Vòng đời của tài khoản

Tìm hiểu quy trình mời thành viên trong tổ chức xác nhận tài khoản.

Nội dung

Tổng quan

Tổng quan

Chỉ đến khi được mời sử dụng Workplace thì các thành viên mới biết rằng mình có tài khoản Workplace. Khi tài khoản ở trạng thái chưa được mời:

  • Thành viên không thể xác nhận tài khoản đó và mọi nỗ lực làm vậy đều không thành công.
  • Thành viên sẽ không nhận được bất kỳ email hay thông báo nào khác từ Workplace.

Khi đã sẵn sàng cho các thành viên biết rằng họ có tài khoản cần xác nhận, bạn sẽ mời họ tham gia Workplace. Người dùng phải xác nhận tài khoản trước thì mới có thể bắt đầu sử dụng Workplace.

Cách mời tài khoản

Có 3 cách mời mọi người xác nhận tài khoản: Mời mọi người, Mời những người đã chọn hoặc Mời từng tài khoản. Phần dưới đây mô tả những cách này.

Mời mọi người

Mời mọi người

Tùy chọn này sẽ nhắc bạn tùy chỉnh email xác nhận ngay lập tức, sau đó tất cả các thành viên chưa mời sẽ được mời tức thì.

1
Đăng nhập với tư cách Quản trị viên có quyền thêm và gỡ tài khoản.

2
Đi tới Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến phần Lời mời chưa gửi.

3
Nhấp vào nút Mời tất cả.

4
Bạn có thể cá nhân hóa lời mời hoặc nếu bạn muốn dùng lời mời mặc định, hãy đánh dấu vào ô Sử dụng email mặc định.

5
Nhấp vào nút Gửi.

6
Nhấp vào nút OK để xác nhận bạn muốn gửi lời mời.

7
Khi đó, người dùng sẽ nhận được thư mời.
Mời những người đã chọn

Mời những người đã chọn

Tùy chọn này sẽ nhắc bạn tùy chỉnh email xác nhận ngay lập tức, sau đó tất cả các thành viên chưa mời sẽ được mời tức thì.

1
Đăng nhập với tư cách Quản trị viên có quyền thêm và gỡ tài khoản.

2
Đi tới Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến phần Lời mời chưa gửi.

3
Nhấp vào liên kết Chọn người để mời.

4
Nhấp vào nút Nhập file.

5
Chọn một bảng tính (xlsx hay csv) chứa tiêu đề Email hoặc ID bên ngoài và danh sách các địa chỉ email bạn muốn mời.

6
Nhấp vào nút Tiếp.

7
Bạn có thể cá nhân hóa lời mời hoặc nếu bạn muốn dùng lời mời mặc định, hãy đánh dấu vào ô Sử dụng email mặc định.

8
Nhấp vào nút OK để xác nhận bạn muốn gửi lời mời.

9
Bạn có thể cá nhân hóa lời mời hoặc nếu bạn muốn dùng lời mời mặc định, hãy đánh dấu vào ô Sử dụng email mặc định.

10
Khi đó, người dùng sẽ nhận được thư mời.
Mời người dùng

Mời người dùng

Sử dụng tùy chọn này để mời một cá nhân hoặc gửi lại lời mời cho người dùng không nhận được lời mời ban đầu.

1
Đăng nhập với tư cách Quản trị viên có quyền thêm và gỡ tài khoản.

2
Đi tới Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến phần Mọi người.

3
Cột Trạng thái tài khoản sẽ hiển thị Lời mời đang chờ với nút Mời bên cạnh.

4
Nhấp vào nút Mời.

5
Bạn có thể cá nhân hóa lời mời hoặc nếu bạn muốn dùng lời mời mặc định, hãy đánh dấu vào ô Sử dụng email mặc định.

6
Nhấp vào nút Gửi.

7
Nhấp vào nút OK để xác nhận bạn muốn gửi lời mời.

8
Khi đó, người dùng sẽ nhận được thư mời.
Tạo tài khoản và mời

Khi nào các tài khoản được tạo nhưng chưa được mời?

Tạo từng tài khoản

Khi bạn tạo từng tài khoản, các tài khoản đó sẽ được mời ngay lập tức.

Tạo hàng loạt tài khoản

Khi tạo hàng loạt tài khoản (bằng bảng tính), mỗi lần tải lên bạn sẽ được nhắc liệu có muốn mời các tài khoản ngay lập tức không hay để sau. Nếu bạn chọn để sau, thì các tài khoản sẽ được tạo ở trạng thái chưa được mời và bạn sẽ cần mời các tài khoản đó sau này.

Quản lý tài khoản tự động hoặc API Quản lý tài khoản

Khi muốn tự động đồng bộ người dùng thông qua Nhà cung cấp danh tính qua đám mây hoặc công cụ tùy chỉnh dựa trên API Quản lý tài khoản, bạn cần tạo một tiện ích tích hợp tùy chỉnh có quyền quản lý tài khoản. Khi kích hoạt quyền này, bạn sẽ có thể đánh dấu vào ô Tự động mời mọi người tham gia Workplace ngay khi họ được thêm bằng tiện ích tích hợp này. Nếu đánh dấu vào ô này, bạn có thể tự động mời người dùng khi họ được tạo bởi Nhà cung cấp danh tính qua đám mây hoặc công cụ tùy chỉnh.

?
Khi nhấp vào nút Mời tất cả để mời tất cả người dùng (được cấp phép thông qua Nhà cung cấp danh tính qua đám mây hoặc API Quản lý tài khoản) trong quá trình ra mắt Workplace, ô tự động mời mọi người tham gia Workplace ngay khi họ được thêm bằng tiện ích tích hợp này sẽ được đánh dấu.

Tài khoản không có email

Khi bạn tạo tài khoản không có địa chỉ email, tài khoản đó sẽ tự động tạo và mã truy cập sẽ được cung cấp. Bạn có thể chọn cách thức và thời điểm gửi mã truy cập cho người dùng.