Trung tâm nguồn lực dành cho khách hàng
/
Bắt đầu
/
10 chiến lược thúc đẩy việc sử dụng Workplace

10 chiến lược thúc đẩy việc sử dụng Workplace

Bí quyết và chiến thuật hữu ích để tăng số người thuộc tổ chức bạn tham gia.


Phần khó khăn nhất khi triển khai công cụ mới cho công ty là làm cách nào để mọi người tham gia. Đó là do mọi người không dễ thay đổi thói quen làm việc, nhưng nếu thay đổi được thì lợi ích đạt được thường sẽ rất lớn. Với Workplace, tỷ lệ sử dụng cũng như mức độ tương tác cao đồng nghĩa với khả năng truy cập tốt hơn vào kiến thức và thông tin, phạm vi tiếp cận mở rộng hơn đối với thông tin truyền thông nội bộ, đồng thời thêm nhiều cơ hội để xây dựng mối quan hệ ở các đội ngũ và vị trí.
Nếu thấy tỷ lệ sử dụng Workplace trong tổ chức của mình còn thấp, bạn đã có chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Bài hướng dẫn này tóm tắt 10 chiến lược chính mà bạn có thể sử dụng để tăng số người hoạt động và tương tác trên Workplace.
1. Thêm Workplace vào quy trình hướng dẫn nhân viên mới
1. Thêm Workplace vào quy trình hướng dẫn nhân viên mới
Đưa Workplace vào quy trình hướng dẫn nhân viên mới mà tổ chức bạn đang áp dụng bằng cách:
  • Chia sẻ hướng dẫn kích hoạt trang cá nhân với nhân viên mới vào ngay ngày đầu tiên. Để xem phần hướng dẫn kích hoạt trang cá nhân thông qua mã truy cập, hãy nhấp vào đây.
  • Tương tác với người mới trong nhóm hướng dẫn dành cho nhân viên mới trong Workplace.
  • Lưu trữ tài liệu hướng dẫn nhân viên mới trong Thư viện kiến thức.
Bạn muốn tìm hiểu thêm về việc sử dụng Workplace trong quy trình hướng dẫn nhân viên mới? Xem bài hướng dẫn này.
2. Thu hút cấp quản lý tham gia
2. Thu hút cấp quản lý tham gia
Cấp quản lý có tầm ảnh hưởng rất lớn. Khi họ chuyển công việc hàng ngày vào Workplace thì cấp dưới thường làm theo. Hãy giải thích cho cấp quản lý về giá trị mà Workplace có thể mang lại cho đội ngũ của họ. Sau đây là một vài ý chính mà bạn có thể chia sẻ:
  • Workplace đơn giản, quen thuộc và dễ sử dụng. Vì thế, mọi người trong đội ngũ đều có thể tham gia trò chuyện, cộng tác và cập nhật thông tin.
  • Thông qua Workplace, đội ngũ có thể tăng sự hiện diện của mình trong tổ chức. Nhờ các nhóm mở để thông báo cho đội ngũ như "Thông tin về hoạt động marketing", bạn có thể chia sẻ những khoảnh khắc chiến thắng và đáng tự hào với nhiều người hơn bao giờ hết.
  • Workplace hỗ trợ cả hoạt động giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ. Với cuộc gọi video và chat, bạn có thể nhận câu trả lời nhanh chóng và cộng tác theo thời gian thực (đồng bộ). Bài viết là cách dùng tốt nhất cho những nội dung không cần sự phản hồi tức thì, đồng thời cần dễ tìm sau nhiều ngày, nhiều tuần và nhiều tháng sau này (không đồng bộ).
Có một cách rất hay để tăng số người quản lý tham gia, đó là tạo nhóm kín hoặc nhóm bí mật mang tên "Cấp quản lý ở [Tên công ty]". Hãy sử dụng nhóm này để chia sẻ những cách quản lý tốt nhất cũng như khuyến khích thành viên đăng bài nhằm chia sẻ sự hiểu biết và kiến thức của họ với nhau.
Để hỗ trợ cấp quản lý bắt đầu sử dụng Workplace, bạn có thể chia sẻ những thông tin & nguồn lực sau:
  • Hướng dẫn dành cho cấp quản lý: Bài hướng dẫn bắt đầu nhanh dành cho những người quản lý mới sử dụng Workplace.
  • Trở thành người sếp tuyệt vời nhất: Lộ trình học tập trực tuyến giàu tính tương tác, hướng dẫn cách vận hành đội ngũ hoặc phòng ban thông qua Workplace, từ những mối quan hệ 1 kèm 1 với cấp dưới cho đến cách quản lý mối quan hệ với bên liên quan bên ngoài.
  • Hỗ trợ đội ngũ kết hợp: Bộ công cụ có thể tải xuống, cung cấp kiến thức từ đội ngũ nghiên cứu của chúng tôi và những cách tốt nhất để đội ngũ kết hợp (gồm cả nhân viên tại chỗ và nhân viên từ xa) đạt được hiệu quả cao.
