Hướng dẫn dành cho người dùng mới

Hướng dẫn bắt đầu này sẽ hỗ trợ để bạn nhanh chóng và hào hứng làm quen với Workplace.

Bạn mới sử dụng Workplace và chưa biết nên bắt đầu từ đâu? Bạn đến đúng chỗ rồi đấy.

Workplace có thể hỗ trợ bạn cộng tác với đội ngũ, nhận thông báo mới nhất của công ty, cập nhật về công việc do đội ngũ/phòng ban khác thực hiện và kết nối với nhiều người trong công ty hơn. Chúng tôi biết điều này nghe có vẻ phức tạp, nhưng Workplace thực sự khá đơn giản. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách:

  • Kích hoạt trang cá nhân
  • Tải xuống ứng dụng Workplace và Chat trên Workplace
  • Thiết lập trang cá nhân
  • Hãy tham gia, tạo và kết nối trong các nhóm
  • Giao tiếp với đồng nghiệp thông qua chat
  • Quản lý thông báo

1. Kích hoạt trang cá nhân

1. Kích hoạt trang cá nhân

Kích hoạt bằng email

Nếu bạn có địa chỉ email công ty, hãy tìm email mời bạn tham gia Workplace. Nhấp vào liên kết này và làm theo hướng dẫn để kích hoạt trang cá nhân. Bạn cũng có thể tải hướng dẫn này xuống để kích hoạt trang cá nhân tại đây.


Lời mời tham gia Workplace qua email

Kích hoạt bằng mã truy cập

Nếu bạn không có email công ty thì công ty có thể đã cung cấp cho bạn mã truy cập. Làm theo những hướng dẫn sau để kích hoạt trang cá nhân của bạn:

  1. Truy cập vào trang web Workplace.com rồi nhấp vào "Đăng nhập" ở góc trên bên phải. Nếu bạn truy cập trên di động, hãy chọn đăng nhập trong menu ở trên cùng bên phải.
  2. Chọn "Tạo tài khoản bằng mã truy cập".
  3. Nhập mã truy cập.
  4. Đặt tên người dùng và tạo mật khẩu duy nhất.
  5. Tham gia nhóm và theo dõi đồng nghiệp

Hãy tải những hướng dẫn này xuống và chia sẻ với mọi người trong tổ chức.

Tổ chức có thể có nhiều Workplace để bạn tham gia. Bạn sẽ có một trang cá nhân duy nhất cho mỗi tài khoản và phải kích hoạt riêng từng trang cá nhân.

2. Ứng dụng di động

2. Ứng dụng di động

Với ứng dụng di động Workplace và Chat trên Workplace, bạn sẽ dễ dàng duy trì kết nối với đội ngũ khi có mặt và không có mặt tại văn phòng. Tải ứng dụng xuống để đảm bảo bạn không bỏ lỡ thông tin cập nhật quan trọng nào.

Ứng dụng Workplace:

Ứng dụng Chat trên Workplace:

3. Trang cá nhân Workplace của bạn

3. Trang cá nhân Workplace của bạn

Việc bạn thiết lập trang cá nhân có thể hỗ trợ đồng nghiệp tìm thấy những người phù hợp để trò chuyện khi họ có câu hỏi quan trọng. Thêm bức ảnh chuyên nghiệp để mọi người nhớ đến bạn và thêm kỹ năng nhằm nêu bật điểm mạnh của bạn. Bạn cũng có thể thêm đoạn tiểu sử ngắn để đồng nghiệp hiểu hơn một chút về bản thân bạn.

Dưới đây là mẫu giao diện trang cá nhân của bạn:

Trang cá nhân Workplace

4. Nhóm Workplace

4. Nhóm Workplace

Nhóm là thành phần cơ bản của Workplace. Đó là không gian giao tiếp và cộng tác để bạn luôn cập nhật thông tin cũng như duy trì kết nối. Hãy xem thông tin tổng quan ngắn gọn về các nhóm trên Workplace trong video bên dưới:

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Bạn có thể tải xuống tại đây.

Có thể bạn đã được thêm vào một số nhóm. Bạn có thể xem một số nhóm đó trong menu Trang chủ của mình tại đây:

Khám phá Nhóm

Để xem tất cả các nhóm mà bạn là thành viên, bạn có thể chuyển đến menu Trang chủ và nhấp vào Xem thêm. Sau đó, nhấp vào Nhóm.

