Hướng dẫn triển khai nhanh

Hướng dẫn dành cho quản trị viên để triển khai nhanh Workplace.

Bạn có mặt ở đây vì đã quyết định thay đổi cách tổ chức của mình kết nối, giao tiếp và cộng tác bằng việc sử dụng Workplace. Điều đó thật sự rất tuyệt vời và chúng tôi cực kỳ nóng lòng muốn thấy bạn bắt đầu.

Thay đổi cách làm việc của tổ chức thực sự là một dự án lớn nhưng chúng tôi sẵn lòng trợ giúp. Hướng dẫn triển khai nhanh này dựa trên hàng nghìn trường hợp triển khai Workplace thành công. Hãy sử dụng hướng dẫn để lập kế hoạch và nhanh chóng triển khai Workplace.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách:

  1. Thực hiện các bước cần thiết trước khi bắt đầu
  2. Thiết lập kỹ thuật cho Workplace
  3. Tuyển chọn và đào tạo những người tiên phong
  4. Xây dựng cấu trúc nhóm
  5. Khuyến khích cán bộ điều hành và người quản lý nhân viên tương tác
  6. Thông báo về việc triển khai Workplace

Tìm hiểu về vai trò quản trị Workplace và những tính năng cũng như chức năng mà bạn có thể sử dụng để quản lý Workplace trong buổi đào tạo trực tiếp về Kiến thức cơ bản dành cho quản trị viên Workplace của chúng tôi. Trong buổi đào tạo mang tính tương tác này, bạn sẽ được trực tiếp thực hành và nhận sự hỗ trợ từ các chuyên gia để thiết lập và quản lý Workplace

Trước khi bắt đầu

Trước khi bắt đầu

Thuyết phục đội ngũ điều hành ủng hộ và tham gia

Thống nhất với các nhà điều hành về lý do nên áp dụng Workplace để tổ chức dễ đạt được mục tiêu hơn. Căn cứ vào các mục tiêu, hãy khuyến khích họ làm mẫu cho hành vi mà bạn muốn thấy trên Workplace. Ví dụ: Nếu muốn nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên tuyến đầu và nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, lãnh đạo nên tương tác trực tiếp với những người đó trên Workplace qua các cuộc thăm dò ý kiến và buổi H&Đ trực tiếp.

Để biết thêm hướng dẫn khác về cách xác định các yếu tố thúc đẩy kinh doanh và giá trị mà Workplace sẽ mang lại cho tổ chức của bạn, hãy xem Hội thảo đánh giá về giá trị.

Tạo nhóm dự án Workplace

Bạn cần xây dựng một đội ngũ phụ trách dự án Workplace để hỗ trợ lập kế hoạch và bắt đầu triển khai. Một đội ngũ dự án Workplace thường bao gồm:

  1. Đội ngũ điều hành ủng hộ dự án: thúc đẩy sự chấp nhận và định hướng từ cấp cao nhất của tổ chức.
  2. Quản lý dự án: quản lý dự án và điều phối các nguồn lực trong quá trình triển khai.
  3. Trưởng đội ngũ CNTT/Nhân sự: nhập tất cả nhân viên và tích hợp với hệ thống cung cấp danh tính/dịch vụ SSO nếu có.
  4. Trưởng đội ngũ truyền thông nội bộ: lập kế hoạch và triển khai chiến lược truyền thông nội bộ.
  5. Người tiên phong dùng Workplace: xác định nội dung trên Workplace dành cho việc triển khai và trở thành người tin dùng nền tảng này. Chúng tôi sẽ trình bày kỹ hơn về Người tiên phong dùng Workplace sau.
1. Thiết lập kỹ thuật cho Workplace

1. Thiết lập kỹ thuật cho Workplace

Bạn có thể sẽ cần sự trợ giúp từ đội ngũ CNTT của công ty để thiết lập và sẵn sàng triển khai Workplace. Hãy nhờ họ làm theo các bước sau đây để cấu hình Workplace cho tổ chức của bạn:

Bí quyết của chuyên gia: Trước khi triển khai, hãy tích hợp Workplace với các công cụ làm việc khác mà tổ chức bạn sử dụng. Bạn nên bắt đầu từ các tiện ích tích hợp chia sẻ nội dung và file. Với những tiện ích này, mọi người có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên file trong Workplace. Xem các tiện ích tích hợp hiện có trong Thư mục tiện ích tích hợp.

