Vòng đời của tài khoản

Tìm hiểu quy trình mời thành viên của tổ chức xác nhận tài khoản.

Nội dung

Tổng quan

Tổng quan

Quy trình xác nhận là quy trình mà người dùng được mời sẽ kích hoạt tài khoản Workplace của họ. Chỉ đến khi được mời sử dụng Workplace thì các thành viên mới biết rằng mình có tài khoản Workplace. Sau khi được mời, người dùng có thể xác nhận tài khoản của mình theo 3 cách khác nhau:

  • Liên kết xác nhận: Liên kết kích hoạt duy nhất để người dùng kích hoạt tài khoản và đặt mật khẩu (liên kết này thường được dùng khi tổ chức không bật tính năng đăng nhập một lần, nhưng người dùng lại có địa chỉ email công ty).
  • Đăng nhập một lần: Bạn có thể nhập thông tin đăng nhập của công ty để kích hoạt tài khoản của mình. Đọc thêm về Lập cấu hình tính năng đăng nhập một lần (SSO) cho Workplace.
  • Mã truy cập: Mã truy cập duy nhất để người dùng kích hoạt tài khoản ngay trong ứng dụng di động, đồng thời đặt tên người dùng và mật khẩu (mã này thường được dùng khi tổ chức không có địa chỉ email công ty dành cho người dùng). Bạn có thể đọc thêm về Quản lý tài khoản không được chỉ định địa chỉ email.
?
Nếu công ty bạn đã bật tính năng SSO cho phiên bản của mình, trước tiên, các thành viên sẽ được yêu cầu đăng nhập hệ thống SSO trước khi có thể bắt đầu quy trình xác nhận.
Truy cập lần đầu vào Workplace

Truy cập lần đầu vào Workplace

Tùy theo cài đặt bạn chọn trong Bảng điều khiển quản trị, người dùng đã xác nhận có thể được yêu cầu hoàn tất các bước trước khi bắt đầu sử dụng Workplace.

Chấp nhận điều khoản và xác nhận các chi tiết trên trang cá nhân

Các thành viên có thể được yêu cầu chấp nhận điều khoản sử dụng của công ty, cũng như kiểm tra, hoàn tất hoặc sửa đổi các chi tiết trên trang cá nhân của họ và đặt ảnh đại diện.

Đặt mật khẩu

Các thành viên sẽ được yêu cầu đặt mật khẩu.

?
Những người dùng đã bật SSO không cần thực hiện bước này. Những người dùng đã bật tính năng Đăng nhập một lần (SSO) sẽ được chuyển hướng đến trang đăng nhập của Nhà cung cấp danh tính trong quy trình xác nhận.

Chọn nhóm mặc định

Các thành viên có thể chọn nhóm muốn tham gia trong một tập hợp nhỏ chọn lọc hoặc bằng cách tìm kiếm tên cụ thể. Sau đó, họ sẽ được chuyển đến bảng tin và có thể bắt đầu sử dụng Workplace ngay lập tức.

Lấy liên kết xác nhận cho người dùng

Lấy liên kết xác nhận cho người dùng

Bạn nên lấy liên kết xác nhận để cung cấp phương thức mời phụ cho các thành viên của mình. Ví dụ: bạn nên gửi lời mời ở định dạng in hoặc qua cổng SMS toàn công ty. Bạn có thể chỉ muốn gửi bản hợp nhất email được cá nhân hóa từ người quản lý cho nhân viên dưới dạng email tiếp theo email do hệ thống tạo từ Workplace.

Khi xuất liên kết xác nhận, bạn có thể phân phối từng liên kết hoặc gửi tất cả cùng lúc kèm theo thông tin của các thành viên khác. Bạn có thể lấy liên kết xác nhận bằng cách tải xuống file CSV chứa nội dung xuất thông tin nhân viên:

1
Đăng nhập với tư cách Quản trị viên có quyền thêm và gỡ tài khoản được chỉ định cho Vai trò quản trị viên.

2
Truy cập Bảng điều khiển quản trị và đi đến phần Mọi người.

3
Lọc những người dùng mà bạn muốn lấy liên kết xác nhận trong thanh tìm kiếm (ví dụ: chỉ những tài khoản được mời nhưng chưa xác nhận).

4
Nhấp vào nút "..." trong thanh trên cùng rồi chọn Xuất thông tin nhân viên.

5
Sau một khoảng thời gian ngắn, bạn sẽ nhận được email mà sẽ liên kết đến file CSV chứa tất cả dữ liệu về thành viên, bao gồm các liên kết xác nhận cho từng tài khoản chưa xác nhận nhưng đã được mời.