2. Tích hợp kỹ thuật

Việc tích hợp Workplace vào hệ thống CNTT sẽ mang đến nền tảng bảo mật và thành công lâu dài cho tổ chức của bạn.

Lý do

Lý do

Việc tích hợp Workplace vào hệ thống CNTT sẽ mang đến nền tảng bảo mật và thành công lâu dài cho tổ chức của bạn. Mục tiêu là làm cho quy trình quản lý tài khoản thật suôn sẻ khi mọi người tham gia và rời khỏi tổ chức. Ngoài ra, chúng tôi muốn đảm bảo mọi người có trải nghiệm tuyệt vời nhất với Workplace, bất kể họ đang làm việc trên thiết bị di động hay máy tính. Hãy hướng dẫn trưởng dự án CNTT của bạn truy cập Nguồn lực kỹ thuật nhằm tìm hiểu thêm thông tin chuyên sâu về cách tốt nhất để tích hợp kỹ thuật.

Chiến lược/phương pháp

Chiến lược/phương pháp

Khi kết nối Workplace với hệ thống CNTT, bạn nên cân nhắc những điều sau:

Truy cập vào Workplace
Đảm bảo mọi người có thể truy cập vào trang web Workplace từ mạng công ty, cũng như có thể tận dụng ứng dụng Workplace và ứng dụng di động Chat trên Workplace

Nhận email từ Workplace
Đảm bảo email từ Workplace không bị bất kỳ bộ lọc spam cấp tổ chức nào lọc bỏ để chắc chắn mọi người đều nhận được lời mời tham gia Workplace

Thêm nhân viên
Sử dụng thư mục hoặc nguồn đáng tin cậy duy nhất chứa thông tin về những người làm việc trong tổ chức của bạn để quản lý thành viên dùng Workplace. Tốt nhất là bạn nên kết nối Workplace với hệ thống cung cấp danh tính như Active Directory. Tuy nhiên, chúng tôi cũng cung cấp tính năng cấp phép & hủy cấp phép người dùng thông qua file .csv

Triển khai thành công
Đội ngũ CNTT có thể hỗ trợ bạn triển khai thành công bằng cách thực hiện một vài cách làm tốt nhất và đơn giản, chẳng hạn như đặt màn hình nền/màn hình chờ của mọi người thành thông báo về Workplace và cài đặt trước ứng dụng Workplace dành cho máy tính và di động trên thiết bị làm việc của họ

Chiến thuật thực hiện

Chiến thuật thực hiện

Xác minh miền email công ty:

Khi bạn xác minh miền Workplace, tài khoản Workplace sẽ trở thành tài khoản "chính thức" cho toàn bộ tổ chức và bạn sẽ tránh được trường hợp người khác có cùng miền email này tạo Workplace khác. Khi xác minh miền, bạn còn có thể:

  • Bật tính năng đăng nhập một lần
  • Chỉnh sửa thông tin nhận dạng cá nhân
  • Gửi thông báo cho người dùng trước khi hồ sơ của họ được kích hoạt

Nếu không xác minh miền, bạn cũng có thể đưa miền đó vào danh sách cho phép. Khi đưa miền vào danh sách cho phép, người khác có cùng miền email này có thể tạo tài khoản Workplace khác. Nếu đưa miền vào danh sách cho phép, bạn vẫn có thể xác minh miền bất cứ lúc nào.

Tìm hiểu cách xác minh hoặc đưa vào danh sách cho phép trong Nguồn lực kỹ thuật của Workplace.

Cho phép người dùng truy cập vào Workplace:

Chiến lược cấp quyền để thêm và xóa người dùng:

Quản trị viên có thể thêm hoặc xóa người dùng khỏi Workplace bằng các phương pháp sau:

Bằng cách đặt trạng thái riêng cho thành viên được mời và chưa được mời, chúng tôi hỗ trợ quản trị viên Workplace cấp phép trước cho thành viên và mời họ khi sẵn sàng. Quản trị viên Workplace có thể xây dựng cộng đồng bằng cách tạo nhóm và thêm thành viên vào đó. Sau khi mọi thứ sẵn sàng, quản trị viên có thể mời các thành viên xác nhận tài khoản cá nhân và như vậy là họ đã tham gia các nhóm phù hợp.

