Tình trạng mệt mỏi vì quá nhiều ý kiến đóng góp là gì?

Hãy thử tưởng tượng bạn sẽ cảm thấy như thế nào nếu ai đó liên tục phê bình bạn. "Bạn có thể giải thích cách bạn thực hiện dự án này không?". "Bạn trả lời email lâu quá." "Về những gì bạn nói trong cuộc họp..." Mệt mỏi là kết quả tất yếu.

Dù ví dụ đó có phần cực đoan nhưng tình trạng mệt mỏi vì quá nhiều ý kiến đóng góp - khi ai đó cảm thấy kiệt quệ tinh thần sau khi nhận quá nhiều ý kiến đóng góp - là hoàn toàn có thật.

Không có lý do gì để gợi ý rằng chúng ta nên ngừng đóng góp ý kiến cho nhân viên. Hoạt động này là phần không thể thiếu trong công việc, cũng như rất cần thiết với quá trình học hỏi và phát triển của mọi người. Quá trình góp ý có thể hỗ trợ nhân viên phát triển thế mạnh và hiểu rõ điểm yếu của mình nhằm cải thiện hiệu quả làm việc trong tương lai. Trên thực tế, 63% nhân viên cho biết họ muốn nhận thêm ý kiến đóng góp "tức thì". Nhưng quá nhiều ý kiến đóng góp lại không tốt. Mọi người càng mệt mỏi, ý kiến đóng góp càng trở nên kém hiệu quả.

Quá nhiều ý kiến đóng góp có thể tạo ra ảnh hưởng gì?

Để góp ý hiệu quả thì số lượng càng ít, hiệu quả càng cao. Với số lượng phù hợp, ý kiến đóng góp có thể truyền cảm hứng và thu hút nhân viên tương tác vô cùng hiệu quả. Nhưng hành động góp ý quá nhiều lại là một dạng quản lý quá sát sao, khiến mọi người bối rối và do dự đưa ra quyết định vì sợ sẽ làm sai. Hậu quả là tổ chức có thể rơi vào vòng xoáy tiêu cực khi mọi người ít tự tin hơn trong công việc.

Tác động của ý kiến đóng góp tiêu cực

Ý kiến đóng góp có thể gây hại nếu không được đưa ra theo cách cẩn trọng và nhạy cảm. Bạn có thể gặp nguy cơ:

Làm giảm động lực của nhân viên

Lời phê bình - dù hợp lý đến đâu - cũng không dễ nghe. Bạn cần đóng góp ý kiến theo cách cẩn trọng nhằm tránh khiến nhân viên thấy nản chí và mất tinh thần làm việc. Khi mất động lực, mọi người có thể sẽ đóng góp ít hơn, từ đó năng suất giảm.

Làm giảm tinh thần làm việc

Khi không thấy vui vẻ, mọi người sẽ thiếu động lực và nhiệt huyết. Quá nhiều ý kiến đóng góp tiêu cực trong công việc có thể làm giảm tinh thần làm việc và thậm chí ảnh hưởng đến cả những người cởi mở nhất khi đón nhận lời phê bình có tính xây dựng. Khi cảm giác không vui vẻ lan truyền, môi trường có thể trở nên độc hại, khiến nhân viên không muốn ở lại.

Khiến nhân viên cảm thấy bị đánh giá thấp

Sau khi nhận đánh giá hiệu quả làm việc kém hoặc ý kiến đóng góp tiêu cực, nhân viên có thể trở nên thiếu tự tin hơn. Nếu hiếm khi nhận được lời khen, nhân viên sẽ bắt đầu cảm thấy không được trân trọng. Nếu không cảm thấy được coi trọng, thành viên trong đội ngũ sẽ dễ do dự hơn khi cần làm thêm giờ hoặc nỗ lực hết mình ở tình huống cần thiết.

Phá hủy mối quan hệ

Nếu người quản lý xử lý tình huống không khéo léo, nhân viên có thể oán giận họ vì đã chỉ ra hành vi không tốt hoặc hiệu quả làm việc kém. Họ có thể phản ứng bằng cách trở nên thờ ơ, khó tiếp cận hoặc gây cản trở.

Ảnh hưởng xấu đến sức khỏe tinh thần

Bản tính của con người là bám lấy bình luận tiêu cực nhiều hơn là bình luận tích cực. Một số người vô cùng nhạy cảm với lời phê bình. Khi nhận được quá nhiều ý kiến đóng góp tiêu cực trong công việc, nhân viên có thể trở nên căng thẳng hơn và sức khỏe toàn diện bị ảnh hưởng. Tình trạng sức khỏe tinh thần suy giảm có thể ảnh hưởng xấu đến năng suất và tăng tỷ lệ nhân viên vắng mặt.

