Dù bạn chia sẻ khuyến cáo di chuyển, thông báo thời tiết hay cảnh báo cho nhân viên về tình huống khẩn cấp, thông tin của bạn cần nhanh chóng tiếp cận mọi người, có kèm hướng dẫn hiệu quả và thu hút sự chú ý ngay. Thông qua hướng dẫn này, bạn sẽ biết cách sử dụng Trung tâm an toàn để thông báo và đảm bảo an toàn cho nhân viên.

Đi đến Trung tâm an toàn trong Bảng điều khiển quản trị để chỉ định Người phụ trách an toàn mới nhằm hỗ trợ bạn quản lý hoạt động truyền thông về an toàn cho nhân viên. Họ có thể sử dụng Trung tâm an toàn để tạo sự cố mới, chẳng hạn như các sự kiện khẩn cấp thực tế, thử nghiệm hệ thống và tổ chức diễn tập. Họ cũng có thể gửi thông báo đến thành viên của tổ chức.

Để đảm bảo bạn chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp, hãy tiến hành thử nghiệm và diễn tập định kỳ bằng cách sử dụng Trung tâm an toàn.

Trong nội dung truyền thông về thử nghiệm và diễn tập, hãy đảm bảo bạn đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên về những hành động họ cần thực hiện. Thông thường, các thử nghiệm không đòi hỏi nhân viên hành động, trong khi diễn tập yêu cầu họ làm theo các quy trình an toàn, chẳng hạn như thoát hiểm.

Trong tình huống khẩn cấp, hãy nhanh chóng thiết lập sự kiện mới. Hoặc tiến hành diễn tập để rèn luyện khả năng ứng phó phẩn cấp.

Khi xảy ra tình huống liên quan đến an toàn, hãy tạo sự cố thực tế trong Trung tâm an toàn để quản lý phản hồi.

Bạn có thể gửi nhiều tin nhắn khác nhau về an toàn cho từng sự cố thực tế để liên tục cập nhật diễn biến tình hình cho cho nhân viên. Cân nhắc gửi Cảnh báo an toàn khi biết về sự cố để nhanh chóng thông báo cho nhân viên và đưa ra hướng dẫn. Nếu tình hình trở nên nghiêm trọng, hãy gửi Kiểm tra an toàn để xác minh nhân viên có an toàn không và xem ai cần hỗ trợ.

Theo dõi thông tin chi tiết về sự cố:

Xem lại sự cố thực tế để theo dõi số liệu, chẳng hạn như tỷ lệ phản hồi đối với tin nhắn Kiểm tra an toàn, đồng thời xem tỷ lệ đọc của tất cả các kiểu tin nhắn khác.

Tìm hiểu sâu hơn bằng cách nhấp vào tin nhắn cụ thể để xem danh sách người nhận và theo dõi họ đã đọc tin nhắn này chưa.

Nếu bạn gửi Kiểm tra an toàn, hãy theo dõi ai đã đánh dấu bản thân là an toàn và ai cần trợ giúp. Liên lạc với nhân viên bằng điện thoại để theo sát bất kỳ ai cần giúp đỡ hoặc vẫn chưa phản hồi tin nhắn.

Lưu ý rằng bạn có thể không liên lạc được với mọi người nếu điện hoặc phương tiện liên lạc bị ảnh hưởng. Bạn nên cho nhân viên biết rằng ưu tiên hàng đầu của họ là luôn đảm bảo an toàn cho bản thân mình.

Đừng quên cập nhật tình hình cho những nhân viên bị ảnh hưởng ngay cả sau khi sự cố qua đi. Theo sát nhân viên bằng cách chia sẻ Thông báo quan trọng để họ biết sự cố đã được xử lý, đồng thời thông báo cho mọi người các bước tiếp theo bạn sẽ thực hiện để tiếp tục đảm bảo an toàn cho họ.