Cách xây dựng một đội ngũ xuất sắc cho Thư viện kiến thức

Tìm hiểu cách chọn đội ngũ phù hợp cho công việc, đào tạo người đóng góp và duy trì hoạt động kiểm soát chất lượng.

Nếu bạn chưa đọc, hãy dành vài phút để xem qua hướng dẫn về 5 cách tuyệt vời để sử dụng Thư viện kiến thứcCách xây dựng thư viện kiến thức hoàn hảo (cho bạn) trước khi đi sâu tìm hiểu hướng dẫn này.


Sau khi bạn xác định mục đích sử dụng Thư viện kiến thức và lên kế hoạch cho các hạng mục, đây là lúc để bắt đầu xây dựng đội ngũ Thư viện kiến thức.

Trong phần đầu của hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu về các vai trò và cấp độ quyền truy cập khác nhau mà mình có thể chỉ định cho thành viên đội ngũ Thư viện kiến thức. Sau đó, chúng tôi sẽ trình bày kỹ hơn một số bí quyết để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru, kể cả khi đội ngũ của bạn có quy mô lớn.

Xây dựng đội ngũ của bạn

Xây dựng đội ngũ của bạn

Hiểu rõ vai trò và quyền trong Thư viện kiến thức

Hiểu rõ vai trò và quyền trong Thư viện kiến thức

Nếu bạn cảm thấy tự tin là mình hiểu rõ về các vai trò truy cập khác nhau trong Thư viện kiến thức, hãy bỏ qua phần Quyền theo mô hình thác nước bên dưới.

Các vai trò trong Thư viện kiến thức

Các vai trò trong Thư viện kiến thức:

Quản trị viên hệ thống có thể:

  • Thực hiện tất cả những việc mà quản trị viên Thư viện kiến thức có thể làm (xem bên dưới)
  • Chỉ định cho người dùng các vai trò Quản trị viên hệ thống và Người kiểm duyệt nội dung - cả hai vai trò này đều có thể quản lý Thư viện kiến thức
  • Tạo (và chỉ định) vai trò quản trị viên tùy chỉnh trong Thư viện kiến thức cho mọi người để họ cũng có thể quản lý Thư viện kiến thức.


Chỉ định vai trò quản trị viên Thư viện kiến thức

Quản trị viên Thư viện kiến thức (Người kiểm duyệt nội dung và bất kỳ ai có quyền quản trị viên để "tạo, chỉnh sửa và chia sẻ nội dung trong Thư viện kiến thức") có thể:

  • Thực hiện mọi việc mà biên tập viên hạng mục có thể làm (xem bên dưới) ở tất cả hạng mục trong Thư viện kiến thức
  • Quản lý trang chủ Thư viện kiến thức, bao gồm:
    • Tải lên hoặc thay đổi ảnh bìa
    • Sắp xếp lại hạng mục (và mọi hạng mục phụ trong đó)
    • Chỉnh sửa văn bản phần tiêu đề
    • Thay đổi hạng mục ưu tiên
    • Thêm hoặc gỡ liên kết nhanh
  • Tạo, chỉnh sửa và xóa bất kỳ hạng mục hoặc hạng mục phụ nào
  • Chỉ định quyền của biên tập viên hạng mục hoặc người xem hạng mục cho bất kỳ người dùng nào trong phiên bản Workplace của bạn

Biên tập viên hạng mục có thể:

  • Thực hiện mọi việc mà người xem hạng mục có thể làm trong hạng mục đó (xem bên dưới)
  • Chỉnh sửa trang đích của hạng mục đó
  • Tạo, chỉnh sửa, xóa hoặc sắp xếp lại hạng mục phụ của hạng mục đó
  • Truy cập số liệu thống kê về mức độ sử dụng của hạng mục đó hoặc hạng mục phụ bất kỳ trong đó
  • Truy cập lịch sử phiên bản cho hạng mục hoặc hạng mục phụ bất kỳ trong đó
  • Chỉ định quyền dành cho biên tập viên hạng mục hoặc người xem hạng mục trong hạng mục đó


Chỉ định vai trò biên tập viên hạng mục

Người xem trong một hạng mục cụ thể có thể thực hiện những việc sau:

  • Xem nội dung của hạng mục và hạng mục phụ bất kỳ trong đó
  • Báo cáo nội dung
  • Thích, bày tỏ cảm xúc, bình luận hoặc chia sẻ hạng mục hay hạng mục phụ bất kỳ trong đó ở các nhóm Workplace.


