Hướng dẫn dành cho quản trị viên hệ thống: Quản lý nhân sự
Tìm hiểu cách quản lý người dùng Workplace từ Bảng điều khiển quản trị.
Thêm người dùng
Thêm người dùng
Để xem hướng dẫn đầy đủ về cách thêm người dùng, hãy truy cập phần Nguồn lực kỹ thuật.
Truy cập trang Mọi người trên Bảng điều khiển quản trị. Tại đây, bạn có thể thêm người dùng. Bạn có thể thêm người dùng vào Workplace theo 3 cách:
- Thủ công: Bằng cách thêm từng tài khoản một.
- Hàng loạt: Sử dụng bảng tính.
- Tự động: Bằng cách kết nối Workplace với Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây.
Đặt tùy chọn mời
Chọn chế độ cài đặt lời mời sau đây cho quản trị viên để kiểm soát ai có thể tham gia Workplace:
- Chỉ người được mời mới có thể tham gia: nghĩa là những người khác chỉ có thể tham gia nếu được quản trị viên hoặc người dùng đang hoạt động mời.
- Bất cứ ai từ các miền email sau đây đều có thể tham gia: nghĩa là bất kỳ ai từ miền đã xác minh hoặc miền nằm trong danh sách cho phép đều có thể tham gia mà không cần được mời.
Bất kỳ người dùng nào cũng có thể thêm hoặc yêu cầu thêm nhân viên mới tùy theo cách bạn cài đặt yêu cầu truy cập. Quản trị viên có thể chọn một trong ba chế độ cài đặt về yêu cầu quyền truy cập để chọn cách chấp nhận người dùng mới tham gia Workplace:
- Quản trị viên phải phê duyệt mọi yêu cầu tham gia cộng đồng Workplace này: Mọi lời mời do người không phải quản trị viên gửi phải được quản trị viên chấp thuận.
- Tự động phê duyệt yêu cầu tham gia từ các miền email này: Hãy chọn chế độ này nếu bạn muốn Workplace tự động chấp nhận bất kỳ người nào có địa chỉ email công ty thuộc bất kỳ miền nào đã xác minh hoặc nằm trong danh sách cho phép.
- Tự động phê duyệt tất cả yêu cầu tham gia: Tất cả người dùng mới đều có thể tham gia Workplace mà không cần quản trị viên phê duyệt.
Trường thông tin trên trang cá nhân
Trường thông tin trên trang cá nhân có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc thiết lập Workplace để gặt hái thành công. Workplace tự động yêu cầu bắt buộc phải điền đối với một số trường thông tin nhất định, chẳng hạn như tên, chức danh và đội ngũ. Tuy nhiên, bạn nên điền thêm các trường khác trên trang cá nhân để có thể sử dụng hết tiềm năng của những tính năng sau trên Workplace:
- Tổ chức cộng đồng thành các Nhóm nhân viên. Sau đó, quản trị viên hệ thống có thể chỉ định những Nhóm nhân viên này vào các nhóm để tự động thêm hoặc xóa thành viên.
- Cấp quyền để quản trị viên nhóm có thể đặt quy tắc chọn thành viên của nhóm mình mà không cần sự hỗ trợ từ quản trị viên hệ thống. Những quy tắc này sẽ tự động thêm và xóa thành viên dựa vào thông tin trên trang cá nhân. Tìm hiểu thêm về quy trình tự động thêm thành viên nhóm tại đây.
- Thiết lập Sơ đồ tổ chức nhằm tạo điều kiện cho mọi người có thể dễ dàng tìm đúng người để trò chuyện, còn nhân viên mới thì hình dung được cấu trúc tổ chức của bạn.
- Gửi khảo sát đến những người phù hợp bằng cách sử dụng Nhóm nhân viên.
bao gồm các thành viên cộng đồng. Bạn cũng sẽ có thể chọn cách chỉnh sửa những trang cá nhân này. Bạn có một số lựa chọn sau:
- Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây: Nếu bạn thiết lập tiện ích tích hợp này, mọi thay đổi về thông tin trên trang cá nhân mà Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây quản lý sẽ được phản ánh trên Workplace.