Ảnh hưởng đến tỷ lệ giữ chân

Nghiên cứu của Gallup cho thấy vì nhận được ý kiến đóng góp tiêu cực mà gần 30% nhân viên đã tích cực tìm kiếm việc làm mới. Xét trong bối cảnh chi phí trung bình để thay thế nhân viên là bằng 6-9 tháng tiền lương, bạn sẽ thấy cái giá này quá cao đối với một chút ý kiến đóng góp không mong muốn.

Tác động của ý kiến đóng góp tích cực

Ngược lại, khi được truyền đạt theo cách thấu đáo và chân thành, ý kiến đóng góp cho nhân viên sẽ có sức mạnh thay đổi con người. Các lợi ích này bao gồm:

Thúc đẩy tinh thần làm việc

Khi nhận được lời khen về công việc đã làm, nhân viên có thể cảm thấy phấn chấn hơn và thường cố gắng hơn để đạt được kết quả cao hơn. Điều này tạo ra môi trường làm việc tích cực mà tại đó, nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và khuyến khích làm việc hiệu quả.

Tăng sự tự tin

Khi nhận được kiến đóng góp tích cực, mọi người có thể nhận ra thế mạnh của mình và tự tin cải thiện những điểm chưa hoàn thiện. Hoạt động khuyến khích xây dựng kỹ năng và sự phát triển cá nhân đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của mọi người trong suốt sự nghiệp của họ.

Tăng năng suất

Ý kiến đóng góp là động lực quan trọng đối với năng suất. Nhờ ý kiến đóng góp, nhân viên có thể hiểu về hiệu quả làm việc, năng suất cá nhân của mình và thời điểm họ cần thay đổi. Hoạt động góp ý là cách hiệu quả để người quản lý đưa ra hướng dẫn cũng như đặt mục tiêu cho các tuần và tháng tiếp theo.

Tăng mức độ gắn bó

Gallup nhận thấy hơn một nửa nhân viên cảm thấy gắn bó hơn trong công việc sau khi được người quản lý khen ngợi. Văn hóa làm việc gắn bó hơn khiến mọi người cảm thấy thoải mái chia sẻ ý tưởng mới và chỉ ra vấn đề cần giải quyết.

Cảm nghĩ tích cực về công ty

Ý kiến đóng góp mang tính xây dựng tạo ra nơi làm việc mang tính cộng tác và hỗ trợ hơn. Kết quả thu được có thể là lực lượng lao động vui vẻ và thành thạo hơn, đội ngũ vững mạnh hơn cũng như văn hóa công ty tích cực hơn. Tổ chức trở thành nơi mọi người muốn làm việc và gắn bó. Điều này chắc chắn sẽ có tác động tích cực đối với danh tiếng của công ty.

Sự hài lòng với công việc

Khi biết mình đang đi đúng hướng và đóng góp của mình được ghi nhận, mọi người thường sẽ yêu thích công việc cũng như ở lại tổ chức lâu hơn. Nhờ đó, công ty có thể giữ chân nhân viên lâu hơn - vấn đề lớn mà nhiều công ty hiện đang gặp phải.

Tìm ra sự cân bằng hợp lý khi đóng góp ý kiến

Để phát huy hiệu quả, ý kiến đóng góp tích cực cần cân bằng với lời phê bình mang tính xây dựng. Khi đó, nhân viên hiểu được những gì họ làm tốt và những gì họ cần cải thiện.

Khi những lời góp ý nghiêng hẳn về một phía, mức độ hài lòng và hiệu quả làm việc của nhân viên có thể bị tổn hại. Khi trở nên quá nhiều, các ý kiến đóng góp tích cực sẽ không còn hiệu quả và có thể khiến nhân viên tự mãn. Ngược lại, quá nhiều ý kiến đóng góp tiêu cực trong công việc có thể khiến nhân viên thiếu tự tin.

Rõ ràng là không dễ đạt được sự cân bằng nói trên vì phương thức phù hợp với nhân viên này có thể lại không hiệu quả với nhân viên khác. Người quản lý thành công nhất phải biết cách phát huy tối đa sức mạnh của mỗi nhân viên.

Cách đóng góp ý kiến hiệu quả

Chúng ta hoàn toàn có thể tránh được tình trạng mệt mỏi vì quá nhiều ý kiến đóng góp. Sau đây là các bí quyết để người quản lý và nhà lãnh đạo có thể đóng góp ý kiến cho nhân viên một cách hiệu quả.