Tạo nhóm:

Bất kỳ ai cũng có thể tạo nhóm mới trên Workplace nhưng trước khi bắt đầu, bạn hãy nhớ sử dụng tính năng tìm kiếm để xem nhóm đó đã tồn tại hay chưa. Nếu nhóm đã tồn tại, hãy tham gia nhóm đó. Nếu chưa, bạn có thể tạo nhóm. Dưới đây là hai điều cần cân nhắc khi tạo nhóm:

Mục đích của nhóm

Nhóm Workplace thường được tạo cho mục đích:

  • Phát hành thông báo cụ thể của công ty, khu vực và văn phòng
  • Đăng bản công bố của bộ phận như sự kiện ra mắt mới, chiến dịch marketing, chốt giao dịch bán hàng, v.v.
  • Hợp tác nhóm và dự án
  • Liên lạc riêng giữa người quản lý và cấp dưới trực tiếp
  • Giao tiếp xã hội để bạn có thể kết nối với đồng nghiệp thông qua sở thích và kinh nghiệm chung

Cài đặt quyền riêng tư

Có 3 lựa chọn cài đặt quyền riêng tư khác nhau cho nhóm Workplace:

  • Mở: Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy nhóm mở để tham gia và xem các bài viết.
  • Kín: Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy nhóm kín nhưng chỉ thành viên nhóm mới có thể xem bài viết.
  • Bí mật: Chỉ khi được mời, bạn mới có thể tham gia nhóm bí mật. Những người không phải thành viên không thể tìm thấy nhóm bí mật và không xem được bài viết.

Lưu ý rằng Quản trị viên hệ thống của tổ chức sẽ xem được tất cả các nhóm, bao gồm cả nhóm bí mật.

Bảng này có thể gợi ý cho bạn về mục cài đặt quyền riêng tư nào phù hợp nhất cho từng loại nhóm:

Bảng gồm các nhóm được liệt kê theo mục đích, cài đặt quyền riêng tư và ví dụ về tên nhóm

Bạn có câu khỏi khác? Hãy tham gia Khóa học chuyên nghiệp về nhóm 101 - khóa học theo nhịp độ riêng bao gồm tất cả thông tin chi tiết về nhóm Workplace.

Giao tiếp trong nhóm

Giao tiếp trong nhóm diễn ra thông qua bài viết. Nhờ bài viết, các cuộc thảo luận được sắp xếp thông qua những bình luận. Bạn có thể tìm lại bài viết dễ dàng sau nhiều ngày, tuần và tháng trong tương lai. Để biết thông tin tổng quan ngắn gọn về bài viết trên Workplace, hãy xem video bên dưới:

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Bạn có thể tải xuống tại đây.

Dưới đây là một số bí quyết để bạn tạo bài viết hấp dẫn và đảm bảo được đón nhận:

  • Sử dụng lựa chọn định dạng bài viết để loại bỏ rào cản lớn về văn bản và nêu bật thông tin quan trọng.
  • Thêm hình ảnh, video và file vào bài viết. Mọi người có thể xem bản xem trước các file trong bài viết và nếu bạn thêm file PDF, họ sẽ có thể thêm bình luận và ý kiến đóng góp dưới dạng chú thích. Ngoài ra, khi bạn thêm bất kỳ file nào vào bài viết trong nhóm, file đó sẽ được tự động lưu trữ trong tab File của nhóm đó để dễ dàng tìm lại sau này.
  • Gắn thẻ mọi người để kích hoạt thông báo - đây là cách tốt nhất để đảm bảo mọi người nhìn thấy bài viết của bạn.
  • Cố gắng đừng đăng ngoài giờ làm việc. Thay vào đó, hãy lên lịch đăng bài viết vào ngày hôm sau.
  • Nếu bài viết dài, hãy thử tạo Ghi chú. Với Ghi chú, bạn có thể nhúng ảnh và video, cho phép chỉnh sửa nhóm và thêm ảnh bìa để thu hút sự chú ý.

Nếu bạn muốn biết thêm bí quyết và cách tốt nhất để nắm vững nghệ thuật đăng bài viết trên Workplace, hãy xem Lý thuyết nâng cao về phương pháp đăng bài viết.

5. Chat trên Workplace

5. Chat trên Workplace

Trên Workplace, giao tiếp không đồng bộ xảy ra qua các bài viết. Bài viết sẽ tuyệt vời nhất khi bạn không cần nhận phản hồi ngay, cũng như khi bạn tìm cách để đảm bảo có thể dễ dàng tìm lại thông tin mình đã chia sẻ. Để giao tiếp đồng bộ, bạn có thể dùng Chat trên Workplace. Chat là cách tốt nhất khi bạn cần câu trả lời nhanh hoặc muốn trò chuyện thông thường với đồng nghiệp.