- Chỉ quản trị viên: Chỉ quản trị viên có quyền truy cập mới có thể chỉnh sửa trường này trên trang cá nhân theo cách thủ công hoặc theo cách tải lên bảng tính.
- Chủ sở hữu trang cá nhân: Mỗi người có thể tự cập nhật trường thông tin này trên trang cá nhân của mình. Quản trị viên cũng có thể chỉnh sửa trường này trên trang cá nhân cho người khác.
Sau khi xác định trường nào trên trang cá nhân cần phải điền cho cộng đồng Workplace của mình, bạn có thể thêm thông tin đó vào Workplace theo một số cách sau:
- Kết nối Workplace với Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây. Phương thức này sẽ đưa tất cả thông tin trên trang cá nhân lưu trữ trong Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây vào Workplace một cách hiệu quả. Nếu những trường trên trang cá nhân mà bạn đã xác định không có thông tin trong Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây, bạn vẫn nên sử dụng bảng tính. Ngoài ra, bạn không thể ghi đè theo cách thủ công lên bất kỳ trường nào do Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây quản lý.
- Thực hiện thủ công bằng cách tải bảng tính lên: Đi đến trang Mọi người trong Bảng điều khiển quản trị và nhập file CSV theo mẫu đã cung cấp.
- Thực hiện thủ công bằng cách cập nhật thông tin của từng nhân viên một: Bạn có thể làm như vậy trên trang Mọi người trong Bảng điều khiển quản trị. Nhấp vào … ở bên phải tên từng nhân viên và chọn Chỉnh sửa chi tiết người dùng.
Vô hiệu hóa người dùng
Bạn có thể vô hiệu hóa người dùng từ trang Mọi người trong Bảng điều khiển quản trị. Người dùng bị vô hiệu hóa sẽ rút khỏi nhóm của họ sau 4 ngày kể từ khi vô hiệu hóa và trang cá nhân cũng như nội dung của họ sẽ bị giảm thứ hạng đáng kể. Tuy nhiên, các bài viết cũ của họ vẫn còn nên bạn sẽ không mất thông tin này khi tài khoản của họ bị vô hiệu hóa.
Hãy liên hệ với bộ phận Hỗ trợ trực tiếp nếu bạn muốn xóa vĩnh viễn một tài khoản. Khi bạn xóa tài khoản thì toàn bộ dữ liệu và bài viết liên quan đến tài khoản đó đều bị mất. Để không bị mất nội dung quan trọng, bạn nên vô hiệu hóa thay vì xóa tài khoản.
Vai trò quản trị viênVai trò quản trị viên
Là quản trị viên hệ thống, bạn có thể chỉ định các vai trò quản trị viên cho đồng nghiệp của mình trong phần Quản trị viên của Bảng điều khiển quản trị. Có 4 loại vai trò quản trị viên khác:
Truy cập phần Nguồn lực kỹ thuật để xem hướng dẫn đầy đủ về vai trò quản trị viên.
- Nhà phân tích có thể chạy báo cáo để theo dõi tỷ lệ sử dụng và nội dung. Bất kỳ ai cũng có thể là nhà phân tích, nhưng bạn nên chỉ định vai trò này cho một thành viên của đội ngũ triển khai Workplace.
- Người kiểm duyệt tài khoản có thể xem/chỉnh sửa trang cá nhân, tạo và vô hiệu hóa người dùng. Vai trò này phù hợp với thành viên của Đội ngũ hỗ trợ.
- Người kiểm duyệt nội dung có thể xem tất cả các nhóm, xóa nhóm và kiểm duyệt nội dung. Người kiểm duyệt nội dung thường là thành viên của Đội ngũ nhân sự.
- Vai trò tùy chỉnh có thể được tạo theo nhu cầu của bạn.