2. Người tiên phong dùng Workplace

2. Người tiên phong dùng Workplace

Chọn một nhóm nhân viên nhỏ, đa dạng trong tổ chức rồi kêu gọi họ hỗ trợ xây dựng nhóm, phổ biến cho những người khác trong tổ chức về cách dùng Workplace và thúc đẩy việc sử dụng công cụ này.

Chọn người tiên phong:

Cứ mỗi 100 nhân viên trong công ty thì tuyển chọn khoảng 5 người tiên phong. Bạn nên chọn những người tiên phong có sức ảnh hưởng và sẵn sàng làm người dùng thử đầu tiên. Các cấp quản lý rất thích hợp làm người tiên phong vì họ có thể tác động đến hành vi làm việc trong đội ngũ của mình.

Tổ chức nào có nhân viên tuyến đầu thì những người quản lý tuyến đầu nên tham gia với tư cách là người tiên phong đầu tiên trong quá trình triển khai. Họ là yếu tố then chốt trong việc thúc đẩy nhân viên cấp dưới và khuyến khích mọi người tham gia. Họ cũng đóng vai trò quan trọng đối với việc hỗ trợ những người cần trợ giúp để truy cập tài khoản của mình hoặc tìm hiểu cách sử dụng Workplace.

Chuẩn bị cho người tiên phong:

3. Tạo nhóm

3. Tạo nhóm

Trước khi mời tổ chức tham gia Workplace, hãy tạo một tập hợp gồm các nhóm chính và chỉ định thành viên vào các nhóm đó. Bạn cần cân nhắc 2 điều khi tạo nhóm:

  • Quyền riêng tư: Cách mọi người tham gia nhóm và ai có thể xem bài viết
  • Quyền đăng: Ai có thể đăng trong nhóm

Quyền riêng tư

  • Mở: Bất kỳ ai cũng có thể tham gia, nhìn thấy thành viên và xem bài viết
  • Kín: Bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu tham gia nhưng chỉ thành viên mới xem được bài viết.
  • Bí mật: Mọi người phải được mời nếu muốn tham gia và xem bài viết. Nhóm bí mật không hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Chỉ có thành viên và quản trị viên mới nhìn thấy nhóm đó.

Quyền đăng

  • Bất kỳ ai cũng có thể đăng
  • Bài viết cần được quản trị viên phê duyệt
  • Chỉ quản trị viên mới có thể đăng

Bạn nên sử dụng Nhóm nhân viên để chỉ định thành viên cho các nhóm dựa trên những tiêu chuẩn như phòng ban, chức danh, vị trí và hơn thế nữa. Tìm hiểu cách tạo Nhóm nhân viên trong Trung tâm trợ giúp Workplace.

Bạn có thể tạo cấu trúc cho nhóm chính dựa theo 2 loại hình giao tiếp:

1. Giao tiếp trong công ty

Thông qua các nhóm thông báo và thảo luận của toàn công ty, bạn có thể tinh giản hoạt động liên lạc và xây dựng sự gắn kết bền chặt hơn giữa trụ sở chính và nhân viên tuyến đầu.

  • Tạo nhóm mở có tên "Thông báo của [Tên công ty]".
  • Tạo nhóm thông báo mở theo khu vực, chẳng hạn như "Thông báo tại [Vị trí]"
    • Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
    • Đặt quyền đăng thành chỉ dành cho quản trị viên
    • Dùng Nhóm nhân viên (đồng bộ với trang cá nhân Workplace) để chỉ định thành viên vào các nhóm dựa trên vị trí
    • Dùng nhóm này để chia sẻ tin tức và thông tin mới trong khu vực
  • Tạo nhóm mở cho toàn công ty và khu vực để mọi người thảo luận, chẳng hạn như "Nhóm thảo luận của [Tên công ty]" và "Nhóm thảo luận của [Địa điểm văn phòng]"
    • Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
    • Đặt quyền đăng thành bất kỳ ai cũng có thể đăng hoặc bài viết cần được quản trị viên phê duyệt
    • Đặt nhóm thảo luận của toàn công ty thành nhóm mặc định. Dùng Nhóm nhân viên (đồng bộ với trang cá nhân Workplace) để chỉ định thành viên vào các nhóm khu vực dựa trên vị trí
    • Khuyến khích nhân viên chia sẻ câu hỏi và bắt đầu các cuộc thảo luận liên quan đến công việc trong nhóm này.
  • Bí quyết hay: Tạo nhóm xã hội mở để ghi nhận sự đóng góp và hiệu quả làm việc của mọi người. Nhóm này sẽ là không gian để mọi người trong công ty biểu dương đồng nghiệp.
    • Đặt quyền đăng thành dành cho mọi người.