3. Gửi lời nhắc hàng tuần đến nhân viên có tài khoản chưa xác nhận
3. Gửi lời nhắc hàng tuần đến nhân viên có tài khoản chưa xác nhận
Gửi lời nhắc đến những người được mời nhưng chưa kích hoạt tài khoản. Sau đây là cách thực hiện trong Workplace:
  • Đi đến trang Mọi người của Bảng điều khiển quản trị.
  • Nhấp vào menu ở trên cùng bên phải màn hình.
  • Chọn Gửi thông báo xác nhận.
  • Chọn gửi thông báo đến tất cả những nhân viên có tài khoản chưa xác nhận hoặc gửi lời nhắc xác nhận đến tài khoản cụ thể bằng mẫu CSV.
  • Cá nhân hóa lời mời, tập trung vào lợi ích độc đáo mà Workplace có thể mang đến cho nhân viên và toàn bộ tổ chức.
  • Nhấp vào Gửi.
Bạn cũng có thể gửi lời nhắc từ cấp lãnh đạo bằng cách hợp nhất mail. Lời nhắc xác nhận do cấp lãnh đạo tổ chức gửi thường có khả năng sẽ thu hút mọi người chú ý nhiều hơn so với lời mời thông thường trên Workplace. Những lời nhắc này cũng mang đến tín hiệu cho mọi người biết rằng hoạt động liên lạc và tương tác trong Workplace là ưu tiên của tổ chức.
4. Sử dụng Plugin để chia sẻ nội dung trên Workplace với các công cụ khác
4. Sử dụng Plugin để chia sẻ nội dung trên Workplace với các công cụ khác
Với plugin, quản trị viên có thể an toàn chia sẻ bài viết trên Workplace hoặc bảng tin của nhóm lên nền tảng khác như SharePoint, trang web nội bộ và mạng nội bộ. Bạn có thể dùng plugin để cải thiện khả năng khám phá thông tin mới, quan trọng của công ty cũng như mở rộng phạm vi tiếp cận nội dung của mình.
Plugin trên Workplace tôn trọng quyền riêng tư của nội dung gốc bằng cách chỉ hiển thị nội dung này cho người dùng đăng nhập Workplace trong cùng trình duyệt. Cách này khuyến khích mọi người đăng nhập Workplace để xem nội dung quan trọng được chia sẻ trên những kênh khác của công ty. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Plugin trong Nguồn lực kỹ thuật.
Workplace post embedded in SharePoint5. Tập trung thông tin & nguồn lực của công ty vào Thư viện kiến thức
5. Tập trung thông tin & nguồn lực của công ty vào Thư viện kiến thức
Biến Workplace thành trung tâm lưu trữ thông tin & nguồn lực chính của công ty như:
  • Chính sách về việc đi lại, nghỉ phép có lương, chi phí và phúc lợi
  • Tài liệu hướng dẫn nhân viên mới và sổ tay nhân viên
  • Sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của công ty
  • Thông tin & nguồn lực về sự đa dạng và hòa nhập, sức khỏe thể chất và tinh thần
  • Thông tin & nguồn lực dành cho các đội ngũ và phòng ban
Khi lưu trữ các thông tin & nguồn lực này ở cùng một nơi, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian cho mọi người và hạn chế sự lan truyền thông tin sai lệch, mà còn tạo điều kiện để có thêm nhiều người khám phá những công bố, tài liệu truyền thông và hoạt động xây dựng cộng đồng quan trọng đang diễn ra trên Workplace. Tìm hiểu thêm về Thư viện kiến thức trong Trung tâm nguồn lực về Thư viện kiến thức.
Knowledge Library benefits category6. Tổ chức những cuộc thi xác nhận mang tính thân thiện
6. Tổ chức những cuộc thi xác nhận mang tính thân thiện
Tổ chức những cuộc thi xác nhận tài khoản ở phạm vi đội ngũ, phòng ban hoặc khu vực để khích lệ mọi người kích hoạt trang cá nhân. Bạn có thể trao giải cho đơn vị có tỷ lệ xác nhận cao nhất. Phần thưởng có thể là bữa trưa phục vụ sẵn hoặc thẻ quà tặng.
  1. Đi đến phần Thông tin chi tiết trong Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến tab Mọi người.
  2. Cuộn xuống đến bảng Mọi người trên Workplace và lọc kết quả theo vị trí, phòng ban hoặc vai trò.
  3. Chọn loại cuộc thi xác nhận mà bạn muốn tổ chức và phần thưởng dành cho người thắng cuộc.
  4. Chia sẻ quy tắc, thời hạn và phần thưởng của cuộc thi với cấp quản lý. Đừng quên nêu rõ tỷ lệ xác nhận hiện tại của từng vị trí, đội ngũ hoặc phòng ban, kèm theo phần thưởng hấp dẫn khi đạt tỷ lệ xác nhận trên 80%.
