Quản lý tài khoản

Tìm hiểu cách tạo, cập nhật và vô hiệu hóa tài khoản người dùng trên Workplace.

Nội dung

Tổng quan

Tổng quan

Workplace tạo điều kiện cho mọi nhân viên trong tổ chức lên tiếng, cho dù bạn làm việc ở văn phòng trụ sở hay tại phân xưởng nhà máy. Chúng tôi nhận thấy rằng không phải nhân viên nào cũng được cấp địa chỉ email công ty nên chúng tôi đã tạo mã truy cập. Với mã truy cập, nhân viên có thể kích hoạt tài khoản của mình mà không cần có địa chỉ email công ty.

Kích hoạt tài khoản không có email

Kích hoạt tài khoản không có email

Trước khi có thể tạo người dùng không có email, bạn cần bật tính năng này trong môi trường Workplace. Bạn có thể làm theo các bước sau để kích hoạt quy trình tạo tài khoản không có email:

1
Đăng nhập với tư cách Quản trị viên có quyền thay đổi cài đặt của công ty.

2
Đi tới Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến phần Cài đặt.

3
Trong phần Cài đặt công ty, cuộn xuống cho đến khi bạn thấy tùy chọn cài đặt Tạo tài khoản bằng mã truy cập.

4
Đánh dấu vào ô Cho phép đồng nghiệp không có địa chỉ email đăng nhập vào Workplace bằng mã truy cập.

5
Nhấp vào nút Lưu.
?
Sau khi đăng xuất và đăng nhập lại, bạn giờ có thể tạo người dùng không có email trong phiên bản Workplace của mình.
Tạo tài khoản không có email

Tạo tài khoản không có địa chỉ email

Để tạo người dùng không có email, bạn phải điền thông tin vào trường EmployeeIDName. Tất cả các trường khác đều không bắt buộc nhưng bạn nên điền vào càng nhiều trường càng tốt để trang cá nhân của nhân viên hiển thị nhiều thông tin hơn.

?
Không điền vào trường địa chỉ email nếu bạn định tạo người dùng không có email. Nếu bạn điền vào trường này, Workplace sẽ xem tài khoản đó là tài khoản có địa chỉ email hợp lệ và không tạo mã truy cập cho tài khoản đó.

Để tạo tài khoản không có email, hãy làm theo các bước bên dưới:

1
Đăng nhập với tư cách Quản trị viên có quyền thêm và gỡ tài khoản.

2
Đi tới Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến phần Mọi người.

3
Nhấp vào nút + Thêm người.

4
Chọn tùy chọn để Thêm cá nhân.

5
Nhập họ và tên vào trường Tên.

6
Nhập ID nhân viên (có thể ở định dạng bất kỳ ngoại trừ định dạng email).

7
Thay đổi phương thức Xác thực thành Mật khẩu nếu SSO được chọn theo mặc định.

8
Nhấp vào nút Thêm.
?
ID nhân viên của từng người dùng trong tổ chức bạn không được giống nhau, nếu không bạn sẽ gặp lỗi khi tạo người dùng.
Quản lý tài khoản không có email

Quản lý tài khoản không có email

Quản lý thủ công tài khoản không có email

Bạn có thể quản lý thủ công người dùng không có email, mỗi lần một người dùng, giống như cách bạn tạo thủ công người dùng có địa chỉ email.

Quản lý hàng loạt tài khoản không có email

Bạn có thể sử dụng bảng tính để quản lý hàng loạt người dùng không có email giống như cách bạn quản lý hàng loạt người dùng có địa chỉ email.

?
Bạn có thể sử dụng cùng một bảng tính để quản lý hàng loạt người dùng không có email và người dùng có địa chỉ email công ty. Bạn sẽ thấy các cột Employee IdManager Employee Id trong mẫu này.

Quản lý tài khoản không có email qua API Quản lý tài khoản

Bạn có thể quản lý người dùng không có email qua API Quản lý tài khoản giống như cách bạn quản lý người dùng có địa chỉ email qua API đó.

?
Bạn có thể quản lý đồng thời người dùng không có email cũng như người dùng có địa chỉ email qua API nói trên.
Truy xuất mã truy cập

Truy xuất mã truy cập

Truy xuất mã truy cập cho người dùng không có email

Sau khi tạo thành công người dùng không có email, bạn có thể truy xuất mã truy cập cho người dùng đó như sau:

1
Đăng nhập với tư cách Quản trị viên có quyền thêm và gỡ tài khoản.

2
Đi tới Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến phần Mọi người.