Quy trình mời:

Sau khi cấp phép sử dụng tài khoản Workplace cho một thành viên cộng đồng, bạn cần phải mời họ xác nhận tài khoản. Sau khi xác nhận tài khoản, họ có thể bắt đầu sử dụng Workplace. Chỉ đến khi được mời sử dụng Workplace thì các thành viên mới biết rằng mình có tài khoản được cấp phép. Khi tài khoản ở trạng thái chưa được mời:

  • Thành viên không thể xác nhận tài khoản của họ và mọi nỗ lực xác nhận đều không thành công
  • Thành viên sẽ không nhận được bất kỳ email hoặc thông báo nào khác từ Workplace

Khi đã sẵn sàng cho các thành viên biết rằng họ có tài khoản cần xác nhận, bạn sẽ mời họ tham gia Workplace. Sau khi được mời, các thành viên sẽ nhận được email mời họ xác nhận tài khoản của mình thông qua một URL được tạo riêng. Đối với tài khoản đã kích hoạt tính năng đăng nhập một lần (SSO), các thành viên cũng có thể xác nhận bằng cách đăng nhập Workplace thông qua dịch vụ SSO đã cấu hình.

Các nhân viên không có địa chỉ email công ty có thể được mời tham gia Workplace bằng mã truy cập. Tìm hiểu thêm về cách quản lý tài khoản không có email tại đây.

Truy cập Nguồn lực kỹ thuật để biết thêm thông tin về quy trình mời.

Đặt tùy chọn mời:

Chọn chế độ cài đặt lời mời cho quản trị viên để kiểm soát ai có thể tham gia Workplace:

  • Chỉ người được mời mới có thể tham gia: nghĩa là những người khác chỉ có thể tham gia nếu được quản trị viên hoặc người dùng đang hoạt động mời.
  • Bất cứ ai từ các miền email sau đây đều có thể tham gia: nghĩa là bất kỳ ai từ miền đã xác minh hoặc miền nằm trong danh sách cho phép đều có thể tham gia mà không cần được mời.

Bất kỳ người dùng nào cũng có thể thêm hoặc yêu cầu thêm nhân viên mới tùy theo cách bạn cài đặt yêu cầu truy cập. Quản trị viên có thể chọn một trong ba chế độ cài đặt về yêu cầu quyền truy cập để chọn cách chấp nhận người dùng mới tham gia Workplace:

  • Quản trị viên phải phê duyệt mọi yêu cầu tham gia cộng đồng Workplace này: Mọi lời mời do người không phải quản trị viên gửi phải được quản trị viên chấp thuận.
  • Tự động phê duyệt yêu cầu tham gia từ các miền email này: Hãy chọn chế độ này nếu bạn muốn Workplace tự động chấp nhận bất kỳ người nào có địa chỉ email công ty thuộc bất kỳ miền nào đã xác minh hoặc nằm trong danh sách cho phép.
  • Tự động phê duyệt tất cả yêu cầu tham gia: Tất cả người dùng mới đều có thể tham gia Workplace mà không cần quản trị viên phê duyệt.

Xác thực:

Người dùng sẽ đăng nhập Workplace bằng cách nào?

*Lưu ý rằng chỉ miền đã xác minh mới có thể bật tính năng Đăng nhập một lần.

Bí quyết để phổ biến Workplace rộng rãi:

  • Đối với Máy tính được quản lý: sử dụng MSI Chat Workplace để đẩy ứng dụng Chat trên Workplace sang tất cả máy tính Windows.
  • Đối với thiết bị di động được quản lý: Sử dụng AppConfig hỗ trợ Workplace để phân phối các ứng dụng di động Workplace và Chat trên Workplace thông qua giải pháp Quản lý tính di động trong doanh nghiệp của bạn.
  • Phát trực tiếp tới tổ chức của bạn thông qua Video trực tiếp. Phát trực tiếp hình ảnh của nhà điều hành là cách hữu ích nhất để thu hút người dùng xác nhận tài khoản.
  • Tận dụng các kênh liên lạc hiện có trong tổ chức của bạn để thông báo về việc triển khai Workplace và giới thiệu với người dùng về nền tảng này. Dưới đây là một số ý tưởng:
    • Đặt trang chủ mặc định của trình duyệt thành URL đăng nhập Workplace duy nhất của công ty.
    • Đặt màn hình nền máy tính của nhân viên thành thông báo tùy chỉnh về Workplace.

3 ý chính về cách tích hợp kỹ thuật với Workplace
Ý chính

Ý chính

ĐÀO TẠO TRỰC TIẾP

Cách triển khai Workplace

Tìm hiểu cách triển khai Workplace với sự hướng dẫn và hỗ trợ trực tiếp từ các chuyên gia của Workplace.

ĐÀO TẠO TRỰC TIẾP

Cách làm việc trên Workplace

Tìm hiểu cách thiết lập cấu trúc nhóm để hỗ trợ nhu cầu của tổ chức và hoàn thành công việc.

ĐÀO TẠO TRỰC TIẾP

Kiến thức cơ bản dành cho quản trị viên Workplace

Tìm hiểu cách thiết lập và quản lý cộng đồng Workplace bằng Bảng điều khiển quản trị trên Workplace.