Bạn có thể bắt đầu chat với 1 người hoặc nhóm người và chia sẻ file, ảnh, video, file GIF và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể thực hiện cuộc gọi video hoặc gọi thoại ngắn gọn để đưa ra quyết định nhanh hơn. Nhóm có từ 250 thành viên trở xuống cũng có thể chat riêng. Vì vậy, việc giữ liên lạc với đội ngũ rất dễ dàng. Hãy xem thông tin tổng quan ngắn gọn về Chat trên Workplace trong video bên dưới:

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Bạn có thể tải xuống tại đây.

Cuộc trò chuyện qua chat có xu hướng diễn ra nhanh chóng. Dưới đây là một số bí quyết để bạn luôn nắm được những nội dung quan trọng:

Xem hướng dẫn này để biết thêm bí quyết và thủ thuật về cách làm việc với Chat trên Workplace.

6. Quản lý thông báo

6. Quản lý thông báo

Khi tiếp tục làm việc trên Workplace, có thể bạn sẽ tham gia nhiều nhóm hơn, đồng nghĩa với việc sẽ nhận được nhiều thông báo hơn. Chúng tôi biết một số thông báo này quan trọng hơn thông báo khác. Do đó, Workplace sẽ tạo điều kiện để bạn dễ dàng sửa đổi tùy chọn thông báo, từ đó luôn nắm rõ công việc của mình. Hãy xem video này để biết thông tin tổng quan ngắn gọn về bí quyết nêu dưới đây:

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Bạn có thể tải xuống tại đây.

Sửa đổi phần cài đặt thông báo

Nhấp vào biểu tượng ảnh đại diện của bạn và chọn Cài đặt. Sau đó, nhấp vào Thông báo để chỉnh sửa cách nhận thông báo (trong ứng dụng và/hoặc email) và chủ đề của thông báo bạn muốn nhận.

Chỉnh sửa thông báo

Chỉnh sửa thông báo từ nhóm cụ thể

Một số nhóm, như nhóm dự án và đội ngũ, đòi hỏi sự chú ý nhiều hơn những nhóm khác như nhóm xã hội. Tùy chọn thông báo cho các nhóm được tự động đặt thành Nổi bật, nhưng nếu muốn, bạn có thể sửa đổi tùy chọn đó theo hai cách:

  1. Chỉnh sửa từng trang của nhóm bằng cách nhấp vào nút và chọn thông báo.
  2. Chỉnh sửa hàng loạt bằng cách đi đến trang của Nhóm trong menu Trang chủ và nhấp vào Quản lý hàng loạt nhóm.


Chỉnh sửa thông báo của nhóm

Ưu tiên các nhóm quan trọng nhất

Ưu tiên nhóm có nghĩa là bất kỳ thông báo nào bạn nhận được từ nhóm đó sẽ xuất hiện ở đầu hộp thư thông báo, đồng thời bài viết mới sẽ xuất hiện ở đầu Bảng tin của bạn. Tìm hiểu thêm về cách ưu tiên các nhóm quan trọng nhất tại đây.

Điện thoại di động có danh sách nhóm ưu tiên cũng như nhóm được liệt kê trong "Lối tắt"

Lọc thông báo

Hãy thử bắt đầu một ngày bằng cách giới hạn các thông báo theo Thẻ & phản hồi. Nhờ đó, đảm bảo bạn sẽ không bỏ lỡ bài viết đề cập cụ thể đến mình hoặc bất kỳ câu hỏi/bình luận nào về bài viết hay bình luận của chính bạn. Sau đó, hãy chuyển sang phần Chưa đọc để không bỏ lỡ nội dung khác.


Bộ lọc thông báo

Để biết thêm bí quyết về cách quản lý thông báo trên Workplace, hãy đọc hướng dẫn này.

Thông tin & nguồn lực khác

Thông tin & nguồn lực khác

  • Tải xuống tài liệu Hướng dẫn 1 trang dành cho người dùng mới và chia sẻ với đội ngũ của bạn!
  • Truy cập Học viện Workplace để tìm kiếm trải nghiệm học tập tương tác như chương trình đào tạo trực tiếp, bản demo sản phẩm, khóa học theo nhịp độ riêng và hơn thế nữa.
  • Truy cập Trung tâm trợ giúp để nhận hỗ trợ về cách khắc phục sự cố và trả lời các câu hỏi thường gặp.
  • Xem phần Cách làm việc nhằm khám phá những cách mới sử dụng Workplace để hoàn thành công việc.
  • Tham gia Cộng đồng Workplace để hiểu rõ hơn các tổ chức khác đang sử dụng Workplace.