  5. Giữ liên lạc với những người đứng đầu để theo dõi mức độ thành công.
  6. Chúc mừng từng đội ngũ và chia sẻ thành công của họ.
Các tổ chức cũng thường dùng những khoản quyên góp từ thiện để khích lệ mọi người kích hoạt trang cá nhân. Ví dụ: cứ mỗi trang cá nhân được kích hoạt, tổ chức sẽ quyên góp $1 cho một mục đích xã hội quan trọng.
7. Đưa quy trình thường gặp vào Workplace
7. Đưa quy trình thường gặp vào Workplace
Tạo nhóm cho những quy trình lặp lại có thể diễn ra trong Workplace. Sau đây là một vài ý tưởng:
  • Nhóm H&Đ về nhân sự hoặc nhóm Hỗ trợ về CNTT: Tạo điều kiện để nhân viên nhanh chóng tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi của mình.
  • Nhóm cơ sở vật chất: Báo cáo vấn đề về trang thiết bị và cơ sở vật chất một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Nhóm làm thay ca: Tạo điều kiện cho nhân viên tuyến đầu tìm người làm thay ca hoặc chọn ca mình làm được. Tìm hiểu thêm về tính năng Làm thay ca trong Trung tâm trợ giúp.
Bạn có thể sử dụng bot để tự động hóa những quy trình và nhiệm vụ lặp lại ngay trên Workplace. Ví dụ: Workplace Zendesk bot của Azuronaut hỗ trợ mọi người tạo và nhận thông tin cập nhật về phiếu yêu cầu hỗ trợ CNTT, trong cả Nhóm Workplace lẫn ứng dụng Chat trên Workplace.
Tiện ích tích hợp chia sẻ nội dung cũng là một cách hữu hiệu khác để tăng số người tương tác với nhau trong Workplace. Thông qua tiện ích này, các đội ngũ có thể lấy file từ những công cụ như SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box, v.v., cũng như chia sẻ file trong Workplace với những thành viên nhóm có quyền truy cập. Bạn có thể khám phá tất cả các tiện ích tích hợp có sẵn trong danh mục tiện ích tích hợp.
integrations8. Phát trực tiếp buổi H&Đ với cấp lãnh đạo công ty
8. Phát trực tiếp buổi H&Đ với cấp lãnh đạo công ty
Những buổi H&Đ mang đến cho nhân viên cơ hội có một không hai để đặt câu hỏi và tương tác trực tiếp với đội ngũ lãnh đạo. Do đó, đây là chiến lược rất phổ biến để thu hút nhân viên và đưa họ đến với Workplace.
Với video Trực tiếp, tất cả những gì bạn cần là chiếc điện thoại hoặc máy tính để phát trực tiếp đến mọi người trong toàn công ty. Bạn có thể tổ chức buổi H&Đ nhanh gọn với Tổng Giám đốc hoặc tập hợp cả một hội thảo, bao gồm khách mời bên ngoài. Đây là một số cảm hứng từ 5 khách hàng của Workplace đã sử dụng video Trực tiếp để thúc đẩy mức độ tương tác của nhân viên.
Bạn có thể tìm thấy mọi thứ mình cần biết về việc tổ chức sự kiện nội bộ bằng video Trực tiếp trên Workplace trong Trung tâm nguồn lực về video trực tiếp.
Live video with multiple hosts9. Thêm lời nhắc bằng hình ảnh vào không gian làm việc
9. Thêm lời nhắc bằng hình ảnh vào không gian làm việc
Chọn từ hàng loạt áp phích, tài liệu tổng quan 1 trang đa dạng và sản phẩm truyền thông in ấn khác để quảng bá Workplace đến tất cả nhân viên. Xem tất cả tài liệu quảng bá có sẵn tại đây.
10. Thử dùng những thủ thuật CNTT này
10. Thử dùng những thủ thuật CNTT này
Đội ngũ CNTT có thể hỗ trợ bạn tăng số người tham gia bằng cách tạo một số thay đổi đối với thiết bị do công ty quản lý. Sau đây là một vài ý tưởng:
  • Đặt Workplace làm màn hình chính mặc định trên trình duyệt web.
  • Thay đổi hình nền máy tính của người dùng và thêm màn hình chờ có nội dung quảng bá Workplace vào tất cả các máy tính.
  • Thêm Workplace vào Công cụ khởi động Office 365.
  • Dùng file MSI của chúng tôi để cài đặt ứng dụng Chat trên Workplace vào tất cả các máy do công ty quản lý. Tìm hiểu thêm trong phần Nguồn lực kỹ thuật.
Quá trình thúc đẩy việc sử dụng Workplace cần có thời gian. Đồng thời, ngoài những chiến lược nêu tại đây thì còn có nhiều chiến lược khác có thể phù hợp với tổ chức của bạn. Hãy xem thông tin & nguồn lực có sẵn trong Trung tâm nguồn lực dành cho khách hàng cũng như Học viện Workplace, từ đó khám phá những cách mới mà bạn và người dùng của mình có thể sử dụng nhằm khai thác tối đa Workplace. Sau đây là một số cách mà bạn có thể rút ra từ đó: