Trung tâm nguồn lực dành cho khách hàng
/
Bắt đầu
/
Hướng dẫn dành cho quản trị viên nhóm

Hướng dẫn dành cho quản trị viên nhóm

Hướng dẫn cơ bản về cách thiết lập và quản lý các nhóm trên Workplace.


Nếu đã từng tạo nhóm trong Workplace thì bạn chính thức là quản trị viên nhóm. Với vai trò quản trị viên nhóm, bạn có thể kiểm soát phần cài đặt của nhóm đó, bao gồm quyền đăng bài, quyền riêng tư, cách thêm thành viên và hơn thế nữa. Bạn cũng có một số trách nhiệm mới trong việc quản lý hoạt động giao tiếp trong nhóm và theo dõi số liệu.
Hướng dẫn này giải thích cách thiết lập nhóm để sớm gặt hái thành công, cũng như cách quản lý nhóm hiệu quả cho tất cả các thành viên nhóm.
Thiết lập nhóm
1. Thiết lập nhóm
Khi tạo nhóm Workplace, bạn nên cân nhắc một số điều quan trọng:
  • Mục đích của nhóm: bạn sẽ sử dụng nhóm với mục đích gì?
  • Cài đặt quyền riêng tư: ai có thể nhìn thấy nhóm và bài viết trong nhóm đó?
  • Quyền đăng bài viết: ai có thể đăng bài viết trong nhóm?
Mục đích của nhóm:
Nhóm thường được tạo để:
  • Đưa ra công bố về công ty, khu vực và văn phòng
  • Quy trình công việc thông thường và lặp lại, chẳng hạn như:
    • Nhóm H&Đ về lĩnh vực Nhân sự hoặc nhóm Trợ giúp CNTT: Tạo điều kiện để nhân viên tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi của họ.
    • Nhóm cơ sở vật chất: Báo cáo vấn đề về thiết bị và cơ sở vật chất một cách nhanh chóng và hiệu quả.
    • Nhóm làm thay ca: Tạo điều kiện để nhân viên tuyến đầu đề nghị làm thay ca hoặc nhận ca có sẵn. Tìm hiểu thêm về tính năng Làm thay ca trong Trung tâm trợ giúp.
  • Giao tiếp xã hội để bạn có thể kết nối với đồng nghiệp thông qua sở thích và kinh nghiệm chung
  • Hợp tác theo bộ phận, đội ngũ và dự án
  • Đăng bản công bố của bộ phận như sự kiện ra mắt mới, chiến dịch marketing, chốt giao dịch bán hàng, v.v.
  • Liên lạc riêng giữa người quản lý và cấp dưới trực tiếp
Cài đặt quyền riêng tư:
Có 3 lựa chọn cài đặt quyền riêng tư khác nhau cho nhóm Workplace:
  • Mở: Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy nhóm bằng tính năng tìm kiếm và xem bài viết. Nội dung từ các nhóm mở có thể xuất hiện trên Bảng tin của bất kỳ ai.
  • Kín: Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy nhóm thông qua kết quả tìm kiếm trên Workplace, xem phần mô tả của nhóm và yêu cầu tham gia. Chỉ thành viên mới xem được bài viết.
  • Bí mật: Chỉ khi được mời, bạn mới có thể tham gia nhóm bí mật. Chỉ các thành viên của nhóm mới có thể tìm thấy nhóm thông qua tính năng tìm kiếm và xem bài viết.
Lưu ý: Quản trị viên hệ thống sẽ xem được tất cả các nhóm trên Workplace, bao gồm cả nhóm bí mật.
Bảng này có thể gợi ý cho bạn về mục cài đặt quyền riêng tư nào phù hợp nhất cho từng loại nhóm:
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
Quyền đăng:
Tùy vào mục đích của nhóm, bạn có thể muốn hạn chế đối tượng được đăng bài trong nhóm hoặc yêu cầu quản trị viên phê duyệt đối với tất cả bài viết. Ví dụ: Đội ngũ truyền thông nội bộ thường quản lý các nhóm thông báo trong công ty. Để giảm nhiễu thông tin và đảm bảo chỉ đăng những thông điệp quan trọng nhất, quản trị viên nhóm có thể giới hạn quyền đăng bài chỉ dành cho quản trị viên. Bạn có thể chọn từ các cài đặt quyền sau đây cho:
  • Bất kỳ ai: Mọi người đều nhìn thấy ô biên soạn bài viết và bài viết của họ tự động chuyển vào nhóm
  • Chỉ quản trị viên: Chỉ quản trị viên mới có thể đăng lên nhóm. Những người khác sẽ không nhìn thấy ô biên soạn
  • Phê duyệt bài viết: Mọi người đều nhìn thấy ô biên soạn và có thể gửi bài viết. Tuy nhiên, các bài viết này sẽ chỉ hiển thị trong nhóm nếu Người kiểm duyệt/Quản trị viên phê duyệt
Tìm hiểu cách chỉnh sửa quyền đăng bài lên nhóm trong Trung tâm trợ giúp Workplace.
Những bước quan trọng khác để thiết lập nhóm:
Khi đã cân nhắc những điểm quan trọng nhất, giờ đây bạn có thể đảm bảo truyền tải rõ ràng mục đích và nguyên tắc của nhóm đến thành viên cũng như bất kỳ ai khác trong tổ chức có quyền truy cập.
  1. Đặt tên dễ hiểu cho nhóm để giải thích rõ mục đích của nhóm. Một cái tên thực tế sẽ giúp mọi người dễ dàng tìm thấy nhóm của bạn thông qua tính năng tìm kiếm. Ví dụ: "Đội ngũ marketing", "Công bố của công ty", "Ý kiến đóng góp về Trung tâm trợ giúp", "Dự án thiết kế lại trang web", "H&Đ về CNTT".
  2. Thêm phần mô tả để thành viên nhóm hiểu rõ mục đích của nhóm và những ai nên tham gia.
  3. Thêm ảnh bìa. Ảnh bìa sẽ thể hiện tinh thần chung của nhóm. Bạn nên thêm ảnh nhân viên cho các nhóm công bố, nhóm xã hội và nhóm đội ngũ. Xem hướng dẫn này để biết kích thước ảnh bìa.
2. Quản lý thành viên
2. Quản lý thành viên
Thêm thành viên nhóm:
Giờ đây, khi bạn đã cân nhắc những điểm quan trọng nhất, bạn có thể bắt đầu thêm thành viên. Quản trị viên nhóm có thể thực hiện điều này theo một số cách sau:
  1. Mời từng người: Mời lần lượt từng đồng nghiệp. Lựa chọn này phù hợp nhất với nhóm đội ngũ nhỏ.
  2. Tự động thêm thành viên nhóm: Bạn có thể mời thành viên tham gia nhóm dựa trên tiêu chí trang cá nhân. Chúng tôi sẽ trình bày chi tiết hơn ở bên dưới về quy trình Tự động thêm thành viên nhóm.
Nếu đồng thời là quảng trị viên hệ thống, bạn có thể kiểm soát yêu cầu làm thành viên nhóm trên Bảng điều khiển quản trị theo 2 cách:
  1. Nhóm mặc định: Quản trị viên có thể đặt nhóm làm nhóm mặc định để tự động thêm mọi người trong tổ chức. Phần cài đặt này hiệu quả nhất đối với nhóm phù hợp cho tất cả mọi người, chẳng hạn như nhóm công bố toàn công ty. Tìm hiểu cách đặt một nhóm thành nhóm mặc định trong Trung tâm trợ giúp.
  2. Nhóm nhân viên: Quản trị viên hệ thống có thể tạo Nhóm nhân viên để sắp xếp các thành viên trong tổ chức dựa trên các tiêu chí như vị trí, phòng ban, bộ phận và nhiều hơn nữa. Bất kỳ ai đáp ứng các tiêu chí đã đặt ra sẽ được tự động thêm vào Nhóm nhân viên đó. Sau đó, quản trị viên hệ thống có thể chỉ định Nhóm nhân viên cho các nhóm để tự động thêm thành viên vào nhóm dựa trên tiêu chí về trang cá nhân. Tìm hiểu cách tạo Nhóm nhân viên trong Trung tâm trợ giúp.
Tự động thêm thành viên vào nhóm:
Việc quản lý nhóm lớn có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn phải thêm từng thành viên khi họ tham gia tổ chức, thay đổi vai trò hoặc chuyển sang vị trí mới. Để quản lý thành viên dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng tính năng tự động thêm thành viên vào nhóm.
Với tính năng tự động thêm thành viên vào nhóm, quản trị viên nhóm có thể đặt quy tắc để tự động thêm những người phù hợp vào nhóm dựa trên thông tin trên trang cá nhân như vị trí, phòng ban, vai trò, v.v. Sau khi các quy tắc được tạo và áp dụng, tính năng tự động thêm thành viên vào nhóm sẽ hoạt động theo 2 cách:
  1. Bất kỳ ai đáp ứng các tiêu chí xác định sẽ được thêm vào nhóm
  2. Khi thành viên nhóm thay đổi thông tin trên trang cá nhân và không còn đáp ứng tiêu chí đặt ra theo quy tắc thành viên nhóm nữa, người đó sẽ tự động bị xóa khỏi nhóm. Lưu ý rằng mọi người sẽ nhận được thông báo khi bị xóa khỏi nhóm.
Chúng tôi biết rằng luôn có ngoại lệ đối với từng quy tắc. Để thêm thành viên nhóm không đáp ứng tiêu chí về trang cá nhân mà bạn đã xác định trong quy tắc tự động thêm thành viên, bạn có thể thêm từng người theo cách thủ công.
Để xem hướng dẫn từng bước về cách đặt quy tắc tự động thêm thành viên cho nhóm của bạn, hãy truy cập Trung tâm trợ giúp.

Quản trị viên hệ thống cần phải bật tính năng tự động thêm thành viên vào nhóm cho Workplace của bạn. Trước khi bật tính năng tự động thêm thành viên vào nhóm, quản trị viên hệ thống phải đảm bảo điền vào các trường thông tin trên trang cá nhân cho các thành viên cộng đồng Workplace. Quy trình tự động thêm thành viên vào nhóm dựa trên thông tin trên trang cá nhân (các trường thông tin trên trang cá nhân) như vị trí, phòng ban, bộ phận, v.v. Tìm hiểu thêm về các trường thông tin trên trang cá nhân trong Hướng dẫn dành cho quản trị viên hệ thống. Để biết cách bật tính năng tự động thêm thành viên vào nhóm trong Workplace, hãy truy cập Trung tâm trợ giúp Workplace.

Yêu cầu làm thành viên nhóm:
Nhóm mở sẽ tự động cài đặt sao cho bất kỳ ai trong tổ chức cũng đều có thể tham gia mà không cần yêu cầu quyền truy cập. Bạn có thể thay đổi các lựa chọn cài đặt đó để chỉ thành viên nhóm hoặc chỉ quản trị viên và người kiểm duyệt nhóm mới có thể phê duyệt thành viên.
Nhóm kín và bí mật sẽ tự động cài đặt sao cho toàn bộ thành viên nhóm đều có thể phê duyệt hoặc mời người dùng mới. Bạn có thể điều chỉnh những phần cài đặt đó để chỉ cho phép người kiểm duyệt và quản trị viên phê duyệt người mới.
Phê duyệt trước thành viên:
Tiết kiệm thời gian bằng cách tự động phê duyệt yêu cầu làm thành viên từ những người thuộc nhóm khác của bạn. Ví dụ: Nếu bạn là quản trị viên của một nhóm dự án, hãy phê duyệt trước nhóm đội ngũ để tất cả thành viên dễ dàng tham gia.
Thông báo về yêu cầu làm thành viên:
Nếu nhóm của bạn là nhóm kín hoặc bí mật, bạn sẽ nhận được thông báo khi có người yêu cầu tham gia nhóm. Hãy dùng các thông báo này để phê duyệt yêu cầu làm thành viên.
Bạn có thể tắt thông báo về yêu cầu làm thành viên nhưng không nên làm vậy. Khi tắt các thông báo này, bạn có thể bỏ lỡ các yêu cầu làm thành viên và mọi người sẽ phải chờ lâu hơn để tham gia nhóm. Nếu tắt những thông báo này, bạn sẽ vẫn có thể xử lý yêu cầu trong phần Tùy chọn quản trị của nhóm.
Thêm quản trị viên nhóm:
Bạn nên có ít nhất 2 quản trị viên cho mỗi nhóm. Đối với nhóm lớn hơn, chẳng hạn như nhóm công bố của công ty, bạn có thể cần nhiều quản trị viên hơn để hỗ trợ quản lý hoạt động truyền thông, yêu cầu và hơn thế nữa. Để chỉ định ai đó làm quản trị viên nhóm:
  1. Trong nhóm, nhấp vào Thành viên bên dưới tên nhóm. Có thể bạn cần phải nhấp vào Khác trước tiên.
  2. Nhấp vào ... bên cạnh đồng nghiệp mà bạn muốn chỉ định làm quản trị viên.
  3. Nhấp vào Mời làm quản trị viên và xác nhận lựa chọn của bạn.
3. Quản lý nội dung
3. Quản lý nội dung
Nội dung bị báo cáo:
Là quản trị viên nhóm, bạn có trách nhiệm quản lý nội dung bị thành viên báo cáo. Khi thành viên báo cáo bài viết và bình luận, các nội dung đó sẽ xuất hiện trong phần Nội dung bị thành viên báo cáo thuộc Tùy chọn quản trị. Bạn có thể giữ hoặc xóa bài viết và bình luận cũng như xóa, chặn thành viên đã tạo nội dung đó hoặc cấm họ đăng.
Cài đặt thứ tự bài viết:
Bạn có thể chọn cách sắp xếp bài viết trên bảng tin nhóm sao cho mọi người dễ tìm thấy nội dung quan trọng nhất. Để thực hiện điều này, đi đến phần Cài đặt trong Tùy chọn quản trị rồi cuộn xuống Thứ tự bài viết mặc định. Bạn có 2 lựa chọn:
  1. Hoạt động mới: Lựa chọn này sẽ hiển thị bài viết có bình luận gần đây ở đầu bảng tin nhóm.
  2. Bài viết gần đây: Lựa chọn này đảm bảo bài viết mới nhất luôn ở đầu bảng tin nhóm.
Phê duyệt bài viết:
Nếu cài đặt quyền đăng bài lên nhóm để yêu cầu quản trị viên phê duyệt, bạn sẽ nhận được thông báo mỗi khi thành viên muốn chia sẻ bài viết. Khi đó, bạn có thể đi đến Bài viết đang chờ phê duyệt trong Tùy chọn quản trị để xem xét và phê duyệt hoặc từ chối bài viết.
Hướng dẫn cùng nhau học hỏi
Mỗi nhóm đều có tab Học hỏi để bạn tạo hướng dẫn nhằm tổ chức chương trình đào tạo cần thiết và nội dung hướng dẫn được chia sẻ trong nhóm. Ngoài ra, bạn còn có thể thêm câu đố vào hướng dẫn học hỏi và theo dõi tiến độ hoàn tất hướng dẫn.