Tập trung vào hành vi chứ không phải tính cách

Không cần sử dụng các yếu tố cá nhân khi đóng góp ý kiến. Hãy góp ý về cách làm việc của nhân viên, chứ không phải về con người họ.

Ví dụ: Bình luận như "Hãy đảm bảo luôn chào đón mọi khách hàng theo cách thân thiện" sẽ dễ nghe hơn nhiều bình luận "Bạn thật sự phải lịch sự hơn khi chào đón khách hàng".

Cân bằng ưu điểm và khuyết điểm

Mục tiêu của hoạt động đóng góp ý kiến cho nhân viên luôn là để hỗ trợ họ tiến bộ. Do đó, nếu có thể, hãy luôn bắt đầu và kết thúc bằng một chi tiết tích cực - hay còn gọi là "đóng góp ý kiến kiểu bánh mì kẹp". Khi bạn có thể cân bằng lời phê bình mang tính xây dựng với các điểm tích cực, nhân viên sẽ cảm thấy được khích lệ, chứ không phải bị chỉ trích.

Góp ý cụ thể

Bình luận chung chung không có nhiều tác dụng với nhân viên. Ý kiến đóng góp cụ thể cho thấy bạn xem xét chi tiết kết quả công việc của nhân viên. Nếu bạn nói với ai đó về điểm bạn thích hoặc điểm bạn không thích lắm ở kết quả công việc của họ, hãy đưa ra lý do.

Đặt mục tiêu thực tế

Ý kiến đóng góp hỗ trợ nhân viên phát triển chuyên môn và nỗ lực đạt được mục tiêu của công ty. Mục tiêu cần khiến mọi người cố gắng nhưng đồng thời cũng phải thực tế. Hãy cho nhân viên đủ thời gian để điều chỉnh theo các thử thách mới, nhờ đó họ không bị căng thẳng quá mức. Bạn không thể kỳ vọng ai đó thay đổi sau một đêm.

Đề nghị hỗ trợ

Nếu nhân viên cảm thấy họ nhận quá nhiều ý kiến đóng góp, hãy đảm bảo họ cảm thấy được hỗ trợ. Không phải ai cũng biết cách tiếp nhận lời chỉ trích nên hãy nhớ rằng một số người có thể cần được khích lệ nhiều hơn những người khác. Hãy cởi mở đón nhận góc nhìn của họ về tình huống và sẵn sàng nghe họ giải thích.

Cách xử lý khi có quá nhiều ý kiến đóng góp

Bạn là nhân viên đang bị quá tải ý kiến đóng góp? Sau đây là một số bí quyết hỗ trợ bạn giải quyết tình trạng này.

Suy nghĩ kỹ

Khi bị đánh giá hoặc phê bình, chúng ta thường có khuynh hướng trầm trọng hóa mọi thứ, tin rằng mình không đủ giỏi hoặc sắp bị sa thải. Nhưng điều chúng ta cần làm là lắng nghe và cố gắng xem ý kiến đóng góp là dữ liệu có ích, thay vì là lời phê bình.

Hỏi chi tiết

Bạn cần hiểu rõ ý kiến đóng góp mình nhận được nên hãy đặt câu hỏi để làm rõ ý nghĩa chính xác của nhận xét ấy, nhất là lời đóng góp ý kiến không cụ thể. Bạn cũng có thể hỏi về những điểm mình nên làm khác đi.

Đặt ra mục tiêu rõ ràng

Hãy nhờ người quản lý đặt ra cho bạn mục tiêu rõ ràng để bạn phấn đấu đạt được, chẳng hạn như cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hoặc chủ động dẫn dắt nhiều hơn trong dự án.

Bày tỏ cảm xúc của mình

Hoạt động đóng góp ý kiến nên là cuộc trò chuyện 2 chiều. Nếu là người nhận ý kiến đóng góp, bạn nên chia sẻ cảm nghĩ của mình với người quản lý. Thông thường, khi bỏ bớt cảm giác phòng bị, bạn có thể cải thiện mối quan hệ. Cuộc trò chuyện thẳng thắn, chân thành cũng có ích cho người quản lý của bạn.

Không có quy tắc cụ thể nào về tần suất đóng góp ý kiến. Điều quan trọng là bạn cần dành thời gian xây dựng lòng tin ở đội ngũ để có thể tìm ra phương pháp hiệu quả nhất cho mỗi cá nhân. Suy cho cùng, cuộc trò chuyện cởi mở với nhân viên có thể tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và tích cực hơn.

Đọc tiếp:

• Cách xây dựng cảm giác gắn kết tại nơi làm việc
• Bí quyết hàng đầu để giữ chân nhân tài
• Cách thực sự đo lường trải nghiệm của nhân viên