Cách triển khai thành công

Khi triển khai Workplace cho tổ chức của bạn theo 5 Trụ cột của thành công, bạn chắc chắn sẽ gặt hái được kết quả rực rỡ.

Triển khai Workplace là bước đầu tiên để thay đổi cách tổ chức của bạn giao tiếp, cộng tác và hoàn thành công việc. Phương pháp triển khai Workplace của chúng tôi rất dễ thực hiện và dựa trên hàng nghìn trường hợp triển khai Workplace thành công. Hãy làm theo các bước sau để đảm bảo triển khai Workplace thành công, đồng thời tải xuống Danh sách kiểm tra trước, trong và sau khi triển khai để luôn nắm vững các yêu cầu triển khai:

Phương pháp triển khai Workplace dựa trên 5 Trụ cột làm nên thành công. Bạn nên hoàn tất các trụ cột này trong vòng 30 ngày trước thời điểm triển khai dự kiến nhằm tạo một cộng đồng bền vững và thịnh vượng trên Workplace. Chúng ta sẽ đi sâu hơn vào từng trụ cột trong các bài viết tiếp theo.

1. Sự tham gia của nhà điều hành

Việc các nhà điều hành sẵn sàng lãnh đạo bằng cách làm gương và hỗ trợ sáng kiến này sẽ là yếu tố quan trọng để mang lại niềm tin và mức độ tương tác cao. Sau đây là những cách làm tốt nhất:
  1. Tổ chức Hội thảo dành cho đội ngũ điều hành với sự tham gia của những lãnh đạo cấp cao để thảo luận về các mục tiêu và cách sử dụng Workplace
  2. Đăng Video chào mừng của Tổng Giám đốc cho tất cả các thành viên đội ngũ xem khi lần đầu tiên họ đăng nhập Workplace
  3. Sắp xếp để Tổng Giám đốc phát Trực tiếp trên Workplace vào tuần ra mắt và quảng cáo về buổi phát trực tiếp này để khuyến khích từng thành viên trong tổ chức xác nhận tài khoản Workplace

2. Tích hợp kỹ thuật

Tiện ích tích hợp kỹ thuật mạnh mẽ góp phần đảm bảo rằng Workplace của bạn an toàn (ví dụ: tài khoản của người tham gia mới sẽ tự động được kích hoạt còn tài khoản của người rời khỏi tổ chức sẽ tự động bị vô hiệu hóa), đồng thời làm giảm gánh nặng quản trị để duy trì cộng đồng. Sau đây là những cách làm tốt nhất:

  1. Đưa URL và miền email vào danh sách hợp lệ
  2. Quản lý tài khoản và quyền truy cập của nhân viên
  3. Tăng tính hữu dụng của Workplace bằng các tiện ích tích hợp để đơn giản hóa và tự động hóa quy trình công việc

3. Cấu trúc nhóm & quy trình công việc

Khi tạo nền tảng nhóm phản ánh cấu trúc của tổ chức, bạn sẽ tránh được trường hợp tạo nhóm trùng lặp và không dùng đến. Bạn cũng nên đề ra quy ước đặt tên cho các nhóm chính để tạo điều kiện cho việc tìm kiếm. Sau đây là những cách làm tốt nhất:

  1. Tạo nhóm làm việc cơ bản cốt lõi bao gồm những nhân viên mà bạn thêm vào các nhóm phù hợp với họ
  2. Đưa các quy trình công việc thông thường hoặc lặp lại vào Workplace (ví dụ như câu hỏi của Bộ phận trợ giúp về CNTT/nhân sự)
  3. Tạo nhóm thông báo cho các đội ngũ riêng và đội ngũ lớn trong công ty, đồng thời kiểm duyệt để kiểm soát chất lượng nội dung

4. Chiến lược giao tiếp

Workplace không nên "đơn thuần là một công cụ khác" mà tổ chức của bạn triển khai. Hãy nêu bật lợi ích dành cho nhân viên và cách Workplace hỗ trợ các bạn thực hiện mục tiêu kinh doanh để làm rõ "lý do" nên sử dụng Workplace. Bạn phải thực hiện chiến lược truyền thông bằng nhiều kênh (online, tài liệu in, Workplace, v.v.) và thông báo trước khi triển khai, trong khi triển khai và sau khi triển khai. Sau đây là những cách làm tốt nhất:

  1. Phác thảo kế hoạch truyền thông sử dụng nhiều kênh, phù hợp với các giai đoạn triển khai và các đối tượng khác nhau
  2. Gửi tài liệu truyền thông đến những nơi phù hợp và chuẩn bị video để sử dụng trong tuần triển khai
  3. Chuẩn bị chiến dịch tương tác nội bộ cho tháng sau khi triển khai để nhắc thành viên trong tổ chức xác nhận tài khoản và nêu bật lợi ích mà Workplace có thể mang lại cho họ

Sử dụng mẫu Kế hoạch truyền thông về hoạt động triển khai của chúng tôi để thiết kế chiến lược truyền thông của riêng bạn.

5. Những người tiên phong và kế hoạch đào tạo

Việc yêu cầu những người sử dụng đầu tiên, cũng như những người có tầm ảnh hưởng hỗ trợ quản lý quá trình thay đổi ở các bộ phận và vị trí sẽ đảm bảo mọi người nhanh hiểu ra giá trị của Workplace hơn, đồng thời giảm lượng công việc quản trị của bạn. Bạn nên lấy từ 5-10% tổng số nhân viên của mình làm người tiên phong. Sau đây là những cách làm tốt nhất:

  1. Xác định từ 5-10% số nhân viên làm người tiên phong và mời họ tham gia Workplace ít nhất 2 tuần trước khi triển khai
  2. Đào tạo những người này về cách sử dụng Workplace trong công việc, cũng như vai trò quan trọng của họ đối với việc hình thành cộng đồng trước khi bạn triển khai với toàn công ty
  3. Đảm bảo Người tiên phong tạo và thêm nội dung vào các nhóm phù hợp với đội ngũ của họ để khi những người khác được mời, họ sẽ thấy sẵn nội dung phù hợp trong các nhóm đó

Dưới đây là dòng thời gian minh họa quy trình triển khai mà các tổ chức đã áp dụng để triển khai thành công Workplace. Bạn có thể hoàn tất các trụ cột này nhanh hay chậm tùy theo văn hóa tổ chức của mình nhưng quan trọng là phải hoàn thành tất cả.

Đồ thị này sẽ hướng dẫn bạn về 5 tuần đầu tiên của quá trình triển khai Workplace

Bí quyết: Sau khi mời những người tiên phong tham gia Workplace, trong vòng 4 tuần, bạn phải mời những người còn lại trong tổ chức của mình để không bị mất đà. Workplace sẽ mang lại hiệu quả cao nhất khi toàn bộ tổ chức của bạn cùng sử dụng.

5 ý chính về cách triển khai Workplace thành công
ĐÀO TẠO THEO YÊU CẦU

Cách triển khai Workplace

Tìm hiểu cách triển khai Workplace với sự hướng dẫn và hỗ trợ trực tiếp từ các chuyên gia Workplace.

ĐÀO TẠO THEO YÊU CẦU

Cách làm việc trên Workplace

Tìm hiểu cách thiết lập cấu trúc nhóm hỗ trợ nhu cầu của tổ chức và hoàn thành công việc.

ĐÀO TẠO THEO YÊU CẦU

Kiến thức cơ bản dành cho quản trị viên Workplace

Tìm hiểu cách thiết lập và quản lý cộng đồng Workplace bằng Bảng điều khiển quản trị trên Workplace.