Ban đầu, tab này ẩn với những người không phải là quản trị viên nhóm, nhưng ngay khi quản trị viên nhóm bắt đầu thêm nội dung vào tab thì tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy.
Xem cách hoạt động của hướng dẫn cùng nhau học hỏi trong khóa học theo tiến độ riêng này trong Học viện Workplace.
4. Thiết lập tiện ích tích hợp
4. Thiết lập tiện ích tích hợp
Là quản trị viên nhóm, bạn cũng có thể thêm tiện ích tích hợp để thành viên nhóm sử dụng. Các tiện ích tích hợp chia sẻ file sẽ hữu ích cho mọi nhóm, nhưng đặc biệt quan trọng đối với nhóm dự án, nhóm đội ngũ và nhóm đóng góp ý kiến liên phòng ban. Nhờ những tiện ích này, bạn có thể dễ dàng trình bày những gì mình đang làm, cũng như thu thập ý kiến đóng góp từ những người khác. Thành viên nhóm sẽ chỉ có thể xem nội dung họ được cấp quyền truy cập.
Các tiện ích tích hợp phương tiện truyền thông rất phù hợp với nhóm thảo luận. Qua đó, mọi người có thể dễ dàng chia sẻ các tin tức thú vị và tương tác với nhau. Hãy thử tạo nhóm mở ''Tin tức trong ngành'' và khuyến khích mọi người chia sẻ bài viết lên nhóm để cập nhật thông tin cho nhau.
5. Theo dõi mức độ tương tác
5. Theo dõi mức độ tương tác
Thông tin chi tiết về nhóm cung cấp 3 bảng điều khiển tương tác mà bạn có thể dùng để giám sát hoạt động tương tác. Bạn cũng có thể tải mọi báo cáo xuống để tìm hiểu kỹ hơn về cách các thành viên sử dụng nhóm.
Với thông tin chi tiết về nhóm, bạn có thể:
  • Chi tiết về tăng trưởng: Mức độ tăng trưởng thành viên và yêu cầu làm thành viên nhóm.
  • Chi tiết về hoạt động tương tác: Các bài viết, bình luận và lượt bày tỏ cảm xúc trong một khoảng thời gian nhất định và xem các thành viên hay tương tác nhất vào ngày giờ nào. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem lại các bài viết hàng đầu trong nhóm.
  • Chi tiết về thành viên: Xem những người đóng góp nhiều nhất.
  • Học hỏi: Theo dõi mức độ hoàn tất hướng dẫn và bài viết học hỏi.
Sử dụng dữ liệu này để dễ dàng xác định và kết nối với những người đóng góp nhiều nhất hoặc lên lịch đăng bài viết quan trọng của đội ngũ điều hành vào ngày giờ cao điểm. Vì có thể sử dụng tính năng báo cáo trong khoảng thời gian lên đến 60 ngày, bạn sẽ theo dõi được sự tác động từ các hành động của mình và tìm ra những gì mang lại hiệu quả.
6. Lưu trữ nhóm
6. Lưu trữ nhóm
Cần phải lưu trữ nhóm khi nhóm không còn phù hợp hoặc không còn được sử dụng nữa. Điều này đảm bảo kết quả tìm kiếm không bị lộn xộn và nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy nhóm đang hoạt động mà mình cần. Thành viên nhóm vẫn có thể truy cập toàn bộ nội dung trên trang của nhóm sau khi bạn lưu trữ nhóm.
Cách lưu trữ nhóm:
  1. Đi đến nhóm bạn muốn lưu trữ và nhấp vào ... bên dưới ảnh bìa, rồi nhấp vào Tùy chọn quản trị.
  2. Cuộn xuống Lưu trữ nhóm, rồi nhấp vào Lưu trữ ở bên cạnh.
  3. Nhấp vào Xác nhận.
Nguồn lực hữu ích khác
Nguồn lực hữu ích khác