Chỉ định vai trò biên tập viên hạng mục

Quyền theo mô hình thác nước

Khái niệm quan trọng: Quyền theo mô hình thác nước

Khi ai đó được cấp vai trò trong Thư viện kiến thức, quyền truy cập của họ luôn mở rộng theo hướng đi xuôi. Các quyền này không bao giờ dừng lại hoặc đi ngược lên.

  • Ví dụ: Khi chọn ai đó làm quản trị viên Thư viện kiến thức, bạn cấp cho họ toàn quyền kiểm soát trang chủ Thư viện kiến thức tất cả hạng mục và hạng mục phụ trong đó. Bạn không thể loại trừ họ khỏi bất kỳ một hạng mục hay hạng mục phụ cụ thể nào. Bạn cũng không thể tách họ khỏi quyền kiểm soát từng phần bất kỳ trên trang chủ Thư viện kiến thức. Vì lý do này, bạn nên giới hạn số quản trị viên Thư viện kiến thức trong đội ngũ của mình.
  • Mặt khác, biên tập viên hạng mục và người xem hạng mục luôn được thêm ở cấp độ hạng mục. Và các quyền của họ mở rộng xuống đến tất cả hạng mục phụ của hạng mục đó. Như vậy cũng có nghĩa là bạn không bao giờ có thể thêm/loại trừ biên tập viên hạng mục và người xem hạng mục vào/ra khỏi các hạng mục phụ cụ thể. Cách duy nhất để loại trừ họ khỏi 1 hạng mục phụ cụ thể là xóa hạng mục phụ đó hoặc xóa người đó khỏi toàn bộ hạng mục.

Phần điều hướng bên cạnh của Thư viện kiến thức hiển thị hạng mục Cơ hội nghề nghiệp và các hạng mục phụ trong đó.

Tạo danh sách quản trị viên và biên tập viên hạng mục cho Thư viện kiến thức

Tạo danh sách quản trị viên và biên tập viên hạng mục cho Thư viện kiến thức

Giờ đây khi bạn đã biết về các vai trò, đây là lúc để chọn quản trị viên và biên tập viên hạng mục cho Thư viện kiến thức.

Chọn quản trị viên Thư viện kiến thức

Chọn quản trị viên Thư viện kiến thức

Hãy giữ đội ngũ quản trị viên Thư viện kiến thức ở quy mô nhỏ. Thông thường, Quản trị viên hệ thống và Người kiểm duyệt nội dung mà bạn đang có đã đủ để quản lý Thư viện kiến thức của bạn. Nhưng nếu cần một đội ngũ lớn gồm những người quản lý nội dung ở nhiều hạng mục khác nhau, bạn có thể tạo vai trò quản trị viên tùy chỉnh trong Thư viện kiến thức và chỉ định vai trò này cho một số người quan trọng.

Nhiệm vụ của quản trị viên Thư viện kiến thức:

  • Làm việc với các bên liên quan để tạo hạng mục mới và chỉ định biên tập viên cho các hạng mục đó
  • Đảm bảo luôn cập nhật và sắp xếp hợp lý trang chủ Thư viện kiến thức
  • Tạo điều kiện hoặc hỗ trợ biên tập viên hạng mục
  • Đảm bảo mọi người tuân thủ chính sách và quy trình của Thư viện kiến thức

Chọn và chỉ định biên tập viên hạng mục

Chọn và chỉ định biên tập viên hạng mục

Mỗi hạng mục nên có một biên tập viên chịu trách nhiệm cho tổng thể hạng mục đó. Khi đó, họ có thể quyết định thêm nhiều biên tập viên hạng mục khác nếu cần hỗ trợ xây dựng nội dung.

Nhiệm vụ của biên tập viên hạng mục:

  • Quản lý thiết kế chung và lập kế hoạch cho các hạng mục phụ trong 1 hạng mục cụ thể
  • Quản lý quá trình thực tế tạo hạng mục phụ trong 1 hạng mục cụ thể
  • Quản lý và chỉ định quyền cho người xem đối với 1 hạng mục cụ thể

Bí quyết quản lý đội ngũ Thư viện kiến thức

Bí quyết quản lý đội ngũ Thư viện kiến thức

Nhìn chung, việc quản lý đội ngũ Thư viện kiến thức khá đơn giản nhưng có một số thứ bạn cần lên kế hoạch để đảm bảo tất cả hoạt động trơn tru.

