Vòng đời của tài khoản

Tìm hiểu quy trình mời thành viên trong tổ chức xác nhận tài khoản.

Nội dung

Tổng quan

Tổng quan

Xác nhận là quy trình trong đó người dùng được mời kích hoạt tài khoản Workplace của mình. Chỉ đến khi được mời sử dụng Workplace thì các thành viên mới biết rằng mình có tài khoản Workplace. Sau khi được mời, người dùng có thể xác nhận tài khoản của mình theo 3 cách khác nhau:

  • Liên kết xác nhận: Liên kết kích hoạt duy nhất mà người dùng sử dụng để kích hoạt tài khoản và đặt mật khẩu (liên kết này thường dùng khi tổ chức không bật tính năng đăng nhập một lần nhưng người dùng lại có địa chỉ email công ty).
  • Đăng nhập một lần: Bạn có thể nhập thông tin đăng nhập của công ty để kích hoạt tài khoản của mình. Bạn có thể đọc thêm thông tin về cách Cấu hình tính năng đăng nhập một lần (SSO) cho Workplace.
  • Mã truy cập: Mã truy cập duy nhất mà người dùng sử dụng để kích hoạt tài khoản ngay trong ứng dụng di động và đặt tên người dùng lẫn mật khẩu (mã này thường dùng khi tổ chức không có địa chỉ email công ty cho người dùng). Bạn có thể đọc thêm thông tin về cách Quản lý tài khoản không được chỉ định địa chỉ email.
?
Nếu công ty bạn đã bật tính năng SSO cho phiên bản Workplace của mình, thì trước tiên các thành viên sẽ được yêu cầu đăng nhập vào hệ thống SSO trước khi có thể bắt đầu quy trình xác nhận.
Truy cập lần đầu vào Workplace

Truy cập lần đầu vào Workplace

Tùy theo cài đặt bạn chọn trong Bảng điều khiển quản trị, người dùng đã xác nhận có thể được yêu cầu hoàn tất một chuỗi tuần tự các bước trước khi bắt đầu sử dụng Workplace.

Chấp nhận các điều khoản và xác nhận thông tin chi tiết trên trang cá nhân

Các thành viên có thể được yêu cầu chấp nhận điều khoản sử dụng của công ty, cũng như kiểm tra, hoàn tất hoặc sửa đổi thông tin chi tiết trên trang cá nhân của họ và đặt ảnh đại diện.

Đặt mật khẩu

Các thành viên sẽ được yêu cầu đặt mật khẩu.

?
Những người dùng được bật SSO không cần thực hiện bước này. Những người dùng được bật tính năng Đăng nhập một lần (SSO) sẽ được chuyển hướng đến trang đăng nhập của Nhà cung cấp danh tính trong quá trình xác nhận.

Chọn nhóm mặc định

Các thành viên có thể chọn nhóm muốn tham gia trong một tập hợp nhỏ các nhóm chọn lọc hoặc bằng cách tìm kiếm tên cụ thể. Sau đó, họ sẽ được chuyển tới bảng tin và có thể bắt đầu sử dụng Workplace ngay lập tức.

Lấy liên kết xác nhận cho người dùng

Lấy liên kết xác nhận cho người dùng

Bạn nên lấy liên kết xác nhận để cung cấp phương thức mời thứ hai cho các thành viên của mình. Ví dụ: nếu muốn, bạn có thể gửi lời mời ở dạng in hoặc qua cổng SMS cho toàn công ty, hay gửi một email hợp nhất đã được cá nhân hóa từ người quản lý cho nhân viên dưới dạng email gửi tiếp theo email Workplace do hệ thống tạo.

Khi xuất liên kết xác nhận, bạn có thể phân phối từng liên kết hoặc gửi tất cả cùng lúc kèm theo các thông tin khác của thành viên. Bạn có thể lấy liên kết xác nhận bằng cách tải xuống file CSV chứa bản xuất thông tin của nhân viên:

1
Đăng nhập với tư cách Quản trị viên có quyền thêm và gỡ tài khoản.

2
Đi tới Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến phần Mọi người.

3
Lọc những người dùng mà bạn muốn cung cấp liên kết xác nhận trong thanh tìm kiếm (ví dụ: chỉ những tài khoản đã được mời nhưng chưa xác nhận).

4
Nhấp vào nút "..." trong thanh trên cùng rồi chọn Xuất thông tin nhân viên.

5
Sau một khoảng thời gian ngắn, bạn sẽ nhận được email liên kết tới file CSV chứa tất cả dữ liệu của thành viên, bao gồm các liên kết xác nhận cho từng tài khoản chưa xác nhận nhưng đã được mời.