2. Cộng tác trong đội ngũ

Đây là cách mọi người hoàn thành công việc hàng ngày. Họ có thể sử dụng nhóm của đội ngũ và phòng ban để chia sẻ thông tin mới về công việc họ thực hiện, cộng tác trên file, giao tiếp bằng tin nhắn văn bản, cuộc gọi thoại, cuộc gọi video và hơn thế nữa.

  • Tạo nhóm kín cho các đội ngũ và phòng ban trong tổ chức của bạn và chỉ định người quản lý đội ngũ/phòng ban đó làm quản trị viên.
  • Đặt quyền đăng thành dành cho mọi người.
  • Khuyến khích người tiên phong tạo nhóm kín cho mỗi dự án của họ cũng như nhóm bí mật để giao tiếp với quản lý hoặc nhân viên cấp dưới

Bạn không biết nhóm nào phù hợp với mình? Hãy tham gia Buổi đào tạo trực tiếp về cách làm việc trên Workplace của chúng tôi để tìm hiểu về các trường hợp sử dụng Workplace cũng như cách áp dụng những trường hợp đó vào công ty của bạn. Bạn sẽ được giải đáp mọi thắc mắc với sự hỗ trợ và đào tạo trực tiếp, giàu tính tương tác từ các chuyên gia.

4. Khuyến khích đội ngũ điều hành và các cấp quản lý tham gia

4. Khuyến khích đội ngũ điều hành và các cấp quản lý tham gia

Đội ngũ điều hành có thể sử dụng Workplace để chia sẻ thông tin mới, thông báo cho nhân viên và giao tiếp trong toàn tổ chức. Hãy đảm bảo họ biết cách sử dụng Workplace và hiểu rõ lợi ích mà công cụ này mang đến cho họ và công ty.

Sau đây là một số thông tin và nguồn lực mà bạn có thể chia sẻ với đội ngũ điều hành:

Khuyến khích các cấp quản lý tham gia vào việc triển khai Workplace từ sớm. Họ biết càng nhiều về Workplace thì đội ngũ của họ hưởng càng nhiều lợi ích khi sử dụng công cụ này. Sau đây là một số thông tin và nguồn lực mà bạn có thể chia sẻ với họ:

5. Truyền thông về hoạt động triển khai

5. Truyền thông về hoạt động triển khai

Truyền đạt thông điệp, tập trung vào giá trị mà Workplace mang đến cho công việc thường nhật của nhân viên, từ đó khiến họ mong chờ ngày triển khai. Sử dụng mẫu kế hoạch truyền thông này để giới thiệu về Workplace và khuyến khích mọi người nhanh chóng tham gia.

6. Gửi lời mời

Bước 6: Gửi lời mời

Sau khi thiết lập nhóm và thông báo về việc triển khai cho đội ngũ thì đến lúc gửi lời mời rồi đấy. Sử dụng cách thức truyền thông nêu trong Kế hoạch truyền thông về việc triển khai nhanh để chia sẻ thông tin kích hoạt trang cá nhân, đồng thời tiếp tục khuyến khích nhân viên tham gia và tương tác trên Workplace sau ngày triển khai.

Đảm bảo nhân viên biết về các nguồn lực trợ giúp và hướng dẫn phong phú dành cho họ. Chia sẻ liên kết đến nội dung về cách bắt đầu sử dụng Workplace để hỗ trợ nhân viên nhanh chóng nắm bắt công cụ này:

Hướng dẫn hữu ích khác

Nguồn lực hữu ích khác

Sau khi triển khai Workplace, hãy nhớ tham khảo các nguồn lực phong phú khác để đo lường mức độ thành công của việc triển khai, hiểu được Bảng điều khiển quản trị trên Workplace cũng như thúc đẩy việc sử dụng và tương tác sau khi triển khai.

Chương trình đào tạo hiện có

ĐÀO TẠO TRỰC TIẾP

Cách triển khai Workplace

Tìm hiểu cách triển khai Workplace với sự hướng dẫn và hỗ trợ trực tiếp từ các chuyên gia Workplace.

ĐÀO TẠO TRỰC TIẾP

Cách làm việc trên Workplace

Tìm hiểu cách thiết lập cấu trúc nhóm để đáp ứng nhu cầu của tổ chức và hoàn thành công việc.

ĐÀO TẠO TRỰC TIẾP

Kiến thức cơ bản dành cho quản trị viên Workplace

Tìm hiểu cách thiết lập và quản lý cộng đồng Workplace bằng Bảng điều khiển quản trị trên Workplace.