Đội ngũ có quy mô bất kỳ

Đội ngũ có quy mô bất kỳ

Tạo nhóm cho đội ngũ Thư viện kiến thức

Thư viện kiến thức tốt nhất là thư viện có đội ngũ những người xây dựng nội dung hiệu quả. Hãy tạo ra một nơi để đội ngũ Thư viện kiến thức có thể đưa ra yêu cầu về hạng mục, tìm câu trả lời cho câu hỏi của họ và nhận lời khuyên về cách xây dựng nội dung hấp dẫn. Đây cũng là nơi để bạn có thể liên kết với một số chương trình đào tạo ngắn (xem bên dưới), đăng bất kỳ hướng dẫn nào nếu có và cập nhật cho mọi người về những điểm cải thiện mới của Thư viện kiến thức.

Hỗ trợ quản trị viên và biên tập viên hạng mục của Thư viện kiến thức

Đảm bảo quản trị viên và biên tập viên hạng mục cho Thư viện kiến thức của bạn được đào tạo kiến thức cơ bản, từ đó mang đến điều kiện làm việc dễ dàng hơn cho mọi người. Đừng lo, chương trình đào tạo này rất ngắn.

Khuyến khích quản trị viên Thư viện kiến thức tham gia lộ trình học tập Giúp bạn biết mọi thứ nhanh gọn trong Học viện Workplace để họ làm quen với công cụ này. Tương tự, hãy đề nghị biên tập viên hạng mục tham gia lớp học Kiến thức cơ bản dành cho quản trị viên hạng mục ngắn gọn nhưng rất bổ ích.

Đồng thời, bạn cũng đừng quên tạo điều kiện để tất cả quản trị viên và biên tập viên hạng mục đọc mọi chính sách mà bạn đang triển khai (xem bên dưới).

Đội ngũ lớn hơn

Đội ngũ lớn hơn

Hướng dẫn ngắn về việc đăng nội dung

Nếu có đội ngũ quản trị viên và biên tập viên nội dung đông đảo hơn nhằm xây dựng Thư viện kiến thức hoành tráng, bạn nên đặt một số quy tắc nhanh về việc đăng nội dung:

Chỉ định người xem hạng mục
Thật tuyệt vời khi có nhiều hạng mục nhưng bạn không nên hiển thị tất cả các hạng mục cho mọi người trong tổ chức. Hãy khuyến khích biên tập viên hạng mục điều chỉnh đối tượng người xem hạng mục ở mức hẹp nhất có thể. Nếu họ cho rằng hạng mục này nên hiển thị với toàn tổ chức, hãy cho biết là họ nên trao đổi trước với quản trị viên Thư viện kiến thức.

Tạo thông báo:
Khi ai đó thuộc đội ngũ Thư viện kiến thức đăng nội dung trong hạng mục hoặc hạng mục phụ, họ sẽ có lựa chọn tạo thông báo cho người xem hạng mục. Thông thường, đây là điều nên làm. Nhưng trong trường hợp nội dung hiển thị cho toàn tổ chức, bạn nên cho biết họ cần nhận được sự phê duyệt từ quản trị viên Thư viện kiến thức trước khi tạo thông báo cho tất cả người dùng trên Workplace của bạn.

Tiếp theo là gì

Đảm bảo quản trị viên Thư viện kiến thức của bạn tham gia lộ trình học tập Giúp bạn biết tất cả mọi thứ trong Học viện Workplace. Trong khi đó, biên tập viên hạng mục cũng nên tham gia chương trình đào tạo Kiến thức cơ bản dành cho biên tập viên hạng mục trong Học viện này. Chương trình đào tạo chỉ kéo dài vài phút nhưng sẽ thật sự giúp họ làm quen để sử dụng công cụ này một cách dễ dàng.

Nếu bạn đang cân nhắc sử dụng API, hãy xem hướng dẫn về API tại đây.

Nếu bạn muốn kết nối với những người khác - họ không chỉ tự xây dựng Thư viện kiến thức mà còn thực hiện nhiều điều tuyệt vời trên Workplace - hãy tham gia nhóm đa công ty Giám đốc Workplace của chúng tôi.