truyền thông, vì vậy đội ngũ đó đã nhanh chóng hiểu được khía cạnh marketing của Workplace".

3 yếu tố để ra mắt Workplace thành công

Đối với OrangeTrail, có 3 yếu tố thiết yếu để ra mắt Workplace thành công. Công ty phải mang đến cho mọi người:

1. Lý do truy cập

Với HEINEKEN, bậc thầy sản xuất bia Willem van Weasberghe phụ trách đưa mọi người đến với Workplace. Willem khởi xướng buổi lên ý tưởng dành cho toàn bộ nhân viên trên Workplace. Tại đây, ông yêu cầu mọi người chia sẻ về người mà họ muốn kết nối nhất cũng như lý do chọn người đó. Ông cũng nhấn mạnh lợi ích của hoạt động cộng tác đối với mạng lưới các nhà sản xuất bia toàn cầu của họ - những người đã tiếp tục nỗ lực để thành nhóm "Brewers Guild" (Hiệp hội Nhà sản xuất Bia) nhằm tạo ra nơi cho mọi người chia sẻ ý tưởng, nguồn cảm hứng và bí quyết.

2. Lý do ở lại

Tiếp theo, các công ty phải thiết lập yếu tố mà OrangeTrail gọi là "cấu trúc nội dung" trên Workplace. Quá trình này bao gồm các hoạt động:

• Tạo một số nhóm quan trọng cốt lõi.
• Đảm bảo mỗi nhóm có nhiều nội dung để khuyến khích mọi người bắt đầu.
• Chỉ định người quản lý cho mỗi nhóm và đảm bảo những người này được đào tạo cơ bản về cách quản lý cộng đồng (cách đặt mục tiêu tương tác, đăng bài thường xuyên và các hoạt động tương tự).
• Đảm bảo mỗi người quản lý nhóm đăng nội dung thường xuyên, ít nhất trong 2 tháng đầu - khi Workplace đang trên đà phát triển mạnh.

3. Lý do quay lại hàng ngày

Mọi người sẽ chỉ tìm đến một công cụ hàng ngày nếu công cụ đó thực sự quan trọng với công việc của họ. Jaap giải thích rằng: "Nếu tham vọng của bạn là thu hút mọi người truy cập vào Workplace hàng ngày, bạn cần khiến họ thực sự làm việc trên Workplace, chứ không chỉ đọc bài viết của người khác và trò chuyện".

Những điều không nên làm

Jaap cho biết: "Sai lầm lớn nhất các công ty có thể mắc phải khi sử dụng Workplace là chỉ dùng công cụ này để phát trực tiếp". Tuy hoạt động phát trực tiếp với Tổng Giám đốc và đội ngũ quản lý cấp cao là cách tuyệt vời để thu hút mọi người đến với Workplace nhưng không đủ để giữ chân họ ở lại.

"Sai lầm của một số công ty là chỉ xem Workplace như một kênh giao tiếp hoặc mạng nội bộ khác. Tuy nhiên, để sử dụng Workplace thành công, bạn phải thay đổi một số thói quen - cho dù thay đổi đó là cách giao tiếp của cấp lãnh đạo hoặc hoạt động giao tiếp trong đội ngũ hay đối với toàn bộ công ty. Quá trình này không nhất thiết phải xảy ra cùng một lúc, nhưng chúng tôi đã chứng kiến một số công ty thực hiện bước đầu tiên và sau đó chỉ sử dụng Workplace để đăng thông báo, rồi hi vọng nhân viên của mình sẽ thích công cụ này. Đó không phải là sức mạnh của Workplace."

Sức mạnh của việc học hỏi lẫn nhau

Để tăng mức độ đón nhận và hiểu biết về phiên bản di động của ứng dụng bán hàng, HEINEKEN tổ chức một số buổi JAM (Hãy hỏi đi) mang tính cộng tác. Nhờ đó, công ty này phát hiện ra một điều đáng ngạc nhiên. "Họ thực sự nhận thấy rằng mọi người sẵn sàng chấp nhận ý tưởng và đề xuất cải tiến từ đồng nghiệp nhiều hơn là từ người hướng dẫn."

Với Workplace, HEINEKEN đã thay thế chương trình đào tạo trực tiếp từ những người hướng dẫn tốn kém chi phí bằng khóa đào tạo trên mạng mang tính tương tác, chẳng hạn như các buổi JAM này. Nhờ đó, họ đã rút ngắn chu kỳ học hỏi và thu được lợi ích đáng kể về chi phí cho doanh nghiệp.

Chỉ vì bạn biết sử dụng Facebook, không có nghĩa là bạn cũng biết dùng Workplace

Mặc dù Workplace rất dễ dùng và tương tự như Facebook, nhưng cách sử dụng dễ dàng này có thể làm bạn lầm tưởng. "Một số người bắt đầu sử dụng nền tảng này và cho rằng họ ngay lập tức biết hết mọi thứ vì họ sử dụng Facebook rất tự tin."

Jaap giải thích rằng động lực hoàn thành công việc bằng Workplace rất khác so với việc sử dụng Facebook cho mục đích thông thường. "Mọi người biết cách chia sẻ những điều mang tính cá nhân trên Facebook và cũng có thể chia sẻ một số thông điệp cá nhân trên Workplace. Tuy nhiên, họ không quen với cách bạn có thể làm việc trên Workplace. Nếu không cho họ thấy rằng Workplace chỉ giống Facebook về giao diện, bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều lợi ích kinh doanh."