3
Nhấp vào biểu tượng ... bên cạnh người dùng không có email mà bạn muốn truy xuất mã truy cập.

4
Chọn tùy chọn Tải mã truy cập.

5
Sao chép và lưu mã truy cập gồm 16 chữ số cho người dùng đó.

Truy xuất cùng lúc mã truy cập cho nhiều người dùng không có email

Sau khi tạo thành công người dùng không có email, bạn có thể truy xuất mã truy cập cho họ như sau:

1
Đăng nhập với tư cách Quản trị viên có quyền thêm và gỡ tài khoản.

2
Đi tới Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến phần Mọi người.

3
Lọc người dùng bạn muốn cung cấp liên kết xác nhận trong thanh tìm kiếm (ví dụ: chỉ những tài khoản đã được mời nhưng chưa xác nhận).

4
Nhấp vào ... trong thanh trên cùng rồi chọn Xuất thông tin nhân viên.

5
Chọn tùy chọn Tải mã truy cập.

6
Chọn xem bạn có muốn Gửi mã truy cập cho người quản lý hay không. Thao tác này sẽ gửi cho người quản lý một email chứa mã truy cập của những nhân viên mà họ phụ trách. Chọn tùy chọn này nếu bạn tin rằng Sơ đồ tổ chức trên Workplace là sơ đồ đã cập nhật.

7
Nhấp vào Gửi mã.
Truy cập lần đầu bằng mã

Truy cập lần đầu bằng mã

Khi nhận được mã truy cập, bạn có thể truy cập lần đầu vào Workplace và xác nhận tài khoản thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động.

Cách xác nhận tài khoản thông qua trình duyệt web:

1

2
Nhấp vào Tạo tài khoản bằng mã truy cập của bạn.

3
Nhập mã truy cập gồm 16 chữ số rồi nhấp vào nút Tiếp tục.

4
Chọn tên người dùng và đặt mật khẩu.

5
Đánh dấu vào ô Chấp nhận điều khoản và điều kiện.

6
Nhấp vào Tiếp tục. Tài khoản của bạn sẽ được tạo.

Cách xác nhận tài khoản thông qua ứng dụng di động:

1
Mở ứng dụng Workplace.

2
Nhấp vào Tạo tài khoản.

3
Nhấp vào Tạo tài khoản bằng mã truy cập.

4
Nhập mã truy cập gồm 16 chữ số rồi nhấp vào Tiếp tục.

5
Chọn tên người dùng và đặt mật khẩu.

6
Đánh dấu vào ô Chấp nhận điều khoản và điều kiện.

7
Nhấp vào Tiếp tục. Tài khoản của bạn sẽ được tạo.
Đặt lại mật khẩu

Đặt lại mật khẩu cho tài khoản không có email

Nếu quên mật khẩu, bạn cần phải thực hiện các bước sau để đặt lại mật khẩu:

1
Điền tên người dùng của bạn vào hộp văn bản trên trang đăng nhập. Nhấp vào Tiếp tục.

2
Nhấp vào Bạn quên mật khẩu?.

3
Điền tên người dùng vào hộp văn bản.

4
Nhập mã truy cập mới do quản trị viên hệ thống gửi.

5
Đặt mật khẩu mới.
Chuyển đổi tài khoản không có email thành tài khoản có email

Chuyển đổi tài khoản không có email thành tài khoản có email

Trong trường hợp người dùng không có email được chỉ định địa chỉ email công ty, bạn có thể điền địa chỉ này vào trường email của người dùng đó. Sau khi cập nhật trường email thành công, người dùng sẽ không còn kết nối qua mã truy cập nữa và sẽ được xem là người dùng có địa chỉ email công ty.

?
Khi chuyển đổi người dùng không có email thành người dùng có địa chỉ email công ty, bạn sẽ không thể chuyển lại người dùng đó về người dùng không có email.
Liên kết sâu tới ứng dụng di động Workplace

Liên kết sâu tới ứng dụng di động Workplace

Với những mã truy cập có lược đồ URL, bạn có thể liên kết sâu URL của mã truy cập trực tiếp tới ứng dụng di động Workplace. Điều này nghĩa là, bạn có thể chia sẻ URL cụ thể này qua cổng thông tin trên web hoặc cơ chế phân phối khác để người dùng chỉ cần nhấp vào một liên kết là chuyển đến quy trình xác nhận trong ứng dụng di động Workplace.

1
Tạo một URL hình thành bởi mã. URL này có định dạng như sau:
fb-work-emailless://accesscode?access_code="[access code]"

2
Đảm bảo bạn truy xuất mã truy cập cho đúng ID người dùng.

3
Giờ thì bạn sẽ có URL giống như sau:
fb-work-emailless://accesscode?access_code=abcdefghijklmnop
?
Bạn có thể truy xuất mã truy cập thông qua bản xuất thông tin nhân viên trong Bảng điều khiển quản trị hoặc thông qua API Quản lý tài khoản Workplace.